Lavoro di squadra efficace: 12 suggerimenti per far lavorare i team all’unisono

Per ottenere un ottimo lavoro di squadra è essenziale che tutto il tuo team si muova nella stessa direzione, quella di uno scopo comune: ecco perché il primo passo da compiere è definire con chiarezza l’obiettivo del vostro progetto. Controlla che sia specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e scadenzabile (secondo l’acronimo SMART) e ricordati di dividerlo in tappe intermedie, in modo da valutare i progressi del tuo team nel realizzarlo.

Una volta definiti tutti gli obiettivi, dovrai assicurarti che i tuoi dipendenti li comprendano in pieno e che sappiano cosa fare per raggiungerli. Prova a salvare tutte le informazioni utili in uno spazio facilmente accessibile e a fissare quelli intermedi all’interno del software di gestione dei progetti: in questo modo, seguirne lo svolgimento si rivelerà ancora più semplice.

2. Impara a conoscere i membri del tuo team

I dipendenti e la loro abilità rappresentano le basi di un teamwork efficace. Ogni lavoratore possiede caratteristiche che lo distinguono dagli altri e i membri del tuo team non fanno eccezione: una volta valutati i loro punti di forza e di debolezza potrai utilizzarli a tuo favore per raggiungere con successo l’obiettivo finale. Orientati su metodi di valutazione come l’analisi SWOT (dall’acronimo strenghts, weaknesses, opportunities e threats, ossia punti di forza, debolezze, opportunità e minacce), oppure organizza riunioni faccia a faccia per porre ai tuoi dipendenti delle semplici domande: quali progetti hanno apprezzato maggiormente e in cosa pensano, invece, di dover migliorare?

Prendi nota dei dati ottenuti e utilizzali per decidere quali responsabilità assegnare a ciascun membro del team. Puoi anche organizzare una riunione online per discutere su come migliorare la collaborazione come squadra: approfondire i punti di forza del team, scoprire quali incarichi si sono rivelati più problematici e riflettere sui margini di miglioramento ti aiuterà a ottenere nuovi dati, utili per distribuire gli incarichi sfruttando i talenti di ognuno.

3. Proponi una politica di massima apertura alla comunicazione

Se desideri rendere il lavoro di squadra efficace una realtà, impegnati a stabilire una politica di massima apertura alla comunicazione, perché sia sempre bidirezionale. Un vero team leader dovrebbe infatti dimostrarsi aperto sia alle idee che alle critiche, oltre che pronto a creare un ambiente in cui regnano la fiducia e il rispetto reciproci.

Incoraggiare i tuoi dipendenti a farti domande e a condividere con te le loro preoccupazioni aiuterà lo scambio di opinioni e di proposte, che contribuiscono a una crescita armoniosa della tua azienda. Per questo motivo, dovrai scegliere gli strumenti di comunicazione più funzionali per chiamate, chat e videoconferenze in HD (in caso tu abbia a che fare con dei team da remoto), oltre a organizzare riunioni in persona con i dipendenti che, invece, lavorano con te in ufficio: una strategia di questo tipo favorirà un teamwork eccellente.

4. Concentrati sui processi e non solo sugli incarichi

Spesso capita di limitarsi a determinare i compiti da svolgere all’interno di un progetto, senza prestare sufficiente attenzione al quadro generale. Non basta prendere nota degli incarichi, assegnarli e determinare le date di scadenza: un buon gestore di progetti dovrebbe essere in grado di analizzare il processo nella sua totalità, per poi dividerlo in passi da completare man mano.

Per ottenere un quadro generale esauriente, valuta in che modo sia possibile raggiungere ciascun obiettivo intermedio e quali passi dovrai compiere per arrivare a quello finale. Affidati con sicurezza alla tecnologia: Bitrix24 ti consente di prioritizzare gli incarichi che ritieni più importanti, di creare dipendenze tra loro e sviluppare regole di automazione, così da lavorare nella massima rapidità e ottenere un teamwork efficace al cento per cento. Inoltre, grazie al sistema di notifiche e promemoria, nessun membro del tuo team dimenticherà più scadenze o eventi importanti.

5. Assegna i ruoli e le responsabilità con ordine

Un team disorganizzato, privo di obiettivi e formato da membri che non sanno a chi siano stati assegnati i vari incarichi faticherà a raggiungere gli obiettivi prefissati. Ecco perché tra i trucchi per il lavoro di squadra rientra anche l’assegnazione ordinata dei ruoli e delle responsabilità.

Il modo migliore di evitare una fastidiosa sovrapposizione degli incarichi, che rischia di provocare frustrazione tra gli impiegati e di far calare la produttività, è quello di affidarsi nuovamente a un software all’avanguardia come Bitrix24: il suo sistema di gestione dei team permette infatti ai tuoi dipendenti di scoprire subito a chi è stato assegnato ciascun incarico, facilitando sia l’avanzamento del progetto che la collaborazione. Nessuno vorrebbe far sperimentare il fallimento al proprio team e questo desiderio di impegnarsi per ottenere un obiettivo particolare influirà positivamente anche sullo svolgimento generale del progetto.

7. Scegliere strumenti visivi per semplificare lo svolgimento delle attività

Avrai probabilmente già constatato come l’uso di strumenti visivi renda più semplice lo svolgimento delle riunioni. Puoi implementarli anche durante la realizzazione del tuo progetto, per aiutare i membri del tuo team a non dimenticare più date di scadenza ed eventi importanti.

Bitrix24 risponde direttamente alle tue necessità fornendo strumenti visivi perfetti per ogni scopo, come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt. Non solo ti consentiranno di gestire i tuoi progetti in maniera ottimale individuando subito eventuali problemi, ma anche di prendere decisioni, di apportare modifiche agli incarichi e di incoraggiare un teamwork efficace: basterà infatti una sola occhiata alla mappa dei flussi di lavoro per far capire ai tuoi impiegati chi potrà aiutarli nello svolgimento di un particolare incarico.

8. Investi sulla formazione dei dipendenti

La formazione dei dipendenti è un importante investimento a medio e lungo termine, ideale per rendere il lavoro di squadra efficace e produttivo. Può capitare che alcuni membri del team siano in grado di portare a termine l’incarico assegnato, ma manchino di quelle competenze particolari che fanno davvero la differenza: aiutarli ad ottenerle ti permetterà di creare la squadra competitiva che hai sempre desiderato.

L’attitudine è certamente innata, ma le abilità possono essere sviluppate. Non esitare a fornire ai dipendenti più volenterosi gli strumenti di cui hanno bisogno per portare avanti la loro formazione professionale, i risultati non si faranno attendere.

9. Incoraggia la fiducia e la nascita di legami tra i membri del team

La fiducia e il rispetto reciproco sono i due valori cardine alla base di un teamwork efficace, ma non solo: perché una squadra possa dare sempre il massimo, è necessario che i membri si conoscano bene. Per questo motivo, sempre più aziende stanno ricorrendo ad attività di gruppo per consentire ai dipendenti di stringere legami, il cosiddetto team building.

Prova a incentivare la nascita di un rapporto basato su interessi comuni già durante le riunioni: sarà sufficiente rompere il ghiaccio con qualche domanda iniziale, per consentire ai membri del team di approfondire la loro conoscenza partecipando tutti insieme. Puoi anche scegliere di organizzare attività di gruppo come quiz, aperitivi virtuali o sfide sportive, l’importante è che pongano le basi di una relazione solida e duratura tra colleghi.

10. Incentiva la sicurezza psicologica sul posto di lavoro

Con il termine sicurezza psicologica in ambito lavorativo si intende la sensazione di fiducia in loro stessi che permette agli impiegati di assumersi dei rischi e di porre subito rimedio agli errori commessi, senza paura di essere giudicati da superiori o colleghi.

Mira a consolidare questa sicurezza condividendo sia i tuoi successi che i tuoi sbagli con i dipendenti e incoraggiandoli a prendere decisioni importanti in maniera autonoma. Non punire i loro sbagli: sfruttali piuttosto come spunto per imparare una lezione. Dimostrarsi aperti di vedute e pronti ad accettare idee e suggerimenti è un passo importante da compiere per consolidare il lavoro di squadra efficace e aumentare la fiducia degli impiegati.

11. Organizza solo riunioni cruciali per l’esito del progetto

Le riunioni, sia in presenza che da remoto, sono una parte fondamentale della vita di chi lavora in azienda e uno strumento perfetto per consolidare il lavoro di gruppo, ma quante sono davvero importanti? Una quantità eccessiva di incontri a cui partecipare rischia di generare disinteresse o, nel peggiore dei casi, dare l’idea di perdere tempo.

Per scongiurare questa situazione, è necessario strutturare con precisione le riunioni. Pianificale tenendo sempre a mente l’argomento di cui si discuterà ed estendi l’invito solo a quei membri con i quali è necessario prendere decisioni. Puoi anche creare una guida e inviarla ai partecipanti per aiutarli a prepararsi anticipatamente, oltre a scegliere di affidarti a un moderatore: in questo modo i tuoi dipendenti disporranno di tutte le informazioni utili in anticipo e ti assicurerai che la riunione non si prolunghi senza giungere ad alcuna conclusione.

12. Ricompensa i tuoi dipendenti in pubblico, rimproverali in privato

L’ultimo consiglio su come potenziare il lavoro di squadra efficace è quello di lodare in pubblico i dipendenti più meritevoli. Non solo li farai sentire importanti, ma contribuirai a creare un precedente positivo tra i tuoi dipendenti, che saranno disposti a impegnarsi ancora di più per ottenere una ricompensa simile. Puoi anche offrire dei premi come piccole somme di denaro oppure del tempo libero.

Nel caso in cui un membro del team avesse commesso un grave errore, ricorda di non rimproverarlo in pubblico: finiresti solo per danneggiare la sua autostima e compromettere la motivazione generale. Contattalo invece in privato, per risolvere la situazione con la calma necessaria. Una volta prese le dovute decisioni potrai sempre organizzare una riunione con il resto del team, non per esporre l’errore del colpevole ma per trasformare una situazione problematica in uno spunto di riflessione che aiuti a non commettere in seguito lo stesso errore.

Scopri subito come far lavorare il tuo team all’unisono

Il lavoro di squadra efficace si basa su molti fattori, a parte il talento dei membri del team. L’accesso rapido alle informazioni utili, una valida organizzazione generale e la formazione di rapporti duraturi tra i compagni di squadra rivestono infatti un’importanza fondamentale per il buon esito dei progetti ed è sempre necessario prenderli in considerazione.

Se vuoi ottenere un teamwork efficace e conseguire risultati eccellenti in breve tempo, affidati a Bitrix24: potrai contare su strumenti di comunicazione funzionali, creare indicatori chiave delle prestazioni e approfittare della raccolta di informazioni offerta dal tuo sistema di gestione degli incarichi e dei progetti per ottenere dati chiari sull’andamento del lavoro. Cosa stai aspettando? Provalo subito!