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Come gestire il feedback negativo dei dipendenti da vero leader

Come gestire il feedback negativo dei dipendenti da vero leader
Il Team Bitrix24
22 Settembre 2022
Ultimo aggiornamento: 21 Settembre 2022


Il feedback dei dipendenti risulta sempre fondamentale per lo sviluppo di un’azienda e dei suoi reparti. Avere a che fare con le critiche, però, non è sempre semplice: per quanto si possa affermare di accettare quelle negative con la stessa tranquillità di quelle positive, le prime risultano spesso destabilizzanti, anche se sono comunque molto utili per capire quali sono i settori in cui è necessario intervenire maggiormente.

Tuttavia, una reazione irata, polemica o semplicemente insicura finirà per ridurre l’effetto benefico di tali critiche, portando chi le riceve a focalizzarsi solo sugli aspetti meno gratificanti. Per questo motivo abbiamo raccolto una serie di consigli utili su come gestire il feedback negativo, per rispondere sempre in modo appropriato e fare tesoro di qualunque esperienza.


FAQ

Come rispondere a un feedback negativo?

Per rispondere nel modo giusto a un feedback negativo, dovresti seguire questi passaggi:
  • Mantieni la calma
  • Invece di reagire, ascolta con attenzione
  • Non prendere la questione sul personale
  • Cerca di capire il problema e di ottenere informazioni in merito
  • Ringrazia chi ha esposto la questione
  • Se necessario, scusati in maniera diretta
  • Chiedi apertamente il feedback invece di limitarti ad accettarlo
  • Sviluppa un piano strategico per rimediare al problema
  • Impara dall’esperienza per crescere come leader

Come si trasforma il feedback negativo in positivo?

È possibile trasformare il feedback negativo in positivo considerandolo un trampolino di lancio per il miglioramento, una possibilità per cambiare in positivo e raggiungere l’eccellenza. Se le critiche verranno gestite nel modo giusto, i vantaggi appariranno decisamente superiori agli svantaggi.


Cos’è un ciclo di feedback negativo?

Un ciclo di feedback negativo è una procedura in cui un’attività riceve le lamentele di una persona e utilizza il feedback fornito per crescere in positivo. Viene considerato un ciclo poiché si forma quando la critica (output) viene sfruttata come input positivo, al fine di migliorare l’offerta generale.

Come funziona il ciclo di feedback negativo?

La funzione del ciclo di feedback negativo inizia con la raccolta dei reclami o delle critiche, a cui seguono il monitoraggio delle recensioni e l’analisi dei dati raccolti. Una volta determinate le azioni di risposta al problema sollevato, si procederà alla notifica delle modifiche implementate.


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1. Mantieni la calma

Mantenere la calma è il primo requisito fondamentale per imparare a gestire il feedback negativo. Non importa quanto dura o inutile (a tuo parere) possa essere la critica ricevuta: arrabbiarsi con il collega che ha osato criticarti o rispondergli con eccessiva durezza sono comportamenti poco professionali, che contribuiranno solo a far calare la fiducia dei membri del tuo team nei tuoi confronti e ad aumentare la frequenza di tali critiche.

La migliore strategia da adoperare è quella di dimostrare, con la giusta calma, una padronanza assoluta della situazione. Per cui, non appena senti di dover affrontare una critica che sai già non ti renderà felice, fai un paio di respiri profondi e rilassati: solo in questo modo troverai la tranquillità necessaria per affrontare il problema.


2. Invece di reagire, ascolta con attenzione

Se vuoi imparare come gestire il feedback negativo dei dipendenti, dovrai innanzitutto essere in grado di ascoltare cosa hanno da dirti. Prima di iniziare qualunque discussione, fai un passo indietro e assicurati di essere disposto a concedere la tua piena attenzione alla persona che hai di fronte: se non concordi con quanto ha da dirti, prendere in considerazione il suo punto di vista potrebbe rivelarsi una sfida, ma sforzarsi di comprenderlo ti aiuterà ad affrontare la situazione da un’altra prospettiva, arrivando più velocemente a una risoluzione pacifica.

Ricorda solo di ascoltare fino in fondo quello che il tuo collega ha da dire prima di rispondere. Dovrai aprirti al dialogo e partecipare alla discussione con la massima disponibilità e, solo in un secondo momento, rispondere alla critica che ti è stata posta e difendere il tuo operato.


3. Non prendere la questione sul personale

Potrebbe sembrare scontato, ma evitare di prendere le critiche sul personale ti impedirà di peggiorare inutilmente il tuo stato d’animo. Prova a chiederti che genere di problema metta in luce la critica: è una lamentela rivolta agli strumenti adottati in azienda o piuttosto il risultato di un diverbio interno ai team di lavoro? Non metterti sulla difensiva pensando di essere sempre la causa scatenante delle critiche, a volte le questioni portate alla luce dai tuoi colleghi possono presentare motivazioni indipendenti dai tuoi errori o dalla tua volontà.

Se, ad esempio, la problematica sollevata riguarda le difficoltà nell’uso di uno strumento di lavoro come il CRM, non offenderti solo perché sei stato tu a decidere di adottarlo. Mantenere una mentalità aperta e mostrarsi disponibile alla discussione oppure a un eventuale cambiamento di rotta ti permetterà di coltivare la fiducia come leader, aiutandoti anche a migliorare la relazione con i tuoi colleghi.


4. Cerca di capire il problema e di ottenere informazioni in merito

Trarre il maggior vantaggio possibile dalla sincerità altrui è una strategia molto importante, che chiunque si trovi a imparare come gestire il feedback negativo dovrebbe prendere in considerazione. Non capire in pieno le critiche ricevute o rifiutarle a prescindere ti impedirà non solo di prenderle in considerazione, ma anche di trasformarle in un trampolino di lancio per migliorare. Una prospettiva arricchita da più punti di vista e voci diverse, al contrario, consente di comprendere in maniera più attenta il problema e di elaborare subito delle soluzioni per risolverlo o per trasformare i punti deboli in punti di forza.

Puoi anche scegliere di riunire i tuoi colleghi per chiedere loro di esporre il problema in maniera diretta o di proporre dei questionari preparati per l’occasione, un sistema perfetto per ottenere ancora più informazioni da una fonte sicura. Non dimenticare di far seguire a ogni questionario un follow-up, per raccogliere eventuali suggerimenti su come migliorare l’azienda anche in futuro: i tuoi colleghi avranno la possibilità di esprimersi direttamente per offrire un feedback di miglioramento e tu potrai utilizzare a tuo favore i loro consigli.


5. Ringrazia chi ha esposto la questione

Potrebbe sembrarti strano, ma ringraziare chi ti critica o ti ha indicato gli svantaggi di un determinato prodotto fa parte delle strategie vincenti per gestire il feedback negativo come leader. Se il tuo ringraziamento è davvero sincero, rappresenterà un gesto diretto molto apprezzabile: dopotutto, è stato ampiamente dimostrato come il feedback migliori l’efficienza della leadership e la produttività, oltre ad aumentare la fiducia dei colleghi che ti vedranno mettere in gioco le tue idee e accettare anche quelle degli altri con la stessa positività.

È inutile chiedere pareri ai membri del proprio team se non si ha alcuna intenzione di ascoltarli. Dopo aver considerato qualunque feedback poco gratificante ottenuto dallo staff, prendi l’iniziativa dimostrando di essere davvero interessato ad attuare ciò che ti è stato consigliato e di valutare le loro opinioni, così da apportare dei cambiamenti concreti al tuo metodo.


6. Se necessario, scusati in maniera diretta

Non è semplice avere a che fare con una critica negativa, ma non lo è nemmeno farsi avanti e criticare apertamente qualcuno. Per questo motivo, cerca di mostrare empatia ai colleghi che si sono esposti in prima persona per comunicarti i loro disagi, soprattutto in caso dovessero dimostrarsi inquieti o preoccupati dalla possibilità di offenderti.

Riconoscere l’errore alla base della critica e scusarsi direttamente in caso si riveli necessario contribuirà a migliorare ulteriormente la tua fama all’interno dell’azienda: chiunque abbia avuto motivo di dubitare delle tue doti di leader finirà per ricredersi e la tua clientela capirà di aver ben riposto la propria fiducia, scegliendo di affidarsi ancora a te. Indubbiamente essere criticati da un collega può rivelarsi una sorpresa poco gradita, ma se vuoi comprendere come gestire il feedback negativo dovrai imparare a farne tesoro, per incontrare o persino eccedere le aspettative della clientela. Una volta che avrai imparato a gestire il feedback negativo sviluppare nuove abilità e cambiare l’approccio al lavoro risulterà molto più semplice.


7. Chiedi apertamente il feedback invece di limitarti ad accettarlo

È difficile che chi dirige un’azienda non abbia mai ricevuto un feedback negativo o almeno critico: con ogni probabilità, se nessuno dei colleghi o membri del team si è mai preoccupato di comunicare le proprie perplessità è perché non è mai stato incoraggiato a farlo. Più ti impegnerai a creare un’atmosfera di apertura e distensione, in cui le critiche non sono solo accettate ma fortemente incoraggiate, più i colleghi non avranno problemi a esporsi in prima persona, fornendo idee e spunti più o meno positivi ma certamente utili in ogni occasione.

La crescita si ottiene solamente con un miglioramento costante: richiedi apertamente dei pareri invece di accettarli passivamente, così che imparare come gestire il feedback negativo si riveli meno arduo del previsto. Consulta regolarmente i membri del tuo team riguardo alle varie problematiche dell’azienda e, in caso vogliano fornire feedback più specifici, lasciali esprimere come preferiscono. Porre regolarmente domande, indagare in ogni settore della tua azienda e implementare piccoli ma frequenti miglioramenti ti consentirà di prevedere il sorgere di problemi e dispute e di risolverli per tempo, impedendo una possibile degenerazione.



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8. Sviluppa un piano strategico per rimediare al problema

Una volta imparato come gestire il feedback negativo, arriva il momento di sviluppare una strategia per risolvere i problemi portati alla luce e impedire che danneggino la tua azienda. Ovviamente, la soluzione dipenderà totalmente dal tipo di problematiche esposte e dalla loro natura, ma se avrai ascoltato attentamente i tuoi colleghi avrai probabilmente già trovato il modo migliore di venire incontro alla situazione.

Se, per fare solo un esempio, dai sondaggi e dai colloqui con i membri del team dovesse emergere la richiesta di lavorare da casa per evitare di esacerbare conflitti nati all’interno dell’ambiente di lavoro, potresti provare a risolvere il problema concedendo loro un periodo di alternanza tra lavoro da remoto e in sede. Affronta ogni piano introducendo le dovute modifiche in maniera graduale e difficilmente sbaglierai.


9. Impara dall’esperienza a crescere come leader

L’esperienza di leader d’azienda, a questo punto, dovrebbe averti insegnato quanto sia importante aprirsi alle critiche e non temerle: sono proprio queste, più che i semplici complimenti, a farti capire cosa può essere migliorato e cosa invece continua ad andare a gonfie vele. Apriti alla comunicazione con i membri del tuo team e la clientela, invitali a mettersi in contatto con te via e-mail, tramite videochiamata o grazie alle chat e dedica una parte del tuo tempo all’arte dell’ascolto: solo così sarai davvero in grado di crescere come capo, prendendoti le tue responsabilità e accettando gli errori come base per un miglioramento costante. In fondo, puoi sempre farne tesoro perché si trasformino in punti di forza, invece che considerarli semplicemente dei fallimenti.

Una volta padroneggiate tutte le tecniche su come gestire il feedback negativo, nemmeno le critiche più dure ti manderanno fuori strada. Fai tesoro della tua esperienza e non dimenticare di analizzare con cura ogni consiglio, commento o recensione ricevuti: un parere esterno sincero è sempre utile per farti notare dettagli a cui non avevi mai pensato e ti permetterà di affrontarli da una nuova prospettiva.


Gestisci il feedback negativo nel modo più efficace

Per quanto possa non essere semplice, imparare come gestire il feedback negativo è in grado di migliorare notevolmente la tua azienda, sotto molti aspetti. Analizza quei settori che le critiche hanno messo a nudo, raccogli i consigli ricevuti e usali per diventare un leader migliore, in grado di mettersi in gioco e di cambiare rotta quando necessario, senza perdere la propria professionalità.

Non dimenticare che, per gestire la tua azienda con efficacia e contribuire alla creazione di un ambiente positivo per te e per i tuoi team, avrai bisogno dei migliori strumenti tecnologici a disposizione: grazie a Bitrix24, avrai dalla tua tutto ciò che ti serve per diventare un’azienda competitiva. Con CRM, strumenti di comunicazione, HR e molto altro, il successo sarà assicurato! Per cui non perdere tempo: inizia a usarlo fin da oggi, non te ne pentirai!


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