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Gestire i team ibridi in modo efficiente: 6 consigli

Gestire i team ibridi in modo efficiente: 6 consigli
Il Team Bitrix24
15 Luglio 2022
Ultimo aggiornamento: 12 Luglio 2022

Al giorno d’oggi è sempre più comune trovare aziende che impieghino, accanto ai team che lavorano in presenza, anche quelli da remoto. Insieme agli ovvi vantaggi, questa nuova modalità lavorativa ha anche portato con sé svariate problematiche e nuove esigenze, come quella di trovare il modo migliore per unirla al lavoro in presenza, così da ottenere dei team ibridi che rivoluzionino completamente la visione del lavoro moderno.

Rendere effettiva la fusione di queste due modalità per potenziarle e sfruttarle al meglio sulle prime potrebbe sembrare difficile, ma non disperare: qui di seguito troverai 6 consigli per la gestione di team ibridi, che ti aiuteranno a venire a capo della situazione e a scoprire lo stile di lavoro più adatto a te e al tuo team. Inizia subito a leggere!  


FAQ


Cos’è un team ibrido?

Un team ibrido è formato da impiegati che lavorano in presenza e altri che lavorano da casa. Laddove possibile, le compagnie danno al loro personale la possibilità di scegliere tra il lavoro da casa e quello in ufficio, così che possano alternare le due modalità.

Quali sono le sfide della gestione dei team ibridi?

Chi gestisce i team ibridi si trova di fronte a svariate sfide, come, ad esempio, coordinare gli orari di lavoro, monitorare i progressi, offrire a ogni impiegato le stesse possibilità di contribuire ai progetti comuni e unire tutti i team in vista di un obiettivo finale.

Come gestire i team ibridi?

È possibile gestire i team ibridi ricorrendo a queste strategie:

  • Stabilire delle regole da seguire
  • Puntare sulla comunicazione
  • Usare gli strumenti giusti
  • Offrire a ognuno pari opportunità
  • Consolidare la cultura del gruppo
  • Adottare un approccio basato sul metodo Kaizen


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1. Stabilisci delle regole da seguire

Se in passato hai già avuto a che fare con membri del team che lavorano da remoto, avrai certamente constatato quanto sia importante mantenere l’ordine: il fulcro di una perfetta gestione dei team ibridi sta proprio nel riuscire a stabilire delle regole da seguire che valgano per entrambi i gruppi, in modo da partire da un piano d’azione chiaro e in grado di aumentare la produttività e l’ordine generale.

Non avere paura di mostrarti diretto: convoca i membri di tutti i tuoi team (in persona o tramite videochiamata) e parla chiaramente del genere di regole che vuoi stabilire, di cosa ti aspetti da loro, di quante ore dovrebbero lavorare in presenza e quante da remoto e così via. Non dimenticate di mettervi d’accordo sul software da usare per comunicare tra voi e di stabilire degli orari di lavoro precisi, che permettano un margine di riposo per un rendimento sempre migliore. Ricorda che una certa flessibilità non aiuterà solo il tuo team, ma anche te: fiducia e lealtà si costruiscono e consolidano anche e soprattutto durante riunioni di questo genere.


2. Punta sulla comunicazione 

Una buona comunicazione è sempre fondamentale per gettare le basi di un lavoro di squadra duraturo e vale la pena di ripeterlo: tra i consigli su come gestire i team ibridi, quello di puntare sul dialogo con ogni singolo membro del gruppo e sull’empatia è sicuramente il più importante.

Innanzitutto, impara a riconoscere i segni rivelatori di burnout: ogni leader di team ibridi che si rispetti dovrebbe dimostrarsi sempre conscio dei problemi che affliggono i suoi dipendenti, e pronto a offrire un aiuto quando necessario. Può capitare di avere una brutta giornata, ma spesso un carico di lavoro eccessivo o l’avvicinarsi di una scadenza potrebbe mettere in difficoltà i tuoi dipendenti, spingendoli a nascondere i loro problemi. Cambi repentini di umore, difficoltà nella concentrazione, un calo apparente del rendimento sono segnali rivelatori del fatto che qualcosa non va: per quanto impegnato tu possa essere, cerca di ritagliarti sempre qualche attimo per valutare cosa stia accadendo e quali provvedimenti prendere. Opta per una comunicazione trasparente e rassicurante, che faccia capire ai tuoi dipendenti che hai a cuore il loro benessere, magari organizzando videochiamate private con i membri del tuo team che lavorano da remoto: sentirsi ascoltati e compresi non solo contribuirà a consolidare ulteriormente il rapporto di fiducia che vi lega, ma permetterà loro di discutere dei problemi a cui vanno incontro con la massima tranquillità e in uno spazio sicuro.

La stessa modalità di ascolto può essere adottata anche con i dipendenti in presenza: nel loro caso basterà tenere le conversazioni in un luogo fisico in cui sia garantita la privacy, così da aiutarli a confidarsi nel massimo della libertà. Rendere il tuo ambiente di lavoro inclusivo, accogliente e a misura di impiegato porterà immensi benefici all’azienda e al tuo staff, oltre che a te stesso.


3. Usa gli strumenti giusti

Per una perfetta gestione di team ibridi, che permetta non solo di unire un gran numero di impiegati remoti e in presenza su una sola piattaforma, ma anche di evitare confusione e problemi di sicurezza, è necessario affidarsi ai migliori strumenti presenti sul mercato, come i sistemi basati su cloud. L’importante è che possiedano le funzionalità più avanzate e utili: strumenti di videoconferenza, la possibilità di creare documenti collaborativi, un sistema di e-mail affidabile, messaggistica istantanea… insomma, tutto ciò di cui potresti avere bisogno per lavorare con profitto e gestire i tuoi dipendenti in modo da far risaltare le potenzialità di ognuno. Grazie a un software completo e funzionale - come ad esempio Bitrix24 - gestire team ibridi risulterà ancora più semplice e proficuo, oltre che piacevole.

Affidarsi ai migliori strumenti, digitali o fisici, significa partire con il piede giusto e rendersi competitivi fin dall’inizio, scegliendo un alleato moderno e competitivo per il lavoro di tutti i giorni e distinguendosi dalla concorrenza con una marcia in più. Considera anche i bisogni di ogni team e la strumentazione di cui potrebbero necessitare - digitale come i software, fisica come sedie, cuffie bluetooth o webcam - e non temere di investire il tuo denaro nel migliorare le loro condizioni di lavoro: in fondo accontentare un impiegato è decisamente meno costoso che assumerne uno nuovo.


4. Offri a ognuno pari opportunità

Quando ci si trova impegnati nella gestione di team ibridi, spesso si finisce per concentrarsi maggiormente sul personale che lavora in presenza, a pochi passi dalla propria scrivania, piuttosto che sui dipendenti che non sono fisicamente presenti in ufficio. Non suddividere gli incarichi in maniera equilibrata, però, rischia di far sentire esclusi i membri dei team da remoto e di sovraccaricare di lavoro quelli che, invece, operano dall’ufficio. Per questo motivo, una delle best practice per gestire i team ibridi nel 2022 è proprio quella di offrire ad ogni membro del tuo team le stesse identiche opportunità.

Puoi, ad esempio, provare con l’automazione degli incarichi, per assegnarli a ciascuno più rapidamente e suddividerli con la massima praticità, affidandoti alle potenzialità del software con cui lavori. In questo modo, non sarai più costretto a delegare la questione a un tuo dipendente, perché se ne occupi al posto tuo mentre sei impegnato su altro. Evitare di dare l’impressione di preferire una singola persona alle altre ti aiuterà inoltre a mantenere tutti i tuoi dipendenti sullo stesso piano, senza fare differenze, ed è l’atteggiamento più giusto da portare avanti per creare una squadra vincente.

Un’altra ottima strategia è quella di controllare e confrontare con attenzione quanto tempo si trascorre con un impiegato in particolare e quanto con gli altri: stabilisci in anticipo un numero preciso di ore da dedicare a ciascuno e agisci di conseguenza perché nessuno si senta dimenticato o trascurato. Considera sempre se stai davvero trattando in maniera equa i tuoi dipendenti, senza alcun preconcetto o remore di alcun tipo, anche inconsciamente: sei tu a tenere le redini della situazione e dovrai essere tu a garantire le condizioni più giuste perché i tuoi impiegati diano sempre il meglio.


5. Consolida la cultura del gruppo

Sulle prime, la sola idea di gettare le basi di una solida cultura di gruppo e di uno spirito di squadra che duri nel tempo potrebbe sembrare un’utopia. La verità è che esistono poche, semplici regole da applicare perché la tua gestione di team ibridi risulti sempre impeccabile.

Innanzitutto, devi fornire uno scopo preciso ai tuoi team: persino gli impiegati più volenterosi ed entusiasti finiranno per perdere la voglia di fare se non sentiranno di avere un obiettivo davvero stimolante alla fine del loro percorso. Per questo motivo, è importante iniziare ogni progetto mettendo bene in chiaro perché si voglia raggiungere un determinato obiettivo, e quanto il lavoro di ognuno contribuirà a realizzarlo. Che si tratti di un miglioramento delle condizioni di vita di una categoria sociale disagiata o di un traguardo fondamentale per l’evoluzione dell’azienda, l’importante è che porti con sé la motivazione necessaria a realizzarlo al meglio, senza ripensamenti né cali di entusiasmo lungo il percorso.

Un altro modo per consolidare le relazioni tra i vari membri del team è quello di creare chat in cui regnino lo svago e la leggerezza, e in cui sia i membri dei team remoti che gli impiegati che lavorano in presenza possano chiacchierare liberamente e condividere i loro interessi. Che si parli di film, di hobby, di cucina o della propria famiglia, è fondamentale allontanare per qualche ora il pensiero dal lavoro e trovare qualcosa in comune di cui discutere, che contribuisca a cementare le amicizie e a far nascere legami.

Infine, non dimenticare il valore di una piccola pausa infrasettimanale: se hai già sperimentato i benefici di un aperitivo in videochiamata con tutto il tuo staff durante il fine settimana, perché non provare anche durante le giornate lavorative? Basterà una semplice chiamata per chiedere ai membri dei tuoi team da remoto come stiano andando le cose, magari seguita da una pausa caffé in compagnia dei tuoi impiegati in presenza. Non sottovalutare mai l’importanza di un approccio che sappia unire al meglio leggerezza e serietà coinvolgendo tutti in momenti diversi e avrai in mano la formula vincente per lavorare al meglio con i tuoi team.



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6. Adotta un approccio basato sul metodo Kaizen

Per quanto la tecnologia cambi in continuazione e un approccio aperto alle novità sia sempre la chiave per una gestione di team ibridi perfettamente funzionale, ciò non significa certo che la strategia che hai messo a punto con tanta cura debba essere cestinata e ricreata da capo ogni anno. L’approccio migliore è quello suggerito dal metodo Kaizen: piccoli cambiamenti frequenti, piuttosto che un unico macro cambiamento. Grazie a questa metodologia di miglioramento continuo riuscirai infatti a restare al passo con i tempi senza modificare bruscamente le pratiche a cui i tuoi team sono abituati, evitando malumori e difficoltà nell’adattarsi alle novità.

Puoi organizzare i team ibridi basandoti sui suggerimenti spontanei dei tuoi dipendenti e sulla loro esperienza diretta. Basterà chiedere ai membri dei team che lavorano da remoto di fare domande o di esprimere le loro perplessità nello spazio offerto dalla chat durante le riunioni in videoconferenza e leggerle a voce alta per discuterle tutti insieme. L’importante è mettere in atto ogni piccola modifica per testarne l’efficacia prima di farle diventare parte del tuo metodo di lavoro e continuare a implementare nuovi miglioramenti. Grazie a questi piccoli cambiamenti costanti riuscirai a ottenere un approccio vincente in tutti i settori.


Inizia subito a gestire efficacemente i team ibridi

Scoprire nuove tecniche di gestione di team ibridi è una sfida a cui si sottopongono molti leader e che porta sempre ottimi risultati. Alcuni di questi suggerimenti richiederanno certamente del tempo e qualche modifica generale, ma siamo certi che con la giusta pazienza sarai in grado di dare sempre il massimo e di trovare la modalità di lavoro che meglio si adatta alle tue esigenze.

Per gestire con efficacia e attenzione i tuoi team avrai bisogno di un software completo e delle sue potenzialità: grazie a Bitrix24 e ai suoi strumenti, tutti quei progetti che sembravano di difficile realizzazione diventeranno realtà, in men che non si dica e con molta meno fatica del previsto. Cosa aspetti? Provalo subito, non potrai più farne a meno!

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