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Lavorare da remoto con i clienti: 10 chiavi essenziali per il successo

Lavorare da remoto con i clienti: 10 chiavi essenziali per il successo
Il Team Bitrix24
11 Dicembre 2022
Ultimo aggiornamento: 09 Dicembre 2022


Lavorare da remoto con i clienti presenta moltissimi vantaggi per le aziende, che vanno dal lavorare in qualunque parte del mondo alla riduzione delle spese generali: optare per una soluzione di questo genere significa rendere la propria attività ancora più flessibile e competitiva, con la possibilità di assumere talenti in qualunque luogo.

Cambiare prospettiva, però, comporta l’adozione di nuovi metodi di lavoro e di una serie di strategie differenti. Per questo abbiamo elencato 10 chiavi essenziali per il successo della tua azienda quando lavori da remoto con un cliente, che ti aiuteranno a imparare come implementare questa modalità di lavoro per procedere a gonfie vele verso i tuoi obiettivi.


FAQ


Come si lavora con successo con i clienti remoti?

Le chiavi del successo quando si lavora da remoto con un cliente includono:
  • Stabilire aspettative chiare fin dall’inizio
  • Dare la giusta importanza alla fase di onboarding del cliente
  • Tenere traccia delle decisioni prese in forma scritta
  • Contare sull’aiuto della tecnologia
  • Organizzare un piano di comunicazione efficace
  • Rispettare scrupolosamente le scadenze
  • Migliorare costantemente la propria strategia.

Come coinvolgere i clienti da remoto?

I metodi più efficaci per coinvolgere i clienti da remoto comprendono l’utilizzo di e-mail e telefonate per mantenersi in contatto, l’implementazione di pratiche di onboarding comprensive per conoscersi meglio, l’adozione di strumenti basati sul cloud per la comunicazione legata agli incarichi e l’invio di moduli personalizzabili per un feedback più strutturato.

Come mantenere le relazioni con i clienti quando si lavora da remoto?

Non è semplice mantenere le relazioni con i clienti quando si lavora a distanza, ma per riuscirci occorre:
  • Dimostrarsi trasparente con il cliente
  • Personalizzare la comunicazione
  • Cercare di sentirsi frequentemente tramite videochiamata per restare vicini al cliente
  • Fornire aggiornamenti tramite il software di gestione dei progetti
  • Mostrare una certa flessibilità per venire incontro ai loro bisogni
  • Offrire i tuoi servizi in vista di progetti futuri


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1. Rifletti su ciò che puoi offrire concretamente

Prima di iniziare ad avvicinarti ai tuoi futuri clienti, devi porre le basi del tuo lavoro e di ciò che puoi offrire concretamente. Si tratta di un processo utile anche per chi sta lanciando una nuova attività o per le aziende affermate che si muovono verso progetti molto diversi dai soliti: senza esperienza pratica, è molto difficile capire cosa si sia in grado di fare e quali difficoltà potrebbero intralciare il cammino.

Uno dei segreti per avere successo nel lavorare da remoto con i clienti è assicurarsi di possedere le abilità necessarie per portare a termine i compiti richiesti. Se possiedi un software funzionale per collaborare e comunicare e sei circondato da un personale in grado di aiutarti ad affrontare qualunque sfida, è arrivato il momento di mettere alla prova le abilità tue e del tuo team. Raccogliendo dati precisi sulle tue performance e con strumenti per il tracciamento per misurare il tempo impiegato per ciascun incarico, sarai in grado di conoscere al meglio le tue capacità e quindi di organizzare scadenze più realistiche, per offrire il genere di servizio che i tuoi clienti hanno richiesto.

Non si tratta di un compito divertente, è vero, ma assolutamente essenziale per aumentare la fiducia della clientela presente e ottenere il feedback di cui hai bisogno per attirare quella futura.


2. Dai la giusta importanza alla fase di onboarding

Chi si è trovato spesso a lavorare da remoto con i clienti avrà ben chiara l’importanza della fase di onboarding, che rappresenta uno dei punti più importanti della comunicazione tra le parti. Per questo motivo, dovrebbe essere considerata un’occasione perfetta per entrare in contatto con il nuovo cliente su un livello più personale.

Dare importanza alla fase di onboarding significa porre fin da subito le basi per una collaborazione di successo e, soprattutto, duratura. Inizia con il piede giusto spiegando come intendi lavorare con il tuo nuovo cliente utilizzando un software per la collaborazione basato sul cloud, come quello di Bitrix24. Offrire una piattaforma che tenga al sicuro tutti i documenti che verranno condivisi con il cliente e i dati inseriti e fornire tutte le spiegazioni necessarie per il suo funzionamento contribuirà a creare un clima di fiducia immediata, che renderà la collaborazione ancora più solida.

Lavorare con i clienti da remoto comporta soprattutto l’apprendimento di competenze complesse, ma la fase di onboarding, oltre a porre da subito l’accento sulle aspettative di chi intende usufruire dei tuoi servizi e a strutturare la vostra collaborazione, è fondamentale per gettare le basi di rispetto e fiducia che costituiscono il perno del rapporto con il tuo cliente.


3. Scegli gli strumenti e la routine che intendi adottare

Il mercato offre un gran numero di strumenti tecnologici all’avanguardia: utilizzarli a tuo favore non solo permetterà di organizzare il lavoro in maniera impeccabile, ma anche di dimostrare la tua professionalità ai tuoi clienti e a quelli futuri e di ridurre allo stesso tempo il carico quotidiano di preoccupazioni e stress.

La mancanza di organizzazione impedisce a chiunque, anche a chi è abituato a lavorare da solo, di raggiungere il massimo della produttività. Per questo motivo sempre più compagnie e imprenditori scelgono di affidarsi agli algoritmi e alle potenzialità offerte dai software. Grazie a un calendario ben strutturato, ad esempio, potrai inserire tutte le scadenze senza doverle tenere a mente, mentre con il software per la gestione dei progetti otterrai strumenti utili come le bacheche Kanban, perfette per visualizzare tutti gli incarichi e suddividerli in colonne ordinate.

Trovarsi a svolgere il proprio lavoro nella tranquillità delle mura domestiche potrebbe spingerti ad adottare abitudini poco produttive: proprio per questo, una routine ben strutturata e la scelta di strumenti all’avanguardia rientrano di diritto tra le chiavi per lavorare efficacemente da remoto con un cliente.


4. Pianifica con cura la strategia comunicativa

Quando si tratta di imparare le migliori strategie su come lavorare con i clienti da remoto, è ovvio pensare immediatamente alla comunicazione. Non è certamente possibile inviare loro un messaggio per avvisarli del completamento di ogni minimo incarico o aggiornamento: il rischio di sovraccaricarli di informazioni non necessarie e di perdere per strada quelle fondamentali è sempre in agguato. Ecco perché dovresti puntare a un’organizzazione impeccabile anche in questo senso, con una strategia comunicativa ben pianificata e concordata in anticipo.

Gli aggiornamenti sono fondamentali, ma devono seguire uno schema preciso: puoi scegliere ad esempio di organizzare telefonate o videochiamate periodiche, brevi e molto utili per spronare il cliente a offrirti il proprio feedback dopo avergli illustrato i vari sviluppi del progetto in corso. Assicurati, ovviamente, di mantenere le comunicazioni su un’unica piattaforma: spedire una quantità eccessiva di e-mail aumenta il rischio di perdere documenti e informazioni, per cui sarebbe più consigliabile utilizzare solamente gli strumenti di comunicazione offerti dal software per la gestione degli incarichi.


5. Tieni traccia scritta di accordi e comunicazioni

Per lavorare da remoto con i clienti sviluppando una stretta relazione personale e professionale, è necessario tenere traccia in modo scrupoloso di tutti i vostri accordi e delle comunicazioni. Utilizzare il CRM ti permetterà di affidarti a uno strumento perfetto in questo senso, con la possibilità di consultare rapidamente dati raccolti in precedenza e di offrire al cliente un’esperienza sempre migliore.

Prendere appunti dettagliati durante le vostre comunicazioni è un’altra valida strategia che non andrebbe mai sottovalutata. Una volta chiusa la chiamata o la videoconferenza, potrai ricapitolare quanto concordato e utilizzarlo come base per creare e assegnare gli incarichi più importanti: grazie a questa tecnica non perderai informazioni chiave scambiate e, allo stesso tempo, avrai raccolto una serie di prove utili in caso di dispute o problemi di qualunque natura.

Prova a prendere appunti e a creare immediatamente gli incarichi tramite l’app per la gestione dei progetti: in questo modo potrai aggiungere istruzioni, date di scadenza e link utili in un attimo e avere tra le mani una sorta di lista ben strutturata, che ti impedirà di dimenticare qualunque dettaglio o compito importante.



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6. Non perdere di vista le esigenze dei clienti

Tenere in considerazione le proprie esigenze e mantenere fede allo stile di lavoro scelto è fondamentale, ma non dovrai comunque perdere d’occhio le esigenze dei clienti. Basta pensare ai diversi fusi orari: se per te una riunione nel pomeriggio sarebbe l’ideale, non puoi certo chiamare un cliente che, nel paese in cui si trova, in quel momento si appresta ad andare a dormire.

Prenditi sempre il tempo necessario per svolgere delle ricerche sulle persone con cui hai intenzione di lavorare, per cercare di conoscere qualche dettaglio in più sul loro operato e magari anche sull’obiettivo principale che li guida. Per lavorare efficacemente da remoto con i clienti, è fondamentale imparare il più possibile su di loro: solo così sarai in grado di offrire un servizio e un’assistenza davvero impeccabili.


7. Stabilisci e rispetta con attenzione le date di consegna

Spesso può capitare di cadere nell’errore di fare promesse eccessive al fine di assicurarsi un contratto: il desiderio di provare la propria abilità, infatti, può portare a cercare di accaparrarsi qualunque opportunità di lavoro senza pensare granché ai dettagli o trascurandoli per occuparsene in seguito.

Si tratta di una strategia che sulle prime potrebbe anche funzionare ma che, a lungo andare, porterà inevitabilmente a realizzare progetti di scarsa qualità e a dimenticare le date di scadenza, con un calo della fiducia generale del cliente davvero spiacevole. Lavorare da remoto con i clienti nel modo più proficuo possibile significa stabilire fin da subito delle date di consegna realistiche e fare del proprio meglio per rispettarle, offrendo solo il lavoro che si è certi di poter consegnare. È sempre meglio promettere di meno e consegnare di più che il contrario!


8. Ottieni il feedback costruttivo di cui hai bisogno dai clienti

Il segreto di ogni attività di successo, in fin dei conti, è quello di dare al cliente esattamente ciò che si aspetta. Grazie alla creazione di un rapporto di fiducia, anche chi si rivolge a te potrà aiutare la tua azienda, ad esempio fornendo un feedback costruttivo e che aiuti a migliorare costantemente il tuo operato.

Per lavorare da remoto con i clienti e avere successo, dovrai imparare a ottenere il feedback di cui hai bisogno e soprattutto a richiederlo con una certa costanza. E-mail e telefonate sono utili per ottenere commenti sporadici, ma sono i moduli personalizzabili a fornire i risultati più soddisfacenti: presentare una serie di domande ben mirate e dello spazio libero per lasciare commenti strutturati ti permetterà di ottenere in un attimo ciò di cui hai bisogno, offrendo al tuo team la possibilità di imparare dai risultati ottenuti e di perfezionare ancora di più il loro lavoro.


9. Analizza le performance per un miglioramento continuo

In un mondo dinamico e ricco di concorrenza come quello in cui viviamo, è fondamentale riflettere sul proprio operato per migliorare costantemente e sviluppare strategie ancora più efficaci.

Esistono molti metodi per lavorare sui propri punti di forza e riflettere su quelli deboli: il più semplice e immediato è parlare con il team, per raccogliere pareri personali sulla strategia adottata e prendere in considerazione eventuali proposte da parte loro. Se invece preferisci orientarti su dati sicuri, tieni d’occhio gli strumenti per l’analisi delle prestazioni dei migliori software per la gestione dei progetti, che ti aiuteranno a identificare eventuali ostacoli sul vostro cammino prima che diventino insormontabili.

Affrontare i problemi immediatamente perché non diventino impossibili da risolvere è importante per lavorare da remoto con i clienti, poiché contribuisce a creare un clima di professionalità e fiducia prezioso per il buon andamento degli affari.


10. Fatti avanti in vista di progetti futuri

Ultimo ma non meno importante nell’elenco di consigli su come lavorare da remoto con i clienti, è l’atteggiamento da tenere una volta terminato il progetto. I grandi leader sono sempre proiettati verso un livello successivo e abbastanza coraggiosi da osare di più, per cui potresti prendere ispirazione dal loro esempio e proporre subito una nuova collaborazione al tuo cliente o chiedergli di prenderti in considerazione in vista di futuri progetti.

Forse il tuo cliente non avrà altro lavoro da assegnarti, ma quando sarà soddisfatto del lavoro che hai fatto si dimostrerà più che lieto di parlare di te in positivo sui suoi canali social o di lasciarti una recensione che attiri altri potenziali clienti: in questo modo, la strada per il tuo successo sarà già spianata.


Elabora una strategia perfetta per lavorare da remoto con i clienti

Una volta che tu e il tuo team avrete iniziato a seguire i consigli presentati in questa lista, lavorare da remoto con i clienti risulterà sicuramente più semplice e proficuo. Solo un cambio di mentalità e di metodo, però, renderanno effettive queste nuove strategie, ed è in quella direzione che dovresti muoverti per ottenere il massimo del successo.

Con l’aiuto di Bitrix24 raggiungerai gli obiettivi prefissati senza fatica grazie alle nuove tecnologie e a una piattaforma completa: non sarai più costretto a passare da un’app all’altra o ad aggiungere integrazioni numerose e difficili da usare e persino lanciare i progetti più complessi si rivelerà un piacere. Cosa aspetti ad accogliere il cambiamento? Provalo subito, non te ne pentirai!

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