10 suggerimenti per la gestione dell’inventario per i proprietari di store online

Spesso, chi si trova ad aprire un’attività di e-commerce tende a farsi scoraggiare dalla mole di operazioni di cui occuparsi, come la gestione delle scorte e dell’inventario. Si tratta però di compiti che devono essere svolti con minuzia per evitare errori e spese impreviste e, alla lunga, dannose.

Se anche tu ti sei trovato in questa situazione, continua a leggere: ti presentiamo 10 consigli per la gestione dell’inventario, da consultare per scoprire subito il modo migliore di organizzare i tuoi sforzi per ottenere un risultato vincente.

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Quali sono i 4 tipi di gestione dell’inventario?

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1. Analizza la domanda dei tuoi prodotti

Tra i consigli per la gestione dell’inventario più importanti rientra certamente l’analisi delle tendenze di vendita e della domanda dei prodotti: grazie a questa operazione, sarà possibile scegliere ciò che devi acquistare prendendo in considerazione quanti più criteri possibili, come la quantità della richiesta e la stagionalità del prodotto in questione. Una serie di analisi precise ti aiuteranno a raccogliere il maggior numero possibile di dati, riducendo il margine di errore negli acquisti.

Per una gestione efficace dell’inventario è fondamentale tenere conto delle varie tendenze e di come influenzino il mercato. Pensa al settore dell’abbigliamento: le stagioni e l’andamento delle mode sono solo due dei fattori da prendere in considerazione prima di decidere cosa acquistare. L’analisi del mercato e della domanda del prodotto sono molto importanti e dovrebbero essere svolte sempre su base ricorrente.

2. Stabilisci i valori minimi e massimi della merce in magazzino

Una volta stabilito cosa verrà venduto nel corso dell’anno, non puoi semplicemente limitarti a riempire il magazzino di prodotti e aspettarti che i tuoi clienti li acquistino. Per una buona gestione dell’inventario, è infatti necessario stabilire i valori minimi e massimi della merce.

Potrebbe risultare utile implementare un sistema automatico, che ordini autonomamente una nuova partita di articoli una volta che le tue scorte saranno diminuite oltre un determinato livello. In questo modo non rischierai di restare a corto di prodotti da vendere, a meno di imprevisti impossibili da prevedere in anticipo. Stabilire dei limiti agli acquisti ti consentirà anche di lasciare spazio in magazzino, che potrà essere occupato da qualcosa di più utile di una pila di oggetti invenduti.

Ovviamente, la prima volta dovrai impostare manualmente il sistema, ma più avanti potrai lasciare il compito di ordinare la merce alle automazioni e agli algoritmi. Puoi anche scegliere di programmare il software per la gestione dell’inventario e-commerce in modo che invii delle notifiche una volta arrivato il momento di ordinare nuovi articoli, così da ovviare subito alla mancanza di merce disponibile.

3. Utilizza l’analisi ABC per i tuoi articoli

L’analisi ABC, nota anche come 80/20, è una tecnica di gestione dell’inventario che aiuta a definire con maggiore precisione il livello di priorità dei prodotti. Per utilizzarla devi innanzitutto confrontare il volume delle vendite annuali con la percentuale degli articoli presenti in magazzino, classificandoli in tre categorie: quelli dal profitto alto, non venduti frequentemente ma che contribuiscono a circa l’80% delle entrate, quelli di minor valore ma venduti con maggior frequenza, che contribuiscono al 15% circa delle entrate e quelli di valore basso ma molto ambiti dai clienti, che non creano grandi profitti e contribuiscono solo al 5% degli introiti.

La tecnica si basa sul cosiddetto Principio di Pareto, secondo il quale, in questo caso, l’80% delle vendite deriva dal 20% della clientela. Applicandolo, appare subito chiaro come gli articoli appartenenti al primo gruppo vadano monitorati con molta più attenzione rispetto agli altri due, per non rischiare di esaurirli quando meno te lo aspetti.

4. Organizza in modo più efficiente lo spazio in cui conservi la merce

Una volta sbrigata la parte che riguarda le analisi della merce e del mercato in cui lanciarla, arriva uno dei più pratici tra i suggerimenti per la gestione dell’inventario: curare al massimo l’organizzazione dello spazio in cui conservi la merce. Meglio riuscirai a sistemare con criterio il luogo fisico in cui ospiti gli articoli da vendere, meno rischierai di incappare in sorprese sgradite.

Il metodo dipende principalmente dal genere di articoli di cui ti occupi: chi lavora nel campo degli alimenti, ad esempio, sa bene che frutta e verdura vanno tenute separate dalle cibarie conservate, che tendono a durare di più. Per le prime sarebbe opportuno applicare il metodo FIFO (“primo a entrare, primo a uscire”), in modo da gestirle e inviarle al luogo di vendita con rapidità, mentre per le seconde è possibile organizzare margini di tempo decisamente più ampi.

Se il tipo di merce di cui ti occupi non ha a che fare con sostanze deperibili, potresti organizzarlo per categorie, ad esempio raccogliendo insieme tutti quegli articoli che vengono solitamente acquistati dallo stesso fornitore o usati per lo stesso scopo. Un’organizzazione precisa del magazzino non solo ti permetterà di trovare immediatamente ciò che cerchi, ma renderà il compito più semplice anche ai tuoi spedizionieri. Risparmierai tempo e anche il margine di errore generale verrà sensibilmente ridotto.

5. Approfitta dell’aiuto di un software da inventario

L’aiuto del miglior software di gestione dell’inventario e-commerce ti permetterà di lavorare con ancora più efficacia, trainando la tua attività per portarla al successo che merita. In che modo? Innanzitutto, sincronizzando con attenzione i dati, in modo che ciò che è stato venduto in magazzino risulti immediatamente come esaurito anche all’interno dello store online. Potrai anche utilizzarlo per analizzare eventuali aumenti nella domanda di un prodotto, così da intervenire subito aumentando di conseguenza il numero di articoli acquistati.

Software di questo tipo consentono di migliorare la gestione dell’inventario velocizzando il tuo lavoro, con l’aiuto della tecnologia e delle automazioni: scannerizzare dei semplici codici a barre, ad esempio, permetterà di risolvere in un attimo il trasferimento delle merci, la gestione dei resi e l’invio di articoli acquistati online, senza rischiare di sprecare risorse o tempo prezioso.

Affidarsi alla tecnologia significa avere molto più tempo per occuparsi di incarichi più stimolanti e raccogliere tutte le informazioni fondamentali in un unico spazio, per poterle consultare in qualunque momento: sono solo due degli innumerevoli vantaggi di un valido software per la gestione dell'inventario!

6. Sperimenta il dropshipping per ridurre i costi

Ora che hai trovato ben più di una risposta alla domanda “cos’è la gestione dell’inventario?” è arrivato il momento di sperimentare altre utili strategie per ridurre i costi generali che ricadono sull’azienda, come il dropshipping. Grazie a questa tecnica, perfetta per i piccoli negozi che non possono permettersi di spendere una fortuna nell’affitto e nella gestione di un magazzino, è possibile ammortizzare i costi raccogliendo gli ordini per l’acquisto di determinate merci senza possederle fisicamente: agendo come una sorta di sensale, acquisterai gli articoli per poi inviarli direttamente ai clienti che li hanno richiesti.

Ovviamente, si tratta di una tecnica che richiede un grado di fiducia profonda tra il negoziante e i fornitori a cui si affida. Errori nella spedizione o merci di qualità inferiore a quella preventivata sono imprevisti che capitano a tutti, ma sarai tu a dover dare una risposta agli acquirenti: ecco perché è necessario sviluppare una strategia per il servizio clienti che sia in grado di venire incontro a qualunque problema, così da risolverlo sul nascere e con il massimo della professionalità.

7. Controlla regolarmente l’inventario

Per quanto un software valido possa aiutarti a gestire l’inventario nel modo giusto, ricorda sempre che la sua amministrazione è soggetta a cambiamenti: per questo motivo, sarebbe sempre opportuno contare gli articoli presenti con una certa frequenza e controllare che siano gli stessi presenti nel sistema digitale, senza alcun errore o perdita di dati.

Puoi effettuare un conteggio parziale su uno o più prodotti e confrontarlo con i dati che possiedi, oppure optare per un sistema di conteggio ciclico, che si occupi di una parte dopo l’altra fino ad arrivare al completamento delle scorte presenti in magazzino. L’importante è garantire una gestione dell’inventario il più funzionale possibile, sia che tu decida di optare per un conteggio diviso in parti, sia che ritenga più giusto prendere dei giorni di ferie per occuparti dell’intero magazzino con l’attenzione che necessita.

8. Gestisci in prima persona il magazzino

Chi desidera optare per una gestione dell’inventario che sia il più possibile libera e sotto il controllo totale di chi dirige l’azienda, dovrebbe propendere per l’acquisto o l’affitto di uno spazio fisico in cui conservare la merce.

Le possibilità sono moltissime: dal noleggiare un luogo da adibire a magazzino al trasformare una sezione dell’azienda. Gestire lo spazio in cui raccogli le merci in prima persona ti consentirà di organizzarlo in modo più efficiente, in base alla mole e al numero degli articoli acquistati. Anche semplici modifiche alle condizioni dell’ambiente scelto, ad esempio sistemare la temperatura del riscaldamento o controllare l’umidità dell’aria, saranno possibili grazie a una gestione completamente autonoma dei tuoi locali: in questo modo potrai offrire sempre il meglio a chi ti ha scelto.

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9. Rafforza il rapporto con i tuoi fornitori

Tra i consigli per la gestione dell’inventario, non è possibile trascurare l’importanza del contatto umano, in particolare con i fornitori: una relazione solida e basata sulla fiducia ti porterà sicuramente grandi benefici, dagli sconti alla possibilità di procurarti sempre materie prime o prodotti di qualità.

Familiarizza con i tuoi fornitori, in modo che imparino a conoscere le tue richieste, il tempo di rotazione degli articoli e tutte quelle caratteristiche che rendono unica la tua azienda. Tu, a tua volta, dovrai conoscere i loro tempi di risposta e assicurarti che le scadenze vengano sempre rispettate e che la merce fornita risponda alle aspettative. Un buon rapporto con i fornitori aiuta a ridurre le preoccupazioni e permette di affidarsi a qualcuno che possa mantenere alti i livelli di qualità generali, così da far progredire l’azienda.

10. Crea un piano di emergenza

Tirando le somme generali, è importante porre l’accento sulla creazione di un piano d’emergenza: gli imprevisti accadono e saperli affrontare senza che compromettano l’andamento dell’azienda significa essere in grado di gestire con maestria ogni situazione, senza farsi prendere dal panico o subire danni irreparabili.

Mettiti a tavolino e prova a ipotizzare tutte le situazioni impreviste che possono riguardare i tuoi prodotti e il modo in cui te li procuri. Vendite superiori o inferiori alle aspettative, una mancanza improvvisa dello spazio di immagazzinamento, un problema con i fornitori… Le possibilità sono tante, le risposte non sono univoche: solo realizzare una strategia attenta e precisa ti aiuterà a risolvere con successo ogni situazione critica.

La gestione dell’inventario diventerà decisamente più semplice con Bitrix24

Anche se all’inizio potrebbe sembrare una vera sfida, gestire al meglio le operazioni che riguardano le merci si rivelerà decisamente più semplice grazie a questi consigli per la gestione dell’inventario. Ti basterà sviluppare una tua strategia fino a trovare il metodo che fa per te: presto la fatica derivata da compiti simili non sarà più un problema.

Ricorda di circondarti degli strumenti giusti: Bitrix24 ti offre tutto ciò di cui hai bisogno! Grazie a un software completo e alle sue funzionalità, tu e il tuo team sarete sempre in grado di dare il massimo. Controlla gli arrivi, le vendite, i resi e tutte le transazioni e gestisci le scorte come non avevi mai fatto prima. Cosa stai aspettando? Provalo subito, non te ne pentirai!