Articles 20 suggerimenti per la gestione dei progetti per aumentare la produttività e l’efficienza del tuo team

20 suggerimenti per la gestione dei progetti per aumentare la produttività e l’efficienza del tuo team

Federica Cavalli
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Aggiornato: 17 Novembre 2023
Federica Cavalli
Aggiornato: 17 Novembre 2023
20 suggerimenti per la gestione dei progetti per aumentare la produttività e l’efficienza del tuo team


Chiunque lavori in un’azienda desidera contare su un team produttivo ed efficiente. Non esiste una formula in grado di garantire un successo istantaneo, ma potrai comunque ottenere i risultati sperati migliorando la tua strategia e utilizzando strumenti all’avanguardia.

Se ti sei chiesto come fare, continua a leggere: questi 20 suggerimenti per la gestione del progetto aiuteranno te e il tuo team a ottenere la produttività e l’efficienza desiderate. 


FAQ


Perché è importante potenziare la produttività e l’efficienza del team?

Potenziare la produttività e l’efficienza del team è importante poiché aiuta ad aumentare il rendimento, a raggiungere più rapidamente gli obiettivi prefissati e a ridurre i costi. In questo modo anche il morale generale migliorerà, i clienti si riveleranno più soddisfatti e l’azienda otterrà maggiore successo. 


Quali sono alcuni consigli pratici per aumentare la produttività e l’efficienza del team?

Alcuni consigli pratici per aumentare la produttività e l’efficienza del team sono: 

  • Stabilire obiettivi chiari
  • Semplificare i processi
  • Promuovere la collaborazione e la comunicazione 
  • Offrire le risorse, gli strumenti e il supporto più adeguati
  • Revisionare e ottimizzare i processi

Quali sono i migliori strumenti per potenziare produttività ed efficienza?

I migliori strumenti per potenziare produttività ed efficienza sono i software per la gestione degli incarichi, gli strumenti per il tracciamento del tempo, le visualizzazioni agili, i canali di comunicazione e le videochiamate, oltre ai flussi di lavoro replicabili e alle liste di controllo. 



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1. Stabilisci obiettivi chiari

Non è facile stabilire una tabella di marcia quando non si è certi di cosa si desidera ottenere: ecco perché il primo dei suggerimenti per la gestione del progetto è quello di stabilire degli obiettivi chiari e misurabili. Inizia a identificarli assieme al tuo cliente, per poi discuterne con il team. Assicurati che tutti i membri li abbiano compresi, in modo da poter iniziare subito a lavorare per raggiungerli.

Fai in modo che gli obiettivi siano chiari durante tutto lo svolgimento del progetto: impegnarsi quotidianamente per raggiungere i traguardi stabiliti non aiuterà solo a motivare il tuo team, ma garantirà anche un aumento della produttività generale.


2. Dai priorità alle attività

Una volta definiti gli obiettivi del progetto, prendi nota di tutti quegli incarichi e di quelle attività fondamentali per raggiungerli. Una pianificazione esaustiva fin dalle prime fasi ti aiuterà a gestire il lavoro in maniera ottimale, ma non temere di modificare alcune parti se le circostanze dovessero cambiare.

Identifica quindi le attività più importanti che devono essere completate e assegna loro la priorità di conseguenza. Un’attenta prioritizzazione ti aiuterà ad agire tempestivamente e con efficacia nelle fasi più complicate del progetto, evitando lo stress di dover pianificare tutto da capo.


3. Comunica in modo efficace

I problemi legati alla comunicazione sono una delle cause principali dietro al fallimento dei progetti: per evitare che ciò accada, è sufficiente applicare uno dei migliori suggerimenti per la gestione del progetto e istituire una politica di comunicazione efficace.

Organizza le riunioni con largo anticipo, comunica regolarmente con il tuo team e con le parti interessate per assicurarti che siano tutti sulla stessa lunghezza d’onda e mantieni le istruzioni e gli aggiornamenti sul lavoro in corso all’interno del software di gestione dei progetti: grazie a una serie di regole precise la comunicazione del progetto migliorerà, contribuendo all’aumento dell’efficienza del team.


4. Utilizza il software di gestione dei progetti

Il software per la gestione degli incarichi e dei progetti si rivela un aiuto fondamentale per organizzare sia gli incarichi che tutto ciò che riguarda la comunicazione con il tuo team e i clienti.

Uno strumento di questo tipo ti permetterà sia di ottenere una visione d’insieme sul progetto che di concentrarti sui dettagli, nonché di intervenire in caso sia richiesto il tuo supporto. Utilizzalo per rimanere organizzato e approfitta delle sue potenzialità per tenere tutto sotto controllo.


5. Crea un piano di progetto dettagliato

Uno dei più importanti suggerimenti per la gestione del progetto è quello di guardare al piano complessivo su diversi livelli. Inizia prendendo in considerazione le principali pietre miliari lungo il percorso, come il lancio di un prodotto: sono diverse per ogni azienda, ma è fondamentale che siano ben organizzate e che per ciascuna vengano stabilite delle tempistiche da rispettare.

In seguito, sarà necessario passare alle istruzioni per gli incarichi individuali. Crea una lista di controllo per tutti gli incarichi secondari da eseguire e non dimenticare di semplificare il lavoro di tutto il team includendo anche le risorse necessarie per portarli a termine in modo adeguato.

Come scoprirai, la creazione di un piano di progetto dettagliato presenta svariati vantaggi: aumenta la produttività del tuo team, permette di stabilire delle tempistiche precise per completare attività e pietre miliari e riduce la possibilità di incontrare ostacoli difficili da superare.


6. Monitora costantemente i progressi del progetto

I software per la gestione dei progetti più avanzati possiedono strumenti di analisi e tracciamento del tempo che possono essere usati a tuo favore. Per eseguire un valido monitoraggio dell’avanzamento del progetto, infatti, dovresti impostare il tracciamento del tempo per ogni incarico e valutare continuamente i progressi basandoti sui dati ottenuti.

Tieni sempre a mente che ogni progetto prima o poi incontrerà degli ostacoli da superare. Monitorare costantemente i progressi del progetto ti aiuterà a identificare eventuali problematiche prima che possano degenerare e ad apportare le modifiche necessarie, imparando costantemente dai tuoi errori.



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7. Mantieni motivato il tuo team

Spesso si tende a sottovalutare l’importanza del ruolo del manager nel mantenere motivato il team. Per quanto la capacità di incoraggiare i dipendenti sia considerata una dote innata, con il giusto impegno è possibile ottenere grandi risultati e mantenere la motivazione del team di progetto sempre ottimale.

Impara a conoscere personalmente i membri che compongono il tuo team, stabilisci degli obiettivi chiari e raggiungibili, riconosci i loro risultati e dai a ogni membro un feedback adeguato. Non solo: offri ai tuoi dipendenti gli strumenti utili a completare i loro incarichi e la formazione necessaria per utilizzarli nel modo corretto. Investire sulla tua squadra ti permetterà di raggiungere risultati eccellenti in breve tempo.


8. Sii flessibile

Un posto fondamentale in questa serie di suggerimenti per la gestione del progetto è occupato dalla flessibilità, una dote fondamentale per il successo di ogni team. Per quanta esperienza sul campo tu abbia accumulato, è sempre possibile trovarsi davanti un imprevisto: ecco perché dovresti adattarti ai cambiamenti e alle sfide inaspettate, rendendo la flessibilità una parte importante della tua strategia.

Puoi iniziare lasciando degli spazi vuoti all’interno del tuo calendario e di quello del team, del tempo in più da destinare alla risoluzione di eventuali problematiche. Un’altra ottima idea è quella di aprirsi ai suggerimenti di clienti e membri del team, per approfittare di una visione diversa dalla propria, in grado di portare benefici all’intero progetto.


9. Gestisci i rischi

La gestione dei rischi è un altro degli aspetti del progetto che vengono spesso sottovalutati ma che, se affrontati correttamente, possono portare a un aumento dell’efficienza.

Inizia chiedendo al tuo team di indicarti i principali rischi che il tuo progetto potrebbe incontrare, non importa quanto assurdi possano sembrare. In seguito, non ti resta che suddividerli in quattro categorie: quelli accettabili (che non avranno effetto sul tuo progetto), quelli trasferibili e non inerenti alla tua specializzazione (di cui si occuperanno altre parti), quelli evitabili (che dovrai eliminare del tutto dal tuo piano) e, infine, quelli che è possibile ridurre fino a renderli accettabili. Identifica i potenziali rischi e sviluppa un piano per mitigarli, così da mantenere il tuo progetto sulla strada giusta.


10. Festeggia i successi ottenuti

Quando si è impegnati a lavorare duramente per raggiungere gli obiettivi imposti da un progetto, capita di dimenticare quanto sia importante celebrare i successi ottenuti. Certo, è fondamentale festeggiare la fine di un progetto, ma dovresti dare importanza anche alle piccole vittorie ottenute strada facendo, come il completamento di una pietra miliare.

A volte sono sufficienti gesti semplici ma significativi, come scrivere un post celebrativo da pubblicare sull’account social dell’azienda o organizzare una piccola festa: qualunque sia il tuo modo preferito di festeggiare, assicurati di riconoscere l’impegno di chi ha raggiunto un traguardo.


11. Delega le responsabilità in modo efficace

Essere in grado di gestire da soli un intero progetto è certamente lodevole, ma lo è anche riuscire a delegare le responsabilità con saggezza. La delegazione non è affatto una dimostrazione di debolezza come qualcuno potrebbe pensare, quanto piuttosto una risposta intelligente a un carico di lavoro gravoso.

Assegna incarichi e responsabilità ai membri del tuo team in modo efficace, prestando particolare attenzione ai loro punti di forza e alle loro capacità. Una saggia delegazione ti permetterà non solo di dedicarti ai tuoi incarichi con maggiore tranquillità, ma anche di motivare i tuoi dipendenti e di aumentare la loro fiducia nei tuoi confronti.


12. Usa metodologie agili

Ormai le metodologie di lavoro agile (come Scrum) sono sempre più diffuse nelle aziende e rappresentano uno degli irrinunciabili suggerimenti per la gestione del progetto. Per aumentare la produttività del tuo team dovresti adottare le tecniche agili più comuni ed efficaci, come gli stand up meeting quotidiani, gli sprint di due settimane e i pratici metodi di visualizzazione, ossia le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt.

Le metodologie agili renderanno il tuo progetto flessibile e adattabile, offrendoti una marcia in più rispetto alla concorrenza.


13. Fai in modo che le riunioni siano produttive

Se desideri che la comunicazione all’interno del progetto sia sempre efficace, dovrai assicurarti che le riunioni siano sempre produttive. Se anche sulle prime non dovesse risultare semplice, con la giusta pratica raccoglierai presto i frutti del tuo impegno.

Invia le richieste di riunione accompagnandole con uno schema che spiega ciò di cui si discuterà, organizzale seguendo un ordine del giorno chiaro e rimani sempre sull’argomento, senza divagare. A riunione finita, dai seguito agli elementi di azione, per lavorare attivamente su quanto è stato discusso.


14. Usa modelli e liste di controllo

Tenere a mente ogni singolo aspetto di un progetto è molto difficile: ecco perché dovresti assolutamente affidarti a liste di controllo su cui segnare tutte le attività ancora da svolgere e già terminate, nonché utilizzare modelli personalizzabili dei flussi di lavoro per lanciare intere sezioni di progetto con pochi clic.

Modelli e liste di controllo fanno parte della strategia vincente per semplificare le attività ripetitive e migliorare l’efficienza.



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15. Organizza la documentazione

Organizzare un drive basato sul cloud in cui archiviare tutti i documenti è uno dei suggerimenti per la gestione del progetto più utili per diventare manager esperti. Una documentazione ben organizzata e facilmente accessibile a tutti i membri del team sarà più semplice da rintracciare e consultare, oltre a consentire a ogni dipendente di trovare le risposte che cerca senza doverti prima consultare.

Assicurati che i documenti e le cartelle siano organizzati nel formato anno-mese-giorno: in questo modo, trovare ciò di cui hai bisogno risulterà ancora più semplice.


16. Tieni traccia di tempi e spese

Le automazioni ti consentono di tenere traccia di tempi e costi di progetto in modo ancora più veloce, liberandoti di compiti altrimenti in grado di farti perdere tempo.

Gli strumenti di monitoraggio del tempo si riveleranno particolarmente utili per lavorare con le terze parti e calcolare le loro ore fatturabili. Grazie al loro aiuto potrai anche analizzare il tempo effettivamente impiegato per completare un incarico e quello ipotizzato all’inizio, per valutare i tuoi progressi e migliorare costantemente l’approccio al lavoro.


17. Promuovi una cultura dell’apprendimento

Al momento di stabilire gli obiettivi del progetto, è facile pensare che basti assumere i talenti più validi per trovarsi a metà dell’opera. La verità, però, è che nemmeno con l’aiuto del miglior team delle risorse umane esistente potrai essere certo di trovare i profili perfetti per la tua azienda: solo la pratica e l’apprendimento riusciranno a trasformare il personale assunto nel team efficiente che hai sempre sognato.

Incoraggia i membri del team ad apprendere e a sviluppare continuamente le loro abilità. In questo modo non solo acquisiranno le abilità giuste per i progetti successivi, ma aumenterai la motivazione del personale coinvolto.


18. Incoraggia la collaborazione

Incoraggiare la collaborazione è senz’altro uno dei più importanti suggerimenti per la gestione del progetto: oltre ad applicare una solida politica di comunicazione di cui abbiamo già parlato, aggiungi alla tua strategia l’utilizzo di documenti collaborativi per semplificare il lavoro quotidiano, soprattutto se hai a che fare con dei dipendenti da remoto.

Promuovi una cultura della collaborazione e del lavoro di squadra tra i membri del team, senza dimenticare di celebrare le vittorie ottenute: i risultati positivi non si faranno attendere.



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19. Mantieni informate le parti interessate

Capita spesso che i suggerimenti per la gestione del progetto non considerino l’importanza di mantenere informate tutte le parti interessate. Alcuni manager si preoccupano troppo dei clienti e finiscono per stressare i loro team sovraccaricandoli di lavoro, mentre l’inesperienza di altri leader li porta a trascurare il cliente e a lavorare solamente a contatto con la propria squadra.

Mantieni informate le parti interessate sull’avanzamento del progetto e, soprattutto, su eventuali modifiche che potrebbero interessarle. Ricorda anche di accettare sempre i loro eventuali suggerimenti e contributi.


20. Migliora continuamente

L’ultimo consiglio riguarda una riflessione per lo svolgimento ma, soprattutto, per la fine del progetto: con i dati salvati nel tuo software di gestione degli incarichi e dei progetti alla mano, rivedi e valuta i processi appena svolti per poter apportare miglioramenti se necessario.

Una volta compreso cosa abbia funzionato e cosa sia necessario modificare, potrai aggiornare i tuoi modelli di progetto di conseguenza. Modificare frequentemente i piccoli dettagli ti permetterà di ottenere ottimi risultati in breve tempo.


Aumenta la produttività e l’efficienza del tuo team da adesso in poi

Ora che i più importanti suggerimenti per la gestione del progetto sono stati svelati, non ti resta che iniziare a lavorare per aumentare subito la produttività e l’efficienza del tuo team.

La buona notizia è che puoi sempre contare sulla tecnologia: Bitrix24 è la piattaforma completa e funzionale che unisce alla gestione dei progetti una vasta gamma di strumenti per la comunicazione, l’analisi delle prestazioni e il tracciamento del tempo, oltre a un sistema di archiviazione basato sul cloud. Non ti resta che provarlo: noterai subito la differenza!




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