Cinque cose che puoi automatizzare con l’aiuto del CRM

Trovare dei modi per aumentare l’efficienza e per risparmiare denaro sono le due sfide principali che il mondo del business deve affrontare ogni giorno. Non puoi condurre un’attività di successo senza trarne profitti. Controllare le tue spese, anche in termini di tempo, è una parte importante per la realizzazione di un’impresa finanziariamente solida. Il processo usato per trovare i modi per risparmiare tempo e accelerare il lavoro viene chiamato ‘automazione del business’ e apparentemente, con l’avvento della tecnologia, l’automazione del business ha avuto un successo travolgente.

Ci sono centinaia di metodi e strumenti che possono aiutarti a svolgere gli incarichi in modo più veloce e intelligente. Finora, mentre molte imprese cercano di automatizzare i processi lavorativi, spesso omettono i miglioramenti minori che, se combinati, possono aumentare notevolmente la vostra efficienza. In questo articolo vedremo tutti i piccoli modi per automatizzare le tue attività con l’aiuto del CRM. Potresti pensare di aver completamente automatizzato il tuo business, ma ci sono alcune cose che possono rendere la tua vita professionale ancora migliore:

1. Promemoria degli appuntamenti

Cerchi di fornire al cliente il miglior servizio e, allo stesso tempo, di massimizzare i tuoi profitti? I promemoria degli appuntamenti sono messaggi ed e-mail che vengono mandati ai clienti che hanno preso un appuntamento con te o con un membro del tuo team. Questi ricordano ai clienti il giorno e l’orario stabilito e fanno sì che l’impresa non perda tempo.

I promemoria degli appuntamenti sono utili soprattutto per le imprese che offrono servizi come, per esempio, cliniche, saloni di bellezza e così via. Con i promemoria, i clienti apprezzeranno le attenzioni ricevute mentre tu potrai stare tranquillo che ogni ora verrà retribuita. Per alcuni tipi di business, che sanno cosa voglia dire andare in perdita a causa degli appuntamenti saltati, il promemoria degli appuntamenti può diventare una parte indispensabile del processo lavorativo. Quando automatizzi il promemoria degli appuntamenti nel CRM, i tuoi clienti ricevono la notifica dei loro appuntamenti programmati senza alcun input da parte tua. Ti puoi concentrare in quello che sai fare meglio mentre il CRM aiuta i tuoi clienti ad arrivare nel posto giusto, al momento giusto.

2. Richieste di callback

Un’altra cosa che puoi automatizzare sono le richieste di callback. Quando il cliente è pigro per compilare il modulo con le sue informazioni o contattarti, puoi semplicemente chiedere loro di richiedere una callback. In questo modo aggiudicarsi un potenziale cliente è facile e veloce e lui stesso risparmierà tempo. Le richieste di callback vengono inviate direttamente alla persona responsabile anziché sostare nella casella di posta condivisa dell’impresa, in modo da non perdere tempo prezioso e da attirare il cliente mentre il suo interesse è ancora vivo.

Impostare la funzione di richiesta di callback nel tuo sito richiede soltanto pochi minuti. Non è necessaria nessuna conoscenza tecnica. Le richieste di callback fanno sentire i clienti accuditi, poiché danno l’impressione che voi sarete sempre a loro disposizione.

3. Fatture ricorrenti 

Se hai un contratto retainer o dei lavori ripetuti, puoi impostare l’emissione automatica di fatture ricorrenti nel CRM. Le fatture ricorrenti fanno risparmiare tempo e ti assicurano sempre di avere disponibilità sul conto. Dato che sempre più persone stanno aprendo solo-business, le fatture ricorrenti diventano una parte essenziale dell’arsenale dell’imprenditore.

Con le fatture ricorrenti, non si spreca tempo a creare i duplicati delle fatture e a scrivere le stesse informazioni più e più volte. Inoltre queste permettono di alleggerire il carico di lavoro - una volta che vengono impostate, puoi dimenticarti della gestione dei clienti e concentrarti sulle cose che veramente apprezzi dal punto di vista lavorativo. Le fatture ricorrenti assicurano che tutte le ore lavorative vengano retribuite e così non dimenticherai mai più di mandare una fattura.

4. Riattivazione del cliente 

A volte pensiamo che un’opportunità sia stata persa quando, in realtà, poteva essere recuperata. La riattivazione del cliente consiste nell’attirare i vecchi clienti o quelli inattivi. Alcuni clienti hanno fatto un acquisto e poi non sono più tornati? O forse hai un nuovo prodotto che pensi possa interessare ai clienti attivi?

L’idea del remarketing si basa sulla premessa che le cose familiari sono più facilmente accettate dal cervello rispetto a quelle che risultano essere completamente nuove. Quindi se il cliente vi ha già contattato o ha già acquistato qualcosa da voi, potrebbe non ricordarlo ma la mente, inconsciamente, immagazzina quell’informazione e la prossima volta che verrà contattato, inevitabilmente si sentirà più propenso verso la tua impresa. Con Bitrix24 puoi segmentare i tuoi clienti e riattirarli con una sequenza di e-mail. In alternativa, puoi connettere i tuoi account Google Adwords e Facebook Ads al tuo CRM e mostrare le pubblicità di remarketing ai gruppi di clienti scelti.

5. Incarichi ricorrenti

Quando il tuo team lavora a un obbiettivo comune, è importante essere sulla stessa lunghezza d’onda. Se il tuo team non rispetta le scadenze, e ciò ti fa apparire incompetente, compromettendo il risultato dell’intero progetto, hai bisogno di essere un project manager migliore o di avere uno strumento che svolgerà il project management al posto tuo. Gli incarichi ricorrenti all’interno di Bitrix24 ti permettono di automatizzare il processo della creazione dell’incarico; basta semplicemente creare un incarico, attivare l’opzione ripetizione, impostare la frequenza di ripetizione dell’incarico e assegnare l’incarico a chi di dovere, ed è tutto.

Gli incarichi ricorrenti eliminano la necessità di seguire e ricordare alle persone i loro incarichi, cosa che si verifica regolarmente. Cose come il payroll management e il pagamento delle tasse coinvolgono altri membri del team e sono cose che vanno fatte ogni mese. Quando si tratta di tali progetti e attività, la funzione degli incarichi ricorrenti può alleggerire parzialmente il carico del project management.

Per concludere 

L’automazione non fa altro che eliminare la complessità e gli step inutili nel flusso di lavoro, rendendo tutto più semplice. Può essere eseguita manualmente quando, in modo strategico, determini quali step possono essere rimossi o ignorati ma può essere eseguita anche con l’aiuto della tecnologia.

Tuttavia, anche trarre il meglio dalla tecnologia è un incarico che mette a dura prova. Il tuo CRM offre così tanti metodi di automazione del business che è facile perdersi e confondersi tra le varie caratteristiche. In tali situazioni è importante capire quali siano le funzioni dell’automazione del CRM, metterti alla prova e imparare. Spero che questo articolo ti sia stato utile per capire come utilizzare i servizi di automazione di Bitrix24 nel migliore dei modi.