Come prevenire il superamento dei costi di progetto: 8 consigli decisivi

1. Pianifica con cura il progetto e il budget che lo sostiene

Il primo segreto per evitare il superamento dei costi di progetto è dedicare tempo e attenzione a un’attenta pianificazione: senza un’analisi precisa dei costi da affrontare e degli incarichi assegnati ai tuoi collaboratori, infatti, sarà molto difficile organizzare le tempistiche e le risorse da impiegare nel progetto. Per quanto possa sembrare un’operazione poco stimolante e lunga da svolgere, si rivela fondamentale per farti affrontare nel modo giusto qualunque imprevisto.

Non dimenticare di includere tutti i dettagli, anche quelli che a prima vista potrebbero apparire insignificanti! Per scongiurare il superamento del budget del progetto è necessario includere ogni spesa da coprire per un suo corretto sviluppo, come quelle per i materiali, gli stipendi o gli eventuali costi affrontati per gli spostamenti dei membri del tuo team. È meglio essere scrupolosi e mettere in conto anche spese che verranno poi scartate, piuttosto che tralasciarne alcune che potrebbero finire per mandarti fuori strada.

2. Effettua una precisa stima dei rischi

Un’analisi dei rischi il più possibile precisa è essenziale nel percorrere la strada per sottoporre il progetto all'approvazione definitiva. Puoi iniziare a valutarli ponendoti alcune domande fondamentali, come “quali sono le sezioni del progetto maggiormente soggette a variazioni?” o anche “ciò che sta accadendo nella società o all’interno dell’azienda potrebbe avere un impatto concreto sui risultati del progetto?”. Come già illustrato nel paragrafo precedente, una stima di ciò che potresti affrontare si rivela sempre l’alleata migliore per portare un progetto al meritato successo.

Tutti i rischi dovranno essere inclusi nell’apposito piano di gestione, da associare al budget del progetto. Assicurati che comprenda sempre le minacce più rilevanti, sia interne che esterne alla tua compagnia: dovrai infatti essere in grado di superarle tutte in modo efficace, migliorando allo stesso tempo le tue capacità di adattamento. Ricorda anche di mantenere una certa flessibilità: alcuni costi potrebbero salire in modo imprevedibile (come quelli per i materiali), per cui sarebbe sempre meglio destinare una cifra d’emergenza per venire incontro a eventualità di questo tipo.

3. Implementa l’uso di un software di gestione dei progetti

Se ti sei già chiesto cosa sono i superamenti dei costi e hai trovato la risposta alla domanda sperimentandolo in prima persona, è arrivato il momento di implementare l’utilizzo di un software per la gestione dei progetti, che contribuirà enormemente a evitare il superamento dei costi di progetto. Grazie alle sue funzioni sarà possibile verificare che le risorse impiegate nel progetto vengano usate nel modo giusto, tenere traccia dei vari interventi e contributi dei membri del tuo team, pianificare le previsioni di spesa, visualizzare il budget rimanente, impostare delle notifiche per ricordare le scadenze ai tuoi collaboratori… e molto di più! Soluzioni visive come i diagrammi di Gantt ti permetteranno inoltre di avere una visione d’insieme più completa e precisa e di sistemare le varie spese in colonne schematiche, per confrontarle l’una con l’altra senza fatica.

Bitrix24 ti offre un software per la gestione dei progetti completo di ogni funzione ed estremamente pratico, con in più la possibilità di includere le attività nei calendari di progetto condivisi: grazie agli strumenti giusti, organizzare ogni fase del vostro progetto si rivelerà più semplice del previsto.

4. Elabora una strategia efficace contro eventuali modifiche e cambi di rotta

Ritrovarsi a dover cambiare rotta e modificare parti del progetto, solo leggermente o in modo sostanziale, significa che la pianificazione iniziale non è stata portata avanti nel modo corretto. Attenzione: non sempre le modifiche al programma si rivelano un problema, ma a lungo andare possono comunque portare a un superamento dei costi di progetto e influire sul budget generale.

Elaborare una strategia valida e che tenga conto di eventuali cambi di rotta significa cercare di restare il più possibile nei limiti del budget stabiliti all’inizio, impegnandosi allo stesso tempo a controllare le varie proposte e richieste che arrivano dai collaboratori e capire se sia possibile soddisfarle o meno. Tieni a mente che, in linea di massima, alla crescita di un progetto dovrebbe corrispondere anche un aumento del budget: prima di ampliare il lavoro a cui tu e i tuoi team state lavorando è sempre necessario pensare al quadro più ampio e tenerne in considerazione ogni singola sfumatura e complessità, per organizzare le risorse nel modo più efficace possibile.

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5. Scegli di collaborare con fornitori di cui ti fidi

Una grandissima parte dei progetti che vengono intrapresi necessita di un appoggio esterno: per questo dovresti evitare il superamento dei costi di progetto (in particolare di materie prime o servizi) affidandoti a fornitori di cui ti fidi, che hanno dimostrato di essere all’altezza del compito e di meritare in pieno il tuo appoggio. I tuoi clienti potrebbero non sapere nulla del loro coinvolgimento, ma è innegabile che una collaborazione proficua con i fornitori influisca in modo positivo sullo svolgimento del tuo progetto.

Sia che tu abbia bisogno di un fornitore di materiali o piuttosto di qualcuno che ti offra dei servizi, circondati di professionisti capaci, attenti ai dettagli e stimati, con i quali sia possibile comunicare senza problemi. Non dimenticare nemmeno di coltivare il vostro rapporto sostenendoli nel loro lavoro: la pubblicità reciproca che potrete farvi porterà grandi benefici a entrambi. In caso poi tu sia costretto a cambiarli o a rivolgerti ad altri fornitori per beneficiare di una scelta più ampia di prodotti, controlla sempre il background di quelli che ti appresti a prendere in considerazione, per capire se si tratti del tipo di professionisti che fanno al caso tuo, che consentiranno alla tua azienda di crescere sempre di più.

6. Adotta una comunicazione aperta e diretta con i membri dei team

Persino una comunicazione mal gestita può rientrare tra le cause del superamento dei costi di progetto. Pensa solo a quanti disguidi può causare un ritardo in una consegna: se un membro del tuo team non riesce a contattarti per avvisarti di un’eventuale problema riscontrato nello svolgimento del proprio incarico, l’intero progetto rischierà di esserne rallentato, se non addirittura di diventare infattibile. Ecco perché si rivela sempre più necessario attuare una politica aziendale che punti su una comunicazione aperta e diretta con i membri dei team, ma non solo: anche fornitori e clienti dovranno essere informati delle varie fasi del progetto, perché possano offrire il loro contributo senza alcun ostacolo.

Con un software dotato di strumenti di comunicazione funzionali, riuscirci sarà una passeggiata. Ogni accessorio presenta una funzione diversa, tutte utili per aiutarti a comunicare senza problemi: grazie alla posta elettronica potrai inviare messaggi più formali a clienti e fornitori, avrai a disposizione una chat interna per scambiare comunicazioni rapide con i colleghi e videochiamate e videoconferenze in HD per discutere di qualunque modifica o aggiunta al progetto faccia a faccia con tutti i membri dei tuoi team, anche con quelli che lavorano all’estero. Le videochiamate poi non presentano limiti di tempo e le videoconferenze consentono la partecipazione a 48 utenti: due funzioni perfette per chi si trova a lavorare con squadre particolarmente numerose.

7. Monitora costantemente le performance dei tuoi colleghi

Come avrai ormai capito, un progetto non può proseguire in maniera spedita senza un monitoraggio attento e costante delle performance di chi vi lavora. Non occuparsi nel modo corretto di attività e risorse significa rischiare il superamento dei costi di progetto, che è proprio ciò che un buon manager dovrebbe evitare con tutte le proprie forze.

Non lasciare da soli i tuoi colleghi: occupati di monitorare il loro lavoro, per controllare che le tempistiche vengano rispettate e le risorse adoperate nel modo più corretto. Conoscere le prestazioni di ogni asset riduce il rischio di eventi imprevisti e spese fuori dal budget, oltre a permetterti di intervenire immediatamente per controllare cosa sta portando fuori strada la stima del budget realizzata all’inizio del progetto. In caso tu abbia bisogno di un ulteriore strumento per misurare la produttività di ogni singolo membro dei tuoi team, poi, puoi contare su quelli forniti da Bitrix24 e regolarti di conseguenza: potrai, ad esempio, ricollocare un collega molto efficiente in un settore che avrebbe bisogno della sua abilità e nel quale pensi lavorerebbe meglio, oppure riallocare le risorse per non superare in modo eccessivo il budget prestabilito e mantenere i costi contenuti.

8. Automatizza quanti più compiti possibili per evitare gli errori umani

Ormai sempre più aziende si stanno rivolgendo all’automazione dei compiti, per evitare gli errori umani e velocizzare il lavoro generale. Per prevenire il superamento dei costi del progetto e rendere meno faticose le attività ripetitive che lo compongono e che rischiano di farti perdere molto tempo, l’automazione è fondamentale: in questo senso, investire in una piattaforma che consente di automatizzare i compiti ti permetterà di recuperare ampiamente il denaro speso, arrivando a ridurre i costi a medio e lungo termine.

Oltre a liberare i membri del tuo team dall’incombenza di eseguire attività noiose e ripetitive e a garantire un notevole risparmio, l’automazione è anche in grado di ridurre con successo il margine di errore umano. Grazie all’aiuto della tecnologia, ritardi, errori di calcolo, aumento dei costi dovuti a una gestione errata delle risorse e semplici sviste saranno solo un lontano ricordo.

Previeni fin da subito il superamento dei costi di progetto

Il superamento dei costi di progetto è una preoccupazione che affligge molti leader. Per questo è necessario pianificare con cura ogni fase del lavoro da svolgere, così da considerare quanti più dettagli possibili ed essere sempre in grado di affrontare eventuali imprevisti e difficoltà nel modo migliore.

Sul mercato esistono svariate piattaforme in grado di accompagnarti in quest’impresa, ma nulla potrà aiutarti come un software completo e multifunzionale. Bitrix24 possiede tutti gli strumenti di cui hai bisogno per lavorare con profitto, dal calendario al sistema di gestione dei progetti, fino agli accessori per la comunicazione: gestire i documenti, i costi e le scadenze si rivelerà notevolmente più semplice. Cosa aspetti a provarlo subito? Non potrai più farne a meno!