Il backlog ponderato in base alle evidenze: come rendere la pianificazione predittiva e orientata ai dati

Il concetto di Evidence-Weighted Backlog (backlog ponderato in base alle evidenze) nasce da una specifica esigenza di unire il metodo di lavoro agile con la capacità di pianificazione basandosi su dati reali e non su percezioni soggettive del team. Se un tempo un backlog rappresentava semplicemente una lista di cose da fare, oggi si è trasformato in un sistema dinamico in cui priorità e capacità vengono ponderate e bilanciate. In questo articolo approfondiremo il concetto di Evidence-Weighted Backlog e il modo in cui si inserisce nelle pratiche di lavoro agile con lo scopo di aumentare produttività ed efficienza grazie a una pianificazione orientata ai dati.

Il significato di "Evidence-Weighted Backlog"

Nell'approccio classico le priorità del backlog, inteso come l'elenco di attività, requisiti e funzionalità che un team deve completare, venivano stabilite in base a percezioni soggettive, opinioni degli stakeholder e pressioni dei dirigenti di azienda o del mercato. Questo tipo di approccio finiva per dar luogo a decisioni non ottimali, risultati non prevedibili, calo della produttività e costi aggiuntivi.

Il passaggio alla ponderazione del backlog comporta invece un approccio definibile come "data driven" che non è più basato su intuizioni e percezioni, ma intende basarsi su dati misurabili, metriche, feedback e pianificazione. Le best practice poste in essere nella ponderazione del backlog costituiscono dunque una "rivoluzione copernicana" in grado di cambiare radicalmente il modo di affrontare la gestione dello sviluppo di un prodotto.

Obiettivo e vantaggi del backlog ponderato

L'Evidence-Weighted Backlog ha dunque l'obiettivo di trasformare una semplice lista di attività da svolgere in un approccio strategico che possa generare decisioni più avvedute, rapide e anche sostenibili nel tempo. Nello specifico, tra gli obiettivi principali si possono citare:

• Il miglioramento della precisione della pianificazione. Il backlog ponderato si basa su dati tangibili in grado di ridurre le incertezze legate a stime e percezioni soggettive. Ciò permette anche una gestione delle risorse più efficiente e un aumento della produttività.
• Un processo decisionale basato sui dati. L'inclusione di evidenze e dati reali consente di prendere decisioni che siano basate su metriche e fatti reali e non su mere opinioni e intuizioni. Questo approccio riduce anche il rischio di errori strategici
• Trasparenza e tracciabilità. Le priorità stabilite nel backlog sono giustificate da dati verificabili. Quando si analizza il lavoro del team, lo si può fare basandosi su dati concreti e misurabili.
• La creazione di un sistema predittivo. Il backlog viene costantemente aggiornato con nuove evidenze e viene così implementato un sistema in grado di adattarsi continuamente ai cambiamenti e di reagire rispetto ai mutamenti del mercato.

Tale approccio deve essere supportato anche da un software adatto. La piattaforma all-in-one Bitrix24 mette a disposizione strumenti di analisi e rapporti per prendere decisioni basate sui dati, tool avanzati per la gestione dei progetti integrati dall'assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale CoPilot, app di messaggistica e videoconferenza per la comunicazione interna al team di lavoro, bacheche kanban, flussi di lavoro di gestione del prodotto e strumenti per l'automazione e la pianificazione.

Rapporto del backlog ponderato con le pratiche agili

Per pratiche agili o metodologia agile ci si riferisce in particolare allo sviluppo di software, a una serie di metodi e principi pensati inizialmente per lo sviluppo dei software, ma che possono essere applicati anche per altre tipologie di progetti. Tale metodologia, delineata per la prima volta nel 2001 nel "Manifesto per lo sviluppo agile del software", prevede flessibilità, collaborazione continua, feedback ricorrenti del cliente, adattabilità e consegna frequente di risultati concreti.

In tale contesto, il backlog è uno strumento pensato come un punto di riferimento dinamico che prevede un continuo adattamento, alimentato dai feedback dei clienti, dagli input degli stakeholder e dai risultati degli sprint precedenti. Il backlog ponderato e basato sulle evidenze può potenziare l'adattabilità del metodo agile, dando a ogni decisione motivazioni basate sui dati, che possono essere più facilmente spiegate e comunicate a clienti e stakeholder.

Cos'è Scrum nella metodologia agile?

Scrum è un framework della metodologia agile che ha il compito di aiutare i team a organizzare il lavoro in modo collaborativo. Scrum si basa sul metodo empirico, vale a dire sull'idea che la conoscenza derivi dall'esperienza. I tre pilastri che sostengono l'empirismo di Scrum sono:

• La trasparenza
• L'ispezione
• L'adattamento

All'interno di Scrum esistono tre figure che sono il product owner, lo scrum master e il developer. Queste tre figure, insieme, costituiscono lo scrum team e l'idea dietro a questa organizzazione è quella che all'interno del gruppo di lavoro esistano tutte le competenze necessarie per rilasciare un incremento di software. Nell'ambito dell'attività del team scrum, il backlog ponderato basato sulle evidenze introduce un miglioramento, rendendo la lista delle attività più agile e predittiva, perché basata su fatti e dati e non su intuizioni.

Pianificazione dello sprint basata sui dati

Nell'ambito della metodologia agile, per sprint si intende un breve periodo di tempo, di solito compreso tra una e quattro settimane, in cui il team scrum lavora per completare una quantità di lavoro definita nel backlog. All'inizio di ogni sprint, il team scrum organizza una riunione di pianificazione per organizzare il lavoro da svolgere nelle settimane successive.

Quando si ha un approccio ponderato al backlog basato sulle evidenze, la pianificazione dello sprint può essere basata sui dati, vale a dire su metriche, analisi dei risultati ed evidenze empiriche. Questo approccio data-driven fa sì che la pianificazione dello sprint diventi più accurata e predittiva. Tale approccio rende anche più trasparenti le scelte di pianificazione effettuate dal team scrum.

La mappatura delle dipendenze nel backlog ponderato

Si parla di dipendenze con riferimento ai legami esistenti tra funzionalità, attività e elementi del backlog. Nel caso di un backlog ponderato sulla base delle evidenze, la mappatura di tali dipendenze è essenziale per assicurarsi che gestione e pianificazione del proprio lavoro tengano conto di relazioni e vincoli tra i vari elementi. Per procedere con la mappatura delle dipendenze si deve:

• Identificare in modo chiaro la relazione tra le attività. È necessario analizzare ogni elemento del backlog per comprendere quali altri componenti o attività costituiscano prerequisiti o ne influenzino il comportamento
• Attribuire diversi pesi alle dipendenze sulla base delle evidenze. Non tutte le dipendenze hanno lo stesso peso. Nell'ambito del backlog ponderato, utilizzando metriche specifiche come la frequenza con cui una determinata dipendenza ha causato ritardi in passato, si possono assegnare specifiche priorità.
• Integrare la mappatura con la pianificazione dello sprint. La sequenza delle attività dello sprint deve essere guidata dalla mappatura, in modo da tener conto di elementi del backlog critici e cercare di mitigare eventuali rischi.
• Aggiornare e adattare continuamente la mappatura. In relazione all'evoluzione e allo sviluppo del progetto, possono emergere nuove dipendenze e dunque la mappa deve essere costantemente aggiornata.

Dunque, il backlog che in un approccio tradizionale sarebbe una semplice lista di elementi e attività, in questo caso si trasforma in un vero e proprio sistema integrato in cui le dipendenze tra gli elementi sono gestite e ottimizzate sulla base dei dati.

Bacheche Kanban e diagrammi di Gantt, come utilizzarle nella mappatura e gestione delle dipendenze

Strumenti come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt possono essere utili nella mappatura e nella gestione delle dipendenze. Le bacheche Kanban sono in grado di mostrare visivamente lo stato e l'avanzamento delle attività in tempo reale, consentendo di gestire in modo semplice le priorità legate a determinati task.

I diagrammi di Gantt sono invece uno strumento più avanzato, ideale in questo caso per mostrare in modo esplicito le dipendenze delle attività in una determinata timeline. Il team potrà così avere una chiara visione non solo dello stato di avanzamento di un progetto, ma anche di quali attività devono seguire o precedere altre.

Metriche di consegna del progetto e strumenti predittivi

Nel contesto di un backlog ponderato in base alle evidenze, le metriche relative ai tempi di consegna del lavoro e l'analisi predittiva sono fondamentali per garantire il rispetto delle deadline previste nelle varie fasi. In particolare, le metriche di consegna del progetto possono evidenziare la quantità di lavoro che il team può riuscire a completare in un determinato sprint, la percentuale di consegne puntuali, la qualità del lavoro, il tasso di difetti e l'impatto in termini di valore che una parte di lavoro consegnato ha sull'utente finale, anche tenendo conto del suo feedback.

Tramite l'analisi di queste metriche si possono anche prevedere trend futuri, come tempi di completamento previsti, correlazione effettiva tra priorità assegnate e risultati raggiunti, alert in tempo reale sui possibili scostamenti rispetto agli obiettivi che consentano interventi tempestivi per il riallineamento degli stessi.

In questo modo, il backlog ponderato può diventare un sistema proattivo di gestione del progetto, che consente di intervenire in modo tempestivo per adattarsi ai cambiamenti e prevedere i tempi di consegna effettiva, basandosi su dati affidabili e ponendosi in linea con gli obiettivi della metodologia agile.

Processo decisionale automatizzato

Tramite l'uso di tecnologie di intelligenza artificiale come il machine learning e sistemi di analisi dei dati, è possibile automatizzare nell'ambito del backlog ponderato alcuni processi decisionali migliorando accuratezza ed efficienza nelle scelte di pianificazione e nelle assegnazioni delle priorità. L'automazione del processo decisionale può aiutare a ridurre bias cognitivi basati su preferenze e pregiudizi personali, ad aggiornare scenari e priorità in tempo reale, a identificare in modo tempestivo i rischi su cui intervenire.

Va sottolineato come implementare l'automazione nel processo decisionale non significa eliminare l'intervento umano. Il lavoro umano rimarrà ma diventerà maggiormente strategico e guidato da dati affidabili e da precise raccomandazioni da parte dei software adottati. L'obiettivo, in altre parole, è prendere decisioni in modo più veloce e accurato.

Strumenti, software e report per la gestione predittiva

Per gestire in modo efficace un backlog ponderato in base alle evidenze e implementare una gestione e pianificazione predittiva, è importante usare strumenti e software che mettano a disposizione report avanzati, una visione continua ed efficace dello stato di avanzamento dei progetti e supporto in tempo reale alle decisioni. Il software dovrebbe avere a disposizione anche strumenti che consentano la collaborazione all'interno del team, specie nei casi in cui parte del gruppo lavori in smart working.

La piattaforma per aziende Bitrix24 mette a disposizione un backlog dinamico e aggiornabile costantemente, metriche e report, visualizzazioni Kanban e Gantt, strumenti integrati per l'analisi predittiva e per il miglioramento della pianificazione. All'interno della suite è possibile avere a disposizione anche strumenti avanzati per la comunicazione e collaborazione interna al team come app per le videoconferenze, condivisione di file e documenti in cloud e strumenti di messaggistica. Inoltre, all'interno di Bitrix24 avrai a disposizione in tutte le aree della piattaforma l'assistente virtuale basato su intelligenza artificiale CoPilot, che potrà assisterti nei processi decisionali con suggerimenti personalizzati basati sui dati raccolti e sulle evidenze.

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