Software per la gestione documentale

Cos'è la gestione documentale?

La gestione documentale è il processo che riguarda il documento in tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione fino all’archiviazione. Una corretta gestione dei documenti è fondamentale per qualunque tipo di azienda, a prescindere dalle sue dimensioni.

La gestione dei documenti con Bitrix24 è completa, gratuita e facile da usare!

Le caratteristiche principali sono:

-    Creazione e modifica del documento: sono supportati tutti i tipi di file (presentazioni, video, ecc.) che possono essere creati e modificati sia online (grazie alle integrazioni con Google docs e Office 365) che offline. Per lavorare ai documenti in modalità offline occorre configurare Bitrix24.Drive e, ogni volta che verrà creato o modificato un documento, verrà salvato automaticamente sull’account Bitrix24. Inoltre, grazie alla cronologia delle versioni di Bitrix24, le versioni precedenti dei file non vengono cancellate ed è quindi possibile visualizzare quando e da chi sono state apportate le modifiche.

-    Condivisione e sicurezza: i file caricati possono essere in modalità privata, e quindi visibili solo all’amministratore dell’account, o condivisa con l’azienda oppure con un gruppo di lavoro. È possibile impostare le autorizzazioni di accesso in modo tale da garantire la sicurezza assoluta dei documenti. Inoltre, Bitrix24 permette di bloccare il documento temporaneamente in modo che non ci siano sovrapposizioni con le modifiche e, una volta terminate, il documento può essere sbloccato nuovamente; questa funzione è utile per chi consente l’accesso a utenti esterni o lavora a file in condivisione.

-    Ricerca e indicizzazione: il nuovo file aggiunto viene immediatamente indicizzato e visualizzato nei risultati di ricerca non appena viene caricato. Durante la ricerca, i suggerimenti istantanei vengono mostrati nel momento in cui l'utente inizia a digitare nella casella di ricerca.

La caratteristica fondamentale di Bitrix24 è che, non solo offre gli strumenti necessari per la gestione aziendale dei documenti, ma mette a disposizione tutti i mezzi di cui una azienda può aver bisogno: dal project management al website builder, dal contact center al CRM integrato e tante altre funzioni gratuite e illimitate (in base al piano commerciale).

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