CRM per ristoranti: 7 vantaggi dell’utilizzo del CRM nei ristoranti

Chi ha mai lavorato, o lavora attivamente, nella ristorazione è ben consapevole di quanto una connessione significativa con la propria clientela sia la chiave per garantirsi continue prenotazioni e un passaparola in grado di aumentare considerevolmente il giro d'affari. Finora, però, chi è impiegato in questo settore ha fatto principalmente ricorso ad una gestione tradizionale con carta e penna, invece di affidarsi a moderni e più precisi strumenti tecnologici.

Il CRM per i ristoranti, utile per creare un database che permetta di capire chi sono i clienti e cosa apprezzano e per stabilire canali multipli di comunicazione per attirarli verso l'attività, può funzionare anche come un potente strumento di engagement. Un software di questo tipo può aiutarti a ridurre incredibilmente il margine di errore e la fatica derivati dalla gestione di un archivio cartaceo.

Se non hai mai pensato a implementare un'innovazione di questo genere, mettiti comodo e preparati a una nuova scoperta: abbiamo infatti elencato per te 10 vantaggi dell'utilizzo del CRM per i ristoranti che trasformeranno la tua attività.

1. Impara a conoscere i tuoi clienti

Ti sarai certamente chiesto più volte da dove iniziare per utilizzare il CRM per i ristoranti. La risposta, in realtà, è piuttosto semplice: il punto di partenza perfetto è la raccolta dei dati. Conservando in un unico spazio tutte le informazioni relative ai clienti, infatti, potrai capire con sicurezza chi ti stia chiamando o inviando una e-mail per prenotare un posto nel tuo locale e rivolgerti a loro per nome o persino riservargli il tavolo che scelgono solitamente.

Se poi dovessi ricevere un messaggio o una chiamata da qualcuno che non è ancora cliente, potrai sempre inviargli un form di saluto tramite CRM e dargli il benvenuto nella tua grande famiglia. Grazie a un'attenta raccolta e gestione delle informazioni, l'esperienza di ogni singolo cliente che si troverà a passare per il tuo ristorante verrà notevolmente migliorata.

Più tempo spenderai per perfezionare l'uso di piattaforme di coinvolgimento dei clienti per i ristoranti, più la tua reputazione crescerà, assieme all'interesse generale e all'arrivo di nuove persone attirate dal passaparola. Ricorda solamente di pensare anche alla sicurezza: ormai la maggior parte dei database cloud sono molto più affidabili che in passato, ma chiedere consiglio a qualche membro esperto del tuo team o studiare con attenzione il sistema prima di utilizzarlo risulterà sempre molto utile. Scegliendo Bitrix24, ti sarai assicurato un software CRM sicuro e dalle ottime prestazioni.

2. Offri un'esperienza familiare e calorosa

Ora che hai fatto la conoscenza dei tuoi clienti, è arrivato il momento di aggiungere le informazioni appena ottenute al servizio per renderlo davvero impeccabile.

Un valido CRM per i ristoranti non si limita solo a raccogliere numeri di telefono e indirizzi e-mail: è uno strumento multifunzione che ti permette, ad esempio, di prendere appunti sulle abitudini alimentari dei tuoi clienti per ricordare eventuali allergie o preferenze, o addirittura di segnare i loro compleanni, così da fare una gradita sorpresa preparando in anticipo la sala per gli eventuali festeggiamenti. Ogni prenotazione ricevuta ti consentirà di aggiornare il file relativo alla persona che l'ha inoltrata con tante informazioni utili al miglioramento generale del servizio. Pensa, ad esempio, alla possibilità di prendere nota del dessert preferito di un cliente abituale e di farglielo trovare la prossima volta in cui riceverai una sua prenotazione: in questo modo dimostrerai di voler instaurare un rapporto familiare con chi ti ha scelto e migliorerai i tuoi affari, tutto in un solo colpo.

Un database ben organizzato si rivela anche essenziale in caso venga assunto del personale che ancora non conosce chi frequenta abitualmente il tuo locale: basterà uno sguardo al CRM all'inizio del turno per trovare tutte le informazioni e mantenere eccellente la relazione con i clienti. L'importante è far capire loro che sono nel posto giusto: dove potrebbero trovare una combinazione perfetta tra ottimo cibo e atmosfera calorosa, come quella offerta dal tuo ristorante?

3. Incoraggia il ritorno dei clienti con un programma fedeltà

Creare un legame quasi familiare con i clienti è un modo perfetto per far evolvere la propria attività, ma puoi anche decidere di alzare ulteriormente l'asticella con un programma fedeltà con premi e agevolazioni: in questo modo, ti guadagnerai la fiducia dei clienti abituali e contribuirai ad attirarne degli altri.

Con il tempo, l'uso di un buon CRM per ristoranti porterà benefici sia a te che alla tua clientela: un sistema di premi strutturato con cura aiuterà a gratificare e incoraggiare chi si trova a mangiare nel tuo ristorante fin dall'inizio, magari con la consumazione gratuita di una bevanda o di un dessert subito dopo l'iscrizione al tuo programma o in occasione del compleanno (ovviamente per quanto riguarda i clienti che hanno deciso di condividere con te questa informazione). L'importante è che si tratti di piccoli gesti sentiti, in grado di accrescere il desiderio di tornare a frequentare il tuo ristorante per vivere di nuovo un'esperienza positiva.

Un programma fedeltà risulta sempre una delle migliori strategie CRM per i ristoranti, e contribuirà certamente a convertire gli eventuali clienti occasionali in clienti affezionati e pronti a fare passaparola per consigliarti agli amici: provare per credere!

4. Crea campagne pubblicitarie personalizzate

Avrai ormai capito che il CRM per i ristoranti può fare molto di più che conservare una serie di dati: se usato nel modo giusto, è in grado di trasformarsi nelle fondamenta del tuo database clienti.

E-mail, newsletter e post sui social sono tra i metodi più semplici e maggiormente utilizzati per restare in contatto con i tuoi clienti. Grazie alle informazioni raccolte tramite il CRM, puoi anche creare dei messaggi personalizzati che comunichino l'arrivo di un nuovo piatto nel menù o le novità dell'azienda, oppure promuovano degli eventi stagionali. Gestire delle vere e proprie campagne pubblicitarie automatizzandole ti permetterà di risparmiare tempo, massimizzando i risultati. Tenere traccia dei messaggi inviati diventerà ancora più semplice e immediato, grazie alle potenzialità dei migliori software in circolazione. In questo modo, potrai lasciare che sia il CRM a fare il tuo lavoro per dedicarti alle parti più entusiasmanti e stimolanti, come organizzare gli eventi o aggiungere nuove ricette ai tuoi menù speciali.

Non dimenticare, ovviamente, di sperimentare e affiancare tra loro diversi metodi. L'uso dei social media e dei loro strumenti, unito alla forza di un ottimo CRM, ti porterà lontano. Tieni traccia dei tuoi progressi e non smettere mai di metterti in gioco: lo sforzo varrà il risultato!

5. Raccogli con facilità le opinioni dei tuoi clienti

Se ormai gestisci un ristorante da tempo, saprai che non è affatto semplice capire cosa pensi davvero la clientela del tuo servizio. Certo, le recensioni online fanno la loro parte nel trasmettere cosa l'abbia colpita in particolare, ma il più delle volte sono estremamente positive o decisamente distruttive, ed è difficile che mettano in evidenza proprio ciò che avresti bisogno di sentire sul tuo operato.

Approfitta delle funzionalità del CRM per i ristoranti impostando un sistema di moduli per richiedere un feedback ai tuoi clienti: basta un semplice link da includere in un SMS o un'e-mail per farli sentire importanti e considerati, e ottenere una recensione sincera sulla qualità del servizio e della cucina o l'aspetto generale del ristorante. Puoi anche decidere di premiarli per il tempo che ti hanno dedicato offrendo uno sconto su una consumazione futura, così da ottenere sia un valido feedback che una nuova prenotazione. Grazie alla raccolta finale di dati, saprai subito chi ha risposto al tuo appello e potrai premiarlo.

Se invece vuoi ottenere il massimo della sincerità dalla tua clientela, puoi basarti su un form completamente anonimo: non sentendosi identificati, saranno meno propensi a indorare la pillola per paura di offenderti e otterrai il genere di feedback completamente onesto di cui hai bisogno per crescere.

6. Migliora costantemente l'esperienza generale

Ora che hai anche ottenuto il feedback di cui avevi bisogno, cos'altro puoi fare per usare al meglio il CRM per i ristoranti?

La prima azione utile è quella di raccogliere questa nuova serie di dati e utilizzarla per tirare le somme del tuo lavoro: quali sono i campi in cui ti stai muovendo meglio? È necessario migliorare l'accoglienza dei clienti o magari variare maggiormente il menù? Solo un'analisi approfondita dei dati tratti dalle recensioni, con grafici e documenti alla mano, sarà in grado di dare una svolta positiva alla tua attività e di aiutarti a trovare la tua strada. Per quanto possa apparire ovvio, risulta molto più semplice e meno costoso mantenere dei clienti stabili che cercarne costantemente di nuovi.

Puoi anche decidere di inserire eventuali riunioni con il team per fare il punto della situazione all'interno di un calendario ben organizzato: in questo modo riunirai il tuo staff per decidere insieme come comportarsi e su quali settori intervenire prima. L'unione fa la forza: mettere in comune le idee, discutere su ciò che andrebbe migliorato e scegliere i nuovi approcci risulterà ancora più proficuo, e magari anche divertente.

7. Ottimizza la gestione delle prenotazioni

Uno dei compiti più impegnativi nella gestione di un ristorante è sicuramente l'amministrazione delle prenotazioni. Con un sistema CRM per ristoranti, puoi automatizzare questo processo e renderlo incredibilmente efficiente.

Invece di annotare manualmente ogni prenotazione su agende o fogli di calcolo, il CRM per ristoranti ti permette di gestire tutto in un unico sistema centralizzato. Potrai visualizzare in tempo reale la disponibilità dei tavoli, evitare sovrapposizioni e avere sempre sotto controllo il numero di coperti previsti per ogni servizio. Inoltre, il CRM può inviare automaticamente conferme di prenotazione e promemoria ai clienti, riducendo drasticamente i "no-show" che tanto danneggiano l'economia del locale.

Bitrix24 offre un sistema di gestione degli appuntamenti facilmente integrabile con il modulo CRM, consentendoti di creare un flusso di lavoro completo: dalla prenotazione iniziale all'accoglienza del cliente, fino al follow-up post-cena. Questa integrazione supporta il tuo staff nel mantenersi sempre preparato, conoscendo in anticipo le preferenze dei clienti e potendo organizzare al meglio il servizio.

8. Analizza le tendenze e ottimizza il menu

Un vantaggio spesso sottovalutato del CRM per ristoranti è la possibilità di analizzare in profondità i dati relativi alle preferenze dei clienti e all'andamento delle vendite. Questo ti aiuta a ottimizzare il menu in base alle reali esigenze della tua clientela.

Con gli strumenti analitici integrati nel CRM, puoi facilmente identificare quali piatti sono i più apprezzati, quali generano il maggior profitto e quali invece potrebbero essere eliminati o ripensati. Ad esempio, potresti scoprire che un determinato piatto viene ordinato frequentemente solo da una specifica fascia di clientela, agevolandoti nello sviluppo di offerte mirate.

Bitrix24 include potenti strumenti di reportistica e analisi che semplificano la visualizzazione grafica di questi dati e l’identificazione di tendenze che altrimenti potrebbero sfuggirti. Puoi monitorare l'andamento delle vendite per categoria di piatto, fascia oraria o stagione, e utilizzare queste informazioni per prendere decisioni strategiche sulla composizione del menu e sulle promozioni da attivare.

Inoltre, analizzando il comportamento dei clienti, potrai prevedere meglio i periodi di alta affluenza e organizzarti di conseguenza, ottimizzando l'acquisto delle materie prime e la pianificazione del personale. Questo si traduce in una riduzione degli sprechi e in un significativo miglioramento della gestione economica del ristorante.

9. Potenzia il tuo delivery con il CRM

Nell’era post-pandemia, il servizio di consegna a domicilio è diventato un aspetto fondamentale per molti ristoranti. Un CRM per ristoranti può trasformare completamente la gestione del delivery, rendendolo più efficiente e redditizio.

Grazie al CRM, puoi creare un database completo dei clienti che ordinano a domicilio, tracciando le loro preferenze, la frequenza degli ordini e il valore medio dello scontrino. Queste informazioni favoriscono lo sviluppo di offerte personalizzate che incentivano i clienti a ordinare più spesso o a provare nuovi piatti.

Con Bitrix24, puoi integrare il tuo sistema di delivery con il CRM, automatizzando l'intero processo: dalla ricezione dell'ordine alla gestione della consegna, fino al follow-up post-acquisto. Il sistema può anche tenere traccia dei tempi di consegna e raccogliere feedback specifici sul servizio, supportandoti nel miglioramento continuo dell’esperienza del cliente.

La piattaforma consente inoltre di creare flussi di lavoro automatizzati che ottimizzano l'assegnazione degli ordini ai rider, calcolano i percorsi più efficienti e inviano notifiche automatiche ai clienti in tempo reale. Questo non solo migliora la soddisfazione del cliente, ma aumenta anche l'efficienza operativa del tuo servizio di delivery.

Sfruttando l'integrazione con i social media e le piattaforme di messaggistica, potrai permettere ai clienti di effettuare ordini direttamente attraverso i loro canali preferiti, rendendo l'esperienza di acquisto ancora più semplice e immediata.

10. Riunisci in un unico sistema i tuoi ristoranti

Se hai già applicato tutti i consigli precedenti ottenendo risultati soddisfacenti, potresti voler espandere il tuo giro d'affari verso il passo successivo: aprire nuovi ristoranti.

Di certo saprai già di non poterti limitare a inaugurare l'attività e aspettare che i clienti arrivino. Devi pubblicizzare la nuova apertura il più possibile e avvisare tutti gli appassionati della tua cucina della nascita di un nuovo locale. Il modo più semplice e rapido per farlo è, ovviamente, ricorrere al CRM per i ristoranti e alle sue potenzialità: un nuovo negozio o un negozio in franchising potranno facilmente essere inseriti nello stesso sistema per migliorare le strategie di marketing generale e tenere tutti i dati nello stesso spazio, con la massima comodità e semplicità. In questo modo potrai anche inviare le stesse e-mail e newsletter senza dover perdere più tempo del necessario a riscriverle.

I vantaggi di un sistema CRM per ristoranti risiedono anche nella sua personalizzazione: puoi suddividere i contatti in base alla posizione del locale e variare il testo delle e-mail seguendo le diverse caratteristiche dei punti vendita, così da ottenere un risultato ancora più professionale con una semplice variazione di strategia. Basta poco per un effetto grandioso e per differenziarsi dalla concorrenza!

Implementazione e formazione: il fattore umano

Per quanto potente possa essere un CRM per ristorante, il suo successo dipende soprattutto da chi lo utilizza ogni giorno. Prima di avviare l’adozione, è fondamentale pianificare:

• Assessment delle esigenze: Coinvolgi manager e staff di sala/cucina per mappare i flussi di lavoro e definire gli obiettivi concreti (es. ridurre i no-show del 20%, personalizzare il marketing, ottimizzare gli acquisti). Questo passaggio iniziale permette di focalizzare le risorse sulle aree a maggior impatto e di creare un piano su misura.
• Piano di rollout graduale: Inizia con un piccolo gruppo pilota (reception, marketing, manager) per testare le funzionalità base, raccogliere feedback e aggiustare i processi. Un avvio controllato consente di prevenire errori su scala più ampia e di costruire casi di successo interni da condividere con il resto del team.
• Sessioni di training dedicate: Organizza workshop pratici per tutte le aree coinvolte (prenotazioni, delivery, marketing) in cui lo staff possa esercitarsi su casi reali, con tutor interni o consulenti esterni. L’esperienza diretta rafforza la comprensione delle funzionalità e aumenta la confidenza nell’utilizzo quotidiano del CRM per ristorante.
• Documentazione e best practice: Fornisci guide rapide, video tutorial e checklist per aiutare ogni collaboratore a seguire correttamente le procedure (inserimento dati, creazione campagne, analisi report). Un archivio di risorse facilmente accessibile migliora l’autonomia e velocizza la risoluzione dei dubbi.
• Supporto continuo e monitoraggio: Programma incontri periodici (mensili o trimestrali) per valutare l’utilizzo del CRM per ristorante, misurare i KPI concordati e introdurre eventuali modifiche, garantendo che il sistema resti sempre allineato alle esigenze del ristorante. Il confronto regolare favorisce l’aggiornamento costante e l’adozione di nuove pratiche efficaci.

Curando l’aspetto umano e organizzativo, trasformerai il CRM in uno strumento realmente operativo e apprezzato, capace di far crescere non solo i numeri, ma anche il coinvolgimento del tuo team.

Il futuro del CRM per i ristoranti

La tecnologia CRM sta evolvendo velocemente grazie all’introduzione di intelligenza artificiale, automazione avanzata e integrazioni IoT. Ecco alcune tendenze da tenere d’occhio nei prossimi anni:

• Analisi predittiva e machine learning: I sistemi impareranno a prevedere i flussi di clientela, suggerire menu stagionali e ottimizzare la gestione del personale in base alle previsioni di affluenza. Questo permetterà di prendere decisioni più rapide e mirate, migliorando la pianificazione operativa giorno per giorno.
• Chatbot e assistenti virtuali evoluti: Interagiranno in modo naturale con i clienti, gestendo prenotazioni, ordini e richieste di informazioni 24/7 senza bisogno di supervisione umana. Una customer experience continua e senza interruzioni diventerà la norma, anche nei momenti di maggiore affluenza.
• Integrazione con dispositivi IoT: Cucine intelligenti, sensori di qualità degli alimenti e dispositivi wearable potranno comunicare con il CRM per monitorare in tempo reale scorte, temperatura degli ambienti e performance del servizio. Questo consentirà una gestione proattiva e più sostenibile delle risorse, riducendo sprechi e inefficienze.
• Marketing iper-personalizzato: Basato su dati biometrici, cronologia degli ordini e sentiment analysis sui social, genererà offerte tailor-made in tempo reale per massimizzare l’engagement. Le campagne diventeranno conversazioni individuali, capaci di anticipare i desideri dei clienti ancor prima che vengano espressi.
• Blockchain per la trasparenza: Registrerà ogni fase della filiera alimentare, garantendo tracciabilità e sicurezza dei prodotti da condividere direttamente con la clientela. La fiducia del consumatore crescerà grazie a una filiera visibile e certificata, rafforzando la reputazione del ristorante.

Con queste innovazioni, il CRM per ristoranti non sarà più solo uno strumento di gestione, ma diventerà il cuore pulsante di un ecosistema smart capace di offrire esperienze uniche e predittive ai tuoi clienti.

Inizia subito a utilizzare il CRM per il tuo ristorante!

Ora che sei arrivato a leggere fin qui, saprai certamente molto di più riguardo al funzionamento e ai vantaggi del CRM per i ristoranti. Dati precisi come quelli raccolti ti aiuteranno a sperimentare nuovi approcci con efficacia e attenzione, e una migliore conoscenza dei tuoi clienti gioverà sicuramente allo sviluppo anche futuro dei tuoi affari, aumentando la fedeltà nei tuoi confronti.

Ovviamente, si tratta solo di una serie di consigli generali: con la tua esperienza e qualche tentativo, siamo certi che riuscirai a trovare il modo più adatto di utilizzare il CRM nella tua attività. Bitrix24 ti offre questo strumento e una vasta gamma di funzionalità tutte da scoprire, con cui rivoluzionare il tuo lavoro in poche semplici mosse. La piattaforma, potenziata dall’intelligenza artificiale, consente la gestione integrata di clienti e lead, la creazione di flussi di lavoro completamente automatizzati, report avanzati e campagne mirate.

Con integrazioni native per la gestione di progetti, marketing, vendite e anche del sito web del ristorante, Bitrix24 supporta una strategia davvero olistica per il tuo business. Inoltre, le API e i numerosi connettori disponibili permettono al CRM per ristoranti di collegarsi facilmente a centinaia di strumenti di terze parti — dal gestionale contabile alle piattaforme di delivery — rendendo ogni processo più fluido, efficiente e su misura per le esigenze del tuo locale. Provalo subito, non potrai più farne a meno!