L’offboarding dei dipendenti: passo dopo passo per una corretta transizione

Molte imprese concentrano i loro sforzi nell’onboarding dei dipendenti, dimenticando che il processo di uscita dall’azienda è altrettanto importante. Adottare la giusta strategia per un perfetto offboarding dei dipendenti non solo dimostrerà in pieno la professionalità della tua compagnia, ma contribuirà a rendere più semplice e ordinata la transizione del dipendente e a salvaguardare gli interessi dell’azienda.

Vuoi conoscere le best practice per l’offboarding? Allora continua a leggere: scoprirai come eseguirle passo dopo passo e massimizzare l’efficienza dell’intero processo.

1. Discuti delle motivazioni dell’offboarding durante un incontro

Il processo di offboarding nelle risorse umane dovrebbe iniziare sempre da un incontro con il dipendente che abbandona la compagnia, per discutere apertamente delle motivazioni dietro alla sua decisione.

Nel caso sia stata l’azienda stessa a decidere l’allontanamento, oltre a fornire una lettera formale per indicare il termine del contratto d’impiego e spiegare le motivazioni della scelta sarebbe opportuno disporre di valutazioni delle prestazioni o altri documenti per la mitigazione dei rischi.

Se il dipendente che ha deciso di allontanarsi dall’azienda è un talento di punta, è fondamentale capire se la sua è una scelta definitiva o se esistono misure che la compagnia può adottare per convincerlo a restare. Una volta che l’impiegato avrà ribadito il suo desiderio di andarsene, l’intero processo inizierà dalla presentazione della lettera di dimissioni, in cui l’impiegato indicherà l’ultimo giorno di lavoro all’interno dell’azienda e la data di notifica della comunicazione.

In entrambe le situazioni, il responsabile delle risorse umane dovrà rivedere sia il contratto che qualunque documentazione successiva concordata con il dipendente. Perché la transizione si svolga senza problemi, è cruciale ottenere informazioni complete su benefit, accordi di riservatezza e altri dati contrattuali. Prestare attenzione a questi dettagli garantisce una gestione delle uscite dei dipendenti efficace e il pieno rispetto dei diritti dei lavoratori durante il processo di offboarding.

2. Crea un piano di successione dopo aver revisionato gli incarichi e i progetti di cui il dipendente in uscita si è occupato

Dopo aver iniziato il processo di offboarding dei dipendenti, arriva il momento di occuparsi del destino degli incarichi e dei progetti in cui è coinvolto l’impiegato in uscita. L’obiettivo è quello di comprendere le sue attuali responsabilità e il contributo fornito all’azienda, per evitare eventuali lacune in termini di competenza che potrebbero emergere dopo il suo allontanamento.

Per creare un piano di successione efficace dovresti identificare subito i membri del team più adatti a prendere il posto della persona in uscita, in via solo provvisoria o definitiva. In seguito, considera le varie esigenze di formazione e sviluppo, così che il nuovo responsabile sia pronto a ricoprire il ruolo di sostituto nel massimo dell’efficienza.

Nel caso in cui la posizione vacante non possa essere coperta, per mancanza di talento o a causa di un eccesso di lavoro, avvia immediatamente la ricerca di nuovi candidati. Non dimenticare che il sovraccarico lavorativo può influenzare negativamente il livello di soddisfazione dei dipendenti e persino spingerli ad abbandonare l’azienda: sviluppare un piano di successione dettagliato ti aiuterà a mantenere elevata la stabilità del team interessato dall’offboarding, tenendo sempre conto della situazione personale di ciascun membro.

3. Comunica l’uscita del dipendente e come verranno riallocati gli incarichi agli altri impiegati

Per prevenire i pettegolezzi, è cruciale comunicare al team l’uscita di un impiegato. In questo modo, il responsabile delle risorse umane potrà avere il pieno controllo della situazione e offrire spiegazioni al riguardo agli altri impiegati.

Comunicare tempestivamente l’uscita è una delle migliori pratiche di offboarding dei dipendenti, poiché pone l’accento sulla trasparenza e contribuisce a creare un ambiente di fiducia. L’abbandono di un dipendente potrebbe causare preoccupazione negli altri membri del team, turbati all’idea di perdere il loro posto di lavoro o di dover compensare la mancanza di personale svolgendo un gran numero di incarichi aggiuntivi. Dimostra la massima chiarezza riguardo alle loro nuove responsabilità e offri supporto e formazione se necessario: con questi accorgimenti, potrai superare il problema in maniera ottimale.

Spesso, chi si occupa del processo di offboarding si concentra totalmente sul dipendente in fase di uscita, tanto da dimenticare le necessità di quelli che ancora lavorano nell’azienda. Oltre ad avvisarli delle procedure in corso, dovresti invitare i membri del team a confidarti i loro dubbi, mantenendo un atteggiamento tranquillo e dimostrando l’impegno delle risorse umane nel garantire una continuità lavorativa efficiente.

4. Chiedi al dipendente in uscita di eseguire la SOP dei suoi incarichi

Talvolta l’offboarding dei dipendenti può portare a una fuga di talenti, che rischia sia di aumentare i costi associati che di ridurre la produttività dei dipendenti rimasti in azienda. Tali rischi possono però essere minimizzati richiedendo al dipendente in questione di produrre dei manuali o SOP (dall’inglese standard operating procedure) prima di lasciare l’azienda.

La creazione di questo tipo di manuali dovrebbe essere una pratica di routine, soprattutto per quanto riguarda i processi più lunghi e complessi. Oltre a portare a termine i propri compiti, il dipendente dovrebbe agevolare la propria transizione spiegando in dettaglio sia i suoi incarichi che le modalità di svolgimento. Una volta ottenute tutte le informazioni necessarie, sarà possibile archiviarle nel sistema di gestione dei documenti della compagnia per poterle consultare anche in un secondo momento.

5. Incoraggia il trasferimento delle conoscenze grazie al tutoraggio e al dialogo

Il tutoraggio è una delle strategie di offboarding efficaci che vale decisamente la pena di attuare. Una volta che avrai deciso a chi affidare gli incarichi dell’impiegato in uscita, sarà necessario organizzare degli incontri quotidiani per semplificare il passaggio delle conoscenze.

Incoraggia il dipendente che sta per lasciare l’azienda a condividere la sua esperienza e le sue competenze con i colleghi. Stabilisci un ambiente che favorisca le discussioni informali: potresti scoprire prospettive preziose, non prese in considerazione all’interno delle procedure operative standard. Il mentoring, inoltre, contribuisce a potenziare l’aspetto culturale e relazionale affrontando sfide specifiche e soluzioni efficaci, accelerando il processo di adattamento del nuovo responsabile.

6. Ringrazia pubblicamente il dipendente per il contributo offerto all’azienda

Prendersi il tempo necessario per ringraziare il dipendente in uscita è cruciale, indipendentemente da chi abbia preso la decisione dietro al suo allontanamento. Questa fase è fondamentale per mantenere la fama positiva dell’azienda e concludere serenamente il vostro rapporto. Puoi scegliere di portarla a termine scrivendo un post per il social network aziendale o una comunicazione destinata alla newsletter, ma un vero e proprio incontro di addio con tutto il team resta una delle migliori pratiche di offboarding dei dipendenti.

Dimostra all'impiegato l’importanza del suo contributo e la riconoscenza dell’azienda con una breve riunione di commiato, che potrai svolgere anche alla fine della giornata lavorativa. Condividere un momento rilassato e informale aiuterà te e il tuo team a voltare pagina in un’atmosfera di rispetto e apprezzamento, mantenendo alto l’umore generale.

7. Revoca l’accesso a programmi e applicazioni utilizzati dal dipendente in uscita

Uno degli obiettivi principali dell’offboarding è garantire la sicurezza dei dati. Durante il suo periodo di lavoro in azienda, il dipendente in uscita è entrato in contatto con una grande quantità di informazioni sensibili: i membri del reparto delle risorse umane dovranno quindi assicurarsi di revocare l’accesso a tali dati.

Proteggi le informazioni più importanti e taglia eventuali costi aggiuntivi disattivando gli account e le credenziali del dipendente sui programmi e le applicazioni assegnati. Restringi l’accesso all'account e-mail, al CRM, all’intranet aziendale e agli altri sistemi: in questo modo proteggerai sia l’azienda che il dipendente stesso, impedendo che eventuali fughe di informazioni siano associate alla sua partenza.

8. Recupera i dispositivi forniti al dipendente per eseguire il suo lavoro

Il passo successivo da compiere al fine di garantire un perfetto offboarding dei dipendenti è stabilire dei protocolli di recupero dei dispositivi forniti all'impiegato in uscita per svolgere i suoi incarichi quotidiani. Così facendo, sarà possibile salvaguardare le risorse della compagnia e, allo stesso tempo, garantire la sicurezza delle informazioni.

Chiedi al dipendente di restituire tablet, telefonini e computer. Il reparto IT potrà valutarli ed eliminare tutti i dati interni per poi passarli a un altro impiegato: è una valida strategia per abbassare i costi di acquisizione degli hardware e ridurre l’impatto ambientale, rafforzando la responsabilità sociale dell’azienda. In caso sia necessario, dovresti anche sollecitare la restituzione di carte di debito o credito aziendali e chiudere i conti intestati al dipendente in uscita.

9. Procedi al pagamento del salario e dei benefit

Gestire efficacemente l’offboarding dei dipendenti implica anche una corretta amministrazione di tutti gli aspetti finanziari a esso collegati. Esamina lo storico delle ferie dell’impiegato in questione: se ha richiesto più giorni di ferie di quelli a cui aveva diritto, sarà necessario effettuare una detrazione dall’ultimo stipendio. I giorni di ferie non utilizzati dovranno invece essere compensati secondo le politiche dell’azienda.

Ottieni tutte queste informazioni e procedi a calcolare lo stipendio da pagare al dipendente, senza dimenticare i bonus e le commissioni concordati. In seguito, occupati della cessazione dei benefit. Porta avanti tale processo con attenzione, poiché è in grado di influenzare la percezione del tuo dipendente relativa al trattamento ricevuto dalle risorse umane durante il processo di offboarding.

10. Effettua un colloquio d’uscita

Il colloquio d’uscita rappresenta un’ottima occasione per comprendere a fondo il punto di vista del dipendente, oltre a rappresentare uno spazio di condivisione del feedback e di riflessione sul tempo trascorso in azienda.

Chiedi al dipendente che lascia la compagnia che tipo di esperienza ha vissuto e quali difficoltà ha riscontrato. Cerca di capire quali opportunità di crescita potrebbe aver desiderato e identifica aree di miglioramento su cui lavorare. Ringrazialo per il contributo che ha offerto all’azienda, e offri un feedback costruttivo. Ciò faciliterà l’intero processo di offboarding.

11. Analizza i dati ottenuti e migliora costantemente il processo di offboarding

L'ultima fase dell’offboarding dei dipendenti riguarda l’analisi dei dati ottenuti durante l’intero processo, che possono essere utilizzati per migliorare l’offerta dell’azienda e aumentare la fidelizzazione dei talenti.

Chiedi ai dipendenti che ancora lavorano per te di fornirti il loro feedback. L’offboarding li ha interessati indirettamente e valutare i loro pareri ti permetterà di capire come condurre una futura transizione in maniera ancora più fluida e trasparente.

Scopri come gestire in maniera ottimale l’offboarding dei tuoi dipendenti

Seguire una lista precisa di procedure è cruciale per portare avanti con successo l’offboarding dei dipendenti. Se desideri che la transizione risulti efficace, dovresti fornire una guida ben strutturata per eliminare il rischio di errori e garantire che ogni singolo compito venga eseguito al momento giusto. Anche il coordinamento tra diversi dipartimenti, come le risorse umane, l’IT e quello finanziario, è cruciale in questo senso: il processo di offboarding dei dipendenti copre infatti aspetti amministrativi, di sicurezza dati e gestione finanziaria, che richiedono una perfetta collaborazione tra le diverse aree della compagnia.

Seguire con attenzione le procedure qui elencate ti permetterà di agire in maniera coerente, mantenendo elevata la trasparenza e assicurando un trattamento equo a tutti i dipendenti durante il processo di offboarding. In questo modo, la reputazione dell’azienda resterà positiva e avrai la possibilità di dimostrare in pieno la sua professionalità, oltre a tranquillizzare i membri del team che ancora lavorano per te.

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FAQ

Quali sono le fasi standard del processo di offboarding?

Le fasi standard del processo di offboarding sono:

• Riunione iniziale di offboarding

• Creazione del piano di successione

• Comunicazione al team

• Invito all’elaborazione della SOP (Standard Operating Procedure)

• Preparazione del dipendente che occuperà il posto vacante

• Ringraziamenti prima del congedo

• Revoca dell’accesso ai dati sensibili

•  Recupero dei materiali dell’azienda

• Pagamento di stipendio e benefit

• Colloquio d’uscita

• Valutazione delle procedure appena eseguite.

In che consiste il processo di uscita dei dipendenti?

Il processo di uscita dei dipendenti consiste in tutte le azioni che devono essere portate a termine sia dall’impiegato che dal dipartimento delle risorse umane, per garantire una totale separazione tra professionista e azienda. Comprende aspetti che vanno dalla notifica delle dimissioni al trasferimento delle conoscenze, fino alla firma della documentazione, la restituzione delle risorse aziendali e la liquidazione finale. 

Quali sono gli obiettivi dell’offboarding dei dipendenti?

Gli obiettivi dell’offboarding dei dipendenti sono:

• Mitigare gli eventuali rischi per la sicurezza

• Ottenere informazioni preziose grazie ai colloqui di uscita

• Conservare le conoscenze all’interno dell’organizzazione

• Mantenere un buon rapporto con i dipendenti in uscita

• Preservare la reputazione dell’azienda e tenere alto il morale del team

• Assicurare il completamento e la transizione dei vari compiti e responsabilità

• Incoraggiare una comunicazione trasparente

• Rispettare gli aspetti amministrativi.

Perché la lista di controllo per l’offboarding è importante?