I 7 migliori CRM con integrazione di fatturazione

Il termine CRM è un acronimo inglese per customer relationship management, che può essere tradotto in italiano con "gestione delle relazioni con i clienti". I migliori CRM sul mercato si propongono di consentire agli utilizzatori di gestire le relazioni con i clienti e le pipeline di vendita dal primo contatto (anche online) con il cliente fino alle fasi post-vendita. Un buon CRM è uno strumento essenziale per i team di vendita, perché il suo corretto utilizzo consente di aumentare le conversioni, gestire in modo appropriato il marketing e fidelizzare i clienti che hanno già acquistato beni o servizi.

Nello specifico caso italiano, l'obbligo di fatturazione elettronica rende molto utile l'integrazione, da parte di questi software, delle funzioni di fatturazione. Ciò consente di evitare l'utilizzo di due differenti software con conseguente duplicazione del database dei clienti e maggior impiego di tempo. In questo articolo esamineremo i 7 migliori CRM disponibili sul mercato che integrano anche la possibilità di emettere fatture online.

Obbligo di fatturazione elettronica in Italia, come funziona

In Italia il passaggio alla fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le imprese è stato un processo graduale iniziato nel 2014 e conclusosi nel 2022. In particolare, dal 6 giugno 2014 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per le sole fatture emesse verso la pubblica amministrazione, mentre dall'anno successivo l'obbligo è stato esteso anche per le fatture riguardanti le PA locali. Solo quattro anni dopo tuttavia, il 1° gennaio 2019, è scattato l'obbligo di fatturazione nei confronti anche delle aziende private.

In un primo tempo, sono rimasti esclusi aziende, professionisti e imprenditori individuali che operano in regime forfettario. Dal 1° luglio 2022, tuttavia, l'obbligo è stato esteso anche per chi opera con questo regime. Al momento, dunque, la gran parte delle aziende e delle partite IVA italiane sono obbligate a emettere fattura elettronica, tramite software abilitati o il portale dell'Agenzia delle Entrate. Le fatture devono essere emesse entro 12 giorni da quando è stata svolta l'attività.

1. Bitrix24

Bitrix24 è una piattaforma all-in-one che offre al suo interno moltissimi strumenti ed è al passo con l'implementazione delle più moderne tecnologie legate all'intelligenza artificiale. Offre innanzitutto un solido CRM integrato con funzionalità avanzate di automazione come l'invio automatico di SMS ed e-mail, anche con "trigger" personalizzabili al verificarsi di determinati eventi. A rendere lo strumento davvero potente è che può essere integrato con il sito web aziendale (che è possibile realizzare tramite un web site builder incluso nella piattaforma) e che rende possibile importare in modo automatico i dati dei contatti acquisiti all'interno del CRM.

Tuttavia, è ancora più importante sottolineare che Bitrix24 mette a disposizione insieme al CRM un generatore di fatture elettroniche perfettamente in linea con le normative italiane. Tra le funzionalità di base sono previste fatture illimitate archiviate in cloud, che è possibile recuperare in qualsiasi momento. È possibile poi archiviare qualsiasi tipo di documento comprese fatture proforma e contratti di fornitura.

Bitrix24 mette a disposizione anche una versione gratuita con utenti illimitati e 5 GB di archiviazione disponibili. Accanto a CRM e fatturazione online, nella stessa piattaforma software sono presenti molti altri strumenti di collaborazione e condivisione, comprese app per la videoconferenza e i meeting del team di lavoro, per la messaggistica interna e per la gestione dei progetti.

2. Zoho CRM

Zoho è tra i migliori CRM in italiano disponibili al momento sul mercato e consente di avere una visione a 360 gradi dei clienti effettivi e potenziali. I team di vendita hanno anche la possibilità di creare preventivi basati su modelli personalizzabili e di compiere analisi esaustive delle pipeline di vendita relative a un determinato utente. Un'altra funzionalità molto interessante è il tracciamento automatico di tutti i pagamenti e la possibilità di automatizzare i flussi di lavoro.

Le informazioni su tutti i clienti attuali e potenziali vengono salvate in cloud e possono essere modificate anche manualmente in qualsiasi momento. È possibile attribuire a ogni contatto un "lead scoring", vale a dire un punteggio che valuta la probabilità di conversione di un determinato contatto e decidere a quale membro del team di vendita assegnare un determinato lead.

Sul fronte dell'integrazione di questo software con la possibilità di generare fatture, va invece sottolineato come in questo caso sia necessario acquisire un programma della stessa azienda, ma con abbonamento separato, denominato Zoho Invoice. Entrambi i software prevedono una prova gratuita ma non una versione free vera e propria e i prezzi partono da 14 € per utente al mese.

3. HubSpot CRM

Il nome "HubSpot" di questo software sta a indicare che è diviso in "hub" distinti ma integrati tra loro, come quelli relativi alle vendite e alla gestione delle relazioni con i clienti (vale a dire il CRM), al marketing, al servizio clienti e al CMS (acronimo per content marketing system). Si tratta dunque di un software con funzionalità molto avanzate, con l'unica pecca di non essere esattamente user-friendly se lo si vuole usare in tutte le sue funzionalità.

Differenzia in ogni caso in modo piuttosto netto, anche dal punto di vista dei prezzi, l'offerta per medie e grandi aziende e quella per piccoli business e imprenditori individuali. Nel primo caso, si parte da 792 €/mese mentre nel secondo si può partire da soli 9 €/mese per utente, ma con funzionalità molto meno avanzate in particolare per quanto riguarda il marketing e le correlate automazioni.

Dal punto di vista che più ci interessa dell'integrazione con la fatturazione, HubSpot mette a disposizione, tramite il modulo Payments, strumenti per generare fatture in PDF, proforma e preventivi, anche con la possibilità di generazione automatica. Per gli utenti italiani, va tuttavia precisato che non consente di creare fatture elettroniche da inviare direttamente all'SDI e questa funzione andrebbe dunque integrata con un software apposito.

4. Salesforce CRM

Salesforce è da tempo uno dei leader del mercato internazionale tra i software per CRM e contabilità. Si tratta in particolare di una piattaforma modulare che integra in un unico software soluzioni per la gestione delle vendite e dei clienti, del marketing, dell'assistenza clienti e dell’automazione di flussi di lavoro come quelli riguardanti l'invio di e-mail.

Come altre piattaforme, è accessibile in cloud, quindi il software non deve essere fisicamente installato su un dispositivo aziendale, ma viene eseguito da un server centralizzato. Tale soluzione è ottimale anche per le aziende che hanno attuato un'organizzazione ibrida (in parte da ufficio e in parte da remoto) del lavoro.

Per quanto riguarda l'integrazione con la fatturazione, Salesforce mette a disposizione degli utenti un sistema che permette di emettere automaticamente fatture ricorrenti, calcolare i ricavi e gestire pagamenti e incassi. È possibile anche creare un proprio modello per fatture e proforma inserendo il proprio logo e altri dettagli aziendali. Anche in questo caso, è tuttavia giusto sottolineare come per l'emissione di fatture elettroniche e il contemporaneo invio all'SDI sia necessaria l'integrazione con software di terze parti.

Per quanto riguarda lo schema di prezzi proposto, varia a seconda del tipo di impresa. Il piano più economico, riservato a piccole aziende, parte da 25 € per utente/mese con strumenti per analisi di marketing, pipeline di vendita, servizio clienti e storefront builder. Tuttavia, va sottolineato come la tariffazione per utenti possa moltiplicare il costo in caso di team di lavoro con più dipendenti che devono avere accesso al software.

5. Microsoft Dynamics 365

Come tutti gli strumenti Microsoft, Dynamics 365 ha il pregio di essere facilmente integrabile con altri tool dell'azienda con sede a Redmond, come il diffusissimo 365 con Office, Excel, PowerPoint e altri popolari programmi. Il CRM consente di automatizzare i flussi di lavoro e i compiti ripetitivi, gestire le pipeline di vendita, utilizzare strumenti per il servizio clienti, per il marketing e per la finanza. Fornisce anche strumenti per l'e-commerce.

Per quanto riguarda l'integrazione con la fatturazione, Dynamics 365 crea fatture online anche in automatico a partire da ordini di vendita e contratti. Consente anche l'emissione di fatture elettroniche compatibili con la normativa fiscale italiana. Lo schema dei prezzi è piuttosto complesso, in virtù del fatto che si tratti di un software "modulare". In altre parole, il prezzo per utente può lievitare via via che si aggiungono funzionalità aggiuntive.

6. Monday Sales CRM

Anche Monday Sales rientra tra i software capaci di semplificare i processi riguardanti preventivi e fatturazioni. Il software consente un monitoraggio completo della pipeline di vendita dal primo contatto fino alla conversione. Un'altra funzione interessante è il tracciamento delle trattative di acquisto e delle relative probabilità di chiusura.

Il software permette di creare in automatico preventivi in formato pdf, integrare app per la generazione di fatture, controllare la scadenza di un pagamento e avere aggiornamenti costanti sull'andamento degli incassi. Sul piano dell'aderenza alla normativa italiana sulla fatturazione elettronica, va invece indicato che sarà necessario un altro tipo di software per essere in regola con fisco e tasse italiane. I costi del software indicati nella pagina dedicata ai prezzi partono da 12 € per utente per mese e prevedono una prova gratuita per testare il prodotto.

7. Fatture in Cloud

Come ultimo software per fatturazione web e CRM proponiamo Fatture in Cloud, piattaforma utilizzata da moltissime PMI italiane. Le opzioni per fatturare online seguendo le norme italiane sono in effetti molte e non a caso ha avuto un grande successo nel mercato. Oltre a emettere fatture elettroniche è anche possibile creare fatture proforma, preventivi e tenere traccia degli incassi e dell'IVA per trimestre e per anno solare.

Per chi ha bisogno di un software che abbini fatture e CRM in cloud è bene sapere che le funzioni relative sono molto più limitate. È possibile avere a disposizione anagrafiche di clienti fornitori, gestione di preventivi e ordini e alcune analisi di base, ma sono del tutto assenti funzioni avanzate proprie dei migliori CRM come monitoraggio e gestione dell'intera pipeline di vendita, automazioni di marketing, funzioni di servizio clienti e tool per la collaborazione del team. Se hai bisogno dunque non solo di un software per la fatturazione, ma anche di un CRM con funzioni avanzate, non si tratta del tipo di offerta adatta, mentre può essere sufficiente se ci si accontenta di funzionalità basilari.

Come l'intelligenza artificiale sta influenzando i software CRM con generatore di fatture online

I CRM con fatture in cloud hanno compiuto molti progressi negli ultimi anni, grazie all'evoluzione delle tecnologie di intelligenza artificiale. L'evoluzione dell'IA ha dato vita a software capaci di automatizzare molti compiti ripetitivi che un tempo richiedevano un'attività manuale da parte della forza lavoro di un'azienda.

Task come l'inserimento dei dati del cliente, la creazione di una fattura o di un preventivo o la classificazione e "scoring" dei lead possono essere ora compiuti con l'ausilio dell'IA. Questo consente alla forza lavoro "umana" di dedicarsi a compiti strategici per il miglioramento dei lead e del proprio marketing, anche sulla scorta delle analisi avanzate che l'intelligenza artificiale può fornire.

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Come visto in questo articolo, la normativa italiana prevede ormai per tutte le aziende l'obbligo di fatturazione elettronica, a prescindere dalle dimensioni e dal tipo di regime fiscale. Sul mercato sono presenti buoni software per la fatturazione elettronica che hanno però un CRM poco avanzato e dall'altra parte dei software di Customer Relationship Management con ottime funzionalità che non prevedono però la possibilità di emettere una fattura elettronica.

Bitrix24 rappresenta la soluzione ideale per avere a disposizione un CRM avanzato con molte funzioni di automazione, integrazioni di app di terze parti anche per la contabilità e per i pagamenti con carta di credito e la possibilità di creare fatture online elettroniche nel rispetto di quanto previsto dalla normativa fiscale italiana. Bitrix24 mette poi a disposizione strumenti per molte altre attività utili alle aziende di qualsiasi dimensione, come app di messaggistica e videoconferenza, calendari, bacheca Kanban, strumenti di automazione del marketing e persino un assistente virtuale, CoPilot, basato sull’IA e integrato in ogni parte della piattaforma.

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