Come completare i progetti in tempo: 7 suggerimenti importanti

Le strategie di project management sono un elemento fondamentale per completare i progetti con successo e in tempo. In questo articolo ti daremo 7 suggerimenti per una gestione dei progetti che ti permetta di impostare una pianificazione corretta per il rispetto delle deadline.

Si tratta di consigli rivolti a project manager, digital marketer e freelance che gestiscono progetti complessi e con l'obiettivo non solo di rispettare tempi e scadenze ma anche di evitare inefficienze e stress. Parleremo di project management strategie, best practices, tools e software da utilizzare, competenze richieste, metodologie di gestione dei progetti e dinamiche interne al team.

1. Definisci obiettivi chiari e scope preciso

Si definisce project scope un documento che delinea cosa include ed esclude il progetto. Elaborare uno scope preciso è dunque essenziale perché tutto sia chiaro fin dall'inizio. Uno scope con molte imprecisioni, infatti, tende a creare confusione, ritardi e inefficienze.

Uno scope ben fatto parte innanzitutto da una comprensione chiara degli obiettivi. Anche se le richieste di partenza dovessero essere in parte vaghe, è importante che nel project scope tutto venga delineato con chiarezza. Le deviazioni dallo scopo creano non solo ritardi, ma anche sprechi di risorse.

Ecco i passi per elaborarlo:

1. Obiettivi SMART: devono essere specifici, misurabili (con appositi KPI), raggiungibili, rilevanti e temporali (deve essere chiaro quando ogni passaggio deve essere completato).
2. Work Breakdown Structure (WBS): con questa espressione ci si riferisce alla gerarchia dei task, a chi nel team deve fare cosa e alla gestione delle priorità di lavoro. Quando i task sono interconnessi devono essere chiare le priorità. Ad esempio: ricerca, bozza, revisione, conclusione.
3. Project Charter: si tratta di un documento essenziale nel project management, che segna l'avvio di un progetto. Autorizza formalmente il project manager a usare determinate risorse per il raggiungimento degli obiettivi delineati.
4. Milestone: in italiano si traduce con "pietra miliare" o traguardo. Si tratta di punti chiave riguardo all'avanzamento dei progetti. Servono a verificare l'allineamento con timeline, budget e qualità del lavoro.

Facciamo un esempio, nel caso in cui il progetto riguardi un video di promozione dell'azienda.

Le best practices per il project scope prevedono che dopo la firma del project charter da parte di clienti e stakeholder possano essere effettuate modifiche solo a seguito della compilazione di un modulo ufficiale di richiesta.

2. Scegli la metodologia giusta

Per la gestione dei progetti devi scegliere la giusta metodologia, che può variare a seconda di tipologia e caratteristiche delle attività da svolgere. Le tipologie si dividono in tradizionali e agili. Tra le metodologie di gestione dei progetti tradizionali, una delle più utilizzate è la Waterfall, che prevede uno schema di lavoro articolato in passaggi sequenziali.

Nello specifico, nel Waterfall i passaggi di progettazione dovrebbero essere in sequenza: Requisiti-Progettazione-Implementazione-Verifica-Mantenimento. Questo tipo di metodologia è adatto per progetti con requisiti stabili e ben definiti.

La metodologia Agile è pensata invece per la gestione di progetti nei quali si tende spesso a modificare gli obiettivi a seguito del feedback del cliente. In questo caso il lavoro viene diviso in sprint che durano 3-4 settimane e prevede che vengano raccolti frequentemente i pareri e le richieste di modifiche dei propri clienti.

3. Usa tool e software per la gestione dei progetti

A prescindere dalla metodologia di gestione dei progetti scelta, un project management efficiente richiede l'uso di strumenti informatici adeguati. Le esigenze principali quando si deve implementare e gestire un progetto sono:

• Gestione dei task: creazione, assegnazione, priorità, dipendenze
• Pianificazione visiva: diagrammi di Gantt, Bacheche Kanban
• Tracciamento in tempo reale: avanzamento del progetto, gestione delle scadenze dei progetti, notifiche
• Collaborazione: commenti, menzioni, chat, videoconferenze
• Reportistica: dashboard KPI, analytics
• Automazioni: gestione automatica di assegnazione task, aggiornamenti, notifica delle deadline
• Integrazioni: possibilità di integrazione con software di terze parti
• Accesso mobile: app per smartphone iOS e Android

Per avere a disposizione tutti questi strumenti di project management le PMI corrono a volte il rischio di sforare i propri budget. Esistono però anche soluzioni all-in-one per la gestione dei progetti e dei compiti come Bitrix24. Con questo software avrai a disposizione in un'unica dashboard tutti questi strumenti, potenziati anche dalla nuova tecnologia di intelligenza artificiale.

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4. Sviluppa le skill essenziali per un project manager

Il ruolo del project manager è di particolare importanza per la riuscita di un progetto, in particolare per le piccole e medie imprese. Le skill essenziali di un buon project manager dovrebbero includere capacità di:

• Pianificazione dei progetti aziendali: identificare la sequenza dei task critici per rispettare scadenze e risorse
• Gestione del rischio (risk management): la capacità di prevedere rischi e di implementare piani di emergenza
• Comunicazione: saper trasmettere in modo chiaro obiettivi e regole
• Negoziazione: capacità di risoluzione dei conflitti attraverso il dialogo
• Attenzione alla misurazione dei dati (progettazione data-driven): prevede l'uso di strumenti per la misurazione tangibile dei progressi e dei risultati
• Empatia: la capacità di comprendere le motivazioni del team, di ridurre i conflitti, di migliorare collaborazioni e performance

Potrai apprendere alcune di queste skill con corsi di formazione sulle tecniche di project management, mentre altre richiederanno attitudine personale ed esperienza.

5. Gestisci rischi e processi fin dall'inizio

Un project manager dei giorni nostri dovrebbe avere anche attitudine alla gestione di imprevisti e cambiamenti, visto che gli scenari di mercato possono mutare velocemente. I rischi e gli imprevisti durante la gestione dei progetti sono inevitabili. Un cliente può cambiare idea, un software può smettere di funzionare, possono entrare in vigore nuove normative.

Molti progetti, in effetti, falliscono non per una cattiva esecuzione, ma per rischi non gestiti o male affrontati. I rischi andrebbero considerati preliminarmente e dovresti predisporre meccanismi per una rapida identificazione e strumenti adeguati per la loro mitigazione.

6. Ottimizza le dinamiche interne ai membri del team considerando il modello di Tuckman

Le dinamiche interne al team possono influenzare in senso positivo o negativo il successo di un progetto. A prescindere dalle dimensioni del gruppo di lavoro, costruire un gruppo vincente dovrebbe essere l'obiettivo di qualsiasi leader o project manager.

A questo proposito, è bene considerare il cosiddetto modello di Tuckman. È stato elaborato per la prima volta nel 1965 e prevede che normalmente la gestione di un progetto preveda queste fasi:

• Forming → Formazione: è la fase iniziale. Il team si orienta, i ruoli sono ancora incerti ed è compito del leader far sì che tutti i membri del team abbiano la preparazione e le motivazioni adeguate.
• Storming → Tempesta: in questa fase possono emergere conflitti, frustrazioni, divergenze interne al team. Sarà compito del project manager riportare armonia con una corretta gestione dell’attività del team.
• Norming → Normalizzazione: la coesione cresce anche grazie all'implementazione di norme comuni, aumentano comunicazione e fiducia all'interno del gruppo di lavoro.
• Performing → Performance: il picco della produttività del team. È anche il momento di massima sinergia nel team, con focus sugli obiettivi.
• Adjourning → Scioglimento: è la fine del progetto. Prevede la celebrazione dei successi e la separazione.

Ignorare queste fasi e non adottare le giuste azioni può portare a conflitti cronici, morale basso, ritardi nelle scadenze. Un bravo project manager non aspetta che problemi e conflitti si risolvano da soli, ma interviene in modo proattivo per prevenirli o risolverli.

7. Monitora progressi e adatta strategie

Un progetto richiede un costante monitoraggio dell’avanzamento dei progetti. Senza un costante controllo, anche il progetto perfetto tende a deragliare. Project management strategies efficaci richiedono numeri reali, flessibilità e capacità di reazione tempestiva quando le metriche indicano che qualcosa non sta andando nel verso giusto.

Si parla in questo caso della necessità di "approccio adattivo". Quando i numeri indicano che un obiettivo rischia di non essere portato a termine nel modo giusto, è necessario attuare le giuste misure, anche con modifiche rispetto alla pianificazione prevista. Ecco alcune possibili strategie di monitoraggio.

In sintesi, il monitoraggio è un'assicurazione contro ritardi e inefficienze. Una dashboard costantemente aggiornata rende risultati e progressi misurabili ed è un passaggio fondamentale per la riuscita del tuo progetto. Scegliere la strategia di monitoraggio giusta è una decisione che dovrai prendere a seconda della tipologia di progetto.

Scegli il software realmente adatto per i tuoi progetti

La scelta dei software e programmi utilizzati dovrebbe essere fatta sulla base del bisogno specifico, del tipo di lavoro e del budget a disposizione. Come abbiamo visto, dovresti avere a disposizione strumenti per la gestione dei task, bacheche di Kanban e diagrammi di Gantt, tool per la collaborazione e per il tracciamento in tempo reale.

Accanto a questi, non dovrebbero mancare nemmeno strumenti di reportistica e automazione e la possibilità di accedere in mobilità. Se sei preoccupato che tutti questi strumenti possano incidere troppo sul tuo budget, Bitrix24 può essere la scelta giusta. Ti mette a disposizione una piattaforma all-in-one con tutti questi strumenti di gestione dei progetti.

Sono presenti anche tool per le videoconferenze, per le chiamate, per i commenti ai task e una chat in tempo reale. Bitrix24 mette a disposizione anche un'app mobile per Android e iOS e strumenti per la condivisione e l'archiviazione dei file. Inoltre, grazie all'assistente virtuale Copilot, tutto il tuo team potrà ricevere suggerimenti e memo sulle scadenze.

Puoi iniziare con la versione gratuita e scalare poi le risorse con un clic secondo le tue necessità.

Conclusione

Completare progetti in tempo non dipende solo dalla velocità con cui lavori, ma anche da come organizzi il lavoro sin dall'inizio. Ciò significa gestire obiettivi, metodologia, strumenti, competenze, rischi e dinamiche interne al team in modo chiaro. La puntualità nelle scadenze non viene assicurata da rush dell'ultimo minuto, ma da una corretta impostazione iniziale e un monitoraggio costante.

Un buon project manager dovrebbe anche avere la capacità di adattarsi alle circostanze mutate senza perdere il controllo. Un piano solido, una comunicazione efficace, la capacità di saper dialogare col proprio team e stimolarlo sono elementi fondamentali per il successo di un progetto.

In questo articolo ti abbiamo dato alcuni suggerimenti per completare i progetti in tempo e con successo:

• Definire bene obiettivi e scope per evitare confusione e cambi di rotta inutili
• Scegliere la metodologia giusta per il progetto che si deve portare a termine
• Usare strumenti e software adeguati per l'organizzazione del lavoro su progetti, task, tempi e collaborazioni
• Acquisire le skill giuste come project manager
• Gestire i rischi sin dall'inizio per ridurre imprevisti e ritardi
• Ottimizzare le dinamiche interne al team tenendo presente il modello di Tuckman
• Monitorare i progressi in modo continuo per cambiare rotta se necessario

In sintesi, un approccio metodico e organizzato al tuo progetto potrà garantirne il successo.

Domande frequenti

1. Cos'è esattamente uno scope preciso e perché è così importante?
Lo scope preciso è un documento che spiega cosa include ed esclude il progetto. Serve a evitare confusione e cambiamenti improvvisi che causano ritardi.​

2. Quando conviene usare la metodologia Waterfall invece di quella Agile?
La metodologia Waterfall è utile per progetti con regole fisse e senza modifiche previste. Agile è più adatta a lavori che cambiano spesso, con feedback regolari del cliente.

3. Quali sono le esigenze principali di un buon software per progetti?
Un buon software dovrebbe mettere a disposizione strumenti per gestione dei task, pianificazione visiva, tracciamento scadenze, collaborazione e report con dati chiari

4. Come gestisce il modello di Tuckman i conflitti nel team?
Nella fase "Tempesta" tendono a emergere discussioni: il project manager ascolta tutti e fissa regole comuni per promuovere la coesione del gruppo.

5. Perché è utile monitorare i progressi con strategie come Kanban?
Kanban mostra visivamente i task in corso, aiutando a correggere i ritardi in modo tempestivo.