Negli ultimi anni, anche in Italia, i concetti di lavoro ibrido e lavoro da remoto sono diventati parte integrante dell'organizzazione del lavoro per moltissime aziende di tutte le dimensioni. In questo articolo faremo il punto sullo sviluppo di queste tipologie di lavoro e sul modo migliore per implementarle all'interno della propria azienda, anche con l'ausilio delle nuove tecnologie, compresa l'intelligenza artificiale.
Non c'è dubbio che il lavoro da remoto abbia fatto irruzione in Italia in modo preponderante, soprattutto in occasione dell'emergenza legata alla diffusione della pandemia di Covid 19. Gli obblighi sul distanziamento sociale imposti dal governo hanno suggerito un larghissimo ricorso al lavoro da remoto, che è stato anche favorito da provvedimenti legislativi.
Ciò ha consentito, anche in un momento così difficile, di non interrompere né rallentare la produttività lavorativa delle aziende. Anche finita l'emergenza, tuttavia, il mercato del lavoro ha continuato a prevedere soluzioni da remoto o, più spesso, in forma ibrida.
Fu proprio la parola smart working a essere pronunciata nel 2020 dall'allora Presidente del Consiglio italiano durante uno dei suoi messaggi alla nazione per aggiornare i cittadini sugli sviluppi dell'emergenza pandemica. Forse anche per questo per un certo periodo la stampa ha usato i termini lavoro da remoto e smart working in modo intercambiabile.
In realtà, con smart working ci si riferisce a quello che in italiano potrebbe essere definito lavoro agile o flessibile. Lo smart working garantisce maggiore flessibilità per il lavoratore in termini di scelta e orario di lavoro. All'interno del lavoro flessibile può dunque essere previsto anche il lavoro da remoto, che tuttavia rappresenta solo un elemento della flessibilità. È nel medesimo ambito del lavoro flessibile che si inserisce anche il concetto di lavoro ibrido.
Per lavoro ibrido si intende un modello di organizzazione che prevede che una parte del lavoro sia svolta in ufficio e una parte da remoto. Secondo il World Economic Forum, questa è una tendenza che caratterizzerà sempre più il mondo del lavoro. In Italia peraltro, secondo quanto riportato dall'Osservatorio Smart working del Politecnico di Milano, già il 58% delle PMI lo ha adottato almeno in parte.
Rispetto al lavoro svolto totalmente da remoto, il lavoro ibrido rappresenta un buon compromesso perché l'azienda non corre il rischio di perdere il contatto, anche di persona, col dipendente. Consente di prevedere periodi in cui il lavoratore è in ufficio e può confrontarsi con il proprio responsabile e con il resto del team e altri in cui può invece svolgere le proprie mansioni da casa. Per scenari simili possono avere grande utilità tool come quello per videoconferenze integrato nella suite Bitrix24, che consentono meeting con i lavoratori da remoto in qualsiasi momento.
Il lavoro ibrido e flessibile offre una serie di vantaggi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti e questo è uno dei motivi del suo successo. Vediamo in dettaglio quali sono i fattori più vantaggiosi per ognuna delle due categorie.
Dal lato dell'azienda:
Le tecnologie di smart working supportano il lavoro ibrido, facilitando la comunicazione e la collaborazione tra i team. Particolarmente adatta al lavoro ibrido è la piattaforma all-in-one Bitrix24 che integra in unico software strumenti di comunicazione come tool per la messaggistica e le videoconferenze, condivisione di file e video all'interno del team, feed e molti altre applicazioni per la collaborazione. Inoltre, si potrà avere il vantaggio aggiuntivo di disporre di un CRM, di strumenti per il marketing e per l'automazione, un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale, un website builder e altri strumenti aziendali.
Bitrix24 mette a disposizione tutto ciò che serve per alternare lavoro in ufficio e da remoto. Tra gli strumenti disponibili, vanno sicuramente citati un'app integrata per le videoconferenze e l'IA.
Provalo oraIl lavoro ibrido può dunque rappresentare anche un momento di crescita capace di influenzare in modo positivo l'intero ambiente di lavoro.
Il modello di hybrid working pur con i suoi indubbi benefici può anche presentare svantaggi e sfide da affrontare. È necessario fare particolare attenzione a questi elementi soprattutto negli uffici che affrontano per la prima volta il cambiamento rispetto alla modalità di lavoro tradizionale. Uno particolarmente importante è quello relativo alla sicurezza.
Al contrario del lavoro in presenza che comporta un controllo costante da parte del reparto IT dei dispositivi aziendali, capita a volte che le stesse misure non vengano implementate rispetto ai PC utilizzati a casa. Eppure, va ricordato che tramite quel dispositivo l'utente accede a software ed e-mail aziendali e gli standard di sicurezza dovrebbero essere quelli previsti in ufficio.
Inoltre, se si è detto precedentemente come spesso il lavoro ibrido comporti una maggiore responsabilizzazione degli utenti, non va sottovalutata l'evenienza contraria, vale a dire che talvolta alcuni lavoratori possano essere meno attenti ai ritmi di lavoro e alle deadline. In questo caso un ruolo chiave lo deve assumere il superiore gerarchico e/o il responsabile del progetto. Tali figure avranno il compito di sorvegliare che non sorgano intoppi e ritardi rispetto alle scadenze.
Come abbiamo visto, la situazione del lavoro in Italia presenta tra le principali novità un sempre maggiore ricorso al lavoro ibrido in molte professioni. Tale metodologia di organizzazione del lavoro non dovrebbe però essere affrontata in modo improvvisato, ma con una corretta strategia.
La formazione dei lavoratori dovrebbe essere posta in primo piano. I membri del team dovrebbero sapere come gestire il lavoro da casa sia in termini di uso della tecnologia, che di requisiti di sicurezza riguardanti la connessione Internet e l'uso delle applicazioni. Inoltre, la gestione del team e delle scadenze dovrebbe tener conto della specifica modalità di lavoro che si sta adottando.
La seconda opzione consente di conciliare meglio le esigenze dell'azienda con quelle dei lavoratori, in particolare nel caso in cui la suddivisione del lavoro possa essere discussa per venire incontro a domande ed esigenze di tutti.
L'intelligenza artificiale sta aiutando le aziende in molti ambiti e anche il settore riguardante il lavoro ibrido può beneficiare delle opportunità offerte da questa tecnologia. L'uso di software basato su IA può innanzitutto, grazie anche alle tecnologie di machine learning, aiutare ad analizzare i dati riguardanti i lavoratori e le loro prestazioni, permettendo di valutare se strategia e approccio aziendale rispetto al modello di lavoro ibrido stanno davvero funzionando.
Anche le questioni già citate relative alla sicurezza possono ricevere un importante supporto dall'IA. Può essere previsto un monitoraggio costante e automatico dello stato di sicurezza del dispositivo utilizzato da remoto, prevedendo anche interventi proattivi del software di intelligenza artificiale in caso di problemi critici.
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INIZIA ORA GRATISIl mercato del lavoro è in costante evoluzione e venire incontro alle nuove richieste e sfide è un elemento fondamentale perché le aziende possano continuare a essere competitive. Per rimanere al passo e attrarre nuovi talenti, mettere a disposizione l'opzione del lavoro ibrido e flessibile può costituire uno strumento importante.
Molti lavoratori di talento oggi preferiscono questa forma di lavoro e venire incontro a tale domanda consente di migliorare la propria posizione nel mercato grazie a una forza lavoro più motivata e competitiva. Le imprese devono dunque essere in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato per rimanere competitive e rimanere ancorati all'organizzazione tradizionale del lavoro, per quanto possa sembrare rassicurante per alcune aziende, rischia di frenare la crescita.
Per supportare la transizione al lavoro ibrido, sviluppo delle competenze dei lavoratori e formazione sono tuttavia, come già accennato, elementi fondamentali e tale fase evolutiva va affrontata con il giusto approccio e senza lasciare nulla all'improvvisazione.
Come si può notare, nonostante una comprensibile prevalenza di aziende ad alta tecnologia nel ricorso a lavoro agile e hybrid work, anche settori tradizionali come quello manifatturiero ne stanno beneficiando. Per quanto riguarda il numero di giorni settimanali dedicati in media al lavoro da remoto, prevale al momento un’impostazione intermedia (2 o 3 giorni), rispetto alle scelte più estreme in un senso o nell’altro (1 o 5 giorni). Un altro dato interessante che emerge dalla ricerca è quello che evidenzia come il numero di giorni di lavoro svolti in smart working non influenzi la soddisfazione e l’orgoglio del lavoratore rispetto alla propria azienda e al proprio impiego.
Come abbiamo visto, il lavoro ibrido prevede un’alternanza tra il lavoro in presenza e quello svolto da remoto e questa trasformazione rispetto al modello tradizionale di organizzazione deve essere supportata da adeguate tecnologie. I compiti e i processi interessati sono molti e per questo è particolarmente importante scegliere un software in grado di coprire tutte le esigenze che il lavoro agile porta con sé.
Grazie al software omnicomprensivo Bitrix24, un’azienda di qualsiasi dimensione può avere a disposizione tutto ciò che serve per alternare lavoro in ufficio e da remoto. Tra gli strumenti disponibili, vanno sicuramente citati un’app integrata per le videoconferenze, che consentirà di non pagare software esterni, tool per le chat e le comunicazioni tra i dipendenti e molti altri strumenti per la collaborazione del team. In questo modo i dipendenti che stanno lavorando da remoto e quelli in ufficio potranno rimanere costantemente in contatto.
Secondo una ricerca pubblicata dall’Istituto per la Ricerca Economica dell’Università di Stanford, il lavoro in futuro sarà sempre più caratterizzato da forme di lavoro ibrido. La pubblicazione sottolinea come vi siano alcune fasi del lavoro, come i meeting più importanti, per i quali rimane ancora preferibile l’incontro in presenza, mentre i piccoli incontri quotidiani possono essere tranquillamente svolti da remoto.
Inoltre, i lavoratori sembrano avere una propensione sempre maggiore a un aumento dei giorni di lavoro da svolgere nella propria abitazione e dunque, pur essendo per ora da escludere un passaggio generalizzato al lavoro completamente da remoto, è verosimile pensare che il loro futuro lavorativo si sposterà gradualmente verso questa forma di lavoro. Le nuove tecnologie, infine, promettono di rendere sempre più agevole per le aziende ricorrere al lavoro ibrido senza avere svantaggi sostanziali in termini di produttività non solo per i lavori del futuro ad alta tecnologia, ma anche per settori più tradizionali.