10 domande da porre al project manager prima dell’inizio del progetto

Tutti si pongono domande di ogni genere e natura. Le domande rappresentano anche la colonna portante di ogni progetto degno di questo nome: nonostante spesso chi è nel dubbio preferisca tacere per paura di sbagliare, porre quelle giuste al momento giusto può prevenire un gran numero di incomprensioni, contribuendo al buon andamento di progetti o riunioni importanti.

Se anche tu hai riscontrato problemi al riguardo e desideri capire quali domande per i project manager vadano poste affinché il vostro progetto prosegua nel modo migliore, continua a leggere: abbiamo raccolto una selezione di 10 spunti che aiuteranno te e il tuo team.

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1. Qual è l’obiettivo finale del progetto?

Per quanto possa sembrare la più scontata tra le domande per i project manager, spesso alcuni tendono a dimenticare quale sia l’obiettivo finale del proprio lavoro. Una volta iniziata l’analisi del progetto, sarebbe sempre necessario porsi una serie di semplici domande per identificarlo con precisione. Sia che si desideri raggiungere nuovi mercati o piuttosto incrementare il numero dei follower o migliorare la soddisfazione dei clienti, l’importante è non perdere mai di vista il proprio obiettivo e indirizzare gli sforzi verso il suo raggiungimento.

Prova ad analizzare il tuo obiettivo con la tecnica dello SMART (acronimo inglese per “specific, measurable, accepted, realistic, timely”): se viene considerato specifico, misurabile, riconosciuto, realistico e scadenzabile, allora si tratta certamente di qualcosa su cui vale la pena investire tempo e denaro. Perdere di vista il proprio punto di riferimento è un rischio sempre in agguato, ma non se imparerai ad aggirarlo nel modo giusto.

2. Perché è così importante realizzarlo?

Sebbene ogni progetto possa essere considerato importante a modo proprio, alcuni rappresentano dei veri e propri capisaldi per lo sviluppo della compagnia. Per questo, tra le domande da porre quando si entra in un nuovo progetto, rientra anche la fatidica “perché è così importante portarlo a termine?”

Capire quali saranno le conseguenze positive dell’attuazione di un progetto e in che modo contribuirà alla crescita dell’azienda ti permetterà anche di valutarne i rischi con più attenzione. Qualunque investimento, persino il più ingente, si rivelerà meno traumatico da affrontare con alle spalle una stima esatta e ben ponderata.

3. Quali decisioni chiave è importante prendere?

Una volta compreso con chiarezza il vostro obiettivo finale e perché sia tanto importante ottenerlo, la successiva tra le domande per i project manager dovrebbe riguardare un altro tassello fondamentale nel corretto andamento di un progetto: le decisioni chiave da prendere. Con una sessione di analisi del progetto ben organizzata sarà possibile arrivare subito al punto, per identificare i passi fondamentali da percorrere e capire in che modo aiuteranno a raggiungere l’obiettivo finale.

Ricorda di dare la precedenza a quelle decisioni che possono essere prese solamente dal project manager, che di solito si dimostrano anche le più importanti tra quelle in gioco. Molte decisioni potrebbero essere mal interpretate dalle parti interessate o finire per metterle in una posizione di svantaggio, per cui sarebbe sempre opportuno capirle a fondo ed essere pronti a spiegarle in dettaglio prima di iniziare.

4. Quali sono le parti interessate?

Anche i piani meglio organizzati possono trasformarsi in un nulla di fatto se i diretti interessati non sono stati informati del loro svolgimento. Ecco perché non dovresti mai trascurare l’importanza delle parti interessate, sia che si tratti di membri del team incaricati di prendere decisioni particolari o di fornitori esterni alla tua squadra di lavoro.

Nonostante sia una delle domande per i project manager poste più di frequente, occupa comunque uno spazio molto importante all’interno dell’analisi del progetto. Tra le parti interessate più comunemente coinvolte nei progetti troviamo i membri del team, i collaboratori esterni, gli sponsor e gli eventuali ostacoli allo svolgimento generale: ognuno di questi merita attenzione e lo sviluppo di una strategia unica, per far fronte alle difficoltà che potrebbero crearsi durante il percorso. In questo modo, tu e il tuo team saprete sempre come comportarvi in caso di modifiche al piano d’azione e non sarai più costretto a cambiare direzione all’ultimo momento, sprecando tempo e risorse preziose.

5. Quali strumenti bisogna avere per svolgere al meglio il progetto?

Nessun progetto può essere svolto con successo senza gli strumenti giusti: avrai certamente già sperimentato quanto problematico possa rivelarsi effettuare il login su una decina di piattaforme diverse o tentare di far funzionare un gran numero di integrazioni per lo stesso software. Per evitare di perdere tempo inutilmente nello svolgere anche le operazioni più semplici avrai quindi bisogno di un sistema completo e funzionale, che ti permetta di completare in men che non si dica tutti i passaggi necessari alla realizzazione del progetto.

Per iniziare, ti servirà un software per la gestione dei progetti funzionale e completo come Bitrix24, che ti permetta sia di lavorare al progetto che di comunicare con tutte le parti coinvolte nella maniera più semplice e immediata possibile. Inoltre, grazie alla possibilità di condividere documenti e di lavorarvi in simultanea, tu e il tuo team riuscirete a risparmiare tempo effettuando modifiche e correzioni in tempo reale, senza essere costretti a inviare una grande mole di allegati via e-mail e avendo sempre la possibilità di accedere alla cronologia delle modifiche.

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6. Quali sono gli indicatori chiave di prestazione?

Gli indicatori chiave di prestazione (o KPI, ossia “key performance indicators”) sono quei valori che ti permettono di dimostrare se e come la tua azienda sta raggiungendo l’obiettivo prefissato. Proprio per questo motivo, chiarire quali siano i principali KPI rappresenta una delle domande più importanti per i project manager quando si discute di un progetto.

Crescita del database dei contatti, riduzione dei costi generali, aumento delle vendite, miglioramento del traffico sui profili social… sono solo alcuni degli esempi degli indicatori chiave di prestazione che riguardano un progetto e che ti permettono di misurare l’efficacia della tua strategia, grazie anche a un uso corretto degli strumenti di analisi, da regolare prima dell’inizio del lavoro.

Mantenere sempre alta l’attenzione sui KPI, inoltre, ti permetterà di monitorare con successo l’andamento del progetto in tutte le sue fasi. Prova a utilizzare le funzioni delle bacheche Kanban fissando in alto i vari indicatori da prendere in considerazione, in modo che siano immediatamente visibili a tutti: in questo modo contribuirai a velocizzare il lavoro per l’intero team.

7. Quanti e quali sono i fattori di rischio da tenere in considerazione?

Lo scopo fondamentale dietro alle domande per i project manager è quello di trovare il modo giusto di svolgere l’intero progetto senza intoppi. Si rivelerà fondamentale, quindi, analizzare tutti gli eventuali rischi che è possibile incontrare strada facendo, per evitare le brutte sorprese ed elaborare una strategia in grado di fronteggiarli in maniera adeguata. Si tratta solo di trovare il momento migliore per sedersi a tavolino per discuterne con calma con tutti i membri del tuo team: una volta preso il via, si rivelerà un’operazione meno traumatica del previsto.

Organizza una o più riunioni, durante le quali le parti interessate potranno esprimere liberamente preoccupazioni e previsioni sui fattori di rischio che, a loro parere, potreste incontrare sulla vostra strada. Problemi legali, sabotaggi da parte dei concorrenti, difficoltà tecniche… Una volta messo tutto nero su bianco, sarà possibile categorizzare i vari rischi e suddividerli tra quelli da evitare a tutti i costi, quelli che è possibile mitigare con sforzi ben precisi e quelli che andranno accettati come inevitabili, ma contro i quali è comunque possibile elaborare una strategia. La tua tabella di marcia dovrà essere riorganizzata per ospitare questi momenti di riflessione, ma ne varrà senz’altro la pena.

8. In passato sono già stati affrontati progetti simili?

Prendere ispirazione da eventuali progetti svolti in passato permetterà a te e al tuo team di perdere molto meno tempo, per cui nella lista di domande per i project manager non dovresti mai dimenticare di includere quelle riguardanti le esperienze pregresse. Non si tratta solo di portare alla luce eventuali errori o incidenti di percorso per non ripeterli: anche le vittorie possono e devono fungere da ispirazione. Utilizzando, ad esempio, dei template per i flussi di lavoro sarà possibile replicare un modello di successo per il futuro, così da ottenere risultati sempre impeccabili senza sprecare ore preziose.

Non dimenticare di raccogliere dati per le analisi! Uno sforzo in questo senso sarà utile a capire subito cosa è andato bene e cosa invece andrebbe migliorato: solo così avrai a disposizione un punto di partenza per far crescere il tuo progetto nella direzione giusta.

9. Quali sono le principali fasi e date di scadenza?

Di solito, stabilire una data di scadenza aiuta a conferire una certa urgenza al progetto in corso: senza un limite alla consegna del lavoro, frustrazione e procrastinazione rischiano di farla da padrone. Ecco perché stabilire delle tempistiche precise è importante per il buon andamento del lavoro generale. Una volta stabilito il ritmo delle varie fasi e il giorno ultimo in cui consegnare il tutto, organizzare il lavoro giornaliero risulterà molto più semplice.

Puoi scegliere di contrassegnare il termine di ogni fase con una videoconferenza, un momento in cui sarà possibile riflettere sulla strategia appena adottata e prendere decisioni per procedere verso la successiva. Raccogliendo le varie fasi nel lasso di tempo di una o due settimane e organizzando una breve riunione quotidiana in caso di problemi da affrontare immediatamente, riuscirai a ridurre i costi e le tempistiche senza per questo velocizzare eccessivamente il progetto.

10. Quali sono gli asset a disposizione?

Ultima ma non meno importante in questa serie di domande per i project manager, troviamo anche quella riguardante gli asset a disposizione del progetto. Procedure, politiche, knowledge base, piani approvati e implementati dall’azienda… si tratta di risorse che, se messe correttamente a disposizione, gioveranno sicuramente a chi lavora al progetto.

Prendetevi il tempo che serve per comprenderne gli elementi fondamentali, come il budget generale stanziato per completarlo, i modelli di pianificazione, gli strumenti a disposizione, la gestione degli eventuali incidenti, le autorizzazioni necessarie, insomma tutto ciò che servirà per portarlo a termine nel modo migliore e senza intoppi. Solo una valida pianificazione, infatti, ti permetterà di conseguire un ottimo risultato nei tempi prefissati.