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10 nozioni di base per la gestione dei progetti video

10 nozioni di base per la gestione dei progetti video
Il Team Bitrix24
15 Aprile 2022
Ultimo aggiornamento: 15 Aprile 2022

Ogni team moderno e competitivo che si rispetti, prima o poi, potrebbe aver bisogno di occuparsi di progetti video. Al giorno d’oggi, i contenuti di questo genere sono sempre più utilizzati sia dai brand che dai privati, rendendoli una presenza pressoché costante nella nostra vita quotidiana. 

Tuttavia, la gestione di progetti video può rivelarsi complicata. Creazione di uno storyboard, pre-produzione e post-produzione sulle prime sembrano parole spaventose, ma ti basterà seguire pochi utili consigli per apprendere i trucchi del mestiere e ottenere il risultato perfetto per ogni esigenza.


FAQ


Che cos’è la gestione di progetti video?

La gestione di progetti video è l’applicazione di metodi e tecniche studiati per ottimizzare il ritmo creativo in tutti i suoi frangenti: organizzazione, produzione, gestione delle scadenze, comunicazione e così via.

Si rivela utile soprattutto per quanto riguarda lo scambio di informazioni e la comunicazione tra i membri del team, perché aiuta a raggiungere l’obiettivo prefissato sia in termini di budget che di tempistiche.



Di cosa ho bisogno per una produzione video?

Per un processo di produzione video ottimale avrai bisogno di:
  • Strumentazione adeguata
  • Ricerche approfondite sul pubblico di riferimento
  • Canali di distribuzione adeguati
  • Addetti al marketing esperti

Unendo insieme queste caratteristiche, trarrai il meglio dalla tua produzione, ottimizzando al massimo l’attività video della tua azienda e rendendo le tue scelte operative comprensibili a tutto il team.



Come si organizza una produzione video?

La prima fase da affrontare riguarda certamente la pre-produzione: un buon progetto video ha bisogno di un copione da seguire, di un cast ben organizzato e ovviamente dell’equipaggiamento necessario alle riprese.

Una volta terminata questa fase inizia la produzione vera e propria, in cui il progetto viene filmato, revisionato e successivamente passato al montaggio. Dopodiché, post-produzione, distribuzione e marketing sanciscono le fasi finali del progetto di produzione video.



1. Scegli accuratamente il tuo pubblico di riferimento e messaggio finale

La buona riuscita di un progetto video dipende innanzitutto dalla scelta del pubblico. È fondamentale in tal senso identificare la tipologia del cliente ideale che desideri raggiungere e tracciare una lista delle sue caratteristiche, come ad esempio hobby e interessi, impiego lavorativo, dati demografici, ecc. Mai sottovalutare l’impatto positivo che un contenuto interessante e ben strutturato può avere sul pubblico! 

Anche la gestione delle idee è estremamente importante, soprattutto nello scegliere il messaggio finale del progetto. Cosa vuoi esprimere con il tuo video? Desideri parlare della tua azienda o presentare un prodotto? Stai cercando di comunicare il tuo messaggio in modo semplice e conciso? Prova a rispondere a queste domande mettendo ordine nella tua scaletta e orienta le idee nella direzione che hai scelto.


2. Adotta una strategia precisa

Ogni progetto necessita di un’organizzazione ben studiata: nulla deve essere lasciato al caso. Proprio per questo, creare una scaletta di incarichi e idee ti aiuterà a delineare in dettaglio ogni fase della produzione, permettendoti di fare chiarezza e non dimenticare alcun dettaglio importante. 

Quando si parla di gestione dei progetti video, le tempistiche e l’organizzazione diventano capisaldi fondamentali ed è quindi necessario occuparsene con la massima attenzione. Una volta che l’ispirazione è entrata in gioco le troppe idee rischiano di far perdere di vista il quadro generale, ma una scaletta esauriente e modelli di progetto già pronti ti aiuteranno sicuramente a tenere d’occhio ogni singola proposta del tuo team e a rendere più rapida la realizzazione del tuo progetto, grazie anche a software che implementano la standardizzazione della creazione per quanto riguarda progetti video e non solo.


Cos’è la standardizzazione della creazione?

Con standardizzazione della creazione ci si riferisce all’uniformazione del processo creativo, che mira a semplificare le fasi di preparazione e svolgimento di un progetto al fine di bypassare le difficoltà che potrebbero verificarsi durante procedimenti strutturati in maniera differente e più complessa.



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3. Distribuisci gli incarichi

Una volta stabilita una scaletta, avrai sicuramente bisogno di distribuire i ruoli tra i membri del tuo team. Ogni buon responsabile di progetto deve occuparsi di scegliere il professionista più adatto ad ogni incarico, così che la produzione prosegua senza alcun intoppo. 

Tenere a mente tutto quanto da soli è molto difficile, ma per fortuna è possibile coordinare al meglio l’attività del team grazie a utili strumenti multimediali. Un software studiato per la condivisione e interazione permetterà ai membri di scambiarsi idee, gestire il carico di lavoro e collaborare in un unico posto, senza perdite di dati o problemi di compatibilità dei dispositivi.


È possibile la gestione dei progetti video da dispositivi mobili?

Certamente! Gestire progetti video da dispositivi mobili oggi è più semplice che mai, grazie alla presenza di applicazioni apposite come quella fornita da Bitrix24, che ti aiuteranno a ottimizzare l’intero processo creativo.


4. Organizza il budget

Il tempo è denaro e chi è impegnato in compiti complessi come la gestione dei progetti video ne è perfettamente consapevole. Organizzare il tuo budget con attenzione ti permetterà di far fronte ad ogni evenienza senza rischiare che un imprevisto ti mandi fuori strada e di coprire tutte le spese necessarie con la massima efficienza. 

Al momento di definire l’elenco delle tue spese, dovrai evitare di prendere “scorciatoie” trascurando quelle più importanti: acquistare un equipaggiamento di scarsa qualità, ad esempio, porterà quasi certamente a dei risultati scadenti, che avranno un impatto negativo sia sulla riuscita finale del tuo progetto che sulla percezione che il pubblico avrà di esso.


5. Crea un copione e uno storyboard

Una volta identificato il pubblico destinatario del video, è necessario dedicarsi subito alla scrittura: ogni audience ha bisogno di un messaggio che vada dritto al punto e resti ben impresso. Con un copione strutturato sarà più facile veicolare il tuo e, se il progetto necessita di attori, quelli che ingaggerai non avranno difficoltà a gestirlo e a memorizzare le battute. Ricorda sempre di coinvolgerli nella stesura, per evitare ripensamenti futuri che rischierebbero di rallentare il progetto nelle fasi successive. 

Anche uno storyboard ben organizzato ti aiuterà a velocizzare il processo produttivo di gestione dei progetti video, comunicando le tue idee al team in maniera chiara e rapida. Più dettagliato si rivelerà, più facile sarà per te e per i tuoi collaboratori scegliere le location giuste e dividere i tempi in modo ottimale, rendendo la fase creativa ancora più stimolante.


6. Dedicati alla ricerca e alla scelta delle location, dell’equipaggiamento e degli attori

Una perfetta gestione di progetti video passa innanzitutto da un’attenta operazione di ricerca preliminare. Dedica una parte del tuo tempo a fare ricerche su location, materiali da acquistare e personale da impiegare, così da dirigerti a colpo sicuro verso le scelte migliori. 

Desideri girare in esterni? La luce naturale e la bellezza degli scenari attireranno sicuramente l’attenzione! Ricorda solo che potresti aver bisogno di permessi specifici e di mezzi per spostare il materiale necessario alle riprese, oppure di tenere d’occhio il tempo atmosferico per evitare brutte sorprese. Parlando di gestione troupe video, invece, girare in studio ti permetterà di usufruire di un ambiente silenzioso e dell’aiuto di esperti in grado di venire incontro ad ogni tua esigenza, e ovviamente presenterà problematiche differenti. 

Organizzare fin da subito l’acquisto dell’equipaggiamento e l’ingaggio degli attori ti aiuterà inoltre a non perdere tempo in operazioni futili e a concentrarti solo sull’essenziale, evitando passi falsi. Non dimenticare di coinvolgere tutti i reparti del tuo team di produzione, per fare il punto della situazione e scongiurare il rischio di inutili spese aggiuntive.



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7. Gestisci al meglio le scadenze

È essenziale che la tua idea di gestione di progetti video abbia delle scadenze realistiche e ben pianificate. In linea di massima, è meglio evitare che troppi impegni si concentrino eccessivamente nello stesso lasso di tempo o che, al contrario, i periodi morti si alternino con frequenza, sbilanciando il ritmo di lavoro. Organizzare al meglio le scadenze aiuterà te e il tuo team a ottimizzare i tempi: in questo modo non rischierai mai di dimenticare dettagli fondamentali e la data di consegna del tuo progetto arriverà senza creare alcuno scompiglio. 

Per aiutarti in questo compito, Bitrix24 ha ideato uno specifico calendario che ti assisterà nella gestione delle idee e degli appuntamenti, così da sincronizzare te e il tuo team nel modo più efficiente possibile.


8. Considera tutti i possibili rischi

Sarebbe bello non doverci pensare, ma è molto probabile che le cose non vadano sempre come ti aspetti. Una gestione di progetti video realistica e organizzata deve sempre tenere conto di cambi di programma e incidenti di percorso: ad esempio, se state girando all’aperto è facile incorrere in problemi legati alla variazione del tempo atmosferico, o magari gli attori del cast potrebbero incontrare delle difficoltà a raggiungere il luogo delle riprese nei tempi stabiliti e così via. 

Proprio per questo hai bisogno di una figura che ti aiuti ad elaborare delle strategie alternative, gestendo con cura i rischi insieme a te e trovando sempre il modo migliore di far avanzare il tuo progetto, anche quando sembra davvero impossibile. Creare un elenco di piani di riserva vi permetterà di non perdere più tempo prezioso, per dedicarlo tutto a parti ben più gratificanti del tuo lavoro.


9. Occupati di post-produzione, distribuzione e marketing

Ci siamo: il tuo progetto è finalmente entrato nella fase finale. Ora è necessario occuparsi delle operazioni di post-produzione, distribuzione e marketing, incredibilmente importanti perché venga accolto nel modo sperato.

Aggiungere una voce narrante o una serie di voci fuori campo, correggere il colore delle riprese, inserire loghi, grafiche accattivanti ed effetti speciali di vario genere, occuparsi del mixaggio audio… sono tutte operazioni che verranno effettuate una volta che il video sarà passato nelle mani degli esperti della post-produzione. Solo a processo ultimato sarà possibile considerare davvero terminata la parte tecnica del progetto: subito dopo inizierà la fase commerciale, con la distribuzione e il marketing. 

Per una distribuzione perfetta dovrai trovare i canali migliori e più efficienti, quelli che meglio si adattano al tuo pubblico di riferimento. Se avrai organizzato la gestione di progetti video nei minimi dettagli non sarà poi tanto difficile capire a chi affidare il tuo lavoro perché venga valorizzato come merita, guadagnando la visibilità in cui speravi. 

Infine, un piano di marketing efficace darà la spinta necessaria a far decollare il tutto. Hai a tua disposizione tantissimi mezzi moderni per raggiungere un pubblico sempre più vasto: non solo le campagne su social network e siti web, ma persino le classiche pubblicità televisive “vecchio stile” potranno rivelarsi molto utili per diffondere ovunque il tuo messaggio. 

Combina al meglio questi tre aspetti e il tuo progetto sarà davvero pronto a spiccare il volo!


10. Dai subito il via al tuo nuovo progetto video con i giusti strumenti

La gestione di progetti video è un compito complesso, che richiede la collaborazione di molte persone e un grande sforzo creativo da parte di tutto il team, dal primo all’ultimo reparto. 

Tuttavia, se eseguita nel modo giusto, può rivelarsi estremamente stimolante e creativa. Al giorno d’oggi i responsabili di progetti video cercano sempre strumenti nuovi che li aiutino nell’organizzazione degli incarichi, perché collaborare e condividere idee e punti di vista sia ancora più veloce e piacevole. 

Grazie a Bitrix24 potrai avvalerti di una suite completa di strumenti adatti a riunire il tuo team, gestire scadenze e dettagli e comunicare in tempo reale o programmare riunioni con tutti i membri. Condividere idee e feedback renderà più fluida la creazione di progetti caratterizzati da svariate fasi intermedie, spronando il tuo team a dare sempre il massimo per raggiungere insieme i vostri obiettivi comuni. I nostri strumenti di organizzazione e gestione sono la scelta migliore per chi desidera imbarcarsi in progetti entusiasmanti senza però perdere di vista i dettagli e per chi cerca una pianificazione precisa e molto accurata. 

Sai che puoi cominciare a pianificare tutto questo gratuitamente? Iscriviti subito a Bitrix24 per sperimentare con i tuoi occhi quanto possa essere intuitiva l’arte della gestione di progetti video e darti modo di lavorare alla tua idea in modo semplice ed efficace.



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