Pianifica i follow-up dopo la consulenza
Quando arriva una richiesta per una controversia, un contratto o un altro servizio legale, lo studio deve capire rapidamente chi è il cliente, di cosa ha bisogno e quale professionista seguirà il caso. Un CRM per servizi legali consente di registrare queste informazioni fin dal primo contatto.
Con Bitrix24 puoi configurare il percorso secondo le fasi del tuo studio: acquisizione del caso, consulenza, raccolta dei documenti, assegnazione delle attività e follow-up. Ogni passaggio rimane collegato al cliente, così il team può riprendere il lavoro dal punto corretto fino alla conferma dell’incarico o alla chiusura della richiesta.
Assegna ruoli e prossime attività
Una richiesta può passare dall’accoglienza a un avvocato, a un consulente o a una figura amministrativa. Indicare il responsabile del record e l’attività successiva rende esplicito chi deve intervenire e in quale momento.
Il team può così separare la qualificazione del contatto, la preparazione della consulenza, la richiesta di documenti e la conferma dell’incarico, mantenendo il passaggio tra ruoli all’interno dello stesso percorso.
Registra e qualifica ogni nuova richiesta
Una richiesta può arrivare online, per telefono o tramite segnalazione. Inserisci il motivo del contatto, l’area legale, la fonte e le informazioni disponibili sul potenziale cliente per preparare la valutazione iniziale.
- Indica il tipo di caso e la priorità.
- Assegna la richiesta al responsabile corretto.
- Definisci il prossimo passaggio, come una chiamata o una consulenza.
Segui la consulenza fino alla decisione
Tra la prima richiesta e l’incarico possono servire una consulenza, ulteriori chiarimenti o una verifica interna. Il percorso CRM mostra la fase del cliente e conserva l’esito dell’incontro.
Dopo la consulenza, il responsabile può indicare le informazioni mancanti, il prossimo contatto e lo stato della decisione, senza confondere una richiesta ancora da valutare con una pratica già affidata allo studio.
Associa documenti e contesto del caso
Contratti, moduli, comunicazioni e altri allegati contribuiscono alla valutazione della pratica. Collegarli al record del cliente o del caso mantiene la documentazione vicino alla richiesta, alle note della consulenza e alle attività successive.
Quando un membro del team riprende il lavoro, trova quindi il contesto necessario per verificare cosa è stato ricevuto e quale documento deve ancora essere richiesto.
Pianifica i follow-up dopo la consulenza
Dopo un incontro, il cliente potrebbe dover inviare un documento, approvare un preventivo o confermare l’incarico. Registrare il follow-up nel percorso del caso collega ogni contatto alla decisione ancora aperta.
Il responsabile può controllare quali richieste sono in attesa e quale azione serve per procedere alla fase successiva, dalla raccolta delle informazioni alla chiusura della richiesta.
Scenario pratico: dalla controversia alla chiusura
Un potenziale cliente contatta lo studio per una controversia contrattuale. La richiesta viene registrata con l’area di competenza, assegnata a un responsabile e collegata alla consulenza programmata e ai documenti già ricevuti.
Dopo l’incontro, il responsabile aggiorna lo stato, richiede l’allegato mancante e programma il ricontatto. Quando il cliente conferma l’incarico, lo studio conserva lo stesso percorso per seguire la pratica fino alla chiusura.
Scegli una struttura adatta allo studio
Nel valutare un legal services CRM software, verifica che il percorso rifletta il lavoro reale dello studio: richiesta, qualificazione, consulenza, documentazione, assegnazione e follow-up. Campi e fasi devono essere comprensibili al team e adattabili ai diversi tipi di pratica.
Bitrix24 può supportare questa organizzazione fornendo una struttura CRM configurabile intorno al ciclo di acquisizione e alla relazione con il cliente.
