App di gestione automatizzata degli incarichi, come eliminare il lavoro inutile in 30 giorni

Le applicazioni di task management dovrebbero aiutarti a gestire meglio incarichi e flussi di lavoro e non diventare un compito aggiuntivo di cui doverti occupare. In questo articolo ti mostreremo strategie, strumenti e meccanismi di automazione in grado di fare autopulizia, segnalare i blocchi, automatizzare le collaborazioni e restituire al team di lavoro tempo prezioso per i compiti strategici, lasciando ai software quelli più ripetitivi.

Task management e intelligenza artificiale

Il task management o la gestione degli incarichi è l'insieme di strumenti e strategie che ti permettono di organizzare, pianificare e monitorare le attività che compongono il lavoro sia individuale che del team.

Gestire i compiti in un flusso di lavoro non significa solo compilare una lista di cose da fare. Significa, invece, gestire consapevolmente e in modo strutturato tutte le attività necessarie per portare a termine un progetto.

Tra queste, troviamo la definizione delle priorità, l'assegnazione di ruoli e responsabilità, il monitoraggio dell'attività dei lavoratori, il controllo delle scadenze e la revisione dei processi.

Lo sviluppo dei sistemi di IA negli ultimi anni ha cambiato radicalmente il modo in cui è possibile organizzare la gestione dei compiti. Gli algoritmi di intelligenza artificiale sono infatti in grado, anche grazie all'analisi dei lavori simili precedenti, di proporti dei compiti automaticamente, di suggerire le assegnazioni dei ruoli e di avvertire in anticipo di possibili blocchi o ritardi.

Possono anche consentirti di automatizzare l'archiviazione dei task già conclusi, mandarti un messaggio per ricordare delle scadenze e compiere attività ripetitive e ricorrenti.

La trappola delle liste infinite: più compiti, meno risultati

Molte volte aprendo un'app di task management tradizionale, capita di ritrovarsi con una lista infinita di attività, molte già superate, obsolete o non più prioritarie. Ciò porta a perdere tempo ed efficienza distogliendo i lavoratori da compiti più importanti.

Oggi per fortuna c'è una soluzione ed è l'automazione dei compiti, che consente di ridurre il lavoro inutile, diminuire gli errori, eliminare i task ormai non più necessari e spostare i blocchi dove possono essere risolti. In questo modo, puoi smettere di badare all'applicazione risparmiando tempo ed energie preziose.

Archiviazione automatica: come guadagnare tempo con la pulizia

Tra le funzionalità delle app di gestione automatizzata dei compiti che ti faranno sicuramente risparmiare tempo ci sono quelle di archiviazione automatica. Puoi impostare una regola per la quale se un task non viene aggiornato o completato entro 15 o 30 giorni esso viene archiviato o spostato in una lista separata di compiti scaduti.

Questa attività automatica riduce il carico manuale e allo stesso tempo ti consente di lavorare in modo più efficiente alla gestione di un progetto, perché non visualizzerai più dei task diventati ormai obsoleti.

Muovi gli incarichi bloccati nei gruppi di lavoro giusti

Può anche capitare che un task rimanga di fatto bloccato perché manca una risposta o un'azione da parte di un altro membro del team. Tramite l'automazione è possibile adottare le seguenti misure:

• Se un compito rimane bloccato per più di 24 ore il sistema lo sposta in automatico in un apposito gruppo di lavoro.

• Un messaggio automatico comunica a un determinato responsabile che è necessaria un'azione immediata per sbloccare il task.

• Se la questione non è ancora risolta, dopo 24 ore il compito bloccato può essere spostato in un altro gruppo e assegnato a un supervisore affinché si occupi della risoluzione del problema.

In questo modo è possibile intervenire in modo tempestivo sui blocchi ed è sempre assegnata una responsabilità chiara al dipendente che si deve occupare della questione.

Sistema Inbox 90 minuti: dal caos al fatto

Inserisci il tuo indirizzo e-mail per ricevere una guida completa e dettagliata passo dopo passo

Dichiaro di aver letto e compreso l'Informativa sulla privacy di Bitrix24

Escalation intelligente con l'assistente virtuale in chat

Grazie agli assistenti virtuali puoi affidare all'intelligenza artificiale non solo la gestione ma anche la supervisione dei compiti. Questa funzionalità di supervisione permette di segnalare attività bloccate o trascurate dai membri del team. Allo stesso tempo, ti consente anche di impostare regole di escalation nella chat aziendale per segnalare il ritardo o l'omissione rispetto all'aggiornamento di un task.

Tale intervento non deve essere inteso come punitivo, ma piuttosto come un "memo" da inviare in tempo reale tramite messaggio.

Un assistente virtuale che puoi utilizzare per approfittare di questa possibilità offerta dalle nuove tecnologie è CoPilot di Bitrix24. Ad esempio, dopo 24 ore che un compito non viene aggiornato, CoPilot può intervenire in chat ricordando che è necessario intervenire. L'assistente virtuale CoPilot non è integrato solo negli strumenti di gestione dei progetti, ma in tutte le altre aree della piattaforma all-in-one Bitrix24 come il CRM, i tool di automazione delle campagne di marketing, il sito web aziendale e gli strumenti di comunicazione.

Collaborazione nei progetti e nei flussi di lavoro: documenti online e file integrati

Un rischio ricorrente nella gestione delle attività di un team riguarda la dispersione delle informazioni scambiate. Documenti allegati alle e-mail, versioni diverse di un file con modifiche non tracciabili o documenti rimasti sul desktop di un membro del team possono causare rallentamenti e incomprensioni.

La soluzione a questo problema è nell'integrazione tra l'app di gestione dei compiti e dei progetti e quello che in inglese viene chiamato DMS, acronimo per document management system. Questa integrazione permette di:

• Collegare a ogni task o progetto tutti i file, rapporti e documenti necessari, in modo che siano accessibili da tutti i membri del team interessati.

• Fare in modo che i documenti online possano essere creati, modificati e commentati in tempo reale e condivisi con tutto il gruppo di lavoro.

• Gestire i permessi ai documenti in modo che siano visualizzabili solo da coloro il cui contributo o controllo dei contenuti è necessario.

• Ricevere notifiche e aggiornamenti quando un documento o un altro file viene creato, modificato o commentato

Questo ti permetterà di evitare e-mail superflue di aggiornamento ed errori legati a versioni dei documenti già superate. Allo stesso tempo, potrai rendere più rapidi i processi di revisione e approvazione da parte dei supervisori. Flussi di lavoro ottimizzati e costantemente aggiornati renderanno il lavoro più efficiente, diminuendo i tempi necessari per il completamento di un task e di un intero progetto.

Sincronizzazione su mobile: aggiorna i task ovunque tu sia

L'attività delle aziende e dei loro lavoratori comporta anche momenti in cui un membro del team non è in ufficio, magari perché è occupato in un viaggio di lavoro o in un corso di formazione. Per questo un'app di gestione dei compiti dovrebbe avere anche una versione mobile che consenta di aggiornare i task anche dal proprio smartphone quando non si ha accesso al computer aziendale.

Con un'app di task management puoi ricevere informazioni in tempo reale su nuovi compiti, aggiornamenti o modifiche nelle priorità, aggiornare lo stato delle attività anche quando sei fuori sede o allegare immagini, registrare audio o inviare messaggi nella chat di gruppo. Modifiche, messaggi e aggiornamenti compiuti tramite l'app mobile sono immediatamente sincronizzati con l'app desktop che dovrebbe anche essere fluida e disponibile sia per sistemi iOS che Android.

Misurare la “metà vita” dei compiti e tagliare il lavoro inutile

Nell'attività di task management non è importante solo una corretta gestione delle attività ma anche sapere quando un compito è diventato inutile o ha perso valore per poterlo così eliminare in automatico.

Tramite un'app di gestione dei compiti si può dunque decidere di fare in automatico, dopo i 30 giorni di vita di un compito, un check sui task in corso. Se un compito ha superato questa tempistica senza modifiche o aggiornamenti, potresti decidere di disporre l'archiviazione in automatico. In questo modo è possibile eliminare lavoro inutile e rendere più spedito il completamento del progetto.

Naturalmente, le regole da dare alle app di automazione non devono essere rigide o calate dall'alto ma calibrate sull'effettiva esperienza aziendale. Le regole di "pruning", vale a dire di eliminazione di determinati task, possono essere dunque modificate a seconda dei risultati raggiunti in termini di ottimizzazione del lavoro.

I meccanismi di automazione dei compiti non dovrebbero essere visti dunque come un qualcosa di predefinito, ma essere personalizzati secondo le esigenze di un'azienda o di un determinato progetto.

Il cambio di passo: risultati più puliti in meno passaggi

La gestione automatica dei task può segnare un cambio di passo e provocare un aumento di efficienza, velocità e rapidità anche per le aziende italiane. In settori come quello dei servizi, la centralizzazione delle informazioni e il taglio delle attività obsolete può portare a risultati come:

• Trasparenza e immediata visualizzazione dei compiti prioritari, col taglio di sprechi di tempo e task obsoleti o duplicati.

• Passaggi di consegne più fluidi e puliti nei cambi di turno o nello scambio tra reparti, grazie a una documentazione sempre aggiornata e visibile a tutti i dipendenti interessati.

• Riduzione delle incomprensioni tra i membri del team derivanti da informazioni non aggiornate o non allineate.

• Maggiore tempo per il personale per dedicarsi ad attività strategiche ad alto valore.

In altre parole, ottimizzare i flussi di lavoro significa non solo fare di più, ma fare meglio, eliminando i passaggi superflui e permettendo di lavorare con maggiore chiarezza.

Automazione dei task e dei processi, come stanno andando le aziende italiane

Nel corso di un webinar organizzato dall'Osservatorio Intelligent Business Process Automation della School of Management del Politecnico di Milano si è fatto il punto sull'implementazione da parte delle aziende automatiche di tecnologie che supportano la process automation.

Secondo le rilevazioni dell'osservatorio, le aziende italiane stanno adottando tecnologie di automazione per l'ottimizzazione di diverse attività, come la gestione dei flussi di lavoro amministrativi, la cura dell'esperienza cliente e la gestione dei dati.

I reparti che sono più avanti nell'implementazione delle automazioni aziendali sono quelli relativi a IT, Operations e Finanza, ma anche quelli del marketing, delle risorse umane e delle vendite stanno conoscendo una crescente applicazione da parte delle imprese italiane.

Il 51% delle grandi aziende intervistate dall'Osservatorio ha dichiarato di utilizzare tecnologie di automazione dei processi, ma le piccole e medie imprese non le starebbero ancora utilizzando in larga scala.

Scegli il tuo software per la gestione automatizzata dei compiti

La scelta del software giusto per la gestione automatizzata dei task è fondamentale per aumentare la produttività ed eliminare i processi inutili tagliando i relativi tempi di lavoro. Un software adeguato non dovrebbe limitarsi a una semplice lista di cose da fare ma anche implementare strumenti che automatizzino gli archivi, che segnalino task bloccati e che consentano la collaborazione su documenti online.

Bitrix 24 è una piattaforma all-in-one che tra le molte funzionalità mette a disposizione strumenti efficaci per la gestione automatica degli incarichi e dei progetti. Puoi avere la possibilità di creare progetti, compiti e incarichi illimitati con moltissime possibilità di automazione. La piattaforma mette anche a disposizione un'app gratuita per iOS e Android e un assistente virtuale integrato, CoPilot, in grado di fare un riassunto automatico sullo stato dei task, segnalare ritardi nel completamento di attività riguardanti i compiti e assistere il team durante il lavoro. Inoltre, ti offre nella stessa piattaforma, tra i vari tool, anche strumenti di automazione del marketing, un CRM e un website builder.

Conclusioni

Grazie alle nuove tecnologie, a cominciare dall'intelligenza artificiale, ormai è possibile abbandonare le vecchie applicazioni che obbligano a curare manualmente le liste di cose da fare. Puoi applicare regole di archiviazione dei compiti obsoleti, avere documenti sempre aggiornati e coerenti, ricevere notifiche da un assistente virtuale basato su IA sui task che sono in ritardo.

La trasformazione digitale delle piccole e medie aziende italiane è ancora indietro rispetto alle grandi imprese e intervenire ora può darti importanti benefici in termini di competitività.

FAQ