Molte aziende italiane ritengono di dover intervenire nei processi e nei flussi di lavoro per aumentare l'efficienza. In molti casi, in realtà, il vero problema non sono i workflow, ma le integrazioni tra loro e l'automazione. In questo articolo ti mostreremo come automazione e integrazione dei flussi di lavoro possano consentire alle aziende di essere più efficienti e produttive, di liberare risorse e di ridurre gli errori.
Un utile sistema per capire come ottimizzare i workflow e ridurre passaggi inutili ed errori è la mappatura dei workflow principali:
Questi tre flussi di lavoro rappresentano il cuore dell'attività di ogni azienda. Disegnarli su una lavagna digitale ti può aiutare a vedere dove il flusso si interrompe, dove può essere introdotta un'automazione e dove possono essere ridotti dei passaggi.
Come lavagna digitale si possono utilizzare software dedicati come Miro o Whiteboards. Ma è anche possibile scegliere di non usare uno strumento standalone quanto uno integrato con altri tool per la produttività e l'automazione.
È il caso di Bitrix24, che all'interno del suo software all-in-one mette a disposizione delle lavagne digitali che possono essere utilizzate per disegnare i flussi di lavoro. Il vantaggio in questo caso è che le lavagne sono integrate con il CRM, gli strumenti per la collaborazione e la condivisione, i tool per la gestione dei progetti. In altre parole, tutto ciò che serve per il processo di ottimizzazione dei flussi di lavoro è presente in un'unica piattaforma.
Bitrix24 offre strumenti per la gestione dei progetti, lavagne digitali per mappare i workflow, integrazioni native o con API, report, strumenti di comunicazione interna e videoconferenze.
Provalo oraLa comunicazione interna al team è sicuramente importante, ma non devi fare l'errore di credere che tutte le problematiche e i rallentamenti di un flusso di lavoro si possano risolvere solo parlando. Anche il collegamento e l'integrazione degli strumenti sono elementi importanti. In un'azienda moderna, i sistemi di CRM, gestione di un progetto e HR dovrebbero dialogare tra loro in modo integrato e nativo.
Ad esempio, l'integrazione del CRM con il gestionale dell'ordine fa sì che quando un lead si trasforma in un ordine, i dati fluiscano in modo automatico. Allo stesso modo, integrando HR e gestione dei progetti, quando si conclude il processo di onboarding saranno immediatamente e automaticamente assegnati i permessi e ruoli necessari nello strumento di project management.
Collegare i sistemi ha vari vantaggi:
L'obiettivo di integrare i sistemi e di automatizzare i flussi di lavoro dunque non è dare meno importanza al team, ma utilizzare risorse umane e strumenti di lavoro nel modo più efficiente.
Forse ti sarà capitato di fare o ricevere la domanda "a che punto siamo col progetto?". Ogni volta che ti devi occupare di rispondere o di raccogliere aggiornamenti per un report sull'avanzamento di un progetto, stai togliendo tempo alle attività operative impegnando parte del team nella rincorsa delle informazioni.
Lo scopo dell'automazione delle integrazioni tra sistemi è quello di evitare questo spreco di tempo e risorse. Collegando il sistema di gestione dei progetti e il CRM all'activity stream aziendale, dove arrivano tutte le notifiche, ad esempio tramite un assistente virtuale integrato come CoPilot di Bitrix24, consentirai a tutti i membri del team interessati di visualizzare in qualsiasi momento lo stato del progetto. Nessuno, dunque, dovrà più chiedere "a che punto siamo?".
Uno dei problemi spesso sottovalutati dalle aziende italiane è la dispersione delle informazioni. Quando elementi come i dati dei clienti, quelli degli ordini, quelli del magazzino sono dispersi in file e sistemi diversi, aumenta il rischio di errori e diminuisce la velocità nelle operazioni.
Per ovviare a questo sistema, è utile utilizzare un sistema centralizzato che colleghi CRM, magazzino, preventivi e sistemi di gestione dei progetti. Ciò ha il vantaggio di avere a disposizione dati sempre aggiornati e coerenti tramite un sistema solido di information management.
Affinché la gestione delle informazioni sia efficiente, è importante anche che siano ben definiti i permessi e i ruoli interni al team. Ogni membro deve avere compiti specifici: ciò migliora anche la tracciabilità delle attività di aggiornamento.
Per ottenere il massimo vantaggio dall'automazione del workflow e dall'integrazione dei sistemi devi essere in grado di misurare i risultati di queste attività. Per ogni workflow chiave, elenca tutti i passaggi manuali presenti e quelli che sei stato in grado di eliminare con l'automazione e l'integrazione. Se hai diminuito i passaggi manuali del 20%, hai probabilmente aumentato in misura simile la velocità operativa.
Altrettanto utile è la misurazione del tasso di errori. Quanti erano gli errori che in media venivano provocati dai processi manuali e quanti sono ora? Misurare la riduzione degli errori serve a capire quanto il nuovo metodo di automazione e integrazione dei flussi di lavoro stia funzionando e quale sia il suo valore in termini di aumento della produttività.
L'assenza di integrazione tra sistemi ha un costo che molte aziende italiane tendono a sottovalutare. Come abbiamo visto, comporta inefficienze, tempi morti ed errori che potrebbero essere evitati. Ecco alcuni esempi di questo "debito" in termini di inefficienza e spreco di risorse:
Più questo debito cresce, più le attività rallentano. Analizzando i workflow più importanti, sarai in grado di riconoscere queste inefficienze e intervenire.
Nel metodo cosiddetto Agile, nato nel 2001 nell'ambito delle aziende di sviluppo software e poi implementato anche in altri settori di produzione, si definisce sprint un breve periodo, di solito di 1 o 2 settimane, in cui il team si focalizza su un ristretto insieme di cambiamenti importanti da implementare.
Quando si procede a una trasformazione come quella relativa all'integrazione tra sistemi e automazione dei flussi di lavoro, lavorare procedendo per brevi "sprint" consente di monitorare meglio progressi e criticità.
Negli ultimi anni l'intelligenza artificiale è entrata prepotentemente nei sistemi aziendali grazie alla sua rapida evoluzione. Ha costituito anche un volano importante nell'automazione dei flussi di lavoro, ad esempio:
Spesso alcune aziende tendono a percepire la tecnologia come uno strumento utile soprattutto al controllo. In realtà, le moderne tecnologie, comprese quelle legate all'intelligenza artificiale, possono essere utilizzate in modo virtuoso per potenziare il lavoro del team piuttosto che per limitarlo.
Ti accorgerai presto che saranno necessari meno interventi manuali e meno riunioni di aggiornamento, dandoti più serenità, meno stress e più velocità operativa.
Oggi il mercato mette a disposizione molti software utili per l'automazione dei flussi di lavoro e per l'integrazione tra sistemi. Proprio perché l'obiettivo è rendere i vari processi il più possibile automatizzati e integrati tra loro, può essere utile l'uso di una piattaforma all-in-one come Bitrix24.
Come abbiamo visto, molte inefficienze che interessano aziende italiane e internazionali non sono legate al workflow, ma alla mancanza di integrazione e automazione tra i vari strumenti. Intervenire su questo tramite workflow connessi può ridurre i colli di bottiglia e le attività manuali velocizzando le operazioni.
Risparmia tempo e potenzia l'efficienza con i flussi di lavoro automatizzati, il CRM e la gestione degli incarichi in Bitrix24.
INIZIA ORA GRATISDovresti automatizzare per primi i workflow critici e ripetitivi come lead-to-order, ticketing, onboarding. Sono quelli che mostrano per primi benefici economici.
Gli sprint, utilizzati nel sistema Agile, permettono di introdurre miglioramenti rapidi, progressivi e immediatamente testabili. Questo riduce rischi e costi.
Normalmente, dovrebbero andare in chat le notifiche operative e urgenti e nella dashboard tutti gli altri aggiornamenti.
L'intelligenza artificiale elimina attività manuali e ripetitive, consente ottimizzazioni e riduce gli errori, aumentando efficienza operativa e produttività.
Ridurre i passaggi manuali fa risparmiare tempo, riduce il rischio di errori e libera risorse umane che possono essere utilizzate per attività più strategiche.