Il processo decisionale condiviso è il procedimento mediante il quale un gruppo di professionisti valuta una serie di alternative differenti, con lo scopo di concordare il modo migliore per affrontare un conflitto, portare a termine un incarico o risolvere un problema.

Quali sono le strategie efficaci per il processo decisionale del team?

In che modo un miglior processo decisionale può potenziare il team?

Un miglior processo decisionale può potenziare il team incoraggiando una maggiore partecipazione e collaborazione, aumentando l’efficienza e la produttività, creando un clima basato su fiducia e impegno, riducendo al minimo le incomprensioni e i conflitti, sostenendo la creatività e l’innovazione, promuovendo un ambiente di lavoro positivo e migliorando la qualità dei risultati finali. 

1. Crea uno spazio sicuro per lo scambio di idee

Gli specialisti in strategie di problem solving concordano sul fatto che la fiducia e il rispetto siano fondamentali per fornire ai dipendenti la sicurezza necessaria per esprimere le loro opinioni. Per molti di loro, infatti, potrebbe apparire come un’impresa impossibile. Pensa al processo decisionale di gruppo: spesso accade che molti professionisti si limitino ad ascoltare i colleghi e non intervengano per comunicare le loro opinioni, privando il resto dei partecipanti di idee che potrebbero risultare preziose.

Le discussioni sono generalmente dominate dai membri del team più sicuri delle loro capacità e dotati di una maggiore autostima. Ecco perché, se desideri dare a tutti la possibilità di esprimersi liberamente, dovresti impegnarti nella creazione di uno spazio sicuro per lo scambio di opinioni, basato sul rispetto. Non importa quanto assurde o poco utili possano apparire alcune idee, l’importante è che ciascun dipendente si senta abbastanza tranquillo da condividerle con i colleghi. Comincia subito a implementare una guida per una coesistenza positiva e poni l’accento sulla comunicazione bidirezionale: i risultati non si faranno attendere.

2. Raccogli le opinioni di ciascun dipendente in maniera individuale

Quando si parla di processo decisionale del gruppo, il suggerimento di raccogliere individualmente le varie opinioni può apparire fuori luogo. In realtà, le dinamiche del team sono complesse e possono influenzare sia la partecipazione che le idee che vengono condivise. Se desideri evitare che i membri più timidi e impacciati non riescano a offrire il loro contributo in pubblico, l’idea migliore è quella di presentare un problema e, in un secondo tempo, di raccogliere le opinioni e i pensieri di ciascun dipendente in maniera individuale e anonima.

Prova a scrivere una relazione dettagliata sulla questione da affrontare e chiedi ai membri del tuo team di fornire le loro idee e consigli in merito: potranno poi inserirli nel classico box dei suggerimenti, salvarli in un documento condiviso o in una cartella all’interno del cloud aziendale. Per incoraggiare la nascita di nuove idee e la partecipazione di tutta la squadra potrai anche implementare numerose tecniche di brainstorming, tutte molto valide.

Una volta raccolte le idee, chiedi ai membri del team di valutarle, sempre in forma anonima. Tale processo viene definito tecnica nominale e ti permette di sfruttare il potenziale del gruppo senza alcun pregiudizio. Il suggerimento che avrà ottenuto la valutazione più alta da parte dei dipendenti rappresenterà la decisione dell’intero gruppo.

3. Organizza una squadra eterogenea per le decisioni da prendere in gruppo

Tra i maggiori vantaggi di implementare delle strategie per il processo decisionale del team rientra la possibilità di approfittare di punti di vista diversi sulla stessa situazione. Le idee delle persone nascono spesso in relazione alle loro esperienze e alle conoscenze formali e informali e, per questo motivo, un team formato da professionisti differenti si dimostrerà ancora più eterogeneo.

Prima di creare il gruppo dovrai ovviamente prendere in considerazione le necessità specifiche del progetto e quelle dell’azienda. Nel caso di incarichi complessi, il processo decisionale di squadra potrebbe trarre beneficio dall’eterogeneità del gruppo. Le decisioni relative a incarichi più ripetitivi, che richiedono un pensiero più strutturato, possono invece essere prese in un ambiente omogeneo, in cui tutti i componenti della squadra pensano più o meno allo stesso modo. Comprendere in pieno la natura della decisione è essenziale per formare un team di lavoro davvero efficiente.

4. Rivoluziona il pensiero strategico di gruppo includendo colleghi in disaccordo con la maggioranza

Uno dei maggiori problemi che affliggono la presa di decisioni di gruppo riguarda la tendenza delle persone ad appoggiare le idee dei colleghi più esperti o, semplicemente, più sicuri delle loro capacità. Un’ottima soluzione in questo senso è includere all’interno della squadra uno o due colleghi in disaccordo con la maggioranza, il cui ruolo sarà quello di sfidare l’intero processo decisionale del team.

Trovarsi davanti colleghi pronti a questionare tutto ciò che viene discusso costringerà i membri del team ad analizzare e valutare ogni situazione e problema con maggior attenzione, aumentando di conseguenza la qualità dei deliverable. Quello di mettersi in contrasto con il resto del team non è un compito semplice. Di conseguenza, sarebbe opportuno assegnarlo ai membri in grado di gestire lo stress e la tensione in modo efficace.

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5. Prendi le decisioni più importanti con un piccolo gruppo di persone

Le decisioni cruciali andrebbero prese all’interno di un gruppo di dimensioni ridotte: avere a che fare con un numero minore di persone, infatti, riduce il rischio di pregiudizi e favorisce le interazioni. I membri saranno in grado di mantenere la concentrazione richiesta dal processo decisionale di gruppo con maggior semplicità e di aumentare il loro impegno, incoraggiando lo sviluppo del pensiero critico ed eliminando le distrazioni. Discutere e lavorare a contatto con un massimo di 5 persone, inoltre, aiuta a rendere la comunicazione efficace e il dialogo significativo, oltre a diminuire il rischio di malintesi.

È più semplice assicurare la partecipazione attiva di un team di dimensioni ridotte: sentendosi responsabili della decisione da prendere, i membri del team saranno spronati a condividere le loro idee con il resto del gruppo. In questo modo, la costruzione del consenso verrà raggiunta in maniera ancora più rapida e semplice, grazie a un team flessibile e dotato di una maggiore capacità di comprensione. Al momento di prendere una decisione importante, mantieni la tua squadra di dimensioni ridotte e sfrutta al massimo tutto il suo potenziale.

6. Affidati agli esperti, ma senza esagerare

A volte, quando si tratta di discutere di un tema specifico, è necessario invitare alla riunione degli esperti in materia, che guideranno i partecipanti e permetteranno di giungere più in fretta ai risultati sperati. La loro visione è sicuramente un contributo essenziale, ma presentarla ai membri del team prima che abbiano espresso liberamente le loro idee può rendere difficoltoso trovare una soluzione innovativa alla situazione in questione.

Per minimizzare questo problema, puoi adottare un approccio differente: invece di iniziare la riunione con le teorie degli esperti, raccogli prima le idee e le opinioni dei membri del team. Potrai contare su un numero maggiore di punti di vista riguardo un determinato argomento, che potranno coincidere con quelli degli esperti o andranno in direzioni differenti. Utilizzando questa strategia avrete anche la possibilità di identificare eventuali somiglianze e lievi differenze tra i vari punti di vista, così da implementarle nel processo decisionale di gruppo. 

7. Assegna responsabilità differenti a ciascun membro della squadra

Alcuni leader affidano a un solo membro del team la responsabilità di selezionare i dipendenti più adatti a comporre la squadra, stabilire l’ordine del giorno e comunicare i risultati finali. In questo caso, però, i pregiudizi individuali potrebbero avere la meglio e rischiano di influenzare le decisioni dell’intero team. Prova invece a distribuire queste responsabilità tra i vari membri del team, in base al livello di esperienza e alle competenze di ognuno: così facendo, tutti verranno ugualmente coinvolti nel processo decisionale di gruppo.

Implementare un software di gestione degli incarichi ti permetterà di assicurarti che tutti sappiano cosa fare e quando farlo. Coinvolgere i membri del team offre svariati vantaggi, come la creazione di un ambiente in grado di valorizzare la diversità delle idee e di un processo decisionale ancora più equilibrato. I tuoi dipendenti risulteranno motivati e coinvolti e sarà possibile prendere decisioni ancora più informate. In questo senso, puoi provare ad applicare il metodo Delphi: il leader del team dovrà ridurre la lista delle opzioni ottenute tramite il brainstorming e successivamente la affiderà al team, perché i membri possano lavorarci su collettivamente. Tale processo viene ripetuto, fino a raggiungere la decisione finale.

8. Utilizza un diagramma per raccogliere le idee e facilitare il processo decisionale

Al momento di prendere una decisione importante, è fondamentale considerare tutte le potenziali ramificazioni, ossia gli eventuali risultati e le ripercussioni che questi potrebbero avere non solo sul progetto, ma sull’intera azienda. Rendi più semplice l’intero processo affidandoti a un diagramma decisionale: uno strumento visivo che permette di tracciare diversi percorsi e valutare le conseguenze di ogni fase del processo. In questo modo è possibile semplificare il processo decisionale del team visualizzando in maniera chiara come una scelta può innescare una serie di eventi, senza dimenticare gli eventuali rischi e i potenziali problemi.

Uno schema di questo tipo incoraggia l’intero team a esaminare le varie opzioni, incentivando la discussione collettiva e la costruzione del consenso. Insieme potrete discutere approfonditamente dei vantaggi e degli svantaggi di ciascuna opzione, ottenendo quindi una visione globale della decisione da prendere. Si tratta di un’analisi che richiede tempo per essere completata in maniera ottimale, ma che permette all’azienda di risparmiare denaro facendosi trovare preparata di fronte alle eventuali sfide che potrebbero presentarsi.

Migliora da subito il processo decisionale di gruppo e ottieni risultati eccezionali

Il segreto per perfezionare il processo decisionale di gruppo si basa sia su una struttura ben solida che sulla creazione di uno spazio di lavoro in cui regnano il rispetto e la fiducia reciproca. Per sfruttare al massimo il potenziale del team, dovrai contare su un’organizzazione impeccabile: segui queste 8 strategie per semplificare e potenziare il pensiero strategico condiviso e presto otterrai risultati davvero sorprendenti.

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