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10 consigli per una gestione efficiente della forza lavoro

10 consigli per una gestione efficiente della forza lavoro
Il Team Bitrix24
21 Novembre 2022
Ultimo aggiornamento: 21 Novembre 2022


Qualunque siano le dimensioni della tua azienda e la categoria di prodotti o servizi che tratta, la gestione della forza lavoro rappresenta sempre un problema di una certa importanza. Trovare e poi perfezionare una strategia valida in questo senso, infatti, significa far funzionare l’intera struttura dell’azienda, assicurandosi un successo duraturo.

Se ti è capitato di trovarti in difficoltà e di voler quindi perfezionare la tua abilità in questo campo, non temere: qui sotto trovi 10 consigli chiave per gestire la forza lavoro con efficienza, dalla distribuzione degli impiegati all’uso di strumenti specifici, fino alla gestione del personale da remoto.


FAQ


Cos’è la gestione della forza lavoro?

Con il termine “gestione della forza lavoro” ci si riferisce alle strutture e alle procedure messe in atto dal personale di un’azienda per raggiungere il massimo del potenziale. Si basa essenzialmente sul reclutamento del personale, l’uso di strumenti di analisi e di previsione e un’attenta programmazione degli incarichi.

Perché gestire la forza lavoro è così importante?

La gestione della forza lavoro è importante perché permette di assegnare il giusto ruolo a ogni talento, riducendo così lo spreco di tempo e risorse. Permette inoltre di migliorare l’esperienza generale dei clienti e di mantenere alto l’umore distribuendo in maniera equa il lavoro da svolgere.

Quali criteri è necessario prendere in considerazione per gestire la forza lavoro in maniera più efficiente?

I principali criteri da prendere in considerazione per gestire la forza lavoro in maniera più efficiente sono la produttività e la soddisfazione del personale, l’eventuale ricambio, la sua partecipazione alle attività dell’azienda, la soddisfazione della clientela e le performance generali dell’azienda.




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1. Rendi efficiente al massimo il processo di assunzione

Il segreto per una gestione della forza lavoro efficiente e funzionale risiede nell’organizzazione: perché tutto funzioni nel modo corretto, è necessario partire da una selezione del personale che ti permetta di assumere esattamente il genere di colleghi con cui desideri lavorare.

Ecco perché dovresti optare per un processo di assunzione ben strutturato, che riduca il rischio di cadere nei pregiudizi e ti dia la possibilità di concentrarti da subito su quei candidati che possiedono esattamente le caratteristiche che cerchi. Una volta selezionata la persona giusta, arriverà il momento dell’onboarding vero e proprio e della raccolta delle informazioni sul suo conto: grazie agli strumenti più moderni offerti dal tuo software, infatti, potrai tenere traccia delle sue esperienze pregresse e basarti su questi dati per scegliere di volta in volta gli incarichi più adatti alle capacità del singolo. Con un’organizzazione del genere, non potrai non ottenere il successo che meriti.


2. Assegna sempre l’incarico giusto alla persona giusta

Spesso, chi si chiede cos’è la gestione della forza lavoro cerca il modo più efficiente per assegnare a ogni membro del proprio team l’incarico più adatto alle sue capacità. Un social media manager, per quanto adattabile e capace, non possiederà le capacità per svolgere incarichi legati a grafica e design: permettendo a ogni membro del tuo team di occuparsi del campo che gli è più congeniale aumenterai non solo la loro soddisfazione generale, ma anche quella dei clienti.

Assicurati di sostenere i tuoi impiegati come meritano per tutta la durata del processo: accettare un nuovo incarico potrebbe rappresentare un grosso passo fuori dalla comfort zone, per cui il tuo appoggio sarà necessario in misura ancora maggiore. Assegnare un incarico significa prendersi del tempo per conoscere al meglio chi lavora con te, per scoprirne le aspirazioni e andare sul sicuro: se non puoi occupartene in prima persona per via dei tuoi troppi impegni delega questo incarico con saggezza, per evitare che i membri del tuo team si sentano eccessivamente trascurati.


3. Dai una possibilità alle modalità di lavoro più flessibili

Se stai cercando dei metodi validi per la gestione della forza lavoro concentrata, sarebbe opportuno iniziare velocizzando tutti i processi produttivi. Esistono infatti molti sistemi per risparmiare le energie e il denaro investendo il proprio tempo in attività più proficue, il più importante dei quali è introdurre (o potenziare) il lavoro da remoto. Optare per una soluzione simile non significa solo risparmiare il denaro dell’affitto e dell’elettricità dell’ufficio, ma anche avere la possibilità di ampliare il proprio staff assumendo talenti che risiedono anche fuori dal tuo paese.

Dovrai però imparare come gestire una forza lavoro remota, per ottenere dai tuoi nuovi membri del team le stesse alte performance a cui i colleghi che lavorano in presenza ti hanno abituato. I benefici di una scelta simile sono moltissimi e non mancheranno di far progredire la tua attività in modi che non ritenevi possibili: l'importante è applicare ai team da remoto la stessa scrupolosa formula di onboarding utilizzata per i membri di quelli in presenza, al fine di selezionare i candidati migliori per comporre finalmente la squadra con cui ogni manager vorrebbe lavorare.


4. Offri avanzamenti di carriera vantaggiosi per il tuo personale

Ormai avrai compreso l’importanza di assegnare i ruoli giusti ai membri dei team, per cui sei pronto per scoprire una delle best practice riguardanti la gestione della forza lavoro: quella di offrire al tuo staff degli avanzamenti di carriera vantaggiosi, che gli consentano di continuare ad aggiornarsi e imparare nuove abilità.

Per mantenere alto il morale dei membri dei propri team e assicurarsi che ricevano stimoli sufficienti per svolgere sempre un buon lavoro, non è sufficiente tentare di battere la concorrenza promettendo un aumento di stipendio o condizioni di lavoro sempre migliori. Proporre possibilità concrete per l’avanzamento di carriera del tuo personale, oltre a ridurre un eccessivo ricambio dei dipendenti, ti aiuterà a solidificare il legame con il tuo personale e a ridurre il rischio di dover assumere nuovo personale ogni mese.

Anche la già citata giusta delegazione può contribuire a creare un senso di soddisfazione all’interno del team, essenziale per scongiurare uno scenario di abbandono generale: se vuoi dimostrare allo staff quanta fiducia nutri nelle sue capacità, puoi sempre provare ad affidargli la guida di un nuovo progetto o un altro incarico di alta responsabilità.


5. Migliora la produttività grazie agli strumenti di tracciamento del tempo

Tra gli strumenti essenziali per regolare sia il lavoro in presenza che quello da remoto rientrano le app per il tracciamento del tempo, immancabili all’interno di ogni buon software di gestione della forza lavoro.

Il sistema che le regola è molto semplice: ogni volta che un membro del team inizia a lavorare il timer scorre, per fermarsi solo una volta completato l’incarico. I software più moderni e funzionali sono anche in grado di sincronizzare i timer dei membri del team con il sistema interno dell’amministratore, così da permetterti di verificare il lavoro effettivamente svolto in un determinato lasso di tempo.

Se desideri rendere la gestione della forza lavoro ancora più scrupolosa potrai servirti di questo strumento anche per verificare la produttività dei singoli all’inizio di ogni settimana e intervenire in caso di compiti consegnati in ritardo o di dimenticanze di vario tipo. Basterà un intervento rapido per evitare che la situazione possa degenerare e ancora una volta potrai dimostrare ai membri del tuo team di essere sempre pronto a sostenerli in caso di problemi.



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6. Pianifica con cura i progetti basandoti su dati certi

Tracciare con cura il tempo ti permetterà di ottenere dati e informazioni della massima importanza, che potrai sfruttare per lavorare con più efficienza ai vostri progetti e migliorare l’approccio generale al lavoro e alle scadenze, rendendo la tua azienda sempre più competitiva. Pensa agli incarichi assegnati ai membri dei tuoi team, come scrivere il post per un blog o realizzare contenuti da postare nel corso della settimana sugli account social: una volta misurato il tempo impiegato per completarli, potrai creare dei flussi di lavoro basati su un lasso di tempo affidabile e condividerli con il resto del team.

I progetti presentano sempre delle difficoltà o degli imprevisti inaspettati: proprio per questo è opportuno occuparsi immediatamente di eventuali problemi riscontrati lungo la strada e includere un margine di tempo extra da destinare ai fuori programma, per non rischiare di rendere vano tutto il lavoro svolto e rimediare alle mancanze finché si è in tempo.


7. Riduci i compiti più ripetitivi affidandoti alle automazioni

L’uso delle automazioni, proprio come il tracciamento del tempo, contribuisce a una valida gestione della forza lavoro. Si tratta semplicemente di una serie di algoritmi che puoi personalizzare come preferisci, al fine di ridurre sensibilmente tutti quegli incarichi ripetitivi che possono sottrarre tempo prezioso alle tue attività quotidiane.

Quasi tutti i software per la gestione dei progetti ormai si avvalgono delle automazioni, che riducono il carico di lavoro. Pensa ai template automatici per i flussi di lavoro: gli incarichi sono tutti interconnessi in modo che, non appena uno viene indicato come completato, il successivo verrà assegnato immediatamente alla persona designata. Si tratta di un sistema estremamente funzionale e pratico, che elimina la fatica di dover segnare manualmente ogni incarico completato e di contattare uno per uno i membri dei tuoi team per ricordargli di iniziare a lavorare all’incarico. Ti consentirà inoltre di ridurre l’errore umano derivante dalla gestione manuale di tali elenchi, lasciandoti il tempo necessario per dedicarti a incarichi più proficui senza troppi pensieri.


8. Incentiva la comunicazione

Tutti i team vincenti si basano su una comunicazione il più possibile chiara ed efficiente. Per giungere a una perfetta gestione della forza lavoro, è essenziale non fare differenza tra i team che lavorano in ufficio e quelli da remoto: il tuo obiettivo principale dovrebbe essere quello di evitare il senso di isolamento e frustrazione che sperimentano i colleghi che non si sentono coinvolti al cento per cento nel lavoro di squadra.

Inizia a mostrare le tue capacità comunicative fin dalla fase di onboarding e non mancare di far capire ai membri dei tuoi team quanto tieni al loro parere, incoraggiandoli a prendere la parola quando desiderano condividere un’idea o una proposta con gli altri. Incoraggiali anche a usare gli strumenti di comunicazione per raggiungere i colleghi più rapidamente ovunque si trovino, ovviamente stabilendo delle regole al fine di equilibrare le ore di lavoro e quelle di riposo: in questo modo, salvaguarderai la loro privacy mantenendo alta la motivazione e il senso di squadra che avrai contribuito a creare.


9. Incoraggia ogni membro del team a lavorare con responsabilità

Spesso si pensa alla frase “prendersi delle responsabilità” solo in senso negativo, per indicare chi deve rispondere in prima persona di eventuali problemi causati alla squadra. In realtà, può essere anche intesa in senso positivo: un gruppo di lavoro che sa prendersi le proprie responsabilità riconosce la validità di un progetto ed è in grado curarne lo svolgimento dalle fasi iniziali a quelle finali in maniera impeccabile, seguendolo con l’attenzione che merita.

Incoraggia la tua squadra a prendersi le proprie responsabilità fin dall’inizio, assegnando a ognuno dei membri un compito specifico all’interno del progetto in corso e un membro del team a cui riferirsi in caso di problemi. Assicurati di lodarli in pubblico e di rimproverarli in privato per non diminuire la motivazione e, in breve tempo, ti troverai presto a lavorare con un gruppo ben organizzato in cui ognuno conosce l’importanza del proprio compito e come svolgerlo al meglio.


10. Migliora continuamente la gestione della tua forza lavoro

Non esiste una formula univoca per migliorare la gestione della forza lavoro, ma modificare il tuo approccio e tentare sempre nuove strategie per far crescere la tua azienda ti consentirà di raggiungere standard sempre più elevati. Grazie alle nuove tecnologie, potrai arricchire la tua strategia con strumenti sempre più funzionali e approfittare di formule che fino a poco tempo fa sarebbero sembrate impensabili, come il lavoro da remoto.

Non dimenticare l’importanza del lato umano: il feedback dei tuoi clienti e dei tuoi team è sempre prezioso per capire cosa desiderano davvero e in quali campi è possibile migliorare. Sfruttalo per tentare nuove strategie basandoti su dati precisi e non dimenticare di condividere i risultati con il tuo team, così da poter lavorare per un miglioramento costante della vostra offerta e delle condizioni dell’azienda.


Gestisci la forza lavoro in modo più semplice ed efficace

Non è sempre semplice giungere a una perfetta gestione della forza lavoro, ma siamo più che certi che questi consigli ti permetteranno di incontrare sempre meno difficoltà sulla tua strada.

Nel dubbio, affidati sempre agli strumenti giusti! Bitrix24, da software completo e multifunzionale qual è, possiede tutti quelli di cui hai bisogno, dalla gestione del personale a quella del tempo, fino ai rapporti sulle prestazioni e molto altro. Cosa aspetti a provarlo? Non potrai più farne a meno!

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