Guida pratica all’approccio agile: migliorare la gestione dei progetti

Nel quadro della moderna organizzazione aziendale si fa spesso riferimento al concetto di agile project management. In questo articolo parleremo dell'applicazione di metodologie di agile project management e in generale di come possa migliorare la gestione dei progetti, facendo particolare riferimento alla situazione italiana.

Project management agile, cos'è?

Si parla di metodologia agile per intendere un approccio flessibile alla gestione di un progetto. Le metodologie agili riguardano solitamente l'intera durata del progetto e comportano collaborazione e risposta rapide ai cambiamenti. In altre parole, chi si richiama al concetto di project management agile fa particolare attenzione al concetto di flessibilità nella gestione di un progetto e a una collaborazione stretta ed efficace tra i membri di un team.

Se è vero che l'approccio agile alla gestione di un progetto di lavoro viene considerato particolarmente efficace nell'ambito dei progetti software, tale metodologia viene ormai usata anche in moltissimi altri settori. Secondo i principi del management agile, anche la collaborazione e la comunicazione costante con il cliente sono elementi fondamentali per la buona riuscita del progetto.

Per rendere la comunicazione interna al team il più possibile efficace, è possibile usare appositi strumenti come i tool per la collaborazione inseriti nel software Bitrix24. Inoltre, all'interno dello stesso software sarà possibile trovare altri strumenti integrati utili per la gestione dei progetti con la metodologia agile, come bacheche Kanban, calendari, strumenti di supervisione delle attività e di monitoraggio delle deadline, app per la gestione del tempo e un CRM che consente il contatto e la comunicazione costante con i clienti.

Una breve storia del project management agile

Come si è accennato, la metodologia agile nella gestione dei progetti è storicamente collegata al settore dello sviluppo software. Prima di essa, in questo ambito lo standard utilizzato per la gestione dei progetti era il modello cosiddetto waterfall. Prevedeva una solida documentazione da produrre prima ancora di iniziare lo sviluppo del software, comprensiva sia di un'analisi tecnica sia di uno studio rispetto a tutto ciò che era necessario per lo sviluppo di quell'applicazione.

Questo modello, pur avendo il pregio di prevedere anticipatamente le necessità del team di sviluppo, aveva il limite di essere poco adatto, soprattutto in caso di necessità di cambiamenti in corso del progetto stesso. Il motivo per cui si è passato all'approccio agile è eminentemente di tipo pratico: con lo sviluppo tecnologico è sempre più frequente la necessità di prevedere aggiustamenti del progetto in corso d'opera, venire incontro ai feedback dei clienti, porre in primo piano una gestione efficiente dei tempi e della collaborazione all'interno del team di lavoro.

Nel 2001, 17 esperti di tecnologia hanno messo nero su bianco quello che è stato chiamato, in lingua inglese, The Agile Manifesto. Tra gli sviluppatori che hanno maggiormente collaborato alla stesura si possono citare in particolare Kent Beck, Ward Cunningham e Martin Fowler.

I principi dell'Agile Manifesto

L'agile manifesto è un documento molto breve che si focalizza su alcuni principi fondamentali:

• L'adattabilità del lavoro ai cambiamenti: devono essere benvenuti anche se arrivano in una fase avanzata dello sviluppo.
• L'importanza della comunicazione tra i membri del team che lavorano al progetto.
• Il fatto che chi lavora al progetto sia motivato e lavori in un ambiente adatto, in grado di supportare le sue esigenze.
• La consegna frequente di una parte di software per ricevere feedback dal cliente.
• Il principio che consegnare un software funzionante sia più importante rispetto alla documentazione.

Questi principi dell'Agile Manifesto, nati per lo sviluppo di progetti riguardanti software, si sono nel corso del tempo estesi anche ad altri tipi di settori, almeno per alcuni dei loro principi fondamentali. In particolare, principi come la collaborazione interna al team e con il resto dell'azienda, il contatto con il cliente durante le fasi di un progetto e l'adattabilità del lavoro possono essere applicati anche ad aziende che non lavorano nel campo dello sviluppo software.

Come implementare l’approccio agile alla gestione dei progetti

La gestione dei progetti con metodo agile prevede una serie di step ricorrenti che possono essere così sintetizzati:

• Definire scopo e visione del progetto. Si tratta del primo passaggio necessario. Nel caso di un progetto su commissione, si penserà a come realizzare quanto richiesto dal cliente rispettando le caratteristiche richieste inizialmente.
• Definire la roadmap del progetto e le date per i rilasci. Come si è visto, l'approccio agile prevede che il progetto venga fatto più volte esaminare dal cliente in diversi stadi.
• Aggiornamenti con il team quotidiani sull'andamento dei lavori. Le varie fasi del progetto vengono spesso suddivise in obiettivi intermedi ed è importante un continuo monitoraggio sull'andamento.
• Controllare ogni rilascio e ricevere il feedback del cliente. Un elemento importante dell'approccio agile è ricevere periodicamente il parere del cliente sul lavoro fatto fino a quel momento.

Dopo aver controllato il lavoro svolto e aver ricevuto il parere del cliente, il team di sviluppo può decidere di rivedere parti del progetto. Infatti, elemento centrale di questa metodologia di lavoro è la capacità di reazione in tempo reale rispetto alle necessità di cambiamento.

Progetti "Agile", l'importanza della collaborazione interna al team

Le sfide che ogni progetto porta con sé, nella filosofia legata alla modalità agile possono essere meglio affrontate con una collaborazione e comunicazione costante tra il responsabile del progetto e i vari membri del team di lavoro. Se correttamente implementata consente una consegna tempestiva nelle varie fasi del progetto e nel rilascio finale. Il gruppo di lavoro, inoltre, deve essere capace di adattarsi al cambiamento e anche di aggiornare continuamente le proprie conoscenze.

Inoltre, collaborazione e comunicazione incoraggiano la condivisione delle competenze e dei risultati in un quadro in cui, ferme restando le necessità di coordinamento del responsabile, ogni membro si sente partecipe del lavoro e può dare il proprio contributo rispetto alla soluzione di un problema. L'attitudine di tutti i membri al problem solving può essere dunque incentivata da una collaborazione e condivisione costante.

Il rapporto con i clienti nell'implementazione del progetto agile

Come si è già visto, la comunicazione puntuale con i clienti è uno dei processi che vengono ritenuti fondamentali nella metodologia agile della gestione dei progetti. Se il lavoro non fosse mostrato al cliente nelle varie fasi, il rischio sarebbe quello di trovarsi con molte richieste di modifica al momento della consegna finale con conseguente spreco di tempo e flessione della produttività aziendale.

Il ruolo del project manager nella metodologia agile

Il project manager è una figura centrale nella metodologia agile, perché si tratta della figura responsabile per la gestione dei progetti e il coordinamento del team. Dal manager del progetto ci si attende una comunicazione efficace con tutti i membri del team. Inoltre, è lui che ha la responsabilità di rendere semplice ed efficace la comunicazione tra gli stessi membri.

I requisiti di flessibilità e adattabilità che vengono richiesti nell'approccio agile devono essere garantiti dal responsabile del progetto che, per primo, deve essere in grado di gestire i cambiamenti e adattare il progetto alle esigenze e richieste del cliente. Inoltre, è a suo carico la responsabilità nella gestione dei rischi del progetto e nel garantire la qualità dello stesso.

Scrum e Kanban nelle metodologie "Agile"

Scrum e Kanban sono due metodologie molto utilizzate nel project management agile. Scrum si basa su framework agili che prevedono l'organizzazione del lavoro in cicli di tempo chiamati Sprint. Inoltre, sono previsti ruoli specifici come:

• Il product owner, che rappresenta la voce del cliente e definisce la visione del prodotto e le caratteristiche che dovrà avere.
• Lo scrum master, che deve assicurarsi che l'intero team segua la metodologia Scrum.
• Il team di sviluppo, sviluppatori, designer e tester che si coordinano tra loro.

La metodologia Kanban, come Scrum, è pensata per garantire una consegna costante ma al contrario della seconda non è organizzata secondo "sprint" limitati nel tempo ma tramite bacheche visuali (denominate appunto "bacheche Kanban") che puntano a organizzare il lavoro del team intorno a una serie limitata di attività "in corso". Le bacheche consentono di visualizzare in modo intuitivo quali sono i task in corso di svolgimento e quelli completati permettendo così al team e a ogni singolo componente di controllare l'andamento del lavoro rispetto ai vari task.

Intelligenza artificiale, come sta aiutando il metodo agile

Le tecnologie di intelligenza artificiale, e in particolare quelle generative, possono essere utili in vari modi alla gestione dei progetti secondo la modalità agile. Ad esempio, l'IA può creare automaticamente test capaci di controllare lo stato e la qualità del lavoro rispetto a un software. Inoltre, gli algoritmi di IA possono indicare quale sia la priorità preferibile da assegnare agli interventi sulla correzione dei bug rendendo il lavoro in tal senso più efficiente.

Anche quando la metodologia agile viene utilizzata in settori diversi da quello dello sviluppo software, è possibile usare l'intelligenza artificiale per pianificare in modo razionale le differenti fasi di lavoro su un progetto, migliorare la comunicazione all'interno del team (superando anche barriere linguistiche quando presenti) e gli strumenti di analisi predittiva per individuare eventuali rischi.

Project management agile, si sta diffondendo anche in Italia?

A partire dalla pubblicazione dell'Agile Manifesto nel 2001, questa metodologia per la gestione dei progetti è gradualmente passata da un uso riservato allo sviluppo dei software a un utilizzo più generale anche in differenti settori. Questo processo, rispetto al quale è stato pubblicato lo studio "L’Agile in Italia: una roadmap per la trasformazione" ha interessato anche l'Italia pur con alcuni freni collegati soprattutto a resistenza al cambiamento e una vecchia cultura organizzativa incompatibile con i principi "Agile".

Si deve tuttavia supporre che tali freni possano essere gradualmente superati e che anche l'Italia possa vedere aumentare il ricorso all'agile project management per i suoi indubbi vantaggi. Del resto, uno dei motivi del successo di questa metodologia è legato al cambiamento del mondo del business e della sempre crescente importanza che collaborazione aziendale, step dei progetti e comunicazione col cliente hanno acquisito, in relazione alla finalità di accrescere produttività e competitività.

Metodologia agile nel project management, quali sono gli svantaggi

Abbiamo finora discusso principalmente i vantaggi dell'adozione della metodologia agile nella gestione dei progetti. Tra i possibili svantaggi e criticità si possono citare:

• Una gestione più complessa del budget. Visto che alcune caratteristiche di un progetto possono cambiare frequentemente, la stima iniziale dei costi potrebbe essere meno accurata.
• Agile può richiedere più tempo ed energia da parte del team. Il gruppo di lavoro deve non solo comunicare costantemente ma anche entrare spesso in contatto con il cliente.
• Incertezza sulla conclusione del progetto. In alcuni casi, la divisione del lavoro in fasi con possibili modifiche in corsa, potrebbe rendere meno chiara la data di consegna del progetto.

Si tratta di svantaggi e criticità che è giusto tenere in considerazione, ma che non pregiudicano i vantaggi dei quali si è parlato finora.

Metodologia agile nel project management, quale software usare

Come si è osservato, la metodologia agile di gestione dei progetti prevede una collaborazione e comunicazione costante interna al team e con il cliente, così come la necessità di monitorare con attenzione le varie fasi e le attività relative al progetto stesso. Perché ciò avvenga in maniera efficiente, è fondamentale l'uso di software in grado di rispondere al meglio a queste esigenze. Esistono sul mercato ottime piattaforme di comunicazione, ad esempio per le videoconferenze, ma che non contemplano la possibilità di gestire i progetti e gli avanzamenti delle attività.

Per ovviare a questa problematica ed evitare di doversi affidare a differenti software, Bitrix24 può rappresentare la soluzione ideale. Infatti, si tratta di una piattaforma aziendale all-in-one che affianca strumenti di comunicazione come app integrate per le videoconferenze e la messaggistica a strumenti avanzati di gestione dei progetti che includono anche le bacheche Kanban. In più, tra i tanti strumenti a disposizione si potrà usufruire di CoPilot, un assistente virtuale IA che potrà assistere il team di sviluppo durante l'intera durata del progetto.

Alcune conclusioni sul futuro dell’implementazione della gestione agile dei progetti in Italia e nel mondo

I trend al momento in corso fanno pensare a un sempre maggiore ricorso alla gestione agile del project management nel mondo. In particolare, nel nostro Paese, il crescente ricorso a smart working e lavoro ibrido imporranno ulteriori sfide che richiederanno un crescente uso di tecnologie avanzate per assicurare che la collaborazione durante la gestione e lo sviluppo dei progetti avvenga in modo efficiente anche quando parte dei membri del team lavorano a casa, da remoto. Questo percorso con il giusto supporto software, potrà però segnare una differenza nella competizione tra le aziende e aumentare la produttività di chi saprà stare al passo coi tempi.