La strategia più efficace per anticipare i possibili ostacoli e contrattempi di un progetto è realizzare un’analisi dettagliata dei rischi visibili, che aiuta a identificare in maniera proattiva tutti quegli aspetti che potrebbero provocare delle difficoltà.
Tuttavia, i rischi nascosti nei progetti non appaiono evidenti a una prima occhiata. Proprio per questo motivo, possono causare numerosi problemi e persino compromettere i risultati del progetto. Continua a leggere per scoprire subito 9 rischi di progetto difficili da identificare, come riconoscerli in tempo e in che modo agire per minimizzarli.
La resistenza delle parti interessate, ossia l’opposizione di uno o più stakeholder all’attuazione del progetto, è uno dei principali rischi nascosti nei progetti. Di solito le parti interessate vengono mappate per determinare quali, in particolare, potrebbero influenzare il lavoro generale ma raramente vengono prese in considerazione le ragioni dietro alla loro resistenza. Tra queste possono rientrare la paura del cambiamento, la mancata comprensione dei benefici associati, la percezione della perdita del controllo o persino i conflitti personali. In linea di massima vengono sempre adottate delle misure per affrontare i rischi, ma è consigliabile effettuare una gestione dei rischi del progetto che tenga anche conto dei vincoli delle parti interessate.
Se non viene affrontata in maniera proattiva, la resistenza degli stakeholder può causare conflitti, accrescere i costi generali e provocare persino il turnover dei dipendenti, aumentando il rischio di fallimento del progetto. Per questo motivo, è essenziale cercare di comprendere l’impatto che il progetto potrebbe avere su ognuna delle parti interessate e implementare strategie di gestione del cambiamento, come la comunicazione efficace, l’inclusione degli stakeholder all’interno del processo decisionale e l’ascolto attivo. Ovviamente, perché questi provvedimenti offrano risultati concreti è fondamentale affidarsi a un leader in grado di guidare abilmente lo svolgimento dell’intero progetto.
L’applicazione di un numero eccessivo di modifiche, anche minime, è considerabile a tutti gli effetti come uno dei rischi nascosti nei progetti. La continua richiesta di cambiamenti durante lo svolgimento di un progetto può far lievitare i costi oltre il budget previsto e protrarre i tempi di consegna, oltre ad accrescere la probabilità di errori e problemi di qualità, facendo espandere il progetto oltre i confini originariamente stabiliti.
Più l’ambito crescerà, più la gestione del progetto e la risoluzione di eventuali problemi potrebbero risultare complesse. Per ottenere una valida identificazione dei rischi nei progetti è fondamentale includere le modifiche solo dopo aver valutato con attenzione il loro impatto sul budget, sulla complessità, sulla tempistica e sulla qualità del progetto in corso. Crea un’analisi dettagliata dei rischi del progetto, che includa il potenziale impatto dei cambiamenti su tutte le aree citate, dopodiché comunica alle parti coinvolte le implicazioni delle modifiche richieste e attendi di ottenere la loro approvazione. Grazie a un processo rigoroso e attento, mitigare questo rischio nascosto del progetto si rivelerà decisamente più semplice.
Affidarsi a un unico fornitore o a una particolare risorsa per svolgere la propria attività rappresenta uno dei più insidiosi rischi nascosti nei progetti. Se il fornitore dovesse infatti sperimentare ritardi nelle consegne o persino un’interruzione nella produzione, l’intero processo ne risentirebbe, con costi aggiuntivi e ritardi di ogni genere. Come potrai immaginare, uno scenario simile renderebbe impossibile il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Diversificare le fonti di approvvigionamento e le risorse è una delle strategie più indicate al fine di ridurre i rischi e i problemi nei progetti. Evita gli ostacoli affidandoti a più fornitori diversi, sviluppa dei piani di emergenza che ti aiuteranno a ottenere le risorse di cui hai bisogno nei tempi previsti e memorizza i dettagli di contatto dei fornitori sostitutivi all’interno del CRM, così da rispettare in ogni caso le scadenze stabilite. Non dimenticare di monitorare attentamente le prestazioni dei fornitori e di reagire prontamente in caso di problemi, senza attendere eventuali reclami. In questo modo, sarai in grado di ridurre al minimo l’impatto di bottleneck causato dalla dipendenza da un singolo fornitore.
Una comunicazione interna inadeguata, tra i membri del team o tra manager e impiegati, può condurre a incomprensioni, duplicazione di incarichi e disallineamento degli obiettivi. Spesso questo rischio nascosto nei progetti è dovuto all’utilizzo di un gergo eccessivamente tecnico e non comprensibile a tutto il personale coinvolto, oppure alla mancanza di informazioni cruciali, che può finire per ostacolare il processo decisionale. In altri casi, invece, le aziende potrebbero non disporre degli strumenti adatti a favorire una efficace comunicazione bidirezionale.
Fortunatamente, è sempre possibile mettere in pratica delle strategie di mitigazione del rischio di comunicazione. Sviluppa un piano di comunicazione valido e ben definito, da rivedere e modificare regolarmente in caso di necessità e offri un’adeguata formazione al tuo team, perché i membri siano in grado di applicare l’ascolto attivo e la comunicazione assertiva. Bitrix24 si rivela il miglior investimento in questo senso: si tratta di una piattaforma completa, che semplifica le relazioni tra i dipendenti (anche a distanza) e li aiuta a comunicare tramite chat, videochiamate in HD, telefonate ed e-mail. Utilizzare regolarmente questi strumenti e regolare attentamente le comunicazioni contribuirà a ridurre i rischi nascosti nel progetto.
Con l’espansione del lavoro ibrido e da remoto, alcuni impiegati hanno finito per trovarsi sopraffatti da un carico di lavoro eccessivo: svolgere i propri incarichi da casa rende infatti difficile stabilire delle pause e staccare la mente con efficacia. Inoltre, la lontananza fisica dai dipendenti potrebbe impedire ai manager di agire proattivamente per evitare la manifestazione della sindrome da burnout: la difficoltà nel riconoscere i suoi sintomi è uno dei rischi nella gestione del progetto più trascurati.
Un’estrema stanchezza, sia fisica che mentale, riduce le prestazioni dei dipendenti e la qualità generale del progetto. Un team sovraccarico di lavoro tende a compiere più facilmente errori (che provocano ritardi nelle tempistiche del progetto) e ha difficoltà nel comunicare efficacemente, trovandosi ad affrontare conflitti e incomprensioni. Alcuni membri del team potrebbero persino abbandonare il progetto, costringendo i colleghi ad affrontare un sovraccarico di lavoro pur di portarlo a termine. In generale, il burnout ha un forte impatto economico sul progetto, a causa della gestione errata delle risorse e del tempo a disposizione.
In questo caso, la prevenzione dei rischi nascosti nel progetto si basa su una comunicazione aperta, sull’osservazione dell’atteggiamento dei dipendenti e sulla definizione di limiti realistici per gli incarichi assegnati. Impiegare un sistema di gestione degli incarichi come Bitrix24 ti aiuterà a visualizzare facilmente il carico di lavoro di ogni dipendente, così da assegnare compiti nella massima semplicità e tenere sotto controllo eventuali ritardi: evitare i rischi nascosti del progetto si rivelerà decisamente più semplice. Infine, se desideri aumentare la soddisfazione del tuo personale e mantenerlo motivato, non dimenticare l’importanza di fornire loro un adeguato supporto emotivo e la giusta formazione per gestire lo stress.
Sul mercato esistono moltissimi strumenti tecnologici che permettono una rapida identificazione dei rischi del progetto e un’altrettanto rapida gestione. Grazie a un valido aiuto tecnologico è possibile automatizzare attività ripetitive, creare dipendenze, semplificare i processi, generare flussi di lavoro complessi con pochi clic o attivare promemoria: tuttavia, affidarsi in maniera esagerata e poco ragionevole a questi strumenti può causare effetti opposti a quelli sperati.
Uno dei potenziali rischi nascosti nei progetti deriva da un’eccessiva gestione integrata con tecnologie d’avanguardia. Se l'assistenza basata sull’intelligenza artificiale viene impiegata con troppa frequenza, ad esempio, i dipendenti rischiano di perdere gradualmente la capacità di reagire in maniera individuale davanti a una difficoltà. Inoltre, se la tecnologia impiegata non è in grado di risolvere efficacemente una determinata situazione, i membri del team potrebbero aver bisogno di una guida per porvi rimedio da soli. Affidarsi completamente alla tecnologia e ai suoi risultati, a lungo andare, rischia di condurre al fallimento del progetto: puoi risolvere questo problema effettuando dei test pilota e stabilendo una politica di utilizzo degli strumenti tecnologici precisa e ben definita, provandoli prima di adottarli ufficialmente all’interno dell’azienda.
Le supposizioni non accurate sono tra i rischi nascosti più difficili da identificare e, di conseguenza, da mitigare. Tali convinzioni o valutazioni possono fare riferimento a qualunque aspetto del progetto, dalle risorse disponibili alle competenze del team, fino ai requisiti desiderati dai clienti e ai vincoli del progetto. Sono largamente accettate e condivise non solo dai membri del team e dai leader, ma anche dagli stakeholder e, per questo motivo, riconoscerle come errate risulta decisamente complicato.
Un esempio di supposizione errata potrebbe essere l’idea che i dipendenti siano in grado di lavorare efficacemente a tutti gli incarichi stabiliti, oppure che i costi indiretti non supereranno il budget stanziato. Se desideri evitare che tali ipotesi abbiano un impatto diretto negativo sul conseguimento degli obiettivi, dovresti analizzare attentamente i rischi del progetto e creare un documento che elenchi tutte le convinzioni e le aspettative legate a esso, con un piano di azione studiato per affrontarle in maniera adeguata. Infine, gli strumenti per la comunicazione online e la gestione dei progetti si rivelano un aiuto fondamentale per monitorare costantemente i rischi e affrontarli non appena dovessero presentarsi.
Per quanto la valutazione dei rischi del progetto possa essere accurata, alcuni potrebbero comunque sfuggire all’analisi. Le modifiche improvvise alle normative e alle leggi locali, ad esempio, possono influenzare lo sviluppo del progetto o persino bloccarlo del tutto, impedendo il suo completamento nei tempi previsti. In alcuni casi, potresti anche essere costretto a sostenere spese aggiuntive per soddisfare requisiti che non erano stati presi in considerazione durante la pianificazione iniziale, oppure ricevere sanzioni legali.
Analizzare approfonditamente tutte le leggi applicabili al progetto è la strategia più indicata per affrontare questi rischi nascosti. Tieniti sempre informato sui possibili cambiamenti a livello normativo, effettua una pianificazione flessibile e programma le scadenze in modo da poter inserire eventuali modifiche senza problemi. Valuta anche la possibilità di chiedere consiglio a degli esperti legali e tieni da parte dei fondi da destinare agli imprevisti di bilancio, che ti aiuteranno ad affrontare i costi extra senza compromettere il successo del progetto.
Solitamente i rischi dei progetti vengono identificati prima dell’inizio: per questo motivo, i potenziali aumenti dei costi legati alla crescita non vengono considerati. La scalabilità è una delle sfide di gestione del progetto più sottovalutate, ma non per questo meno problematiche: una crescita rapida può infatti portare a una carenza critica di risorse, che rende impossibile soddisfare le esigenze del progetto. In uno scenario simile, all’azienda non resta altro da fare che assumere nuovi dipendenti, formarli adeguatamente e acquistare sistemi avanzati per facilitare il loro lavoro, causando un aumento dei costi generali.
Assumere nuovi dipendenti potrebbe però portare anche a un cambiamento positivo nella cultura organizzativa, influenzando la motivazione e l’impegno generali. Consulta un esperto di gestione dei rischi di progetto: potrebbe considerare questi rischi accettabili e invitarti ad affrontarli al fine di incentivare la crescita della tua azienda. Puoi anche scegliere di creare un piano di investimento e scalabilità, monitorare l’impatto della crescita e diversificare accuratamente le entrate, per mitigare eventuali rischi finanziari.
I rischi nascosti nei progetti, se sottovalutati, possono minacciare la stabilità e il successo del lavoro generale. È quindi necessario gestirli correttamente il prima possibile: adottare una mentalità proattiva permette di prevenire i rischi invisibili nei progetti, ma anche l’identificazione precoce, una comunicazione efficace e la capacità di tenersi aggiornati e di adattarsi alle diverse circostanze possono garantire la giusta direzione al progetto.
Una corretta gestione del rischio evita sorprese sgradite e problematiche a livello finanziario, oltre a rafforzare il processo decisionale, migliorare l’efficienza generale e aumentare la fiducia delle parti coinvolte. Per confrontare e superare i fallimenti del progetto in maniera ottimale, avrai bisogno di un software affidabile, intuitivo e all’avanguardia. Scegli Bitrix24: con i suoi strumenti che velocizzano e facilitano la gestione dei progetti, la comunicazione e la collaborazione, tu e il tuo team otterrete risultati mai visti affrontando ogni difficoltà con efficienza. Cosa stai aspettando? Raggiungi la piena consapevolezza dei rischi del progetto con Bitrix24: registrati oggi!
Che impatto possono avere i rischi nascosti sul risultato complessivo di un progetto?
I rischi nascosti possono avere un notevole impatto sul risultato complessivo di un progetto, causando ritardi nelle fasi fondamentali, problemi organizzativi o persino un aumento dei costi generali.
In che modo l’identificazione e la gestione dei rischi nascosti del progetto contribuiscono al suo successo?
L’identificazione e la gestione dei rischi nascosti del progetto aiutano i responsabili a prevenirli o affrontarli nella maniera più adeguata, riportando il lavoro svolto sulla strada giusta e, di conseguenza, contribuendo al successo finale del progetto.
Può una strategia efficace di gestione del rischio eliminare completamente l’impatto dei rischi nascosti del progetto?
Una strategia efficace di gestione del rischio può ridurre ma non eliminare completamente l’impatto dei rischi nascosti nel progetto. Per mitigare tali rischi, puoi applicare tecniche come:
Evitare il rischio: non vengono intraprese attività che possono innescare il rischio, poiché il suo impatto risulterebbe troppo elevato.
Ridurre o controllare il rischio: vengono adottate misure per ridurre al minimo la probabilità che il rischio si verifichi, oppure per limitarne l’impatto.
Trasferire il rischio: l’azienda viene protetta trasferendo a terzi le conseguenze del rischio.
Accettare il rischio: i rischi vengono riconosciuti come accettabili, perché poco elevati o perché la loro mitigazione si rivelerebbe più costosa del potenziale impatto.