12 cattive abitudini lavorative che stanno rovinando la tua produttività

1. Gestire il tempo in modo non adeguato

Spesso chi lavora a progetti a lungo termine si ritrova a posticiparne l’inizio a causa di problemi personali o di imprevisti o, semplicemente, perché non si sente in grado di iniziare immediatamente. Un’eccessiva procrastinazione può però rivelarsi un problema: costringe infatti a svolgere tutto il lavoro assegnato in fretta perché non si accumuli, in una corsa contro il tempo che influenza negativamente l’esito finale del progetto. Si tratta di una delle cattive abitudini lavorative di cui dovresti assolutamente liberarti per aumentare la tua efficienza.

Imparare come costruire abitudini produttive significa innanzitutto gestire il tempo in maniera adeguata. Segui la regola dei Due Minuti: porta a termine il prima possibile tutte quelle attività che richiedono poco tempo per essere svolte, per evitare che l’elenco continui a crescere. In questo modo ridurrai lo stress generale e riuscirai a dedicare più tempo agli incarichi che richiedono la tua piena attenzione.

2. Non saper dire di no quando necessario

Ti sarà sicuramente capitato di essere impegnato, ma di non riuscire comunque a rifiutare un nuovo incarico proposto. Non saper respingere un incarico quando necessario è una delle cattive abitudini sul lavoro più diffuse e la stanchezza che ne deriva è in grado di causare grossi cali nelle tue prestazioni.

La soluzione è semplice: devi imparare a non accettare tutti gli incarichi senza distinzioni, soprattutto se non si rivelano essenziali alla realizzazione del progetto in corso. Un sovraccarico di lavoro non farà altro che aumentare il livello di stress generale, finendo per incidere sulla tua produttività. Per evitare questa situazione, dai la priorità alle attività che richiedono subito il tuo intervento e impara a scartare o a delegare quelle meno importanti. Certo, puoi sempre decidere di dare una mano a un tuo dipendente se dovesse aver bisogno di te, ma dovrebbe trattarsi di un’eccezione, non di una consuetudine.

3. Tendere al multitasking

Inizialmente, il multitasking si è diffuso con intenti positivi: quando si tratta di collaborare in un gruppo di lavoro, tutti cercano di eseguire contemporaneamente la quantità maggiore di incarichi e nel minor tempo possibile. Anche se sembra strano includerlo tra le cattive abitudini lavorative, si tratta di una tendenza che spesso finisce per ridurre la produttività generale.

Per quanto non sia difficile abituarsi a passare da un lavoro all’altro, dovresti ricordare sempre che quantità non significa necessariamente qualità. Concentrarsi su un solo incarico consente infatti di offrire prestazioni decisamente migliori e di aumentare sia l’efficienza che l’attenzione. Porta a termine un’attività alla volta, senza dimenticare di fare delle pause: in questo modo riuscirai sempre a consegnare un lavoro svolto al massimo delle tue capacità.

4. Restare connesso tutto il giorno ai dispositivi mobili

Il nostro è un mondo sempre connesso, in cui veniamo costantemente bersagliati da tantissime informazioni diverse tra messaggi, notifiche ed e-mail. In condizioni simili, concentrarsi sul proprio lavoro può rivelarsi complicato. Ecco perché, se non desideri sviluppare una cattiva etica del lavoro, dovresti cercare di ridurre le distrazioni il più possibile.

Quante volte al giorno controlli le notifiche sul telefono, i nuovi messaggi di posta elettronica o i tuoi profili social? Analizza il tempo impiegato in queste attività: ridurlo ti permetterà di completare il lavoro più in fretta e con maggior attenzione, senza la tentazione costante di dare un’occhiata alle ultime foto postate dagli amici o di rispondere a un messaggio appena arrivato. Imposta il cellulare in modalità silenziosa o, se non è possibile, sistemalo lontano dalla tua portata, chiudi l’e-mail e dedica la tua completa attenzione all’incarico che stai svolgendo: in breve tempo raggiungerai il livello di produttività a cui hai sempre aspirato.

5. Non possedere una routine giornaliera ben definita

Lavorare senza seguire una routine giornaliera può rivelarsi più problematico di quanto pensi: la mancanza di organizzazione non rende solo difficile capire quali attività abbiano la precedenza sulle altre, ma rischia di farti arrivare esausto alla fine della settimana, portandoti persino a dimenticare le date di scadenza più importanti. Per quanto molte persone creative non apprezzino particolarmente le routine, convinte che possano dimostrarsi limitative, possederne una ben definita ti aiuterà a mantenere la mente orientata sulla produttività.

Per combattere un’altra delle cattive abitudini lavorative più comuni dovresti creare un programma di lavoro preciso, che includa i compiti da svolgere e le scadenze da rispettare, ordinati per importanza. Non dimenticare di destinare gli incarichi più complessi al momento della giornata in cui sei più concentrato e di organizzare il programma del giorno successivo la sera precedente, per iniziare a lavorare subito con il ritmo giusto.

6. Lavorare eccessivamente senza fare pause

L’idea che la produttività aumenti esponenzialmente al diminuire del riposo non ha alcun fondamento, anzi è una di quelle cattive abitudini lavorative che possono seriamente danneggiare il tuo benessere fisico e psicologico. Per evitare il manifestarsi di problematiche di salute legate allo stress e al burnout, devi concederti la possibilità di riposare staccando completamente il pensiero dal progetto in corso.

Il segreto è suddividere i tuoi incarichi in attività più piccole e alternarle a momenti di riposo, con l’aiuto di tecniche di gestione del tempo come il metodo Pomodoro. Questa strategia consiste nel dividere il tempo in pomodori, ossia in unità della durata di 25 minuti. Una volta determinato l’incarico da eseguire, non ti resta che impostare un timer e lavorare il più possibile finché non suonerà. Fai una breve pausa, poi riprendi a lavorare: dopo aver completato quattro pomodori potrai concederti un nuovo momento di relax, stavolta più lungo.

L’obiettivo del metodo del Pomodoro è di farti ottenere un ritmo lavorativo più sostenibile, alternando alle attività il tempo necessario al riposo e scongiurando il sovraccarico di lavoro. Un carico di lavoro suddiviso in modo intelligente si rivelerà molto più semplice da affrontare e anche la stanchezza si ridurrà sensibilmente, mentre la produttività aumenterà.

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7. Non essere in grado di pianificare gli impegni a medio e lungo termine

Se desideri combattere le cattive abitudini lavorative, non limitarti a organizzare la routine delle attività giornaliere, ma identifica anche gli obiettivi a medio e a lungo termine e i vari incarichi da completare per raggiungerli. Non concentrarti solo sulle scadenze più vicine: possedere una visione generale del progetto ti consentirà di elaborare un programma da seguire settimana dopo settimana.

Alcuni manager ritengono molto utile la divisione in segmenti, per raggruppare le attività in base alla tipologia. Secondo questa strategia, le mattine sono dedicate a incarichi più complessi e d’importanza strategica, mentre i pomeriggi sono l’ideale per organizzare le riunioni. Anche in questo caso la tecnologia può rivelarsi di grande aiuto: Bitrix24 permette di creare calendari personali e di gruppo e di generare dei promemoria, così da non dimenticare nemmeno un evento importante, oltre ad assegnare un colore a ogni attività per suddividerle con maggior efficacia.

8. Arrivare tardi al lavoro o alle riunioni

La tendenza ad arrivare sempre in ritardo è certamente una delle cattive abitudini lavorative in grado di causare i problemi maggiori: per quanto molte persone non lo facciano apposta, non è certo segno di professionalità costringere colleghi e clienti ad aspettare dei ritardatari oltre l’orario d’inizio di una riunione. 

Imparare il valore del tempo è il primo passo da compiere per migliorare le proprie abitudini. Impegnati a organizzare la tua giornata in modo da arrivare in ufficio all’ora stabilita, segui scrupolosamente la tua routine quotidiana senza margini di ritardo e, in caso di riunioni in presenza o da remoto, presentati in leggero anticipo: in questo modo dimostrerai in pieno il rispetto che nutri nei confronti dei clienti e dei membri del tuo team.

9. Tenere aperte troppe schede del browser e app nello stesso momento

Sicuramente ti sarà già capitato di tenere aperte più di due schede diverse nel browser o di avviare altre app mentre lavori. Così facendo potresti però ricevere una notifica in grado di attirare la tua attenzione, tanto da farti dimenticare l’attività che stai svolgendo. Si tratta di una pessima abitudine che alimenta la distrazione e che, per questo, dovrebbe essere eliminata il prima possibile.

Controllare la notifica ricevuta porta via solo qualche minuto, ma è sufficiente a farti perdere tempo che potrebbe essere impiegato in attività più importanti. Prova a chiudere tutte le schede non strettamente correlate al lavoro che stai svolgendo e a non avviare altre app oltre a quelle di cui hai bisogno: in questo modo riuscirai a concentrarti con più efficacia sul tuo lavoro, riuscendo anche a completare gli incarichi più rapidamente.

10. Mostrare un eccessivo pessimismo

Concentrarsi unicamente sui lati negativi della propria esperienza lavorativa è un atteggiamento nocivo, che attrae solo ulteriore negatività e impedisce di approcciarsi al lavoro in maniera più oggettiva e rilassata.

Essere realisti è una virtù, ma una mentalità eccessivamente pessimista finisce per influenzare negativamente anche chi lavora attorno a te, creando un’atmosfera demotivante. Se non vuoi essere sopraffatto dai pensieri negativi cerca di identificarli immediatamente e di combatterli con l’aiuto di tecniche di rilassamento come la meditazione, oppure valuta la possibilità di chiedere aiuto a un consulente di fiducia.

11. Saltare i pasti

Come avrai capito esistono buone e cattive abitudini lavorative e tra queste ultime è necessario citare la tendenza a saltare i pasti. Non destinare un’ora della propria giornata a una pausa pranzo soddisfacente potrà anche fornire il tempo necessario a terminare un incarico, ma ti priverà delle energie di cui hai bisogno per lavorare con maggior profitto ed efficacia.

Consumare pasti sani con la dovuta calma aiuterà a migliorare la tua resa generale. Evita di lavorare quando sei affamato e, al momento di concederti una meritata pausa pranzo, non mangiare davanti al computer o sulla scrivania: esci dall’ufficio e scegli un luogo tranquillo in cui ricaricarti, come un ristorante o un parco.

12. Riempire la mente con il pensiero di tutte le attività da svolgere

Riempire la mente con il pensiero delle attività che dovrai svolgere è l’ultima delle cattive abitudini da combattere, ma non per questo la meno importante. Tenere la mente costantemente fissa sul proprio lavoro influisce negativamente sia sulla creatività che sulla concentrazione: per evitare questa situazione dovresti annotare i tuoi incarichi su una lista, così da non essere costretto a ricordarli tutti e avere il tempo necessario per dedicarti ai tuoi hobby o al semplice relax.

Anche in questo caso, potrai liberarti di questa incombenza e dedicarti ad attività più stimolanti grazie alla tecnologia: software come Bitrix24 offrono diversi tipi di visualizzazione per gli incarichi inseriti, che ti aiuteranno a organizzarli in modo ordinato. Dagli elenchi di attività più classici ai metodi più innovativi come i diagrammi di Gantt e le bacheche Kanban, troverai sicuramente quello che fa per te.

Scopri subito come liberarti delle cattive abitudini lavorative

Non è semplice sbarazzarsi delle cattive abitudini lavorative, ma impegnarsi a coltivare quelle positive aiuterà senz’altro a interrompere il ciclo di comportamenti scorretti che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi.

La buona notizia è che la tecnologia è dalla tua parte. Bitrix24 possiede esattamente gli strumenti di cui hai bisogno per riuscire nel tuo intento e migliorare le tue prestazioni e quelle del tuo team. Gestione dei progetti e incarichi, gestione del tempo, comunicazione, strumenti di analisi, lavoro da remoto e molto di più. Cosa aspetti? Registrati su Bitrix24 e inizia ad aumentare la tua produttività fin da oggi!