Come gestire più progetti in modo efficace: 9 strategie essenziali

Ti sarai certamente chiesto se sia possibile lavorare contemporaneamente a più progetti diversi, per restare sempre aggiornato sui cambiamenti del mondo moderno e rendere competitiva e al passo coi tempi la tua attività. La risposta è più semplice del previsto: è tutta una questione di gestione.

Tuttavia, spesso molti manager non sono in grado di dividersi tra i compiti richiesti: gestione delle priorità e delle risorse, rispetto delle scadenze e pianificazione generale richiedono tempo e sforzi, e spesso sembra impossibile riuscire a far combaciare tutti gli impegni tra loro.

Non devi preoccuparti, in questo articolo abbiamo raccolto 9 consigli su come gestire più progetti, per scegliere sempre gli strumenti migliori per far decollare il tuo lavoro. Inizia subito a prendere appunti!

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1. Metti in ordine i progetti e classificali secondo la loro importanza

Come gestire più progetti? Il punto di partenza ideale è anche il più ovvio: un inventario dettagliato. Mettiti comodo e inizia a elencare tutti i progetti e le loro caratteristiche, cercando di non tralasciare nulla. In particolare, metti in evidenza la loro natura, i motivi per cui li hai scelti, i loro obiettivi, le persone coinvolte, la composizione del team (o dei team) che se ne occupano e i collegamenti tra i vari progetti.

Una volta stilato un elenco preciso ed esauriente, dovrai iniziare a lavorare sulle priorità: una fase che chi gestisce più progetti non può permettersi di saltare. Classificali in ordine di importanza e urgenza, riflettendo attentamente su ciò che ti aspetti dalla loro realizzazione, su eventuali rischi e su che genere di rapporto li lega agli obiettivi generali della tua azienda.

Grazie a questa tecnica non perderai di vista ciò che è fondamentale ed eviterai al tuo team di perdere tempo tra una quantità eccessiva di idee e piani d’azione.

2. Gioca d’anticipo pianificando subito le scadenze

Se vuoi sapere come gestire più scadenze in modo ottimale, gioca d’anticipo. Ogni progetto ha le sue tempistiche e una data di fine: l’importante è rendersene conto fin da subito, per organizzare la pianificazione del lavoro evitando di affrettarsi all’ultimo minuto.

Innanzitutto, stabilisci delle aspettative realistiche per te e per il team: il successo su tutti i fronti si misura anche dalla tranquillità con cui è stato eseguito un progetto. Poi assicurati di fornire alla tua squadra gli strumenti giusti, come un unico software generale che possa essere suddiviso tra i team, così da affidare ad ognuno il proprio incarico su cui lavorare, pur mantenendo il controllo del quadro generale. Infine, non dimenticare di concedere del tempo extra che, in caso il progetto venga ultimato prima del tempo, potrai utilizzare per lavorare a un altro in ritardo o per gestire un imprevisto.

Grazie a questi semplici suggerimenti sarà possibile giocare d’anticipo rispetto alle scadenze, raffinando la tua strategia per renderla sempre più efficace e replicabile.

3. Gestisci le risorse disponibili in modo impeccabile

Gestire più progetti in modo efficace utilizzando al meglio le risorse disponibili è la preoccupazione principale di chi si trova a lavorare a contatto con scadenze serrate e progetti complessi. Il che è comprensibile, visto e considerato che le aziende di solito possiedono una quantità limitata di risorse, non solo finanziarie ma anche umane e materiali.

Se avrai gestito correttamente la fase dell’assegnazione degli incarichi e le tue priorità saranno in ordine, sarà molto più semplice affrontare la gestione delle risorse senza difficoltà. Inoltre, con l’aiuto di un buon software dedicato potrai organizzare il tuo team in modo impeccabile senza sovraccaricarlo di lavoro, risparmiare tempo dividendo scrupolosamente la quantità di impegni per le giornate a disposizione prima della scadenza e ottenere progetti migliori in un lasso di tempo ragionevole.

Con programmi ben definiti e budget stabiliti con attenzione, i progetti risulteranno meglio organizzati e le eventuali perdite economiche si ridimensioneranno notevolmente. Il segreto sta tutto in una gestione minuziosa: provare per credere!

4. Ottimizza le tempistiche con le strategie giuste

La domanda è sempre la stessa: come gestire più progetti contemporaneamente dando la giusta importanza ad ognuno di loro? Può capitare di preferirne uno in particolare ad altri meno entusiasmanti o non direttamente correlati agli obiettivi della propria azienda, ma di doverli comunque portare tutti a termine per questioni di forza maggiore. Questo sovrappiù di lavoro, a lungo andare, può generare confusione, ma la soluzione risiede sempre nella gestione del tempo.

Prova a iniziare e a concludere la giornata con un progetto che ti sta particolarmente a cuore: puoi cominciare, ad esempio, dedicandogli un’ora al mattino e una alla sera. In questo modo sarai motivato a lavorare sia al progetto che preferisci che a quelli che ti entusiasmano di meno. Puoi anche decidere di suddividere i progetti e di dedicare loro un lasso di tempo fisso come qualche ora al giorno o anche una parte della settimana, per concentrarti al massimo sul loro svolgimento senza ulteriori distrazioni.

L’importante è che, nella tua strategia su come gestire più progetti, tu scelga sempre la modalità più adatta all’incarico che devi svolgere. Dedica una sezione del tuo calendario delle attività al progetto, così da tenere in ordine i pensieri e sapere sempre su cosa lavorare e come farlo prima di metterti effettivamente al lavoro.

5. Tieni traccia dei progressi per progettare un modello replicabile

Hai mai pensato di aver fatto un buon lavoro e di trovarti davanti a un ottimo modello da seguire anche per i tuoi incarichi futuri? Quando si parla di come gestire più progetti nello stesso momento, la replicabilità è fondamentale. Creando un modello e riutilizzandolo più volte eviterai di doverlo creare da zero ogni singola volta e in più farai tesoro dei progressi passati partendo da una base di esperienza sempre valida.

Crea un progetto e, una volta finito, trasformalo in un modello: in questo modo potrai usarlo praticamente all’infinito, apportando solo qualche modifica qua e là. Non dimenticare di aggiornarlo e di incorporare nuovi passaggi ai vari processi, perché diventi sempre più efficace.

L’idea è che il progetto, proprio come la tua azienda, cresca e migliori con il tempo. Se vorrai potrai anche condividerlo con i tuoi colleghi e aggiungere alla tua anche la loro preziosa esperienza.

6. Comunica con il tuo team riguardo i progressi del progetto

La comunicazione è fondamentale per portare un progetto dallo stadio iniziale direttamente a quello finale: esperienze, punti di vista e vari approcci allo stesso tipo di lavoro contribuiscono a un prodotto finale sempre diverso, ma che parla di tutti coloro che vi hanno contribuito.

Proprio per questo, una delle regole per la gestione di più progetti è quella di mettere la comunicazione al primo posto: i membri del tuo team e gli eventuali fornitori di servizi devono sempre essere informati di ciò che sta accadendo, così da poter prendere decisioni insieme e monitorare i progressi del progetto insieme agli altri. Le classiche riunioni e le comunicazioni via e-mail sono perfette per avvisare tutti della direzione che il progetto sta prendendo, ma come è possibile gestire al meglio un elevato numero di persone senza dimenticarne qualcuna durante il percorso?

La soluzione è semplice e passa attraverso i software di comunicazione: completi di tutte le funzionalità che possono esserti utili, ti offriranno lo strumento perfetto per riunire insieme i contatti con cui vuoi comunicare e raggiungerli quando vuoi, affinché vengano informati di ogni fase del progetto in tempo reale e con la massima rapidità.

7. Effettua revisioni periodiche

Quante volte ti sarà capitato di cambiare idea o di dare una svolta diversa al tuo progetto? Per quanto un lavoro possa essere ben definito e dettagliato, è sempre possibile decidere di prendere una direzione completamente diversa in corso d’opera. Se poi sei diventato pratico nella gestione di più progetti, ti renderai perfettamente conto di quante variabili sconosciute possano intervenire ogni volta a rimescolare le carte in tavola.

Ricorda di revisionare periodicamente i tuoi progetti, sia che tu decida di modificarne delle parti, sia per dare una semplice occhiata d’insieme ai progressi finora raggiunti. Rendere questa pratica una consuetudine ti permetterà di dedicare più tempo a eventuali errori di percorso, oltre che aiutarti ad adottare un approccio più flessibile e rilassato nei confronti delle difficoltà che potrebbero sorgere.

Il segreto, come abbiamo già detto, sta nella suddivisione delle tempistiche: qualche ora di libertà in una giornata meno impegnativa sarà perfetta per approcciarsi alla revisione con la tranquillità che merita.

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8. Decidi quando delegare il lavoro per risparmiare tempo

Siamo umani e per questo sarebbe impossibile controllare ogni singolo aspetto di un progetto. Quando si tratta di lavorare contemporaneamente su più di uno, poi, l’impresa sembra davvero impossibile: proprio per questo un buon manager deve imparare a identificare di cosa occuparsi in prima persona e cosa, invece, è necessario delegare.

Suddividere un progetto tra i membri del tuo team significa innanzitutto ottimizzare il tempo, così da dedicare alla realizzazione di determinati segmenti la giusta quantità di ore. In questo modo, potrai dare la priorità alle parti più difficili e magari lasciare per ultime quelle più semplici, senza che il ritmo generale ne sia influenzato negativamente e beneficiando di un aiuto esterno. Chi impara come gestire più progetti, poi, sa bene quanto utile sia delegare degli incarichi quando le scadenze si avvicinano: in questo modo ti sarà possibile, ad esempio, iniziare la stesura di un nuovo progetto mentre il primo e il secondo sono in dirittura d’arrivo grazie ai tuoi colleghi.

Con un’efficace delegazione degli incarichi l’intero processo decisionale dietro al progetto diventerà più rapido e automatico, dando importanza anche alle doti di organizzazione dei membri del tuo team.

9. Utilizza un buon software per la gestione dei progetti

Ormai avrai capito quanto un software per la gestione dei progetti sia fondamentale per organizzare il tuo lavoro nei minimi dettagli, soprattutto se le attività comprendono più dipartimenti e coinvolgono un gran numero di membri del team.

Se ti trovi davanti a progetti complessi, la soluzione perfetta è quella di ricorrere a un software funzionale, che ti permetta di ospitarli tutti in un unico spazio per evitare di dover effettuare continui login e logout da un software all’altro, limitando così il rischio di errori. L’importante è che si tratti di un sistema intuitivo e semplice da utilizzare, così che tutti possano usufruirne senza problemi.

Grazie all’aiuto di un software di questo tipo potrai impostare le attività necessarie al raggiungimento dell’obiettivo finale, seguire lo stato di avanzamento del lavoro, organizzare e archiviare i file condivisi, ottimizzare la gestione delle risorse e molto altro: le potenzialità sono davvero tantissime! Con un po’ di pratica risulterà sempre più semplice lavorare su più fronti e anche lavorare a un numero maggiore di progetti ti sembrerà più facile che mai.

Inizia subito a gestire i tuoi progetti con efficacia

Se sei arrivato fin qui, avrai sicuramente imparato qualcosa su come gestire più progetti contemporaneamente. Se anche sulle prime la mole di lavoro dovesse confonderti, non disperare: con il tempo e l’esperienza imparerai presto a organizzarti per rendere sempre al massimo.

Non dimenticare di fare tesoro di questi consigli: grazie a un software valido e completo potrai cominciare a gestire i tuoi progetti al massimo dell’efficacia. Inizia con Bitrix24 fin da oggi e approfitta delle sue fantastiche funzionalità!