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Automazione delle risorse umane: cos’è e perché plasmerà il futuro delle risorse umane

Automazione delle risorse umane: cos’è e perché plasmerà il futuro delle risorse umane
Il Team Bitrix24
20 Agosto 2022
Ultimo aggiornamento: 19 Agosto 2022

Sempre più imprese, al giorno d’oggi, scelgono di automatizzare processi altrimenti lunghi e laboriosi, per aumentare la produttività generale e ridurre i costi. E grazie alla potenza e alle funzionalità avanzate offerte dalle intelligenze artificiali, percorrere questa strada si dimostra molto più semplice rispetto a qualche anno fa.

Ti sei chiesto cos’è l’automazione delle risorse umane, hai trovato la risposta e ora desideri godere dei vantaggi di questa nuova tecnologia per rendere ancora più competitiva la tua azienda: continua a leggere, hai trovato ciò che fa per te! In questo articolo abbiamo infatti elencato una serie di spunti che riguardano l’automazione delle risorse umane e il loro ruolo chiave nel mondo del lavoro moderno. Continua a leggere!


FAQ


Cosa possiamo automatizzare nelle risorse umane?

I processi che possiamo automatizzare nelle risorse umane sono molteplici, dai più classici come il reclutamento del personale e il processo di onboarding a quelli più lunghi e complessi, come la distribuzione delle buste paga, la gestione dei documenti, delle ferie dei dipendenti, dei permessi per malattia e dei congedi di maternità e paternità e molti altri.

Perché l’automazione delle risorse umane è necessaria?

L’automazione delle risorse umane è necessaria per semplificare i flussi di lavoro, ridurre l’incidenza di errori umani e risparmiare sia tempo che denaro, aumentando nel frattempo anche la produttività generale e consentendo al tuo personale di dedicarsi ad altre attività più stimolanti.

In che modo l’automazione influisce sulle risorse umane?

L’automazione influisce sulle risorse umane liberando i tuoi impiegati da laboriosi incarichi di routine, lasciando loro il tempo di concentrarsi sul processo decisionale o sulle strategie operative. Inoltre, migliora l’efficienza del reclutamento del personale e della sua formazione, rafforzando il rapporto con i dipendenti e permettendo loro di partire da una base comune di conoscenze.


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1. Una struttura aziendale sempre aggiornata

Spesso, nelle aziende di medie e grandi dimensioni, accade che un dipendente ottenga una promozione ma che questo cambiamento appaia sui documenti solo dopo tantissimo tempo. Non conoscere bene i nomi e i ruoli dei propri superiori può rappresentare un problema, soprattutto per le cosiddette “nuove leve” dell’azienda e per i collaboratori che lavorano solo da remoto, senza quasi frequentare gli uffici. Per questo è necessario creare un organigramma ben organizzato, che indichi chiaramente la struttura gerarchica dell’azienda e le dipendenze tra reparti, team e colleghi.

Un valido software di automazione delle risorse umane (come Bitrix24) ti aiuterà ad aggiornare costantemente e senza alcuna fatica la tua struttura aziendale, permettendoti di creare in un attimo un organigramma chiaro e completo. Ogni modifica ai profili dei dipendenti viene aggiornata prontamente: in questo modo non solo informerai in tempo reale il tuo personale di eventuali promozioni e cambiamenti, ma potrai anche determinare i permessi di accesso ai vari documenti, le assegnazioni delle attività e molto altro con pochi e semplici clic.


2. Un processo di selezione del personale più rapido

Un altro degli innumerevoli vantaggi garantiti dall’automazione delle risorse umane è la semplificazione della selezione del personale, un processo altrimenti lungo e laborioso e che richiede una notevole dedizione.

Grazie ai più moderni software, è possibile memorizzare tutti i curricula ricevuti nel tempo per categorie, così da poterli trovare e consultare quando necessario: non rischierai più di perdere ore intere a cercare quello di cui avevi assolutamente bisogno per richiamare un candidato interessante. Inoltre, puoi svolgere i tuoi colloqui tramite videochiamata in HD o chattare con i tuoi potenziali dipendenti per conoscerli meglio e utilizzare dei sondaggi per valutarli in tempo reale durante l’intervista. Gli strumenti disponibili sono davvero moltissimi: spetta a te trovare quelli più adatti alle tue preferenze e selezionare il tuo personale con ancora più efficienza.


3. Un processo di onboarding semplice e intuitivo

L’automazione dei processi delle risorse umane ha reso semplici anche processi altrimenti complessi e sovraccarichi di procedure laboriose, come l’onboarding dei nuovi dipendenti. La centralizzazione di risorse e documenti ti permetterà infatti di offrire a chiunque lavori per la tua azienda la stessa formazione, riducendo le disparità tra gli impiegati e migliorando la soddisfazione generale.

Con i giusti strumenti potrai anche condividere dati fondamentali che tutto il personale dovrebbe conoscere, come elenchi di password, regolamenti interni, software e manuali di procedura, senza costringere chi già lavora per te a perdere tempo inviando e-mail o consegnando dispositivi USB alle nuove leve: in questo modo scongiurerai anche eventuali ritardi, oltre ai problemi legati alla mancata ricezione di un file. Bastano pochi accorgimenti per rendere l’accoglienza del nuovo personale notevolmente più semplice, oltre che piacevole.


4. Una distribuzione più efficiente delle buste paga

Uno dei compiti più gravosi di cui deve occuparsi un’azienda in crescita (e, in generale, qualunque azienda di medie o grandi dimensioni) è la distribuzione delle buste paga: non è affatto piacevole ritrovarsi a dover inviare i pagamenti a fine mese in tutta fretta e con la preoccupazione di aver commesso degli errori, soprattutto quando è necessario calcolare anche le varie tasse e il cambio, in caso si lavori con personale proveniente dall’estero.

Uno dei vantaggi dell’automazione delle risorse umane, come avrai immaginato, sta proprio nella gestione dei pagamenti. I migliori software in circolazione ti aiutano a calcolare tutte le cifre necessarie in un istante, tenendo anche conto delle valute diverse con cui dovrai pagare i tuoi impiegati e delle ore di lavoro effettive, e di rilasciare le cifre pattuite senza problemi e nei tempi stabiliti. E la parte migliore è che non dovrai nemmeno affannarti tra carte, regolamenti e leggi: l’algoritmo ti aiuterà a gestire le parti più complesse dell’intera operazione, permettendoti in men che non si dica di espandere la tua azienda e di raggiungere il successo che meriti.


5. La digitalizzazione dei documenti

Come hai già constatato, l’automazione delle risorse umane comprende moltissimi campi, che ovviamente richiederanno dei documenti specifici. I software in commercio possiedono una serie di modelli perfettamente adattabili alle tue esigenze, così da disporre di un buon numero di documenti digitalizzati: occupano decisamente meno spazio di quelli cartacei e risultano molto più semplici da trovare e da consultare, oltre a garantire una duplicazione più rapida.

Contratti dei nuovi dipendenti, ricevute degli stipendi, moduli che gli impiegati dovranno firmare, come gli accordi di non divulgazione… sono solo alcuni esempi dei documenti che puoi digitalizzare per evitare di commettere gravi errori, che possono addirittura portare a problemi legali. La riduzione di carta e inchiostro, inoltre, ti consentirà di risparmiare denaro su più larga scala, oltre a eliminare i costi di archiviazione e lo spazio occupato dagli schedari. I software di ultima generazione ti aiuteranno anche in questo, permettendoti di raccogliere i documenti firmati in digitale e di archiviarli su un server o sul cloud.


6. Un calcolo più preciso delle ore di lavoro

Cercare di calcolare manualmente le ore di lavoro dei tuoi impiegati spesso si rivela un vero e proprio incubo. L’automazione delle risorse umane ti consente proprio di non perdere intere ore con operazioni di questo genere, lasciandoti il tempo necessario per dedicarti a quelle più stimolanti: con i giusti strumenti di gestione del tempo, oltre a calcolare le ore di lavoro effettivamente coperte, potrai organizzare un sistema di notifiche che ti avvisi se, ad esempio, un membro del tuo personale è in ritardo, per comportarti di conseguenza e sistemare ogni genere di imprevisto.

Perfetto per gestire in maniera ottimale sia i team da remoto che i liberi professionisti che lavorano occasionalmente per la tua azienda, il time tracker incluso in molti software di automazione delle risorse umane permette di produrre ricevute basate su orari già concordati in precedenza (di solito alla fine del mese) e di organizzare orari flessibili e modificabili anche per chi lavora dall’ufficio. Saranno gli stessi impiegati a tracciare senza alcuna fatica le ore in cui hanno effettivamente lavorato grazie agli strumenti a loro disposizione, dandoti la possibilità di controllare attraverso un sistema che determina l’inizio e la fine dei turni. Un metodo così efficiente eliminerà presto ogni genere di complicazione imprevista, rendendo più facile il lavoro di tutti i settori.


7. Una miglior gestione di tempistiche e costi

Grazie all’automazione delle risorse umane, moltissime attività possono essere semplificate, ottenendo in cambio una migliore gestione delle tempistiche (come hai già potuto constatare qui sopra) e una riduzione generale dei costi, come nel caso della digitalizzazione dei documenti. I tuoi impiegati non dovranno più perdere tempo a prendere atto della consegna di carte di ogni genere, dai congedi di maternità e paternità a quelli per malattia, fino alle richieste di ferie, ma potranno gestirli con semplicità nella loro versione digitale.

I migliori software permettono anche allo stesso personale di richiedere un momento di pausa, senza scomodare gli altri membri del team con un numero spropositato di carte: in questo caso sarà l’app stessa a modificare l’approvazione dei flussi di lavoro, per accettare tutte le richieste con la massima efficienza. Lo stesso discorso può essere applicato anche agli acquisti, che potranno essere effettuati da chiunque e immediatamente notificati nel software. In breve tempo, la comodità di poter eseguire tante operazioni senza perdere tempo a controllare documenti e archivi diventerà irrinunciabile!



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8. La possibilità di creare report sulle prestazioni

Analisi e rapporti sulle prestazioni del personale aiutano a rendere le tue procedure di onboarding (e il lavoro della tua azienda in generale) più efficienti e competitive: puoi utilizzarli infatti per capire cosa sta andando bene e cosa invece necessita di qualche modifica, basandoti sulle domande ricevute e sui processi che impiegano più tempo a essere completati.

Come scoprirai, le analisi sono estremamente importanti nell’automazione delle risorse umane: l’algoritmo lavora per te, ma devi anche assicurarti che si muova nella direzione giusta. Puoi scegliere, ad esempio, di effettuare un test A/B sulle strategie di allenamento del settore risorse umane, chiedendo al tuo team di monitorarle una per una per scegliere quelle più efficaci e basate su dati certi. L’aiuto della tecnologia ti permetterà di avere dalla tua numeri e grafici, per prendere decisioni più sicure e, a lungo andare, migliorare sia il rendimento che l’umore generale.


9. Un aumento della soddisfazione del personale

Aumentare la motivazione e la soddisfazione generale del personale è un compito che tutta l’azienda, e non solo i manager, dovrebbe avere a cuore. Al fine di premiare gli impiegati che superano le aspettative, la direzione delle risorse umane può generare dei programmi speciali di riconoscimento, che prevedano una ricompensa finale da destinare a chiunque lo meriti.

Per creare un ambiente di lavoro positivo e soddisfacente, in cui la comunicazione sia sempre al primo posto e nessuno venga trascurato, può essere utile l’introduzione di una intranet aziendale, come quella di Bitrix24: questo strumento è infatti in grado di ospitare commenti, interazioni e gruppi, ma anche di organizzare videochiamate per non lasciare indietro alcun membro del tuo team. Grazie a una speciale modalità di assegnazione badge, inoltre, potrai scegliere di premiare i tuoi impiegati più meritevoli con un piccolo riconoscimento digitale e di mostrare a tutti quanto il loro impegno venga tenuto in considerazione.


Rivoluziona la gestione delle risorse umane con l’automazione

Ora che i concetti chiave sono stati svelati, l’intero processo di automazione delle risorse umane apparirà decisamente più semplice. Se utilizzate nel modo giusto, le nuove tecnologie possiedono il potenziale per cambiare ogni azienda e per semplificare notevolmente il lavoro di ognuno lasciando spazio ad attività più piacevoli e stimolanti, in grado di far crescere le aziende. Ovviamente i suggerimenti nella lista sono da leggere come semplici spunti, ma aggiunti all’esperienza saranno in grado di offrire a chiunque sia interessato un valido aiuto su come automatizzare le risorse umane.

Bitrix24 possiede esattamente la suite di strumenti di cui hai bisogno per renderti vincente: dall’automazione delle vendite a quella delle campagne via e-mail, dall’organizzazione di eventi alla gestione delle risorse umane, rappresenta l’alleato più valido e completo per la tua azienda. Vuoi provare la differenza? Iscriviti oggi gratuitamente, non potrai più farne a meno!


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