Collaborazione a distanza: 5 strumenti essenziali per un lavoro di squadra efficiente da remoto

La collaborazione a distanza è ormai diventata una pratica quotidiana per aziende e lavoratori. Basata spesso su una modalità di lavoro ibrida (con dipendenti che lavorano in parte da ufficio e in parte con accesso remoto da casa), negli ultimi anni la collaborazione a distanza si è diffusa in maniera piuttosto capillare per i suoi vantaggi e la sua comodità.

Non si tratta dunque più di una possibilità utilizzata in modo episodico come era prima del 2020, ma di una prassi per molte imprese, anche grazie alla possibilità offerta dalla tecnologia di far collaborare in tempo reale i membri del team in qualsiasi posto si trovino. In questo articolo parleremo di 5 strumenti fondamentali per il lavoro da remoto che è possibile utilizzare per porre in essere questa attività nel modo più efficiente.

Perché la collaborazione da remoto è importante per le aziende?

La collaborazione da remoto ha avuto successo anche perché offre indubbi vantaggi per le aziende e per il dipendente. Tra questi si possono citare:

• L'aumento della produttività. Il lavoro in un ambiente personalizzato, dal proprio computer di casa e lontano dalle possibili distrazioni di un ufficio tradizionale, può rendere il lavoratore più produttivo
• Una maggiore flessibilità. Una maggiore flessibilità può aumentare la qualità della vita del dipendente, grazie a un migliore bilanciamento tra vita privata e lavoro. Inoltre, diminuisce lo stress che comporta recarsi in macchina o con mezzi pubblici dalla propria abitazione al posto di lavoro.
• Una diminuzione dei costi operativi delle aziende. Va considerato che una minore presenza dei lavoratori in ufficio può consentire di affittare ambienti più piccoli e di risparmiare sui costi per l'elettricità, che in Italia sono diventati negli ultimi anni una voce significativa delle spese aziendali.
• La possibilità di accedere ai migliori talenti a livello globale. Il lavoro da remoto consente la collaborazione anche con dipendenti dislocati in altre parti del mondo e selezionare così i migliori talenti, ovunque si trovino.
• Una maggiore soddisfazione dei dipendenti e un aumento del tasso di ritenzione. Definito anche, con espressione inglese "employee retention rate", il tasso di ritenzione indica la percentuale di dipendenti che un'azienda riesce a tenere tra le proprie fila. La maggiore flessibilità comporta maggiore soddisfazione dei lavoratori, che tenderanno a rimanere più a lungo nella stessa azienda.
• Un approccio più "green" al lavoro. Negli ultimi anni si è data sempre più enfasi alla necessità di tutelare l'ambiente, ad esempio tramite la riduzione di emissioni di CO2. Il lavoro da remoto o ibrido diminuisce gli spostamenti con auto o altri mezzi di trasporto, venendo incontro a tale esigenza.

Come lo smart working si è diffuso in Italia

I concetti di smart working e di lavoro da remoto non sono così recenti come potrebbe sembrare. Infatti, già nei primi anni 2000 con la diffusione di massa delle connessioni Internet nelle case private e dell'alta velocità, alcune aziende hanno iniziato a collaborare con lavoratori che prestavano la loro opera da remoto. Tuttavia, in Italia il lavoro da casa ha incontrato a lungo una certa resistenza da parte delle aziende, più legate all'idea tradizionale di un lavoratore presente negli uffici aziendali durante tutto il suo ciclo di lavoro.

Lo smart working e il lavoro da remoto hanno iniziato a diffondersi in Italia a partire dall'emergenza pandemica. Anche se i concetti all'epoca sono stati spesso sovrapposti, è bene sottolineare come i termini non siano intercambiabili. Lo smart working andrebbe correttamente definito in italiano come "lavoro agile", vale a dire incentrato sul concetto di flessibilità rispetto a orari e modalità di lavoro. Senza dubbio lo smart working contempla però anche la possibilità che parte del lavoro venga svolta da remoto.

1. Strumenti e software per lavoro da remoto e per le comunicazioni interne al team

I team da remoto o ibridi hanno esigenze diverse rispetto ai gruppi di lavoro che trascorrono tutto il tempo in azienda. Sia che l'intero gruppo di lavoro operi da remoto, sia che (ipotesi al momento largamente più diffusa) alcuni lavorino da casa e altri in ufficio, magari in modo alternato, è particolarmente importante utilizzare programmi per lavorare da remoto in grado di consentire una collaborazione e una comunicazione efficiente tra i dipendenti e il responsabile di un progetto.

Oltre a un computer efficiente e una connessione stabile, il lavoro dei dipendenti da remoto richiede in particolare la presenza di strumenti per meeting e videoconferenze, tool per la condivisione di file e documenti, app di messaggistica che consentano in modo agevole le comunicazioni interne al team. In particolare è utile non doversi affidare a molti software diversi per ognuna di queste necessità, ma poter mettere a disposizione del team un unico strumento di collaborazione online.

Uno strumento eccellente in questo senso è la piattaforma all-in-one Bitrix24, che consente una completa collaborazione del team sui progetti, grazie ai molteplici strumenti di collaborazione e condivisione. Tra questi, si possono citare un'app per videoconferenze e meeting inclusa nel software, una chat di messaggistica con la quale i dipendenti possono rimanere sempre in contatto tra loro, con il responsabile e con il datore di lavoro, strumenti per la condivisione di file e documenti con uno spazio di archiviazione di 5 GB già nella versione gratuita. Non mancano un CRM integrato, un website builder e molti altri strumenti aziendali.

2. Piattaforme collaborative basate sul cloud

Un tempo, nelle aziende i dipendenti condividevano i propri file e documenti con gli altri membri caricandoli nei computer aziendali. La condivisione poteva avvenire tramite una rete interna. Questa modalità di collaborazione e condivisione renderebbe oggi impossibile la collaborazione dei team da remoto. Ma non va nemmeno sottovalutato l'aspetto della sicurezza. Condividere file e documenti aziendali importanti nei PC dei dipendenti richiede un reparto IT dedicato a monitorare la sicurezza, perché una perdita di dati per un'intrusione hacker potrebbe causare problemi seri a un'impresa.

Oggi la gran parte delle piattaforme di collaborazione è basata sul cloud. Questo significa che non c'è più bisogno di archiviare dati e informazioni in un PC o dispositivo aziendale, perché vengono salvate in un server sicuro esterno con alti standard di sicurezza e backup regolari. Anche la perdita di dati o documenti su cui si stava lavorando è dunque ormai un incubo che appartiene al passato.

3. Strumenti di gestione di incarichi e progetti per un gruppo di lavoro da remoto

Il successo della collaborazione da remoto di un team è anche legato a una corretta gestione degli incarichi e dei progetti. Se è vero che la gestione di incarichi e progetti è una funzione essenziale per le aziende fin da quando un lavoro di questo tipo era esclusivamente analogico o al massimo le comunicazioni interne al team avvenivano tramite posta elettronica, oggi la presenza di software con funzioni avanzate consente performance molto più significative.

Tra le funzioni di questo tipo di software, vi è la possibilità di bacheche Kanban che mostrano lo stato dei lavori in modo visivo, indicando ad esempio i task da iniziare, quelli in corso e quelli completati. Si possono poi utilizzare i diagrammi di Gantt, che mostrano la timeline di un progetto e le varie dipendenze tra attività, durata dei task e stato di avanzamento complessivo del progetto.

Non va nemmeno sottovalutata la possibilità da parte del gestore del progetto di amministrare i permessi di ogni membro del team. Il responsabile potrà dunque decidere quali progetti o quali file devono前行visualizzare determinati dipendenti, a seconda delle mansioni a loro assegnate in quel progetto specifico. Questi strumenti permettono ai dipendenti del team che lavorano da remoto di collaborare ai progetti in modo efficiente, esattamente come il resto del gruppo.

4. Smart working e strumenti di lavoro per tracciare il tempo, le presenze e le assenze

Un problema cheich si pone quando una parte del team lavora da remoto è quello di monitorare in modo efficace quantità e qualità del lavoro svolto. Tale operazione è molto più immediata quando i dipendenti sono in ufficio e si può controllare anche "fisicamente" il loro apporto lavorativo, ma quando il lavoratore opera da casa sono necessari gli strumenti giusti che possano venire in aiuto.

Tra gli strumenti di lavoro per lo smart working sono particolarmente importanti, quindi, quelli che permettono di tracciare presenze e assenze, misurare il tempo effettivo di lavoro, gestire permessi di lavoro e ferie. Tali strumenti per smart working sono importanti anche per far in modo che il responsabile di un progetto possa monitorare l'effettiva produttività del suo team. Dunque, il fatto che un lavoratore lavori in parte o totalmente da remoto non significa che non sia possibile verificare il suo rendimento.

La raccomandazione, in ogni caso, è di non usare mai questi software in modo che i lavoratori possano percepirli come una vessazione. Anche in caso di calo di produttività, è bene affrontare il problema con il lavoratore in modo trasparente e costruttivo. Inoltre, il controllo effettuato deve riguardare esclusivamente la sfera lavorativa e non può mai sfociare in una violazione della privacy del dipendente.

5. Gli strumenti per la collaborazione da dispositivo mobile

Spesso si dà per scontato che smart working e lavoro da remoto riguardino esclusivamente il lavoratore che compie la sua prestazione lavorativa dal PC di casa. In realtà, non è importante il luogo da cui si lavora ma il fatto che lo si possa fare in modo agile e flessibile anche fuori dall'azienda. Per questo, è particolarmente importante che gli strumenti utilizzati siano anche compatibili con dispositivi mobili come smartphone e tablet.

Questo permette a chi sta lavorando a un progetto di intervenire anche quando si trova in mobilità, magari proprio per un viaggio di lavoro o per una breve vacanza. D zatem, anche se un PC tradizionale rimane il modo migliore per lavorare in modo efficiente da remoto, la compatibilità degli strumenti di collaborazione e comunicazione con i dispositivi mobili rappresenta sicuramente un plus.

A che punto siamo in Italia con smart working e lavoro da remoto dei team?

Secondo un rapporto del 2024, lo smart working e il lavoro remoto in Italia sono tutt'altro che morti. Messa da parte l'emergenza legata alla pandemia, aziende e lavoratori non hanno però smelling smesso di utilizzare forme di lavoro agile, a cominciare da quello da casa. Secondo quanto riportato dalla ricerca:

• Nel 2024, 3,55 milioni di lavoratori italiani utilizzavano lo smart working.
• Di questi, quasi 2 milioni lavoravano nelle grandi imprese.
• 520mila erano i lavoratori in smart working nelle PMI.
• 625mila nelle microimprese.
• 500mila operavano in smart working nelle pubbliche amministrazioni.

Il dato previsto per fine 2025 è di 3,75 milioni totali di lavoratori che utilizzeranno software per il lavoro da remoto in Italia, con una crescita del 5%

Come sta aiutando il lavoro da remoto l'intelligenza artificiale?

Anche l'intelligenza artificiale sta dando un supporto significativo a smart working e lavoro da remoto. Tra le soluzioni di software collaborativo più interessanti in questo senso vanno segnalate quelle che, basandosi sull'analisi dei flussi di lavoro, sono in grado di suggerire priorità e deadline. Anche la formazione dei dipendenti che lavorano da remoto, ad esempio quella riguardante i software utilizzati, può essere gestita da assistenti virtuali basati su intelligenza artificiale. È anche possibile utilizzare assistenti virtuali per le videoconferenze che redigono automaticamente i verbali e strumenti che monitorano il tempo trascorso su un'applicazione per lo smart working.

Quali software e programmi utilizzare per rendere il lavoro da casa efficiente

Alcune aziende italiane sono restie a implementare lo smart working, anche per timore che possa rendere più complessa l'organizzazione del lavoro. In effetti, il lavoro agile può costituire un problema in caso di uso di molteplici strumenti: ad esempio un'app per le conferenze, una per la condivisione dei file in cloud, una per la gestione di progetti e incarichi.

Fortunatamente, esiste una piattaforma di collaborazione come Bitrix24 che riunisce in un unico software tutti gli strumenti per lo smart working e il lavoro da remoto necessari. Tra questi, strumenti di collaborazione e condivisione, tool per il project management, un contact center, app per messaggistica e videoconferenze, strumenti per la gestione delle risorse umane e un CRM integrato. Bitrix24 è uno spazio di lavoro online per tutto il team che rende il lavoro da remoto un'esperienza efficiente, piacevole e produttiva.

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