Ambiente di lavoro intelligente, la rivoluzione del lavoro ibrido in Italia

Se dovessimo indicare un momento di svolta per l'introduzione del lavoro ibrido in Italia, questa coinciderebbe sicuramente con l'emergenza pandemica del 2020. La necessità di distanzamento sociale per evitare i contagi spinse, infatti, la gran parte delle aziende a implementare dinamiche di lavoro da remoto.

Finita l'emergenza, molte aziende hanno deciso comunque di non abbandonare completamente quell'esperienza, anche in considerazione dei vantaggi che le imprese e i lavoratori ne hanno tratto. In questo articolo ci occuperemo di approfondire quella che si può senza dubbio definire la "rivoluzione" del lavoro ibrido in Italia, esaminando anche vantaggi e sfide per le aziende che in questi anni hanno implementato tale modalità di lavoro.

Cosa si intende per lavoro ibrido?

Per lavoro ibrido si intende una modalità di organizzazione del lavoro che combina il tradizionale impiego in ufficio dei propri dipendenti con forme di lavoro da remoto, anche grazie all'utilizzo delle moderne tecnologie per smart working.

Alcune aziende ricorrono a forme di lavoro totalmente da remoto, ma la gran parte delle imprese in questi anni ha trovato più in linea con le proprie esigenze organizzative un sistema che alterni presenza in ufficio e lavoro da remoto. Ciò consente di mantenere un contatto fisico con la propria forza lavoro e allo stesso tempo di beneficiare di alcuni dei vantaggi del lavoro da remoto, come una riduzione dei costi e una maggiore soddisfazione dei propri lavoratori.

Perché in Italia si parla sempre più spesso di smart working e lavoro ibrido?

Fino al 2020, la grande maggioranza delle aziende italiane, a prescindere dalle proprie dimensioni, stava ancora optando per un sistema tradizionale di organizzazione del lavoro. Anche se a livello internazionale forme di lavoro ibrido e di smart working si stavano già diffondendo, in Italia era prevalsa la scelta di mantenere un'impostazione tradizionale. Come accennato nell'introduzione, non c'è dubbio che la pandemia abbia impresso una significativa accelerazione a questa tendenza, obbligando le imprese a scelte e soluzioni che implicassero il lavoro da remoto.

Questa esperienza ha obbligato le aziende a fare i conti con una differente organizzazione del lavoro e anche a sviluppare esperienza rispetto alla gestione organizzativa e tecnologica del lavoro da remoto da parte del proprio team. Si può dire dunque che gli ultimi anni abbiano visto la definitiva affermazione di un modello di lavoro misto che non costituisce più un tabù. Ancora una fetta significativa di grandi, piccole e medie imprese preferiscono rimanere nel solco della tradizione, ma i numeri delle aziende e delle professioni che scelgono il lavoro ibrido sono in costante crescita.

Il ruolo dei datori di lavoro e quello dei dipendenti

I datori di lavoro hanno ovviamente un ruolo fondamentale nell'implementazione di un ambiente di lavoro che sia allo stesso tempo efficiente e produttivo. La formazione dei lavoratori assume un aspetto importante, anche perché il lavoro ibrido comporta l'uso di strumenti e servizi tecnologici diversi rispetto a quelli utilizzati in un'organizzazione del lavoro tradizionale.

Dal canto loro, anche i dipendenti devono essere proattivi, in particolare nell'organizzazione di una postazione di lavoro da remoto che non solo sia dotata di tutti gli strumenti necessari ma che sia anche il più possibile priva di rumori e distrazioni eccessive. La comunicazione in tempo reale tra azienda e lavoratori è inoltre un pilastro essenziale per la buona riuscita di un'organizzazione del lavoro in modalità ibrida.

L’importanza dell’intelligenza artificiale nel lavoro ibrido

Negli ultimi anni si è parlato moltissimo di intelligenza artificiale perché questa nuova tecnologia ha avuto importantissime ricadute nell'organizzazione aziendale, apportando indubbi vantaggi a cui deve però corrispondere un corretto utilizzo di questo strumento. L'intelligenza artificiale può essere molto importante anche nel lavoro ibrido, grazie all'ausilio di strumenti per la gestione dei progetti, per l'assunzione di decisioni informate, per una migliore comunicazione in tempo reale e per la riduzione degli errori.

Per una gestione efficiente dei team ibridi e del lavoro da remoto, può essere di grande ausilio una piattaforma software all-in-one come Bitrix24, che mette a disposizione strumenti per la gestione dei progetti, anche con l'ausilio dell'intelligenza artificiale, soluzioni avanzate per videoconferenze, messaggistica e condivisione di file di lavoro e strumenti per la gestione degli incarichi dei dipendenti. Inoltre, nel software è integrato un assistente virtuale basato su IA, CoPilot, che può fornire in qualsiasi momento al team suggerimenti, idee e informazioni, consentendo di aumentarne la produttività.

La tecnologia per il lavoro da remoto

La tecnologia è un ausilio fondamentale per gestire quella parte del lavoro ibrido che prevede la collaborazione da remoto. Le app per le videoconferenze consentono ai responsabili del team di essere in contatto in tempo reale con i propri dipendenti e possono essere utilizzate sia per chiamate one-to-one che per meeting del gruppo di lavoro. Grazie a questo strumento, il fatto che in un determinato momento una parte del team sia in ufficio e l'altra stia invece lavorando da remoto non creerà alcun ritardo nell'organizzazione del lavoro e nella gestione dei progetti.

Anche gli strumenti per la messaggistica e quelli per la condivisione di file e documenti sono in grado di consentire a tutti i membri del team impegnati in un progetto di accedere ai dati necessari per il proprio lavoro a prescindere da dove siano ubicati in quel momento. La tecnologia cloud, inoltre, permette di bypassare la necessità della presenza fisica dei file in azienda, poiché essi possono essere archiviati in spazi esterni, aumentando sicurezza e accessibilità. È naturalmente importante anche che le postazioni remote dei lavoratori possiedano i requisiti minimi perché la comunicazione possa avvenire senza intoppi: sono necessari una connessione Internet stabile e sufficientemente veloce, un PC non obsoleto e con un antivirus aggiornato, una webcam e un microfono funzionanti.

Whiteboards, cosa sono le lavagne digitali

Con il termine inglese whiteboards ci si riferisce a lavagne per uffici adatte al lavoro ibrido, uno strumento molto importante quando il team non è dislocato interamente in ufficio ma è almeno in parte collegato da remoto. Tramite le lavagne digitali per l'ufficio, qualsiasi membro del team può visualizzare idee e strategie, aggiungere le proprie note e i propri spunti, apportare modifiche in tempo reale. I responsabili del team potranno configurare i permessi di accesso remoto, dunque stabilire quali membri possano visualizzare le lavagne e quale tipo di modifiche ognuno possa apportare.

Le lavagne digitali consentono anche il lavoro asincrono. Ciò significa che i membri del team non devono necessariamente intervenire tutti nello stesso lasso temporale ma, ferme restando le deadline previste per quella fase del progetto, potranno apportare i propri spunti e modifiche anche in momenti differenti. Le lavagne digitali possono essere anche integrate con gli strumenti utilizzati per le videoconferenze.

Flussi di lavoro in ufficio ibrido

Nel lavoro ibrido, i flussi di lavoro digitali sono essenziali perché il lavoro sia allo stesso tempo efficiente e tracciabile. Grazie alle applicazioni per la gestione dei progetti, il responsabile del team può creare specifici flussi di lavoro, stabilendo i lavoratori che potranno accedere a un dato flusso. Ogni membro del team a sua volta potrà visualizzare l'operato degli altri collaboratori e aggiornarli rispetto al suo contributo al progetto.

Grazie all'intelligenza artificiale e alle nuove tecnologie, è possibile usufruire anche di strumenti di automazione. Ad esempio, i responsabili e i membri del gruppo di lavoro potranno ricevere notifiche quando ci sono aggiornamenti nelle attività, potranno essere creati automaticamente degli incarichi secondo criteri predeterminati e si potranno avere informazioni in tempo reale sulle scadenze.

Come introdurre il lavoro ibrido in azienda

L'introduzione del lavoro ibrido in azienda è un passaggio fondamentale che deve essere approcciato in modo razionale ed efficiente. In particolare è necessario:

• Determinare quali posizioni lavorative sono più adatte per il passaggio al lavoro ibrido. I responsabili aziendali potrebbero ritenere che sia preferibile per alcune figure (ad esempio, le figure apicali di alcuni settori) la permanenza a tempo pieno in ufficio.
• Definire quale modello di lavoro ibrido sia preferibile per le esigenze aziendali. Il lavoro ibrido può essere organizzato in diversi modi (ad esempio, con orario di lavoro da remoto flessibile e a discrezione del lavoratore, o fisso) e non ce n'è uno migliore di un altro in assoluto. Tutto dipende dalle specifiche esigenze dell'azienda.
• Predisporre le necessarie attività di formazione per i dipendenti. I lavoratori devono essere preparati al passaggio alla nuova organizzazione di lavoro, sia dal punto di vista delle conoscenze tecnologiche che delle policy aziendali.
• Pianificare strategie in grado di garantire una transizione efficace al nuovo modello organizzativo. Alcune figure chiave dell'azienda, come i responsabili delle risorse umane e i manager di alcuni settori chiave, dovranno affrontare temi cruciali come il benessere dei dipendenti nel nuovo modello organizzativo ibrido, la sicurezza delle informazioni, l'efficienza della collaborazione interna ai team.

Ambiente di lavoro ibrido, vantaggi e svantaggi

Quando le aziende decidono di passare al lavoro ibrido, devono considerare i vantaggi e gli svantaggi del nuovo modello di organizzazione adottato. La flessibilità è sicuramente uno dei vantaggi più importanti e spesso si traduce in una maggiore soddisfazione da parte del lavoratore. I dipendenti saranno infatti in grado di bilanciare meglio il tempo dedicato al lavoro e quello riservato alla famiglia e al tempo libero. Spostamenti meno frequenti verso il luogo di lavoro, inoltre, tendono a diminuire lo stress e possono ottenere l'effetto virtuoso di una maggiore produttività.

Il lavoro ibrido può poi apportare vantaggi alle aziende per quanto riguarda i costi. Infatti, comporterà un minore uso di corrente elettrica ed energia per il riscaldamento, che in questo momento storico soprattutto in Italia può costituire un risparmio sostanziale. Dal punto di vista dell'adeguamento alle nuove tecnologie, va considerato come un'organizzazione ibrida del lavoro "costringerà" le aziende a rimanere al passo con i tempi.

In termini di svantaggi, vanno sicuramente considerati gli investimenti necessari per il passaggio al lavoro ibrido, in particolare in termini di adeguamento tecnologico. Questo non riguarda solo l'acquisizione di tutti i software per smart working necessari, ma anche il rispetto di alti standard di sicurezza. Infatti, i lavoratori che si collegano da remoto talvolta tendono a sottovalutare il fatto che accedere in modo non sicuro ai software aziendali potrebbe comportare importanti rischi per i dati sensibili dell'impresa. È dunque necessario che i dispositivi utilizzati da remoto siano aggiornati costantemente e dotati di un antivirus e di un firewall e che i dipendenti abbiano anche ricevuto un'adeguata formazione che consenta loro di evitare attacchi informatici sempre più diffusi come il phishing.

Evoluzione del lavoro ibrido, a che punto è l'Italia?

Secondo il Report Smartworking 2024 di Great Place to Work Italia, a fine 2024 il 56% delle aziende italiane di successo aveva deciso di implementare forme di lavoro ibrido. Se il dato è da una parte incoraggiante, va sottolineato come in termini assoluti il 74% del lavoro nel nostro Paese è ancora svolto in presenza.

Tra i vantaggi del lavoro ibrido in Italia sottolineati dal rapporto, va segnalata la percezione di maggiore equità salariale, legata ai minori costi affrontati per gli spostamenti. Anche la questione dell'equilibrio vita-lavoro, meglio garantito dal lavoro ibrido, è stata percepita come un elemento cruciale dagli intervistati. Aziende e lavoratori intervistati in occasione dello studio di Great Place to Work Italia hanno tuttavia sottolineato come i risultati migliori siano conseguiti quando viene posta in essere un'equilibrata distribuzione tra orario di lavoro in ufficio e da remoto.

Come scegliere il software migliore per il team ibrido

La transizione al lavoro ibrido da parte di un'azienda comporta la scelta di software che siano adatti a gestire team che lavorano in parte in ufficio e in parte da remoto in modo efficiente. Bitrix24 è uno strumento che permette di riunire in un'unica piattaforma in cloud tutte le funzionalità necessarie, a partire da strumenti avanzati per la gestione dei progetti che consentono un'efficiente collaborazione e comunicazione anche dei membri che lavorano da remoto. Nel software sono presenti lavagne digitali, tool per il monitoraggio dei tempi di lavoro, funzionalità per l'assegnazione degli incarichi e per la comunicazione tramite videoconferenze, messaggistica, feed e condivisione di file e documenti.

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