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7 consigli per gestire e ridurre l’assenteismo dei dipendenti

7 consigli per gestire e ridurre l’assenteismo dei dipendenti
Il Team Bitrix24
16 Novembre 2022
Ultimo aggiornamento: 16 Novembre 2022


Nel gestire la tua azienda ti sarai sicuramente trovato ad avere a che fare con l’assenteismo dei dipendenti, in svariate forme: a volte può trattarsi di ferie programmate e concesse con anticipo, ma quando l’assenza non è motivata da cause discusse in precedenza può finire per influire sulle prestazioni della tua azienda.

Per raggiungere il massimo del successo, occorre mettere in pratica le migliori tattiche per rendere l’assenteismo dei dipendenti un lontano ricordo: qui sotto puoi leggere 7 consigli che ti aiuteranno a sviluppare una strategia perfetta per controllare la produttività generale e aumentare l’impegno del tuo personale. Inizia subito!


FAQ


Quali sono i tipi di assenteismo?

I tipi di assenteismo sono suddivisi in tre gruppi:
  • Assenteismo pianificato e approvato, come le ferie e i congedi di maternità e paternità
  • Assenteismo non pianificato, come il congedo per malattia o per lutto
  • Assenteismo non pianificato né approvato, in cui il lavoratore non offre motivazioni per la sua assenza dal lavoro.

Perché l’assenteismo è un problema per i datori di lavoro?

L’assenteismo è un problema per i datori di lavoro perché il tempo che viene pagato ai dipendenti assenti non viene poi investito nell’azienda. A causa del suo impatto diretto sulla produttività individuale, finisce anche per danneggiare la compagnia intera rendendo difficile il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Quali sono le principali cause dell’assenteismo dei dipendenti?

Le cause dell’assenteismo dei dipendenti sono svariate, ma tra le più importanti troviamo:
  • Molestie e intimidazioni sul posto di lavoro
  • Stress e/o depressione
  • Scarsa motivazione
  • Impossibilità di conciliare lavoro e vita privata
  • Una condizione di malessere (proprio o di una persona cara)
  • Il desiderio di cambiare lavoro o di ottenere delle condizioni differenti.

Come si può controllare l’assenteismo dei dipendenti sul posto di lavoro?

È possibile controllare l’assenteismo dei dipendenti sul posto di lavoro in svariati modi, ad esempio:
  • Adottando politiche aziendali per regolare la presenza dei dipendenti
  • Indagando sulle cause del fenomeno
  • Implementando l’uso di una piattaforma per gestire il lavoro aziendale
  • Impegnandosi ad aumentare la motivazione degli impiegati
  • Premiando i dipendenti più virtuosi
  • Affrontando subito le assenze non programmate
  • Agendo direttamente per eliminarne le cause


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1. Adotta politiche aziendali per regolare la presenza dei dipendenti

Il modo più diretto e semplice di ridurre l’assenteismo dei dipendenti è adottare delle politiche aziendali che mirino a regolare la loro presenza sul posto di lavoro. Una soluzione simile non deve solamente stabilire i giorni in cui i tuoi impiegati potranno assentarsi, ma anche analizzare i possibili effetti di tali scelte sull’azienda e sul resto del personale. Non dimenticare di prendere in considerazione tutte le variabili: cosa fare nel caso un dipendente arrivi in ritardo per un’intera settimana? Conoscere la risposta in anticipo ti permetterà di risparmiare tempo e di mantenere l’efficienza della squadra sempre elevata.

Una politica di questo genere ti aiuterà anche a creare un manuale per il comportamento dei dipendenti, che raccoglierà esempi di quelli corretti e scorretti per offrire una serie di regole da seguire. Tra assenze programmate e ingiustificate e ritardi, potrai anche decidere con maggior chiarezza quali provvedimenti disciplinari mettere in atto. Una volta terminata la sua redazione, il documento dovrebbe essere archiviato nel sistema di gestione documenti e reso accessibile a tutti: se poi desideri renderlo ancora più ufficiale, puoi chiedere ai membri del tuo team di firmarlo, in persona o in digitale.


2. Indaga sulle cause dell’assenteismo

Diminuire l’assenteismo comporta anche e soprattutto un’indagine sulle sue cause: per aumentare la motivazione dei tuoi impiegati e ottenere finalmente l’impegno che ti aspetti da loro dovresti innanzitutto capire cosa li spinga a non presentarsi al lavoro o ad arrivare in ritardo.

Inizia controllando se le assenze seguano o meno uno schema prestabilito. Si riscontrano sempre durante lo stesso giorno della settimana? Quale può esserne la causa? Solo un’indagine approfondita, infatti, ti permetterà di prendere una decisione al riguardo. Il lavoratore in questione sta affrontando un periodo difficile in famiglia o ricevendo cure mediche specifiche? In questi casi assenze e ritardi sarebbero ovviamente giustificati, ma come comportarsi in caso di risposta negativa?

La parte più difficile è, ovviamente, determinare quali comportamenti siano accettabili e quali invece no. Non è mai semplice capire come parlare con un dipendente di assenteismo eccessivo, ma nella maggioranza dei casi basta invitarlo a confidarsi con te riguardo ai suoi problemi, in una riunione a due dal tono informale che dovrà più che altro essere un'occasione per comprendere meglio la sua situazione personale. Poni domande precise cercando di individuare le cause del suo comportamento: sia che si tratti di motivazioni perfettamente sensate come problemi di famiglia o cambi d’orario nella sua routine domestica, sia che le assenze non siano giustificabili in alcun modo, solo la sincerità e un approccio diretto saranno in grado di risolvere la situazione.


3. Implementa l’uso di una piattaforma di gestione del lavoro aziendale

Un software valido e multifunzionale sarà il tuo alleato numero uno nel quantificare e regolare l’assenteismo dei dipendenti: tenere traccia del tempo in cui è stato realizzato un determinato lavoro ti aiuterà infatti a ottenere dati sicuri, grazie ai quali prendere decisioni più mirate. Se poi ti trovi ad avere a che fare con team ibridi e dipendenti che lavorano da remoto, uno strumento simile si rivelerà ancora più utile per contare le presenze e misurare la produttività dei singoli.

Bitrix24 include uno strumento di gestione del tempo completo e versatile, perfetto per pianificare gli orari di check-in e check-out di tutti i tuoi dipendenti. La funzione HR, inoltre, può indicare ai tuoi dipendenti dei limiti precisi da rispettare o aiutarli a optare per orari più flessibili, permettendo di richiedere giornate libere o ferie con la massima semplicità: sarà il responsabile del loro settore a ricevere le loro richieste e ad amministrarle direttamente dall’app, senza perdere tempo con moduli che potrebbero finire per essere smarriti tra la posta elettronica.

Una volta organizzati gli orari e le presenze, verranno tutti aggiunti al calendario aziendale per rendere partecipi gli altri membri dei team delle decisioni prese. Non trascurare la documentazione di ogni assenza, che sia programmata o meno: è un’operazione che, se svolta con attenzione, ti aiuterà a valutare le prestazioni dei tuoi dipendenti e il loro livello di partecipazione.


4. Impegnati ad aumentare la motivazione dei tuoi dipendenti

Un impiegato motivato è in grado di lavorare con ancora più impegno e cura rispetto ai dipendenti meno coinvolti e tenderà a essere più leale: per ridurre l’assenteismo dei dipendenti è necessario impegnarsi per creare una cultura collaborativa che si basi sulla positività. L’essere umano è sociale per natura ed è stato ampiamente dimostrato che sentirsi parte di un gruppo aiuti l’individuo a lavorare meglio e di più, per non deludere i colleghi. Ecco perché sempre più aziende stanno puntando su attività di team building che migliorino i rapporti tra i membri del gruppo e stimolino una sana competizione.

Se vuoi motivare i tuoi dipendenti, dovrai farli sentire a loro agio e soddisfatti del lavoro svolto, dimostrando di avere a cuore le loro difficoltà quotidiane. Organizza dei corsi di formazione per dargli la possibilità di crescere professionalmente e far evolvere la loro carriera, investi nell’arredamento dell’ufficio per renderlo ancora più confortevole e adatto alle lunghe ore di lavoro, favorisci la promozione di chi si è fatto distinguere per l’abilità e l’ottimo rendimento, senza dimenticare l’importanza del riposo e di un maggiore contatto con la famiglia. Cerca di allineare in ogni modo il benessere e le aspirazioni dei tuoi impiegati con gli obiettivi dell’azienda e avrai dalla tua parte una squadra in sintonia con le tue idee, che si dimostrerà sempre più disposta ad aiutarti nella realizzazione dei tuoi progetti.



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5. Premia i dipendenti più virtuosi

Premiare i dipendenti più virtuosi e disposti a dare il massimo per l’azienda è fondamentale per aumentare la loro soddisfazione. Gli impiegati che richiedono ferie solo per motivi importanti meritano un riconoscimento per il loro duro lavoro e per la dedizione all’azienda: in questo modo non solo rafforzerai il desiderio di mantenere una condotta impeccabile, ma aiuterai l’attività a progredire sempre di più garantendoti la fedeltà di un personale estremamente preparato.

In fin dei conti, il successo della tua attività è anche dovuto alle performance dei membri dei tuoi team: analizzale con la massima attenzione e con l’aiuto del software per il tracciamento del tempo, così da notare al volo chi si è sempre presentato in orario e chi non ha esitato nell’accettare degli straordinari pur di portare a termine un compito. Una volta ottenute le informazioni di cui hai bisogno, dimostra direttamente ai tuoi impiegati quanto apprezzi i loro sforzi citandoli nella newsletter aziendale o magari premiandoli con una giornata libera: l’importante è trovare il modo più adatto di migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Ciò ti aiuterà anche a evitare un eccessivo assenteismo dei dipendenti.


6. Affronta subito le assenze non programmate

In caso le assenze dei dipendenti non siano programmate né giustificabili, è necessario agire immediatamente per affrontare la questione con l’attenzione che merita. Assentarsi o non arrivare al lavoro in orario per motivi indipendenti dalla propria volontà (come ritardi dei mezzi pubblici o infortuni) è ovviamente comprensibile, lo è molto meno scegliere di non presentarsi per godersi il tempo libero: per ottenere un minore assenteismo dei dipendenti dovrai mostrarti autorevole quanto serve per evitare che i tuoi impiegati violino deliberatamente le regole stabilite senza giustificarsi.

Una volta che l’impiegato assente tornerà, convocalo per una riunione e chiedigli il motivo dietro alla scelta di non presentarsi al lavoro: una certa chiarezza e il massimo della sincerità ti aiuteranno a prendere una decisione in merito. Se la sua firma rientra tra quelle sul documento con le regole aziendali, saprà bene a cosa andrà incontro e avrai meno remore nell’avvisarlo che un comportamento simile, se ripetuto, non verrà considerato positivamente. Ricorda che puoi anche chiedere una prova che giustifichi la sua assenza, come un certificato medico o altri documenti ufficiali.


7. Agisci direttamente per eliminarne le cause

Se non vuoi che l’assenteismo dei dipendenti aumenti fino a diventare incontrollabile, dovrai agire immediatamente per eliminarne le cause. Utilizza un approccio proattivo, per applicare politiche che mirino innanzitutto al benessere dei dipendenti e alla risoluzione dei loro problemi, in modo da affrontare il problema alla radice: demotivazione e assenza dal lavoro possono essere legate a questioni familiari o di salute mentale o fisica irrisolte, ma anche a problematiche economiche o ambientali. Lavora a stretto contatto con i membri più importanti della tua azienda perché l’impegno sia davvero globale e miri al raggiungimento di un’armonia generale, che contribuisca a migliorare le performance di tutti i membri dei team.

Alcune aziende mettono a disposizione di chi vi lavora uno o più professionisti della salute mentale, per aiutarli ad affrontare queste problematiche con più efficacia. Altre preferiscono investire sul tempo libero, organizzando competizioni sportive aziendali oppure offrendo una retribuzione per l’iscrizione in palestra. Verifica sempre che gli orari di lavoro permettano ai tuoi impiegati di trascorrere del tempo a contatto con la famiglia e di riposare adeguatamente e offri stipendi che corrispondano alla quantità di lavoro svolto. Queste strategie potrebbero apparire costose sulle prime, ma solo mettendole in pratica concretamente garantirai un maggiore coinvolgimento delle tue squadre e la riduzione dell’assenteismo dei dipendenti.


Trova la tua strategia ideale per ridurre l’assenteismo dei dipendenti

Tra i vari problemi che affliggono le aziende, l’assenteismo dei dipendenti è uno dei più seri e merita di essere affrontato con particolare attenzione. L’aumento dei costi generali e il calo della motivazione del resto del personale sono solo due delle conseguenze che si possono riscontrare in aziende in cui l’assenteismo è elevato: ecco perché ridurlo non è solo importante per crescere e migliorare, ma anche per aumentare la produttività generale dell’azienda.

Grazie alla piattaforma giusta, la risoluzione del problema si rivelerà molto più semplice del previsto. Affidati a Bitrix24: i suoi strumenti multifunzionali ti aiuteranno a rendere il tuo approccio al lavoro ancora più flessibile, per stabilire una cultura aziendale dal successo assicurato. Ti offre strumenti di HR come gestione del tempo e del team, calendari aziendali, grafico assenze e molto di più: non ti resta che provarlo immediatamente, non te ne pentirai!

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