7 cose che può fare l’intelligenza artificiale per aiutarti con le e-mail

Anche nel 2024 le e-mail rimangono uno strumento essenziale per la produttività. Sia che si tratti di comunicazioni interne al team di lavoro, che con i clienti, l'uso di strumenti di intelligenza artificiale riveste una sempre maggiore importanza.

L'intelligenza artificiale, inoltre, può essere di grande ausilio per la pianificazione di newsletter ai clienti e per la preparazione di campagne di e-mail marketing. Usare le tecniche messe a disposizione dall'intelligenza artificiale per le proprie comunicazioni via e-mail può permettere di risparmiare tempo da dedicare ad altre attività, di migliorare il contatto diretto con i clienti e aumentare le conversioni.

In questo articolo verranno esaminati alcuni modi in cui l'intelligenza artificiale può aiutare con le e-mail e gli strumenti che è possibile utilizzare per svolgere compiti che nel passato era necessario affrontare con un intervento esclusivamente umano.

Intelligenza artificiale generativa, di cosa si tratta?

L'intelligenza artificiale generativa è un ramo dell'IA che riguarda la creazione di nuovi contenuti. L'idea che le macchine possano un giorno raggiungere un grado di intelligenza simile all'uomo è stata accarezzata sin dai tempi del test elaborato da Alan Turing, il cui scopo era rispondere alla domanda "Può una macchina pensare?".

IA generative come ChatGPT sono tra le tecnologie che hanno fatto maggiori passi avanti in questa direzione negli ultimi anni e la crescita del fenomeno delle intelligenze artificiali generative ha interessato sia testi, che immagini e video.

Per quanto riguarda i testi, va sottolineato come le tecniche di intelligenza artificiale generativa abbiano consentito un significativo miglioramento anche nella traduzione di testi, con risultati più accurati e un linguaggio naturale, e nella correzione degli stessi. Tramite le reti neurali, questi modelli beneficiano di processi di apprendimento (machine learning e deep learning) grazie a enormi dataset immessi dagli sviluppatori.

Perché le IA generative possono aiutare a scrivere?

L'intelligenza artificiale generativa può essere utilizzata nella scrittura non solo tramite la generazione diretta e automatica dei testi, ma anche fornendo spunti, idee e risposte a dubbi per la creazione dei propri contenuti originali. Questo ruolo dell'intelligenza artificiale può essere applicato anche alle e-mail, in particolare a quelle che richiedono creatività come le campagne di marketing.

IA generative come ChatGPT o Bard possono anche aiutare a superare quello che viene chiamato "il blocco dello scrittore". Infatti, si può interrogare l'intelligenza artificiale per chiedere spunti e questo processo può aiutare a trovare l'ispirazione per i propri contenuti.

Mentre ChatGPT nella sua versione gratuita ha un dataset aggiornato al 2021, Bard, il chatbot di intelligenza artificiale di Google, viene aggiornato in tempo reale, anche grazie alle conversazioni con ogni utente con cui interagisce.

Intelligenza artificiale, come applicarla alle e-mail

Ci sono vari modi in cui l'intelligenza artificiale può essere utile in un servizio e-mail. Un'analisi delle prestazioni delle proprie comunicazioni tramite l'IA, come il tasso di clic, il tasso di apertura, il tasso di conversione può essere uno strumento preliminare valido per verificare l'efficacia delle proprie newsletter e campagne.

In seguito, a partire da questi dati si possono ottimizzare i successivi invii. Inoltre, l'intelligenza artificiale può essere usata anche come ausilio al processo di scrittura di un messaggio di posta elettronica, per esempio per generare un titolo efficace, scrivere testi accattivanti per il lettore o personalizzare le e-mail di una campagna.

Generatori di e-mail, come funziona questa tecnologia

La tecnologia che consente di generare e-mail tramite intelligenza artificiale si basa sull'addestramento e sull'apprendimento automatico. Grazie anche all'utilizzo delle reti neurali, i sistemi di intelligenza artificiale possono essere addestrati tramite l'inserimento di dataset anche molto grandi.

In questo modo non è necessaria una programmazione specifica, perché i sistemi di intelligenza artificiale apprenderanno tramite i dati immessi, comprendenti anche e-mail che hanno avuto successo in altre campagne di marketing, hanno generato lead, hanno alti tassi di lettura e di clic.

Anche le tecniche di NLP, vale a dire di elaborazione del linguaggio naturale, consentono di creare testi che siano percepiti dal lettore come analoghi a quelli scritti da esseri umani.

Strumenti di scrittura e-mail

Gli strumenti di scrittura e-mail con intelligenza artificiale sono calibrati per questo compito e dunque rispetto a un normale programma di IA generativa sono più adatti allo scopo. Tali programmi si concentrano principalmente sul miglioramento, il fine tuning e la razionalizzazione dei processi di scrittura, per esempio dando suggerimenti per i saluti e le frasi di chiusura, scrivendo e-mail a partire da determinate parole chiave, offrendo strumenti di correzione ortografica e di traduzione, tracking e analisi, suggerimenti su e-mail di follow-up.

Possono essere dunque di grande aiuto durante il processo di scrittura delle e-mail, anche se non va dimenticata l'importanza del ruolo dell'uomo nella personalizzazione dei contenuti.

Come l'intelligenza artificiale può aiutare in concreto con la scrittura delle e-mail

Ecco dunque alcune cose che l'intelligenza artificiale può fare per aiutare concretamente nella scrittura delle e-mail e come utilizzare al meglio gli strumenti offerti dalla nuova tecnologia.

1. Scrivere e-mail con determinate parole chiave

I programmi basati sull'intelligenza artificiale possono essere usati per scrivere e-mail a partire da alcune parole chiave. In questo modo l’e-mail verrà stilata con una particolare attenzione al tipo di contenuti che vogliamo trattare.

Un altro tipo di approccio alla scrittura di e-mail con intelligenza artificiale è far compiere alle applicazioni che stiamo utilizzando un'analisi di altri messaggi che abbiamo spedito in passato e che hanno avuto buoni risultati in termini di clic e/o conversioni.

Lo studio e l'analisi di quelle e-mail da parte dell'app o della piattaforma che stiamo utilizzando avrà come risultato la scrittura di messaggi che possano essere ugualmente performanti. Esistono sul mercato diversi prodotti che possono essere utilizzati con questo scopo.

2. Scrittura dei saluti con l'intelligenza artificiale

I saluti all'inizio o alla fine delle e-mail potrebbero sembrare una questione banale, ma chi è abituato a interagire con clienti di diverso tipo sa bene che il tono e la forma usati possono avere un effetto nel predisporre il lettore in termini positivi o negativi rispetto al resto del contenuto.

Partendo da alcuni esempi, legati a precedenti interazioni con la stessa persona o con altre che rientrano nella stessa categoria, l'intelligenza artificiale può predisporre per noi i migliori saluti iniziali e finali, consentendoci di risparmiare tempo e dedicarci alla sostanza più che alla forma e alla scrittura del corpo del testo.

3. L'aiuto dell'intelligenza artificiale nella scrittura del corpo dell'e-mail

Oltre che nell'ipotesi già citata di scrittura ex novo di un'e-mail a partire da un set di parole chiave, l'intelligenza artificiale può essere d'ausilio nella scrittura di un messaggio anche successivamente alla prima bozza.

Alcuni programmi di intelligenza artificiale, infatti, possono fornire indicazioni su quali correzioni apportare a un'e-mail già scritta per migliorarne l’efficacia o fornire suggerimenti automatici durante la redazione della stessa.

4. Una firma professionale, come ottenerla

Tramite gli algoritmi di intelligenza artificiale è anche possibile ricevere un ausilio per la propria firma sotto le e-mail. La presenza di una firma professionale al termine di un messaggio è qualcosa che gli utenti notano e suggerisce professionalità e attenzione nei confronti dei propri clienti.

Inoltre, la firma può contenere elementi molto utili come la qualifica di chi scrive e i suoi principali contatti. Pur essendo possibile settare manualmente la propria firma, le app di IA possono aiutare a generare una firma personalizzata e professionale con le proprie informazioni di contatto, un formato appropriato e collegamenti ai propri social media.

L'aiuto dell'intelligenza artificiale alla produttività delle e-mail

Se fin qui si è parlato dell'aiuto che i sistemi di intelligenza artificiale possono dare nella redazione di un messaggio di posta elettronica, le aziende possono utilizzare strumenti di IA anche per aumentare la produttività delle proprie e-mail. Ecco di seguito alcuni esempi e settori nei quali l'intelligenza artificiale può essere un utile ausilio.

1. Creazione di lead costanti

Partendo dall'analisi di campagne di successo, l'intelligenza artificiale può generare automaticamente messaggi di posta elettronica che consentano di ottimizzare nel tempo i risultati e le conversioni delle proprie campagne di e-mail marketing.

Questa automazione del lavoro consente di concentrarsi su altri elementi dell'attività della propria azienda, come le relazioni con i clienti e le attività che richiedono un maggiore intervento umano.

2. Analisi delle risposte dei clienti

L'analisi da parte di strumenti di intelligenza artificiale delle risposte dei clienti della propria azienda e delle loro richieste di informazioni può essere un ottimo strumento per migliorare l'approccio alla propria clientela.

Alcuni strumenti di intelligenza artificiale possono inoltre compiere un'analisi del sentiment dei clienti e monitorarne così le reazioni per individuare punti e problematiche su cui intervenire prioritariamente. Inoltre, possono fornire soluzioni personalizzate e su misura per i problemi di ciascun cliente.

3. Ottimizzazione delle campagne di e-mail marketing

Gli strumenti di posta elettronica IA consentono di creare contenuti accattivanti e in sintonia con il pubblico di destinazione. Attraverso l'analisi dei comportamenti degli utenti è possibile definire strategie e adattare le proprie campagne di e-mail marketing per ottenere risultati migliori.

Tali strumenti possono ottimizzare le prestazioni delle campagne migliorando le metriche di apertura delle e-mail, di clic e di conversione dei lead. In sostanza dunque, è possibile utilizzare l'intelligenza artificiale per ottenere un miglior rendimento complessivo delle proprie campagne.

Il controllo delle e-mail con l'intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale può essere utilizzata anche per un controllo delle proprie e-mail prima dell'invio. I migliori software del settore mettono a disposizione strumenti come il controllo grammaticale, il proofreading e la personalizzazione.

Tramite il controllo grammaticale si può evitare che le e-mail vengano inviate con errori che non creano una buona impressione a chi le riceve. Il cosiddetto proofreading, invece, consiste nella rilettura delle e-mail, che normalmente dovremmo fare noi ma che in questo caso viene compiuto dall'intelligenza artificiale, per individuare errori di formattazione, punteggiatura e battitura.

Attraverso la personalizzazione, è possibile fare un fine tuning dei propri messaggi di posta elettronica e ricevere consigli in tempo reale su come calibrare al meglio l'e-mail a seconda del tipo di destinatario.

Come usare l'IA per le e-mail di follow-up

Si definisce e-mail di follow-up un messaggio inviato successivamente a una prima comunicazione, come un’e-mail di presentazione, di vendita o di richiesta informazioni. Lo scopo di un’e-mail di follow-up è solitamente ottenere una risposta che può consistere nell'acquisizione di un nuovo cliente, in una rinnovata collaborazione o nella risoluzione efficace di un problema prospettato.

Tramite l'intelligenza artificiale è possibile in questi casi personalizzare il contenuto dell'e-mail per aumentare le possibilità che il messaggio di follow-up abbia successo. Ad esempio, se si sta inviando una comunicazione di follow-up a un potenziale cliente, tramite l'IA si può prevedere il suo interesse per un determinato prodotto o servizio o la sua preferenza tra diversi tipi degli stessi, aumentando le probabilità di successo. Nel caso di un destinatario che sia già cliente, tramite l'IA si possono analizzare le interazioni passate per offrire un contenuto pertinente e personalizzato.

E-mail marketing e intelligenza artificiale, attenzione alla privacy

Nell'uso dell'intelligenza artificiale per le proprie e-mail è molto importante, come del resto in qualsiasi attività correlata con dati personali e sensibili, rispettare le norme vigenti in materia di privacy e sicurezza dei dati.

La normativa più importante in questo senso è il Regolamento dell'Unione Europea del 2016 meglio conosciuto come GDPR, che prevede una serie di obblighi e responsabilità che riguardano sia la conservazione dei dati, che la nomina di un responsabile dei dati conservati.

È necessario anche mettere il cliente in condizione di poter rimuovere in qualsiasi momento i propri dati, compreso l'indirizzo e-mail, dai database dell'azienda. Considerato che l'intelligenza artificiale può essere usata anche per tracciare le e-mail e il comportamento dei destinatari, è opportuno accertarsi che questa attività venga compiuta nel rispetto delle leggi sulla privacy.

È importante notare che è in corso di approvazione ed entrerà in vigore entro due anni circa anche il regolamento europeo denominato Artificial Intelligence Act, che costituirà probabilmente il primo corpus normativo al mondo di disciplina dell'intelligenza artificiale.

Conclusioni, perché l'intelligenza artificiale è sempre più importante

Come si è visto, l'intelligenza artificiale sta assumendo sempre più importanza anche nelle attività di corrispondenza elettronica e nelle campagne di e-mail marketing. Strumenti, software e applicazioni a disposizione consentono sia di risparmiare tempo che può essere dedicato ad altre attività strategiche, che di migliorare apertura, clic e conversioni delle proprie e-mail.

L'intelligenza artificiale assumerà sempre più importanza in futuro, ma è bene non trascurare mai anche l'importanza dell'intervento umano.