La gestione documentale è un elemento importante per le aziende, che riguarda la raccolta, la catalogazione e la condivisione in sicurezza di documenti e dati aziendali. Negli anni, questi processi hanno subito un cambiamento radicale.
Per iniziare, c'è stato il passaggio da una gestione documentale cartacea a una digitale. Successivamente, la gestione documentale ha cominciato a beneficiare di processi di automazione, anche grazie all'intelligenza artificiale. Si tratta di un fenomeno globale che ha avuto un importante impatto anche sulle aziende italiane.
In questo articolo parleremo dei vantaggi della gestione documentale automatica, soffermandoci anche su settori specifici, come quelli legale, finanziario e della pubblica amministrazione.
Per automazione documentale si intende la tecnologia che consente di automatizzare creazione, gestione, archiviazione e condivisione dei documenti di un'azienda. Si tratta di un processo che può contribuire notevolmente ad aumentare l'efficienza e la produttività di un'impresa e anche a ridurre i possibili errori.
Creazione, catalogazione e conservazione dei documenti sono sempre esistiti nelle aziende anche nella fase pre-digitale, ma la tecnologia permette di automatizzare tali attività con benefici sull'intera organizzazione aziendale.
Si parla di DMS (document management system) per indicare un tipo di software che facilita creazione, catalogazione e indicizzazione dei documenti. Questi software di automazione documentale possono, tra le altre cose:
La piattaforma all-in-one Bitrix24 mette a disposizione, tra le altre cose, un tool per l'archiviazione dei documenti, che consente di gestire i documenti di una società per il loro intero ciclo di vita e anche di poterli archiviare in cloud in piena sicurezza. Le soluzioni software presenti sul mercato permettono dunque di ottenere risultati che non erano pensabili anche solo pochi anni fa.
È bene fare un cenno anche all'evoluzione storica che ha visto aziende e pubbliche amministrazioni passare da una gestione esclusivamente cartacea dei documenti a una digitale. Gli anni '80 e '90 hanno sicuramente rappresentato un momento importante nella digitalizzazione dei processi aziendali e dei documenti, con la diffusione capillare dei computer nelle aziende.
Successivamente, negli anni '90, Adobe diffuse i documenti "portabili" denominati PDF. Caratteristica di questo tipo di documenti digitali era il vantaggio di poter essere visualizzati da qualsiasi sistema operativo e dispositivo.
Con la diffusione di massa di Internet, si è passati prima all'archiviazione dei documenti nei server aziendali, e poi al cloud, uno spazio esterno e scalabile che ha anche avuto il merito di aggiungere ai vantaggi della digitalizzazione dei documenti il miglioramento della sicurezza della conservazione degli stessi.
Di pari passo con il concetto di automazione documentale va esaminato anche quello dell'automazione dei processi aziendali. In questo caso, ci si riferisce a tecnologie che utilizzano software capaci di automatizzare processi e flussi di lavoro. Si parla, usando un acronimo inglese, di BPA (business process automation). Grazie ai software per l'automazione dei processi è possibile migliorare l'efficienza, aumentare la produttività e diminuire gli errori.
Anche la riduzione dei costi fa parte dei benefici dell'automazione documentale. Grazie all'automazione dei processi, le risorse umane di un'azienda possono essere destinate a compiti più complessi e strategici. La BPA può anche mirare all'automazione di un processo end-to-end, vale a dire ad automatizzare interi processi aziendali che possono coinvolgere anche più dipartimenti di una stessa azienda.
Tra i flussi di lavoro in cui è molto diffusa l'automazione dei processi aziendali si possono citare:
Automatizzazione ed efficienza possono essere ottenute con un unico software, grazie alla piattaforma all-in-one Bitrix24, che consente di sfruttare processi di automazione come l'inserimento dei dati dei clienti direttamente nel CRM integrato, automazione dei processi di marketing, creazione di contenuti grazie all'assistente virtuale CoPilot e gestione dei progetti. Inoltre, è presente un generatore di richieste API per l'integrazione dell'automazione degli incarichi e per l'importazione ed esportazione dei dati in modo semplice. Bitrix24 consente anche l'integrazione con i servizi di terze parti più usati come Google Sheets, PayPal, WhatsApp, QuickBooks e molto altro.
Bitrix24 offre diversi strumenti di automazione, per semplificare il lavoro quotidiano e la gestione delle relazioni con i clienti ma anche di creazione di contenuti grazie all'IA integrata.
Provalo oraL'automazione documentale è un ramo tecnologico che negli ultimi anni ha particolarmente usufruito dei processi relativi all'intelligenza artificiale. Basti pensare all'evoluzione della tecnologia OCR per il riconoscimento dei documenti. Se l'Optical Character Recognition (OCR) classico si limitava a convertire immagini in testo, spesso col rischio di errori, l'intelligenza artificiale grazie alle tecnologie di machine learning e deep learning può tradurre in testo documenti complessi, immagini di cattiva qualità o anche documenti scritti a mano.
I vantaggi dell'automazione documentale combinata con l'intelligenza artificiale sono in quest'ultimo caso legati alla possibilità di digitalizzare i documenti precedenti al completo passaggio al digitale delle aziende. Il Natural Language Processing (NLP), definibile in italiano come elaborazione del linguaggio naturale, permette inoltre di comprendere il significato dei documenti in relazione al contesto. Ciò consente anche di effettuare una ricerca più sofisticata e complessa dei documenti, poiché il software basato sull’AI può cercare non solo la parola chiave esatta ma anche basarsi su significato e contestualizzazione.
Tra le best practice per l'automazione dei documenti, centralizzazione e sicurezza sono elementi fondamentali. I documenti dovrebbero essere accessibili a tutti gli interessati che abbiano titolo per doverli consultare e la tecnologia dovrebbe anche aiutare a tenere in sicurezza la documentazione.
Senza dubbio, l'archiviazione in cloud può aiutare in questo senso, poiché in questo caso i file non sono collocati su dispositivi interni all'azienda, ma su server dotati di sistemi avanzati di sicurezza. È particolarmente importante anche un'adeguata formazione del personale. Infatti, è bene che tutti siano in grado di utilizzare in modo corretto ed efficiente i software di automazione.
Infine, un'azienda prima di implementare l'automazione dovrebbe chiaramente delineare obiettivi e strategie. Dovrebbe individuare quali processi sono più importanti da automatizzare e anche verificare di essere in regola con le normative europee su governance e protezione dei dati.
L'Osservatorio Intelligent Business Process Automation della School of Management del Politecnico di Milano ha recentemente discusso in un webinar sul tema dell'automazione intelligente all'interno delle imprese italiane e dello stato dell'implementazione di queste tecnologie da parte delle nostre imprese, comprese le PMI.
Il grado di maturità (Automation Maturity Model) è stato definito dall'Osservatorio come nella fase di Explorer per circa il 70% delle aziende. Questo significa che queste aziende sono solo nella fase iniziale. Appena il 30% delle imprese avrebbe invece raggiunto un'adozione più avanzata e strategica.
Per quanto riguarda le piccole e medie imprese, si trovano, come prevedibile, in una fase ancora meno avanzata. Secondo l'Osservatorio, infatti, solo il 9% delle PMI utilizza soluzioni di RBA (Robotic Process Automation). Una delle problematiche segnalate dall'Osservatorio per queste percentuali ancora basse, è quella relativa a una mancanza di competenze interne specifiche da utilizzare.
Le prospettive future, tuttavia, appaiono comunque promettenti, grazie anche a soluzioni software sempre più accessibili e scalabili immesse sul mercato, che consentono di venire incontro a budget indubbiamente più limitati rispetto a quelli delle grandi aziende.
Il settore della finanza in Italia è uno di quelli che sta maggiormente beneficiando dei processi di automazione documentale. Basti pensare alla possibilità di verifica automatica dei documenti, che può ormai consentire una verifica KYC anche completamente online e senza passaggio per lo sportello.
Anche nell'elaborazione di prestiti e mutui, l'automazione documentale, grazie all'intelligenza artificiale, può essere d'aiuto per l'estrazione automatica di dati come quelli delle buste paga e della dichiarazione dei redditi. L'automazione di questi processi consente di accorciare i tempi di elaborazione, aumentando efficienza e soddisfazione del cliente.
In Italia gli studi di avvocati rappresentano una fetta importante delle partite IVA dei liberi professionisti. L'automazione documentale è in grado di liberare questi professionisti da compiti ripetitivi e lasciare che si dedichino sempre di più all'approccio strategico nella tutela dei propri clienti. Inoltre, grazie all'intelligenza artificiale è possibile effettuare una ricerca intelligente di documenti, norme, precedenti giudiziari con un beneficio nell'efficienza dello studio.
Lo stesso principio può applicarsi ai settori legali delle aziende, che grazie alle IA generative possono ricevere un ausilio nella redazione di testi di contratti e altri documenti legali.
Il settore dell'automazione documentale nella pubblica amministrazione italiana è particolarmente critico essendo direttamente legato anche all'aumento dell'efficienza della nostra macchina burocratica e della riduzione dei tempi dei cittadini.
I processi di automazione possono, ad esempio, velocizzare la gestione delle richieste da parte del pubblico. Sia che si tratti di un'autorizzazione, che di un certificato o di un sussidio, automatizzare parte dei processi può rendere il servizio più efficiente. Nel caso dei certificati, poi, i software di automazione documentale potrebbero essere in grado anche di automatizzare il rilascio degli stessi.
In Italia è stato introdotto già dal 2005 il Codice dell'Amministrazione Digitale, un testo normativo sull'informatizzazione della pubblica amministrazione nei rapporti con i cittadini e con le aziende. Il testo è stato integrato con successivi interventi nel 2016 e nel 2017 e tra le novità importanti ci sono quelle riguardanti la gestione e la conservazione dei documenti informatici.
Come si è visto in questo articolo, l'automazione documentale e dei flussi di lavoro può essere di grande beneficio alle aziende per l'aumento dell'efficienza, della produttività e per la riduzione dei costi di gestione dei documenti.
Esistono sul mercato varie piattaforme per la gestione documentale e per l'automazione dei processi che possono occuparsi di alcuni di questi compiti, ma quando si gestisce una PMI, l'attenzione al budget è un elemento cruciale che rischia di far perdere importanti opportunità di crescita dell'efficienza aziendale con l'automazione.
Per questo motivo, l'adozione di una piattaforma all-in-one come Bitrix24 può essere un supporto fondamentale per le aziende che vogliono avere in unico software moltissime funzionalità. Bitrix24 consente sia una gestione automatizzata dei documenti che la loro archiviazione sicura in cloud, con la possibilità di collaborazione e condivisione degli stessi da parte di tutti i membri di un team di lavoro. Inoltre, grazie al CRM automatico e al website builder è possibile popolare automaticamente l'elenco dei propri contatti anche grazie ai dati immessi nel sito aziendale. La piattaforma, oltre a possedere molti altri tool per la gestione dei progetti e per l'automazione del marketing, è potenziata dall'intelligenza artificiale anche grazie all'assistente virtuale CoPilot.
Risparmia tempo e potenzia l'efficienza con i flussi di lavoro automatizzati, il CRM e la gestione degli incarichi in Bitrix24.
INIZIA ORA GRATISL'automazione del sistema di gestione documentale da parte delle aziende ha già compiuto passi da gigante negli ultimi anni anche grazie alle tecnologie legate all'intelligenza artificiale. Sempre all'IA sono legati i futuri progressi nella gestione automatica di un documento.
Infatti, consentirà l'estrazione e la classificazione più accurata dei dati, l'automazione dei flussi di lavoro sempre più complessi, una personalizzazione più avanzata nella creazione di documenti. Compito delle aziende italiane sarà rimanere al passo con le nuove tecnologie e approfittare dei vantaggi che tali progressi potranno fornire in economie sempre più competitive.