Automazione delle risorse umane: cos’è e perché plasmerà il futuro delle risorse umane

1. Una struttura aziendale sempre aggiornata

Spesso, nelle aziende di medie e grandi dimensioni, accade che un dipendente ottenga una promozione ma che questo cambiamento appaia sui documenti solo dopo tantissimo tempo. Non conoscere bene i nomi e i ruoli dei propri superiori può rappresentare un problema, soprattutto per le cosiddette “nuove leve” dell’azienda e per i collaboratori che lavorano solo da remoto, senza quasi frequentare gli uffici. Per questo è necessario creare un organigramma ben organizzato, che indichi chiaramente la struttura gerarchica dell’azienda e le dipendenze tra reparti, team e colleghi.

Un valido software di automazione delle risorse umane (come Bitrix24) ti aiuterà ad aggiornare costantemente e senza alcuna fatica la tua struttura aziendale, permettendoti di creare in un attimo un organigramma chiaro e completo. Ogni modifica ai profili dei dipendenti viene aggiornata prontamente: in questo modo non solo informerai in tempo reale il tuo personale di eventuali promozioni e cambiamenti, ma potrai anche determinare i permessi di accesso ai vari documenti, le assegnazioni delle attività e molto altro con pochi e semplici clic.

2. Un processo di selezione del personale più rapido

Un altro degli innumerevoli vantaggi garantiti dall’automazione delle risorse umane è la semplificazione della selezione del personale, un processo altrimenti lungo e laborioso e che richiede una notevole dedizione.

Grazie ai più moderni software, è possibile memorizzare tutti i curricula ricevuti nel tempo per categorie, così da poterli trovare e consultare quando necessario: non rischierai più di perdere ore intere a cercare quello di cui avevi assolutamente bisogno per richiamare un candidato interessante. Inoltre, puoi svolgere i tuoi colloqui tramite videochiamata in HD o chattare con i tuoi potenziali dipendenti per conoscerli meglio e utilizzare dei sondaggi per valutarli in tempo reale durante l’intervista. Gli strumenti disponibili sono davvero moltissimi: spetta a te trovare quelli più adatti alle tue preferenze e selezionare il tuo personale con ancora più efficienza.

3. Un processo di onboarding semplice e intuitivo

L’automazione dei processi delle risorse umane ha reso semplici anche processi altrimenti complessi e sovraccarichi di procedure laboriose, come l’onboarding dei nuovi dipendenti. La centralizzazione di risorse e documenti ti permetterà infatti di offrire a chiunque lavori per la tua azienda la stessa formazione, riducendo le disparità tra gli impiegati e migliorando la soddisfazione generale.

Con i giusti strumenti potrai anche condividere dati fondamentali che tutto il personale dovrebbe conoscere, come elenchi di password, regolamenti interni, software e manuali di procedura, senza costringere chi già lavora per te a perdere tempo inviando e-mail o consegnando dispositivi USB alle nuove leve: in questo modo scongiurerai anche eventuali ritardi, oltre ai problemi legati alla mancata ricezione di un file. Bastano pochi accorgimenti per rendere l’accoglienza del nuovo personale notevolmente più semplice, oltre che piacevole.

4. Una distribuzione più efficiente delle buste paga

Uno dei compiti più gravosi di cui deve occuparsi un’azienda in crescita (e, in generale, qualunque azienda di medie o grandi dimensioni) è la distribuzione delle buste paga: non è affatto piacevole ritrovarsi a dover inviare i pagamenti a fine mese in tutta fretta e con la preoccupazione di aver commesso degli errori, soprattutto quando è necessario calcolare anche le varie tasse e il cambio, in caso si lavori con personale proveniente dall’estero.

Uno dei vantaggi dell’automazione delle risorse umane, come avrai immaginato, sta proprio nella gestione dei pagamenti. I migliori software in circolazione ti aiutano a calcolare tutte le cifre necessarie in un istante, tenendo anche conto delle valute diverse con cui dovrai pagare i tuoi impiegati e delle ore di lavoro effettive, e di rilasciare le cifre pattuite senza problemi e nei tempi stabiliti. E la parte migliore è che non dovrai nemmeno affannarti tra carte, regolamenti e leggi: l’algoritmo ti aiuterà a gestire le parti più complesse dell’intera operazione, permettendoti in men che non si dica di espandere la tua azienda e di raggiungere il successo che meriti.

5. La digitalizzazione dei documenti

Come hai già constatato, l’automazione delle risorse umane comprende moltissimi campi, che ovviamente richiederanno dei documenti specifici. I software in commercio possiedono una serie di modelli perfettamente adattabili alle tue esigenze, così da disporre di un buon numero di documenti digitalizzati: occupano decisamente meno spazio di quelli cartacei e risultano molto più semplici da trovare e da consultare, oltre a garantire una duplicazione più rapida.

Contratti dei nuovi dipendenti, ricevute degli stipendi, moduli che gli impiegati dovranno firmare, come gli accordi di non divulgazione… sono solo alcuni esempi dei documenti che puoi digitalizzare per evitare di commettere gravi errori, che possono addirittura portare a problemi legali. La riduzione di carta e inchiostro, inoltre, ti consentirà di risparmiare denaro su più larga scala, oltre a eliminare i costi di archiviazione e lo spazio occupato dagli schedari. I software di ultima generazione ti aiuteranno anche in questo, permettendoti di raccogliere i documenti firmati in digitale e di archiviarli su un server o sul cloud.

6. Un calcolo più preciso delle ore di lavoro

Cercare di calcolare manualmente le ore di lavoro dei tuoi impiegati spesso si rivela un vero e proprio incubo. L’automazione delle risorse umane ti consente proprio di non perdere intere ore con operazioni di questo genere, lasciandoti il tempo necessario per dedicarti a quelle più stimolanti: con i giusti strumenti di gestione del tempo, oltre a calcolare le ore di lavoro effettivamente coperte, potrai organizzare un sistema di notifiche che ti avvisi se, ad esempio, un membro del tuo personale è in ritardo, per comportarti di conseguenza e sistemare ogni genere di imprevisto.

Perfetto per gestire in maniera ottimale sia i team da remoto che i liberi professionisti che lavorano occasionalmente per la tua azienda, il time tracker incluso in molti software di automazione delle risorse umane permette di produrre ricevute basate su orari già concordati in precedenza (di solito alla fine del mese) e di organizzare orari flessibili e modificabili anche per chi lavora dall’ufficio. Saranno gli stessi impiegati a tracciare senza alcuna fatica le ore in cui hanno effettivamente lavorato grazie agli strumenti a loro disposizione, dandoti la possibilità di controllare attraverso un sistema che determina l’inizio e la fine dei turni. Un metodo così efficiente eliminerà presto ogni genere di complicazione imprevista, rendendo più facile il lavoro di tutti i settori.

7. Una miglior gestione di tempistiche e costi

Grazie all’automazione delle risorse umane, moltissime attività possono essere semplificate, ottenendo in cambio una migliore gestione delle tempistiche (come hai già potuto constatare qui sopra) e una riduzione generale dei costi, come nel caso della digitalizzazione dei documenti. I tuoi impiegati non dovranno più perdere tempo a prendere atto della consegna di carte di ogni genere, dai congedi di maternità e paternità a quelli per malattia, fino alle richieste di ferie, ma potranno gestirli con semplicità nella loro versione digitale.

I migliori software permettono anche allo stesso personale di richiedere un momento di pausa, senza scomodare gli altri membri del team con un numero spropositato di carte: in questo caso sarà l’app stessa a modificare l’approvazione dei flussi di lavoro, per accettare tutte le richieste con la massima efficienza. Lo stesso discorso può essere applicato anche agli acquisti, che potranno essere effettuati da chiunque e immediatamente notificati nel software. In breve tempo, la comodità di poter eseguire tante operazioni senza perdere tempo a controllare documenti e archivi diventerà irrinunciabile!