Passare dai fogli di calcolo al CRM: impatto sulle aziende

Gestire in modo efficace i contatti e le opportunità commerciali è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Tuttavia, molte imprese continuano a utilizzare fogli di calcolo o metodi manuali per tracciare le interazioni con i clienti, nonostante siano disponibili soluzioni più avanzate come i software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Questo articolo esplora le sfide affrontate dalle aziende che non utilizzano un CRM, i vantaggi del passaggio a questa soluzione e come gli utenti del piano gratuito di Bitrix24 CRM hanno sperimentato miglioramenti nelle loro operazioni.

Nuove tendenze nella gestione di lead e affari

Nel mondo digitale moderno, sempre più aziende riconoscono l’importanza di utilizzare strumenti CRM per ottimizzare le vendite e le interazioni con i clienti. Secondo uno studio di Demandsage, ben il 94% delle aziende tecnologiche e il 71% delle piccole imprese utilizza sistemi CRM per gestire le relazioni con i clienti e stimolare le vendite.

Questo significa che, sostanzialmente, circa 1 azienda di piccole e medie dimensioni su 4 si affida ancora a metodi obsoleti, continuando a gestire lead e affari in modo manuale o tramite fogli di calcolo. Questo approccio può portare a effetti negativi come:

• inefficienze;

• opportunità perse;

• mancanza di visibilità nei canali di vendita.

Infine, tra le aziende che utilizzano regolarmente un CRM, solo il 37% degli addetti alle vendite ritiene che la propria organizzazione ne sfrutti appieno le potenzialità (fonte).

Parlando delle tendenze più recenti, l’adozione del CRM è cresciuta in modo significativo nel 2025 grazie alla maggiore disponibilità di soluzioni basate su cloud e alimentate dall’intelligenza artificiale. Le aziende stanno ora integrando i sistemi CRM con strumenti di automazione, sistemi di supporto clienti e piattaforme di marketing per creare un flusso di lavoro fluido e senza interruzioni.

Secondo alcune ricerche, il 45% delle aziende segnala un aumento del fatturato dopo l’adozione del CRM, e il 47% degli utenti del CRM afferma che il sistema ha un impatto enorme e significativo sulla soddisfazione dei clienti. Inoltre, l’accessibilità mobile dei CRM moderni ha contribuito a un aumento del 30% della produttività nei team remoti.

Nonostante questi progressi, il 24% delle aziende esita ancora ad adottare sistemi CRM a causa di preoccupazioni legate ai costi, alla complessità e alla resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti. Tuttavia, con l’aumento della concorrenza e la trasformazione digitale che diventa una necessità, le aziende che rimandano l’adozione del CRM rischiano di restare indietro nella gestione delle relazioni con i clienti e nell’efficienza delle vendite.

I principali problemi affrontati dalle aziende che non utilizzano un CRM

Le aziende che gestiscono lead e affari senza un CRM spesso riscontrano difficoltà con:

• Disorganizzazione dei dati: i fogli di calcolo richiedono aggiornamenti costanti e sono suscettibili a errori e incongruenze.

• Mancanza di automazione: il tracciamento manuale richiede tempo e non consente di automatizzare compiti ripetitivi come i follow-up e l’inserimento dei dati.

• Limiti nella collaborazione: i fogli di calcolo non supportano la collaborazione in tempo reale né l’accesso basato sui ruoli, rendendo l’organizzazione del team meno efficiente.

• Analisi dei clienti: senza dati centralizzati sui clienti, le aziende non possono analizzare in modo efficace i comportamenti dei clienti, perdendo opportunità per personalizzare le offerte e migliorare il servizio.

• Opportunità perse: i lead vengono spesso trascurati a causa della mancanza di un sistema centralizzato per il follow-up e i promemoria automatici, portando a una riduzione delle vendite.

Effetti positivi del passaggio a un CRM

Background: sondaggio tra gli utenti di Bitrix24

l team di Bitrix24 ha condotto un sondaggio tra gli utenti del piano gratuito di Bitrix24 al fine di analizzare l'impatto dell'adozione di un sistema CRM. I risultati mettono in luce i benefici trasformatori derivanti dal passaggio dai fogli di calcolo a una soluzione più avanzata per la gestione di lead e affari.

Tipi di aziende che utilizzano Bitrix24 CRM

I dati raccolti dagli utenti di Bitrix24 CRM rivelano una vasta gamma di settori che traggono vantaggio dal software:

Questi risultati in parte corrispondono a quelli ottenuti da un recente report di Demandsage sugli indici di utilizzo CRM per settore.

Una differenza rilevante è che le aziende di servizi rappresentano la maggior parte degli utenti di Bitrix24 CRM, dimostrando che i settori che si basano su relazioni clienti e gestione delle attività traggono un vantaggio considerevole dagli strumenti CRM.

Allo stesso modo, le aziende del settore dell'istruzione, commerciale e manifatturiero trovano valore nella gestione strutturata dei lead e nel tracciamento dei clienti, funzionalità complesse da ottenere con i fogli di calcolo.

Come le aziende scoprono Bitrix24 CRM

Capire come le aziende scoprono Bitrix24 offre un’idea del crescente riconoscimento dei vantaggi offerti dai sistemi CRM:

Oltre il 56% delle aziende scopre Bitrix24 CRM attraverso una ricerca su Google, un chiaro segnale dell’elevato interesse per le soluzioni CRM. Non meno importante è il ruolo del passaparola: quasi il 18% degli utenti passa a Bitrix24 su consiglio di conoscenti o colleghi. Questi dati sottolineano come sempre più imprese inizino a considerare i CRM non solo un’alternativa, ma una soluzione decisamente superiore rispetto ai tradizionali fogli di calcolo.

Problemi principali risolti da Bitrix24 CRM

Gli utenti di Bitrix24 segnalano un miglioramento significativo nelle operazioni aziendali, risolvendo sfide comuni come:

• Organizzazione efficiente della base clienti. Le aziende possono archiviare tutti i dettagli dei clienti in un unico spazio, garantendo un rapido accesso a informazioni di contatto, cronologia delle interazioni e preferenze.

• Controllo totale su incarichi, team e riunioni. Il software CRM permette ai manager di assegnare incarichi, monitorare i progressi e organizzare riunioni in modo fluido, riducendo incomprensioni e scadenze mancate.

• Accesso unificato a clienti, file, note, e-mail e messaggi. Un sistema centralizzato garantisce una collaborazione più efficace tra i membri del team, senza la necessità di utilizzare diversi strumenti, riducendo il rischio di frammentazione dei dati.

• Creazione e gestione di siti web semplificate. Bitrix24 CRM offre strumenti integrati per la creazione di siti web, permettendo alle aziende di costruire una presenza online professionale senza competenze tecniche avanzate.

• Migliore collaborazione e comunicazione all’interno del team. Strumenti di comunicazione integrati, come note condivise e messaggistica interna, rafforzano il lavoro del team e assicurano che tutti gli impiegati siano informati.

• Gestione centralizzata di tutti i processi operativi. Le aziende possono supervisionare vendite, supporto clienti e attività di marketing in un unico sistema, aumentando l’efficienza.

• Aumento della produttività e dell’efficienza operativa. L’automazione di incarichi ripetitivi e l’utilizzo di strumenti chiari per la gestione delle attività portano a un’esecuzione più rapida dei processi aziendali.

• Risparmio in termini di tempo e di strumenti software. Consolidando diverse funzioni aziendali in una sola piattaforma, le aziende evitano il fastidio di gestire molteplici sottoscrizioni e integrazioni.

• Riduzione dei costi. I sistemi CRM offrono una soluzione integrata, riducendo le spese per software dedicati a gestione progetti, tracciamento e-mail e database clienti.

Offrendo valide soluzioni per la risoluzione di questi problemi, Bitrix24 CRM ha aiutato le aziende a passare da una gestione caotica dei lead a operazioni snelle e basate sui dati.

Sfide affrontate dalle aziende dopo il passaggio al CRM

Sebbene i software CRM offrano numerosi vantaggi, le aziende che passano da metodi manuali possono incontrare alcune sfide iniziali. Tra le problematiche più comuni ci sono:

• Difficoltà nella migrazione dei dati. Le aziende spesso incontrano problemi nel trasferire i dati esistenti sui clienti da fogli di calcolo o altri sistemi al nuovo CRM. Questo processo può risultare lungo e, se non gestito correttamente, può comportare la perdita di dati o incoerenze.

• Resistenza da parte dei dipendenti che hanno poca familiarità con i sistemi CRM. Molti dipendenti abituati a metodi tradizionali possono mostrare riluttanza nell’adozione di un nuovo sistema, temendo che possa complicare il loro lavoro o richiedere un lungo periodo di formazione.

• Curva di apprendimento legata al nuovo software. Anche le piattaforme CRM più intuitive richiedono un periodo di adattamento. Le aziende devono investire tempo nella formazione del personale per garantire che siano in grado di sfruttare al meglio le funzionalità del sistema.

In effetti, secondo uno studio di Capterra, fino al 30% delle aziende ha rilevato che il proprio CRM non è stato efficiente. Inoltre, alcune imprese scoprono che le soluzioni CRM non si adattano sempre perfettamente alle loro esigenze specifiche, portando a complessità inutili.

È importante riconoscere che un CRM non è una soluzione universale per tutti i problemi aziendali: il successo dipende da un'implementazione corretta, una formazione adeguata del personale e un preciso allineamento delle funzionalità CRM agli obiettivi dell’azienda.

Conclusioni

Passare da fogli di calcolo o altri metodi manuali a un software CRM come Bitrix24 ha un impatto significativo sull’efficienza, l’organizzazione e il potenziale di crescita delle aziende. I dati emersi dal sondaggio condotto tra gli utenti Bitrix24 confermano che le imprese di diversi settori traggono grandi vantaggi da un sistema CRM centralizzato.

Con l’aumento globale dell’adozione dei CRM, le aziende che si avvalgono di soluzioni moderne per la gestione di lead e affari si posizionano per una crescita sostenibile e un successo duraturo.

Ottieni una visione ancora più approfondita: scarica la nostra ricerca in formato PDF: Passare dai fogli di calcolo al CRM: impatto sulle aziende