La gestione del magazzino rappresenta uno dei compiti più importanti per chi possiede un negozio fisico o un e-commerce. Solo organizzando adeguatamente il magazzino e l’inventario, infatti, è possibile mantenere la massima efficienza nella catena di fornitura e consegna e aumentare la fiducia dei clienti.
Hai sempre desiderato gestire lo stock del tuo negozio online in modo efficiente? Continua a leggere: stai per scoprire 12 consigli essenziali per riuscirci.
La gestione del magazzino è il processo logistico tramite il quale i prodotti e i materiali vengono organizzati e spostati all’interno e verso l’esterno del magazzino. Per le aziende di e-commerce è importante perché, se il magazzino viene gestito con efficienza e le spedizioni amministrate rapidamente e in modo accurato, è possibile ridurre i costi operativi e ottenere la soddisfazione della clientela.
La gestione dell’inventario è il processo di monitoraggio e controllo dei prodotti che un’azienda possiede e conserva nello stock. È parte dell'amministrazione del magazzino perché si occupa di organizzare e controllare attentamente i vari articoli dal loro ingresso nel deposito fino all’uscita.
Per gestire efficacemente lo stock della tua attività di e-commerce o del tuo negozio al dettaglio dovresti:
Le migliori pratiche per utilizzare il software di gestione delle scorte di prodotti comprendono:
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Il primo passo per una corretta gestione del magazzino delle-commerce è quello di adottare una pianificazione strategica. Inizia verificando le effettive dimensioni del tuo magazzino e quante risorse e impiegati sono necessari perché funzioni correttamente. Questa fase ti consentirà di ottimizzare la gestione dello stock nell’e-commerce e lo spazio necessario a conservare i prodotti e, quindi, di garantire che gli articoli in vendita siano sempre disponibili.
In seguito, effettua un’analisi ABC dell’inventario e dei prodotti, in modo da identificare immediatamente quelli richiesti più di frequente. Potrai quindi dedicarti alla selezione dei fornitori e dei vettori di trasporto che meglio rispondono alle tue necessità, per mantenere il flusso dei prodotti al livello desiderato. Infine, stabilisci dei protocolli di ricezione chiari e precisi: perché la tua attività ottenga il successo sperato, i prodotti dovrebbero sempre arrivare in condizioni perfette e nel massimo della puntualità.
Una delle strategie più valide per una perfetta amministrazione dell’inventario è la corretta organizzazione del magazzino. Innanzitutto, assegna un ruolo specifico a ogni spazio a tua disposizione, ad esempio per l’ingresso delle merci, il picking e l’uscita. In seguito, stabilisci delle aree in cui conservare le scorte di articoli ad alta rotazione. Ricorda di regolare le dimensioni di ogni spazio in base alle necessità dell’azienda e dell’offerta: grazie a questo accorgimento riuscirai a collocare le merci in maniera più efficiente e a organizzare lo stock con maggior precisione. Potrebbe rivelarsi utile anche l’implementazione di un sistema di gestione del magazzino, come il LIFO (dall’inglese Last In, First Out, ovvero gli ultimi beni a entrare sono i primi a uscire), il FIFO (First In, First Out, i primi beni a entrare sono i primi a uscire) o il Cross Docking (in cui i beni vengono inviati direttamente dal produttore al cliente, senza bisogno di conservarli nel magazzino).
Se desideri semplificare il tuo lavoro, è importante organizzare i prodotti nel magazzino in maniera efficace. Per facilitare l’accesso agli articoli, raggruppali in base al tempo di elaborazione dell’ordine e al volume di domanda e assicurati di sistemarli all’interno di scaffali solidi. Lo spazio in cui sono contenuti dovrà inoltre essere ordinato e pulito. Un’organizzazione impeccabile aiuterà il tuo personale a trovare rapidamente gli articoli che sta cercando, rendendo più rapido e semplice anche il processo di imballaggio e spedizione.
Il software di gestione del magazzino è una soluzione perfetta per tutti quei negozi online con alti volumi di inventario, ma è l’ideale anche per gestire vendite minori: offre infatti una visione completa di ciò che è contenuto nell’inventario, dalla quantità dei prodotti alla loro esatta collocazione, oltre alla possibilità di automatizzare numerosi incarichi, come l’identificazione e il monitoraggio degli articoli. In questo modo è possibile ridurre le tempistiche e i costi di gestione dell’inventario e, se i tuoi prodotti vengono venduti su più piattaforme, potrai controllare in maniera centralizzata tutti i dati di vendita.
I software di gestione del magazzino non sono però tutti uguali, per cui è essenziale scegliere quello che meglio risponde ai bisogni della tua attività. Orientati verso una soluzione facile da usare, a cui il tuo team possa abituarsi in fretta per sfruttare al massimo tutte le potenzialità offerte. La piattaforma scelta dovrebbe semplificare la ricezione e la conservazione della merce, la gestione dell’inventario e il completamento degli ordini, oltre a permetterti di controllare in tempo reale tutti i processi riguardanti il magazzino.
Se non possiedi un software di gestione completo, puoi sempre scegliere una soluzione di gestione dello stock dei prodotti, che ti aiuterà a ottenere una visione più chiara dei livelli di inventario e delle esigenze di rifornimento. Sarai inoltre in grado di semplificare l’automazione del processo di riordino della merce e verificare di essere in possesso dei prodotti non appena verranno richiesti dai clienti, così da accontentarli senza farli attendere.
Per gestire in modo professionale le scorte nell’e-commerce, è essenziale che tutti i tuoi sistemi siano connessi tra loro e integrati. In un mondo basato sulla tecnologia come quello di oggi gli strumenti a disposizione della tua azienda dovrebbero lavorare insieme per garantire un'esperienza fluida e senza interruzioni. Verifica subito che il software di gestione del magazzino che hai scelto si integri senza problemi con altri sistemi, specialmente con il CRM, la piattaforma di e-commerce che stai utilizzando e il software di fatturazione: in questo modo, sia la gestione del processo di vendita che il controllo dell’inventario risulteranno notevolmente più semplici e precisi. Il software di gestione del magazzino o dello stock dovrebbe sempre funzionare in sintonia con quello di gestione dei dipendenti e di monitoraggio dei costi, per consentirti di analizzare in dettaglio il rendimento del personale e i costi associati all’attività, con lo scopo di monitorare quotidianamente le operazioni che riguardano il magazzino.
Infine, è fondamentale trasferire i dati da un sistema all’altro in modo efficace, senza perdere alcuna informazione. La scelta migliore si rivela sempre Bitrix24: oltre a molteplici funzionalità, offre anche numerose integrazioni con altre app e programmi aziendali.
Etichettare con cura i prodotti da vendere nel tuo negozio online è una delle tecniche più importanti per la corretta gestione del magazzino. Utilizza etichette dotate di codice a barre, QR Code o RFID (dall’inglese Radio Frequency Identification), ossia elettroniche basate sulle radiofrequenze e fornisci al tuo team gli appositi scanner per leggerle, collegati al sistema di gestione dell’inventario: potrai tenere traccia dei prodotti presenti in magazzino, monitorare il loro stato e la loro posizione di stoccaggio con semplicità.
L’investimento per una corretta etichettatura è minimo, soprattutto se paragonato ai vantaggi che offre: il magazzino verrà organizzato in modo più efficiente, i tuoi dipendenti saranno in grado di trovare e selezionare i prodotti rapidamente e anche i costi della manodopera e il margine di errore umano nelle operazioni di numerazione manuale degli articoli verranno notevolmente ridotti. In più, un’etichettatura ben organizzata aiuta a mantenere alto il morale del tuo team, eliminando la frustrazione causata dal non trovare gli articoli richiesti dai clienti.
Se vuoi imparare come gestire l’inventario delle scorte in modo efficiente e assicurarti in pieno la fedeltà del cliente, è essenziale controllare scrupolosamente la qualità dei prodotti al momento dell’arrivo in magazzino e della vendita. Ecco perché dovresti stabilire un protocollo di qualità rigoroso. Elabora un documento che indichi ai tuoi dipendenti come eseguire l’ispezione dei prodotti e quali aspetti controllare per assicurarsi che siano pronti per la vendita, come lo stato in cui si trovano e la data di scadenza. È necessario anche eseguire dei test di qualità e dei processi di ispezione visiva prima di inviare i prodotti, per essere sicuri che soddisfino al massimo le aspettative della clientela: in questo modo sarai non solo in grado di ridurre la quantità dei resi, ma anche di evitare i reclami e le recensioni negative sul tuo sito web, che potrebbero influenzare negativamente la fama dell’azienda. Una volta completata la fase di scrittura, metti i documenti a disposizione di tutto il personale che si occupa del magazzino, per consultarli ogni volta che ne avranno bisogno.
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Oltre a disporre di un valido software di gestione del magazzino, per amministrare il tuo negozio online in modo ottimale dovrai anche scegliere le strategie di picking (ossia di selezione e prelievo parziale della merce) più adatte alla tua attività. Ognuna di queste tecniche presenta vantaggi e svantaggi, per cui è necessario optare per quella che risponde meglio alle esigenze dell’azienda.
Le tipologie principali di picking sono quattro: pick to order, batch picking, zone picking e wave picking.
La tecnica pick to order prevede che un addetto prelevi tutti i prodotti di un solo ordine e li porti all’area di spedizione. In questo modo si riduce la confusione tra gli ordini ricevuti, ma è necessario visitare il magazzino più volte.
Nel batch picking, invece, diversi ordini vengono riuniti in piccoli gruppi e l’addetto preleva dalla propria lista gli articoli per ogni lotto di ciascun ordine ricevuto: questa tecnica, come la precedente, è molto consigliata per chi gestisce un e-commerce con un volume di vendite giornaliere piuttosto basso.
Lo zone picking prevede che gli addetti prelevino solo i prodotti dell’area a loro assegnata.
Infine, nel wave picking chi si occupa del magazzino completa le operazioni di prelievo dei prodotti durante il corso della giornata, in linea con gli obiettivi e le decisioni dell’azienda. Quest’ultima tecnica è molto utilizzata dai negozi online con un volume di vendite giornaliere più elevato.
Adottare una corretta procedura di invio dei prodotti è cruciale per una gestione del magazzino funzionale, soprattutto se si desidera che la merce arrivi ai clienti nei tempi prestabiliti e in condizioni perfette. Un’ottima strategia in questo senso è quella di utilizzare solo due misure di contenitori per la spedizione (ad esempio grande e piccolo), per ridurre i costi di magazzino e invio e ottimizzare le risorse. È anche possibile applicare il processo noto come pick to box: si prende nota delle dimensioni e del peso di ciascun ordine prima di ritirare i prodotti, per poi scegliere il contenitore da spedizione appropriato e procedere direttamente con l’imballo. Si tratta di una tecnica che, se effettuata correttamente e in modo strategico, permette di risparmiare materiali e manodopera per la raccolta.
Un’altra decisione fondamentale è quella di stabilire orari e date precisi per l’invio dei prodotti, in modo da pianificare le risorse e le tempistiche necessarie alla preparazione e all’invio della merce. In questo modo le consegne potranno essere coordinate e il processo di spedizione si rivelerà più efficiente, riducendo anche il tempo di attesa dei clienti.
Non dimenticare, infine, l’importanza di un’ottima comunicazione con i fornitori di servizi logistici, per garantire la disponibilità dei corrieri e il coordinamento ottimale delle varie spedizioni.
La gestione dei resi, per risultare efficace, dovrebbe essere regolata da politiche chiare. Stabilisci innanzitutto la scadenza entro la quale è possibile effettuare un reso e il metodo di rimborso utilizzato: tali regole dovranno essere incluse in una pagina facilmente accessibile del tuo sito web, per permettere ai clienti di consultarla rapidamente. In più, puoi scegliere di utilizzare strumenti pratici come le etichette di reso prepagate, che velocizzano l’intero processo di restituzione della merce: vengono infatti generate al momento dell’imballaggio e archiviate nel software di gestione del magazzino.
Una volta stabilite le politiche di reso, potrai occuparti delle varie procedure per gestirlo. Implementa un sistema di monitoraggio dei prodotti che saranno oggetto di restituzione, oppure affida a un membro del team specifico la responsabilità di controllare l’intero processo e di conservare la documentazione al riguardo, che potrai analizzare in seguito per ricavare tutti i dati di cui hai bisogno.
Negli ultimi tempi, l’utilizzo sempre più massiccio della tecnologia ha portato grandi cambiamenti al processo di gestione del magazzino, ad esempio con l’adozione di software di gestione dello stock e l’automatizzazione delle operazioni di picking. Dovrai quindi assicurarti che il tuo personale sia adeguatamente formato per utilizzare in modo corretto tali tecnologie, così da migliorare l’efficienza generale dell’azienda e ottenere la piena fiducia dei clienti.
È importante che i tuoi dipendenti ricevano una formazione impeccabile anche nelle cosiddette competenze trasversali: per migliorare il rendimento dell’intero team dovranno essere in grado di comunicare con efficacia, saper risolvere i conflitti e lavorare in squadra. Infine, non dimenticare di aggiornarli anche sulle normative di sicurezza vigenti all’interno del magazzino e accertati che siano in grado di maneggiare senza difficoltà i materiali di cui dovranno occuparsi.
Per rendere la propria attività sempre competitiva e distinguersi dalla concorrenza è importante analizzare i dati ricevuti dal magazzino, per prendere decisioni informate. Tali dati sono in grado di informarti sul tasso di ordini completati, la soddisfazione generale dei clienti, i resi e gli acquisti ripetuti e si rivelano quindi fondamentali per identificare aree di miglioramento e agire di conseguenza.
Monitorare il livello delle scorte, invece, è essenziale per evitare che in deposito manchino prodotti molto richiesti. Grazie ai dati ottenuti dal software di gestione del magazzino potrai anche prevedere gli ordini futuri analizzando la domanda e, quindi, aumentare le scorte di conseguenza. Inoltre, sarai in grado di identificare i modelli di acquisto e l’ammontare del dead stock, ossia i prodotti rimasti invenduti. Non sprecare spazio e denaro tenendoli in magazzino: puoi decidere di offrirli come omaggio ai tuoi clienti, abbinarli alla vendita di articoli più popolari o collaborare con altre aziende per venderli a prezzi scontati.
Per quanto la gestione del magazzino venga pianificata con la massima cura, gli imprevisti possono sempre capitare: è necessario quindi sviluppare un piano di emergenza e dei protocolli specifici per gestire tutte le situazioni inaspettate, come interruzioni nella catena di approvvigionamento o cambi repentini nella domanda. Le misure contenute nel piano di emergenza dovrebbero sempre proteggere la sicurezza e il benessere dei dipendenti e garantire l’integrità dei prodotti conservati in magazzino, così da ridurre al minimo le conseguenze negative sull’attività.
La tecnologia, in questo caso, si rivela la tua migliore alleata: utilizza il software di gestione del magazzino per monitorare in tempo reale gli ordini, lo stato delle scorte e tutti i processi che riguardano la filiera di produzione, per scoprire in tempo eventuali problemi e porvi subito rimedio. Agire in fretta, infatti, ti permetterà di evitare tutte quelle conseguenze difficili da affrontare e porterà a un incremento della fiducia della clientela.
Le tecniche di gestione del magazzino per l’e-commerce e i negozi al dettaglio si evolvono costantemente e, per questo, è necessario farsi sempre trovare preparati. Puoi investire sia sulla formazione del personale che sull’etichettatura dei prodotti, sviluppare un valido processo di amministrazione degli ordini e dei resi e centralizzare tutti i dati in un unico spazio, per consultarli con facilità e aumentare l’efficienza dell’azienda.
Per aiutarti a svolgere tutti questi processi, dovresti fare affidamento sulla tecnologia: un software completo come Bitrix24 offre numerose soluzioni per gestire l’inventario e lo stock dei prodotti, controllare quelli in entrata e in uscita, amministrare le spedizioni e i resi, automatizzare gli incarichi riducendo il margine di errore umano e molto altro. Tutto da un unico spazio. Vuoi imparare a gestire le scorte del tuo negozio online come un vero professionista? Iscriviti subito!