Controlla accessi e responsabilità
Quando una trattativa arriva alla fase contrattuale, il documento deve restare collegato al cliente, all’affare e alle persone responsabili. Un sistema di CRM document management permette di gestire questo passaggio senza separare il file dalla storia commerciale.
Con Bitrix24 puoi associare contratti e allegati ai record CRM pertinenti, partire da modelli approvati e definire chi può accedere o apportare modifiche. Stati, versioni e cronologia rendono più chiaro il percorso del documento, dalla preparazione alla chiusura dell’affare.
Rendi visibile lo stato del contratto
Preparazione, revisione, approvazione, invio e completamento sono passaggi diversi. Stati chiari mostrano quale fase ha raggiunto il documento e quale azione deve essere svolta.
- Separa bozze, documenti in revisione e contratti inviati.
- Individua i passaggi ancora aperti.
- Collega il percorso documentale all’avanzamento della trattativa.
Associa i contratti alle trattative
Il contratto resta nel contesto del cliente, del contatto e della trattativa a cui appartiene. Il team può così consultare la documentazione insieme alle attività commerciali già registrate, riducendo il rischio di usare il file sbagliato.
- Collega contratti e allegati al record CRM corretto.
- Mantieni vicino il contesto dell’affare.
- Recupera i documenti senza separarli dalla relazione commerciale.
Prepara contratti da modelli coerenti
I modelli approvati offrono una base comune per i contratti ricorrenti. I dati presenti nel CRM possono guidare la compilazione, mentre la struttura del modello aiuta vendite e amministrazione a seguire lo stesso standard.
Il risultato è un processo più uniforme, senza ricostruire ogni documento da zero.
Controlla accessi e responsabilità
Non tutti gli utenti devono poter visualizzare o modificare ogni contratto. I permessi aiutano a definire l’accesso ai documenti collegati ai record CRM in base ai ruoli e alle responsabilità.
Il responsabile della trattativa, il team legale e gli altri partecipanti possono lavorare sul documento secondo il proprio coinvolgimento, mantenendo il processo sotto controllo.
Distingui versioni e revisioni
Le modifiche possono generare più copie dello stesso contratto. Il controllo delle versioni distingue il documento corrente dalle bozze precedenti e conserva il riferimento alle revisioni effettuate.
Prima dell’invio al cliente, il team può verificare su quale versione sta lavorando e ridurre il rischio di usare un file superato.
Ricostruisci la storia del documento
Per verificare un contratto è utile conoscere non solo la sua posizione, ma anche il percorso che ha seguito. La cronologia delle modifiche e degli stati offre una traccia del passaggio dalla preparazione alla versione attuale.
Vendite, amministrazione e altri responsabili possono quindi coordinarsi sullo stesso documento senza perdere il collegamento con la storia dell’affare.
