Automazione HR: 8 vantaggi per migliorare l’efficienza nella gestione del personale

Il miglioramento dell'efficienza aziendale passa imprescindibilmente anche per le risorse umane, ed è per questo motivo che i manager dovrebbero considerare la digital transformation HR come fondamentale. Si tratta della trasformazione digitale delle risorse umane, che passa inevitabilmente anche per l'implementazione delle tecnologie di automazione. In questo articolo vedremo come adottare una tecnologia di automazione HR e in quale modo può migliorare l'efficienza nella gestione delle risorse umane.

Introduzione all’Automazione HR

Si può definire automazione HR, o automazione delle risorse umane, l'implementazione e l'uso di tecnologia e software per semplificare le attività HR che richiedono molto tempo. Ciò consente la diminuzione dei compiti ripetitivi e la possibilità da parte dei manager HR e dei dipendenti di dedicarsi a mansioni più strategiche, con ricadute positive in termini di produttività ed efficienza.

Non si tratta però degli unici vantaggi che può apportare un programma HR. L'avvento dell'intelligenza artificiale ha reso negli ultimi anni l'automazione più "intelligente" e in grado di apportare altri benefici, come la diminuzione degli errori umani, l'ottimizzazione della gestione dei talenti, l'aumento della flessibilità e della gestione dei costi. Il Digital HR Manager gioca in questo senso un ruolo fondamentale nell'implementazione dell'automazione HR e rimane in capo a questa figura il ruolo di ottimizzare i processi HR.

Allo stesso tempo, sarà importante indirizzarsi su un software efficace di gestione HR e di ottimizzazione dei flussi di lavoro come Bitrix24, che permette di rendere automatiche le operazioni di routine, di gestire e monitorare il lavoro dei dipendenti in cloud in maniera intuitiva ed è potenziato dalle più moderne tecnologie di intelligenza artificiale. Inoltre, mette a disposizione strumenti avanzati di gestione dei progetti, bacheche kanban, calendari e molto altro.

1. Digitalizzazione delle risorse umane e incremento dell'efficienza e della produttività

L'aumento dell'efficienza operativa è uno dei vantaggi più importanti della digitalizzazione HR. In passato, il monitoraggio manuale delle presenze e delle ore di lavoro costituiva un compito che assorbiva molte energie e una parte del tempo di lavoro dei responsabili HR era necessariamente riservata a questi compiti.

Lo stesso discorso si può applicare ad altri compiti come l'elaborazione delle buste paga o la gestione delle richieste di ferie da parte del personale. Operazioni come queste, che in passato potevano richiedere giorni, oggi, grazie all'automazione HR, possono essere compiute in pochi secondi.

Inoltre, l'automazione consente di ridurre i cosiddetti "colli di bottiglia" permettendo di individuare i punti in cui un processo tende a rallentare. Una migliore efficienza e produttività delle persone assegna alle aziende anche un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti che non stanno usufruendo degli stessi meccanismi di automazione.

2. Riduzione degli errori e aumento dell'accuratezza

Le attività di tipo manuale sono inevitabilmente soggette anche a errori umani. Le risorse umane sono un elemento critico in ogni organizzazione, perché di fatto sono un ponte di collegamento tra l'organizzazione e i dipendenti. Gli errori umani spesso non vengono rilevati subito e possono dunque generare problemi a cascata. Gli errori in compiti come l'elaborazione dei dati dei dipendenti, delle buste paga o delle ferie accumulate possono creare problematiche anche serie per le organizzazioni.

L'adozione in azienda di software HR può consentire di ridurre al minimo questi errori umani. I sistemi automatizzati consentono di avere a disposizione dati coerenti e accurati. Ad esempio, i software di gestione delle buste paga possono assicurare conformità a quanto previsto dalle normative, senza che emergano errori e contestazioni.

Gli errori umani nel settore HR possono avere alti costi: per fare un esempio basti pensare alle spese aggiuntive nel caso di errori che diano luogo a procedure di contestazione dei sindacati o addirittura davanti a un giudice del lavoro. Anche per questo motivo, i software di automazione HR possono costituire una risorsa preziosa.

3. Diminuzione dei costi operativi e maggiore agilità organizzativa

I programmi di automazione HR svolgono anche una funzione fondamentale per la riduzione dei costi operativi delle aziende di qualsiasi dimensione. Questo elemento si rivela spesso decisivo nella scelta delle organizzazioni di implementare questo tipo di software. Del resto, la gestione delle risorse umane rappresenta uno dei costi più significativi che le aziende si trovano ad affrontare e i meccanismi di automazione possono consentire di ridurre il personale amministrativo adibito a tali compiti.

Nel momento in cui operazioni come il calcolo delle ore di lavoro, la gestione dei fascicoli dei dipendenti, l'elaborazione e il calcolo delle buste paga e delle ferie vengono svolti da un software HR, i dipendenti del settore delle risorse umane possono svolgere altri compiti con conseguente aumento, anche in questo caso, della produttività. Il già citato taglio agli errori umani, inoltre, consente di ridurre al minimo il rischio di multe e sanzioni amministrative, che in passato potevano a volte incidere in maniera sensibile sui costi affrontati dalle aziende.

4. Ottimizzazione della gestione dei talenti e dell'esperienza dei dipendenti

Tra le funzionalità di un software HR, sono importanti anche quelle riguardanti l'ottimizzazione nella gestione dei talenti aziendali. Nel moderno mercato del lavoro, avere i talenti migliori nella propria azienda rappresenta un vantaggio competitivo ancora più che in passato. Grazie all'automazione HR nella gestione delle risorse umane, in fase di recruiting si possono filtrare automaticamente i CV, inviare comunicazioni ai candidati e, grazie all'intelligenza artificiale, ricevere un ausilio per individuare i profili più adatti.

Il software HR Bitrix24 mette poi a disposizione vari strumenti per l'automazione degli incarichi, permettendo di automatizzare l'assegnazione di incarichi ricorrenti e diminuire così il lavoro dei responsabili delle risorse umane. È possibile anche migliorare la comunicazione interna tramite strumenti di feedback automatizzato e anche la formazione del personale può ormai essere curata tramite software potenziati dall'intelligenza artificiale.

Non va nemmeno sottovalutato il fatto che lasciando all'automazione i compiti di gestione delle risorse umane più ripetitivi, i manager HR possono dedicare maggiore tempo a rendere migliore l'esperienza dei dipendenti, aumentando così il tasso di employee retention dell'azienda.

5. Apporto delle analisi predittive nel prendere decisioni strategiche

L'analisi predittiva ha fatto passi da gigante tramite le tecnologie di intelligenza artificiale e viene ormai utilizzata anche nel settore delle risorse umane. Grazie alle attività di analisi predittiva, le aziende sono in grado di prevedere con una buona approssimazione, ad esempio, quali dipendenti potrebbero lasciare presto l'azienda e quali invece saranno più propensi a restare. Tali previsioni consentiranno al responsabile HR di prendere decisioni strategiche sulle risorse umane.

Ma non è solo l'elemento dell'employee retention a essere oggetto delle analisi predittive in tema HR. I software HR di analisi predittiva infatti, monitorando e analizzando il comportamento e le prestazioni sul lavoro, possono prevedere la produttività futura di un singolo dipendente o di un reparto dell'azienda.

Naturalmente, un manager HR non dovrebbe basarsi solo sulle analisi dei software e dell'intelligenza artificiale per prendere decisioni strategiche sul personale e sulla sua selezione, ma tale tipo di analisi può essere d'aiuto. Il tema dell'analisi predittiva riguardo comportamenti e prestazioni future dei dipendenti, va detto, pone anche questioni etiche delle quali parleremo più avanti in questo articolo.

6. Aiuto nell'aderenza alle normative e nella gestione dei rischi

In Italia, come nel resto dell'Unione Europea, sono presenti normative piuttosto precise e rigide che riguardano vari aspetti della vita di un'azienda e della gestione del personale. Basti pensare a norme e regolamenti nazionali e comunitari come il GDPR sulla protezione dei dati, alle regole in materia fiscale e a quelle in materia di lavoro. I software di automazione HR, se impostati in tal senso, sono in grado di far sì che le aziende rispettino, con riduzione dei margini d'errore, le normative sulla forza lavoro.

I software HR possono essere d'aiuto anche nella gestione dei rischi. Possono semplificare gestione, archiviazione e conservazione dei documenti riducendo così il rischio di perdita di dati. Inoltre, le attività possono essere registrate in tempo reale, lasciando a disposizione dei responsabili di settore log completi. Infine, gli aggiornamenti automatici regolari dei migliori software possono impedire rischi di sicurezza e una costante conformità alle regole.

7. Aumento della flessibilità e della scalabilità

Tra i benefici dell’automazione dei processi HR vanno inclusi anche l'aumento della flessibilità e della scalabilità. Per quanto riguarda la prima, è noto il crescente ricorso da parte delle aziende al lavoro ibrido, vale a dire a un sistema di organizzazione della forza lavoro che contempla una parte del tempo da trascorrere in ufficio e un altro in smart working. Tramite i software HR di automazione dei processi è possibile favorire l'accesso automatico dei dipendenti a risorse, documenti e incarichi.

Inoltre, man mano che l'azienda cresce può aumentare la necessità di risorse per la gestione delle risorse umane, tra cui alcuni importanti processi già citati come l'elaborazione delle buste paghe o l'aggiornamento dei fascicoli dei dipendenti. Quando queste attività vengono curate solo da personale umano, può rendersi necessario espandere la forza lavoro con un aumento significativo dei costi.

Il lato positivo di molti software per la gestione delle risorse umane è che sono facilmente scalabili senza un aumento drammatico dei costi. A questo risultato contribuisce anche la gestione delle piattaforme via cloud, che permette di scalare le risorse dei programmi per la gestione del personale con un semplice clic e sostanzialmente in tempo reale.

8. Trasformazione della gestione delle risorse umane in un ruolo strategico anche in Italia

A che punto sono automazione HR e implementazione con l'intelligenza artificiale in Italia? Secondo un'indagine di Smartive compiuta su oltre 400 responsabili HR italiani, la trasformazione digitale, anche grazie all'apporto dell'intelligenza artificiale, sta influendo sul settore della gestione del personale anche nel nostro Paese. In particolare, dalla ricerca emerge che:

• Il 41,5% degli HR manager dichiara di utilizzare l'intelligenza artificiale nella propria azienda.

• Il 44% degli stessi manager ha dichiarato di aver avviato percorsi di digital transformation nella selezione del personale.

• Il 35,8% ha dichiarato di utilizzare strumenti di digital HR analytics.

• Il 34,8% sta utilizzando software di supporto al business.

Un elemento che emerge dalla ricerca e non stupisce del tutto, è il gap ancora presente in merito alla trasformazione HR digitale tra grandi aziende e PMI. Per quanto riguarda la digital transformation infatti, il 46,8% dei manager HR delle grandi aziende ha avviato percorsi in merito, contro il 41,5% delle aziende più piccole. Il distacco, seppur significativo (più di 5 punti percentuali) non appare tuttavia drammatico e fa ben sperare anche sul percorso delle PMI in merito alla trasformazione digitale nella gestione del personale.

Automazione HR, i dilemmi etici da considerare

La digitalizzazione dei processi HR, pur apportando evidenti vantaggi, può porre anche dilemmi etici che il legislatore europeo sta già affrontando. Già nel GDPR (il Regolamento UE sulla protezione dei dati) infatti, viene previsto che i processi automatizzati di valutazione e selezione del personale non abbiano effetti giuridici significativi sui lavoratori senza che venga previsto un intervento umano.

Anche il recente Regolamento Europeo sull'Intelligenza Artificiale (Artificial Intelligence Act) incoraggia un approccio all'uso di sistemi di IA per la profilazione dei lavoratori che prevedano l'intervento e la decisione finale da parte di un recruiter umano.

Software risorse umane, come scegliere la piattaforma migliore per approfittare dei vantaggi dell'automazione HR

In questo articolo abbiamo evidenziato molti vantaggi che l'automazione HR può apportare alle aziende. Una delle problematiche che soprattutto le PMI si trovano ad affrontare quando iniziano un processo di digital HR transformation, è la necessità di usare diversi software HR per differenti compiti attinenti al settore delle risorse umane.

Questo problema può essere affrontato e risolto usando un software HR all-in-one come Bitrix24. All'interno della piattaforma e perfettamente integrati l'uno con l'altro, troverai strumenti per la gestione dei dipendenti, per l'automazione dei flussi di lavoro e per la gestione anche automatizzata dell'assegnazione degli incarichi. Inoltre, è possibile incoraggiare la collaborazione interna al team tramite strumenti di condivisione che consentono una comunicazione efficiente anche quando una parte dei membri lavora da remoto. Infine, è possibile l'archiviazione automatica in cloud di documenti e altri file riguardanti la gestione del personale senza correre mai il rischio che vadano persi.

Intelligenza artificiale e risorse umane, alcune conclusioni sul futuro dell'automazione HR

Lo sviluppo della tecnologia, in particolare di quella legata all'intelligenza artificiale, sta facendo sì che in tutto il mondo, compresa l'Italia, si stia facendo un ricorso sempre maggiore a processi di HR digital transformation.

La gestione delle risorse umane nell'era digitale accentuerà sempre di più questa tendenza in futuro, ma non significa che non si avrà più bisogno di responsabili nella gestione delle risorse umane. Ciò che verosimilmente accadrà, e che sta parzialmente già accadendo, è che il personale HR verrà liberato completamente dai compiti ripetitivi per potersi dedicare a task più strategici come la formazione e lo sviluppo dei talenti, la gestione dei cambiamenti, gli sforzi per aumentare il tasso di employee retention.

Almeno in Italia in Europa, dove il legislatore è già intervenuto in questo senso, non si correrà però il rischio che i lavoratori vengano valutati e assunti esclusivamente dalle macchine. La valutazione umana non potrà dunque mai mancare, ma il supporto dell'innovazione tecnologica sarà di grande aiuto.

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