Software CRM cloud-based gratuiti: i migliori 5 del 2026

TL;DR (Quick Summary)

I cinque CRM gratuiti coprono esigenze diverse: due persone con posta collegata, tre venditori con un processo standard oppure un team che coordina vendite e lavoro operativo. La scelta dipende dal primo limite che l’azienda incontrerà.

• Valutare HubSpot per due persone con Gmail o Outlook e fino a 1.000 contatti
• Valutare Zoho per tre venditori con campi standard e automazioni semplici
• Valutare Bitrix24 per collegare trattative, incarichi e calendario con passaggi manuali
• Valutare Freshsales per tre persone con una pipeline e collegamenti Google
• Valutare Salesforce Free Suite per due persone che seguono vendite e assistenza
• Confrontare gli stessi casi di lavoro sui piani effettivamente gratuiti
• Calcolare il costo degli accessi e delle funzioni che serviranno crescendo.

Takeaway: Il CRM da preferire è quello che copre il processo necessario con limiti sostenibili. Utenti, dati e integrazioni devono essere valutati insieme al tempo richiesto per il lavoro manuale.

Un commerciale registra una richiesta, un collega prepara il preventivo e una terza persona deve richiamare il cliente. Un CRM, dall’inglese Customer Relationship Management, raccoglie queste informazioni e le attività collegate. Nella versione cloud i dati sono ospitati dal fornitore e accessibili tramite browser e app.

Il confronto, riferito a ottobre 2026, comprende HubSpot CRM, Zoho CRM, Bitrix24, Freshsales e Salesforce Free Suite: cinque servizi cloud con un piano gratuito senza scadenza prestabilita. Le raccomandazioni indicano per quale esigenza considerarli, anziché attribuire un primo posto valido per ogni impresa.

Come leggere il confronto

Il confronto si basa su listini e documentazione ufficiale: utenti, schede archiviate, pipeline, automazioni, report, integrazioni, lingua, assistenza e app mobile. Le indicazioni sul destinatario ideale derivano da questi limiti; la facilità d’uso e l’affidabilità vanno poi provate sul proprio account e dispositivo.

Un piano gratuito può lasciare all’azienda configurazione, pulizia dei dati e formazione. Durante l’iscrizione possono comparire prove di funzioni a pagamento: eseguire il test nella configurazione gratuita che resterà disponibile, salvandone nome e condizioni.

Distinguere inoltre una licenza da una raccomandazione d’uso. Per Bitrix24, l’helpdesk indica utenti illimitati nel piano Free, mentre la scheda commerciale lo presenta per 1–2 persone. Il numero massimo di utenti documentato è quindi diverso dalla dimensione del team suggerita nella presentazione.

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I limiti che cambiano la scelta

Qui si usa “trattativa” per la vendita in corso: Bitrix24 la chiama “affare”, Salesforce “opportunità”. Una scheda, o record, rappresenta un contatto, un’azienda o una trattativa; “modulo” in Zoho e “oggetto” in Salesforce identificano il tipo di scheda.

Una pipeline organizza le trattative per fasi, dalla richiesta alla chiusura; la vista Kanban le mostra come schede in colonne. Contare separatamente le categorie: 5.000 record complessivi non equivalgono a 5.000 clienti.

Azioni email, regole e flussi sono unità diverse: confrontare ciò che possono eseguire, oltre al numero. Anche lo spazio richiede attenzione: Zoho separa dati strutturati e file; Bitrix24 indica spazio condiviso; Salesforce riporta uno spazio dati minimo per organizzazione. Le quote non esplicitate richiedono una conferma sul piano gratuito.

Anche le fasi richiedono una scelta condivisa. Per esempio, stabilire se “preventivo inviato” significhi documento generato oppure proposta effettivamente spedita. Importare lo stesso valore con due significati diversi rende poco attendibili i report di qualsiasi piattaforma.

I cinque profili a confronto

HubSpot CRM

Per chi è adatto: due persone che vogliono seguire contatti e trattative collegando Gmail o Outlook.

Include e avvio: il piano gratuito di HubSpot offre contatti, attività e pipeline predefinita. Durante l’importazione, associare email, azienda e responsabile ai campi corretti; poi assegnare il richiamo di una trattativa.

Limiti: due utenti, compreso chi amministra l’account, e 1.000 contatti. Le 2.000 email di marketing mensili mantengono il marchio HubSpot, presente anche in altri strumenti gratuiti. Le dieci dashboard raccolgono i report disponibili: analisi personalizzate avanzate richiedono altre funzioni.

Lingua e supporto: interfaccia in italiano; assistenza gratuita tramite community e documentazione.

App mobile: accesso e aggiornamento online. L’offline in sola lettura documentato dal fornitore appartiene ai piani a pagamento.

• Preferirlo per posta collegata e gestione commerciale essenziale
• Scartarlo se servono più utenti, pipeline aggiuntive o comunicazioni senza marchio.

Zoho CRM

Per chi è adatto: tre venditori con un processo commerciale standard e qualche automazione semplice.

Include e avvio: il listino di Zoho CRM prevede tre utenti, una pipeline e report standard. Importare un campione nei campi esistenti; un nuovo campo per la categoria contrattuale richiede un piano superiore.

Limiti delle automazioni:

• Configurare fino a dieci regole per tipo di scheda, di cui cinque attive
• Usare notifiche automatiche rivolte agli utenti del CRM: massimo 50 per licenza al giorno e 150 per organizzazione, applicando il limite inferiore
• Escludere azioni pianificate e invii massivi dal processo gratuito.

Lingua e supporto: interfaccia in italiano; lingua dell’assistenza da concordare con il fornitore. Campaigns e SalesIQ hanno collegamenti inclusi, mentre la sincronizzazione Gmail/Outlook richiede un piano superiore.

App mobile: lavoro offline con successiva sincronizzazione; l’annotazione automatica delle chiamate varia tra iOS e Android.

• Preferirlo con campi e report standard e collegamenti all’ecosistema Zoho
• Scartarlo se servono campi personalizzati, dashboard su misura o sincronizzazione completa della posta.

Bitrix24

Per chi è adatto: un team che coordina trattative e lavoro operativo nello stesso ambiente, accettando passaggi manuali.

Include e avvio: il listino di Bitrix24 comprende CRM di base, incarichi, calendario e chat. Importare contatti e aziende, impostare le fasi della pipeline e assegnare manualmente un incarico al reparto operativo dopo la vendita.

Limiti: una pipeline e 5 GB condivisi. Le restrizioni alla ricerca di Bitrix24 fissano a 1.000 elementi per tipo la soglia di ricerca testuale del piano gratuito; oltre restano i filtri standard. Il limite riguarda la ricerca, non l’archiviazione. Dopo 50 giorni consecutivi senza accessi, l’account gratuito viene eliminato e non è ripristinabile.

Lingua e supporto: interfaccia e helpdesk in italiano; assistenza tecnica diretta nei piani commerciali. Incarichi e calendario sono collegati internamente; API e Market richiedono un piano commerciale.

App mobile: per il CRM offline, ottenere conferma delle operazioni disponibili nel piano prima di sceglierlo per visite senza rete.

• Preferirlo per trattative, incarichi e calendario condivisi con consegne manuali
• Scartarlo come soluzione interamente gratuita se servono più pipeline, API esterne o analisi avanzate.

Freshsales

Per chi è adatto: tre persone con una pipeline commerciale essenziale e collegamenti Google.

Include e avvio: il confronto ufficiale di Freshsales riporta il piano gratuito per tre utenti, vista Kanban e analisi Sales Trends. Importare contatti, aziende e trattative associando le colonne ai campi standard.

Limiti: nessun workflow, invio massivo o sequenza automatica. Il server del prodotto consente 50 email individuali al giorno per utente attivo, con regole distinte dalla casella collegata. Il listino non esplicita il tetto dei contatti; la tabella dei campi indica zero campi aggiuntivi nel piano gratuito. Confermare eventuali condizioni diverse prima di personalizzare l’archivio.

Lingua e supporto: app in italiano e documentazione tecnica soprattutto in inglese; chiarire la lingua dell’assistenza. Gmail e Google Calendar sono fra i collegamenti di produttività.

App mobile: le indicazioni sull’offline nel piano gratuito sono discordanti; richiedere conferma per l’account utilizzato.

• Preferirlo per tre persone con campi standard e collegamenti Google
• Scartarlo se workflow, invii massivi o lavoro offline sono requisiti indispensabili.

Salesforce Free Suite

Per chi è adatto: due persone che seguono insieme vendite e richieste di assistenza.

Include e avvio: il listino di Salesforce distingue Free Suite dai piani a pagamento. Importare contatti, aziende e opportunità, impostare le fasi e creare un report sulle trattative aperte. Sono inclusi cinque flussi per tipo e 25 campi personalizzati per oggetto standard.

Limiti: due utenti, nessun oggetto personalizzato e nessun accesso ad AppExchange. Le email di marketing sono 100 al mese, con marchio Salesforce; in quell’ambito si applica una quota di 2.000 lead e contatti, distinta dai 10 GB minimi di spazio dati per organizzazione. Accedere almeno ogni 60 giorni per mantenere l’account gratuito.

Lingua e supporto: interfaccia in italiano; assistenza gratuita tramite chatbot Agentforce. Sono inclusi casi di assistenza, collegamento Slack e integrazione email/calendario di base.

App mobile: accertare le operazioni consentite all’utente Free, soprattutto se l’offline è necessario; il listino non lo specifica.

• Preferirlo per unire opportunità e casi di assistenza con due accessi
• Scartarlo se servono più utenti, AppExchange o assistenza diretta inclusa.

"La possibilità di avere statistiche in tempo reale sull'andamento delle vendite, sulle performance individuali e la disponibilità di una vasta gamma di altri dati ci ha permesso di ottimizzare le risorse e orientarci verso processi di successo, scartando altre opzioni meno adatte."

Proprietario, Emiliano Vicaretti

SunPark Srl

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Scegliere in base allo scenario

Gli scenari traducono i limiti in una decisione iniziale. Per ciascuno, individuare la funzione o la soglia che farà riconsiderare il piano gratuito.

Per la PMI con due pipeline, Bitrix24 gratuito permette soltanto una prova con un percorso unico e una consegna manuale. Il piano necessario va calcolato sui due processi effettivi, includendo il passaggio al reparto operativo.

Come provarli sul lavoro reale

Il responsabile commerciale descrive il percorso di una vendita; l’amministratore configura campi, fasi e permessi. Usare per ogni finalista un campione autorizzato di 500 contatti con aziende e trattative collegate. Il CSV è un file di dati tabellari: controllare mappatura dei campi, duplicati, accenti e numeri telefonici.

Chiedere gli stessi report: trattative aperte per responsabile, attività in scadenza e trattative senza prossima azione. Annotare filtri disponibili e lavoro manuale necessario. Provare due pipeline e tre automazioni solo se richieste dal processo, registrando quali eccedono il piano.

Sul telefono aziendale, provare un promemoria, l’annotazione dell’esito di una chiamata e la sincronizzazione dopo una perdita di rete. Distinguere la nota sulla chiamata dalla registrazione audio; controllare che le attività non siano duplicate.

Infine, un venditore e un collega operativo seguono la stessa richiesta fino alla consegna. I passaggi che impongono copie o spiegazioni a voce mostrano quanto lavoro resta fuori dal CRM.

I costi nascosti del gratuito

Nel costo del piano necessario contare anche amministratore e assistenza. Separare canone, configurazione, formazione e manutenzione delle integrazioni. Rimuovere il marchio in HubSpot, aggiungere campi in Zoho o superare due accessi in Salesforce può rendere necessario un abbonamento. In Freshsales, l’assenza di workflow lascia passaggi manuali.

In Bitrix24, le API REST, interfacce con cui i programmi scambiano dati, e i webhook, notifiche automatiche dirette ad altri programmi, richiedono un piano commerciale, come le app Market. Prima di collegare il gestionale, stabilire costo del connettore e responsabile degli errori. Anche gli allegati incidono sui 5 GB condivisi.

Checklist prima dell’adozione:

• Ottenere il report necessario, per esempio trattative aperte per responsabile, senza ricostruirlo ogni settimana
• Distinguere le automazioni indispensabili dai passaggi che il team può gestire manualmente
• Confermare che email, calendario e gestionale funzionino nel piano scelto, includendo eventuali costi del connettore
• Esportare un campione e ricostruire i collegamenti fra contatti, aziende e trattative.

Preparare la migrazione

Un’esportazione CSV può contenere le schede senza allegati, email o relazioni complete. Conservare gli identificativi originali e una tabella di corrispondenza con quelli nuovi. L’indirizzo email aiuta a riconoscere una persona, ma non sostituisce l’identificativo di un’azienda o di una trattativa.

Prima della migrazione, l’amministratore dovrebbe concordare nomi dei campi, formati delle date, valuta e significato delle fasi. Poi confrontare conteggi, importi e alcune relazioni dopo la reimportazione. Mantenere una copia protetta del sistema precedente finché il responsabile commerciale approva il risultato.

Per un collegamento esterno, provare anche un errore: inserire un contatto senza email o scollegare temporaneamente la casella. Deve essere chiaro dove compare l’avviso e chi ripete l’operazione.

La scelta finale deve indicare il processo coperto oggi e il primo limite previsto: accessi, dati, automazioni o integrazioni. Prima di trasferire l’intero archivio, far completare una vendita al collega che userà il CRM ogni giorno e approvare il costo della configurazione necessaria.

FAQ

Quanto tempo pianificare per la migrazione di cinque utenti?

Come stima organizzativa iniziale, prevedere una o due settimane per pulizia, configurazione, importazione e formazione. Il tempo aumenta con allegati e integrazioni. Cinque utenti superano i limiti gratuiti di HubSpot, Zoho, Freshsales e Salesforce: includere il costo delle licenze nella scelta.

Come distinguere il piano gratuito da una prova?

Controllare il nome del piano nell’account e l’eventuale data di scadenza delle funzioni aggiuntive. Ripetere le operazioni indispensabili nella configurazione gratuita: una funzione accessibile durante la prova può richiedere un abbonamento in seguito.

Come evitare di perdere lo storico?

Definire prima quali elementi conservare: note, email, chiamate, allegati e attività. Standardizzare campi e nomenclature, mantenere gli identificativi e controllare le relazioni su casi completi. Il solo conteggio dei contatti importati non dimostra che lo storico sia stato trasferito.

Quale CRM gratuito scegliere per una PMI italiana?

Restringere la scelta in base a utenti, processo e collegamenti indispensabili, usando gli scenari del confronto. Poi controllare interfaccia e assistenza separatamente: menu italiani e supporto in italiano sono requisiti diversi.

Quando conviene un piano base a pagamento?

Quando il costo del lavoro manuale o delle funzioni mancanti supera il canone per tutte le persone coinvolte. Confrontare anche configurazione, formazione e manutenzione: il prezzo per singolo venditore descrive solo una parte della spesa.

Esiste un CRM gratuito senza limiti?

I cinque piani hanno vincoli su utenti, dati, funzioni o condizioni d’uso. Ogni quota vale per un ambito preciso: valutare separatamente accessi, archiviazione, ricerca, automazioni e continuità dell’account.