Come gestire la pianificazione di appuntamenti per saloni di bellezza, cliniche e studi professionali

Un tempo saloni estetici, parrucchieri, cliniche mediche e professionisti prendevano appuntamenti in modo del tutto manuale con la classica agendina. Naturalmente, anche il più piccolo errore poteva essere un disastro. Ad esempio, due clienti con la prenotazione allo stesso orario subirebbero sicuramente un disservizio. Grazie alla tecnologia le cose sono cambiate e quell'agenda è stata sostituita da applicazioni e software. In questo articolo parleremo nel dettaglio di questo aspetto organizzativo importante per molte attività.

Applicazione per gestire appuntamenti, perché è importante

Per attività come quelle di centri estetici, parrucchieri e barbieri, cliniche mediche e altri professionisti, una corretta ed efficiente gestione degli appuntamenti è fondamentale perché tutto proceda nel modo giusto. Una pianificazione ottimale è indispensabile sia per rendere più efficiente l'attività professionale che per migliorare l'esperienza e il trattamento dei propri clienti.

Grazie alle moderne tecnologie, gli impegni non devono essere più organizzati in modo manuale, con la classica agendina citata in introduzione. Esistono applicazioni e software molto efficienti che permettono di far sì che gli appuntamenti della giornata siano perfettamente organizzati e che gli utenti non debbano sottoporsi ad attese molto lunghe come spesso accadeva quando il processo era manuale.

Il ruolo dei CRM nella pianificazione degli appuntamenti

La gran parte delle aziende e dei professionisti possiede oggi un CRM, ovvero un software per la gestione delle relazioni con i clienti. In questo software sono inserite molte informazioni relative ai clienti, a partire da quelle di contatto e, nelle versioni più avanzate, come nel caso del CRM di Bitrix24, è possibile avere a disposizione una serie di funzioni, anche automatizzate, che vanno dall'invio di newsletter, a funzioni per la chiamata degli utenti, notifiche automatizzate e messaggi.

Oggi tale strumento può essere integrato con i software di pianificazione degli appuntamenti. Questo consente di avere a disposizione in ogni momento i dati dei clienti, di mandare loro dei promemoria per rammentare l'appuntamento, di contattarli in modo veloce in caso di ritardi. In altre parole, la gestione degli appuntamenti non è più un'attività isolata e la sua integrazione con il CRM permette che il rapporto tra azienda o professionista e cliente possa avvenire in modo soddisfacente per entrambe le parti.

Un esempio ottimale di integrazione tra software per la pianificazione degli appuntamenti e CRM è costituito dalla piattaforma all-in-one Bitrix24, che consente non solo di importare automaticamente gli appuntamenti in calendario, ma anche di gestirli in modo efficiente con promemoria via SMS, e-mail, vista giornaliera, settimanale e mensile, gestione degli incarichi collegati agli appuntamenti con un determinato cliente. Oltre alla presenza di un CRM integrato, va segnalata la possibilità di gestire gli appuntamenti con un dispositivo mobile tramite l'apposita app e di avere a disposizione molteplici strumenti aggiuntivi di automazione del marketing, di gestione dei progetti e persino di poter contare sull'ausilio di CoPilot, un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale.

Caratteristiche principali delle soluzioni di scheduling e dei sistemi di prenotazione online

I software di pianificazione permettono di organizzare in modo efficiente il calendario degli appuntamenti con i clienti. Tra le loro caratteristiche principali possiamo citare:

• Impostazione degli orari in cui vengono accettati gli appuntamenti.
• Organizzazione degli appuntamenti tenendo conto della durata di ogni singolo incontro con un cliente.
• Promemoria e notifiche sia ai responsabili che ai clienti per ricordare gli appuntamenti imminenti.
• Possibilità di usare anche un dispositivo mobile.
• Possibile integrazione con altri software.
• Possibilità di annullare e riprogrammare gli appuntamenti.

Inoltre, aziende e professionisti possono anche consentire le prenotazioni online, rendendo così ancora più efficiente il processo. In questo caso, il cliente vedrà quali orari sono disponibili per la prestazione scegliendo quello che preferisce. È possibile anche integrare i sistemi di prenotazione online con dei metodi per i pagamenti. In questo caso, il cliente può pagare già dal momento della prenotazione.

Una volta finalizzata la prenotazione, il calendario viene immediatamente sincronizzato. Questo consente ai responsabili delle aziende, ai protagonisti e ai loro collaboratori di avere un calendario degli appuntamenti costantemente aggiornato.

Settori di applicazione

Anche se i software per la pianificazione degli appuntamenti possono essere utilizzati da qualsiasi azienda, non c'è dubbio che vi siano alcune attività per le quali tale funzionalità diviene ancora più importante. Si tratta di aziende che devono gestire molti appuntamenti ogni giorno, come cliniche estetiche, saloni di parrucchieri, barbieri e studi medici. I software per pianificazione e prenotazioni possono essere però molto utili anche a professionisti come avvocati, medici, geometri e notai.

Strumenti di scheduling per centri estetici e parrucchieri

I centri estetici sono aziende che si occupano della bellezza e del benessere delle persone e ormai da molti anni hanno grande successo in Italia. Anche i parrucchieri sono tra le attività più gettonate e negli ultimi anni la figura del barbiere ha avuto un suo rilancio con il successo dei cosiddetti barber shop. Negli ultimi anni sono nati anche software specializzati e gestionali per parrucchieri ed estetisti come BeautyCheck, Venere Cloud e Wellify.

Un'applicazione per parrucchieri o un software per centro estetico può permette di ricevere prenotazioni anche da smartphone e tablet, inoltre gli strumenti sono ormai quasi sempre in cloud. Ciò significa dal punto di vista pratico che i calendari appuntamenti non vengono salvati su pc aziendali ma nei server del software, potendo così contare su maggiore sicurezza e sulla certezza di non avere perdite di dati e di non saltare nessun appuntamento.

Tramite strumenti di gestione degli incarichi, i software gestionali per centri estetici possono prevedere l'assegnazione automatica di determinati trattamenti ai collaboratori specializzati in essi. Inoltre, in alcuni casi gli utenti possono utilizzare un'app per prenotare l’estetista o il parrucchiere e, se vogliono, effettuare anche il pagamento anticipato.

Software per gestire gli appuntamenti di uno studio medico

Anche uno studio medico, una clinica o un qualsiasi altro centro destinato alla salute possono ricevere un importante ausilio al loro lavoro grazie a software per la gestione degli appuntamenti. Anche in questo caso, accanto ad applicazioni generiche sono presenti software medici specializzati tra i quali possiamo citare MioDottore PRO e Doctor Manager. Esistono anche specifici CRM per clinica e CRM per studio medico come Beebeedoc e Arzamed.

Tra le caratteristiche dei software per gestire gli appuntamenti si può citare la possibilità di inviare promemoria automatici, che può diminuire il tasso di "no show", vale a dire dei clienti che non si presentano. Inoltre, i contatti clienti nei calendari possono essere integrati con le cartelle cliniche ed è possibile utilizzare app di gestione prenotazioni anche da dispositivi iPhone e Android. Un altro vantaggio dato dai calendari degli appuntamenti in tempo reale è la possibilità di gestire meglio le liste di attesa. Se un cliente cancella una sua prenotazione, il software può selezionarne un altro in attesa contribuendo così a rendere la pianificazione delle visite più efficiente.

CRM per studi professionali e automazione appuntamenti per professionisti

Oltre ai software per la gestione degli appuntamenti e i CRM per cliniche estetiche e studi medici dei quali abbiamo già parlato, anche gli strumenti di pianificazione e gestione delle relazioni con i clienti per professionisti sono in grado di interessare una fetta importante di utenti. Tra questi, figure come gli avvocati, i notai, i commercialisti, i consulenti del lavoro e i geometri che si trovano anch'essi a dover gestire quotidianamente appuntamenti con i loro clienti.

Una soluzione CRM per professionisti può venire incontro a esigenze quali:

• Gestione dei clienti e delle loro anagrafiche.
• Gestione di pratiche e progetti con il resto del team.
• Strumenti di invio automatico di comunicazione ai clienti.
• Reportistica e controllo di gestione dell'attività e del fatturato.

Al CRM possono essere integrati tool per la gestione degli appuntamenti e per la prenotazione online. Uno studio di professionisti potrebbe, ad esempio, inserire già nel sito web la possibilità di prenotare, tramite un calendario sincronizzato che mostri le disponibilità. Questo sistema può anche essere integrato con la possibilità di chiedere una caparra anticipata tramite l'uso di un metodo di pagamento online.

Integrazione con altri strumenti

I software per la gestione degli appuntamenti possono anche essere integrati con prodotti di terze parti, in modo da rendere il loro utilizzo ancora più efficiente. Chi usa Google Calendar, ad esempio, può avere a disposizione la sincronizzazione in tempo reale della propria agenda con il potente strumento messo a disposizione dall'azienda californiana. Come si è già accennato, inoltre, i software per le prenotazioni online di appuntamenti possono essere integrati con processori di pagamento popolari come PayPal, Stripe, Apple Pay e Google Pay.

Vantaggi dei software per gestione degli appuntamenti delle soluzioni per prenotazioni online in Italia

In Italia, ormai, le soluzioni per la gestione degli appuntamenti e per le prenotazioni online non costituiscono più un semplice aiuto per aziende e professionisti, ma sono in molti casi uno strumento imprescindibile per l'aumento della produttività, dell'efficienza e della soddisfazione dei clienti. Approfondiamo ora alcuni vantaggi specifici di questo tipo di applicazioni.

Diminuzione dei costi

Prima della rivoluzione tecnologica avvenuta negli ultimi decenni e amplificatasi in questi anni grazie anche all'ausilio dell'intelligenza artificiale, aziende come cliniche estetiche e parrucchieri o professionisti come gli avvocati e commercialisti dovevano impiegare una parte significativa del loro personale alla gestione degli appuntamenti e delle prenotazioni.

L'automazione della gestione delle prenotazioni e dei promemoria permette di ottimizzare il numero dei dipendenti e di ottimizzare il loro tempo in modo che esso possa essere dedicato ad altri importanti compiti di gestione. Inoltre, la possibilità di inviare promemoria ai clienti che ricordano gli appuntamenti è in grado di ridurre le assenze, che comportano un costo per le aziende.

Personalizzabile e adatto anche per clienti stranieri

I sistemi di prenotazione online possono essere facilmente tradotti in altre lingue e questo consente a cliniche estetiche, parrucchieri e professionisti di intercettare una maggiore clientela straniera, come quella dei turisti che si trovano a soggiornare temporaneamente in Italia.

Follow-up automatici

I follow-up automatici sono un altro vantaggio di questo tipo di software. Ad esempio, una clinica medica o veterinaria può mandare automaticamente un promemoria per un controllo annuale del paziente o per la vaccinazione periodica di un animale domestico. Tale meccanismo aumenta la fidelizzazione dei clienti con riflessi positivi anche sul fatturato dell'azienda.

Intelligenza artificiale, qual è la sua applicazione per gestire gli appuntamenti?

L'intelligenza artificiale sta rivoluzionando la gestione degli appuntamenti grazie anche ai progressi che può apportare ai meccanismi di automazione di tali processi. Grazie alla tecnologia, ad esempio, si può intervenire per ottimizzare gli slot vuoti nel calendario quando un cliente disdice all'ultimo momento.

In termini di programmazione del servizio, può avere un ruolo importante anche grazie alle sue capacità di analisi, prevedendo ad esempio un rischio maggiore di no show per determinati clienti. In questo caso, l'azienda potrebbe decidere di chiedere un anticipo o inviare, anche in modo automatico, promemoria aggiuntivi ai clienti maggiormente a rischio.

Inoltre, in una clinica media l'intelligenza artificiale può essere usata per ottimizzare la pianificazione multi-risorse, ad esempio nel caso di un intervento chirurgico che richiede la partecipazione di diverse figure professionali.

Software di prenotazione, come scegliere il migliore?

Dopo aver parlato dell'importanza delle app di gestione appuntamenti per estetista, medico, professionista e parrucchiere, non si può non considerare l'importanza di usufruire del massimo possibile dei vantaggi dati da questi sistemi scegliendo il software gestionale giusto. Una difficoltà che molti incontrano nella scelta dei servizi da utilizzare riguarda il fatto che potrebbe essere necessario acquisire più di un software per avere a disposizione tutte le funzionalità necessarie, aumentando così la spesa con il rischio di sforare il proprio budget.

In questi casi, la scelta migliore si rivela una piattaforma all-in-one come Bitrix24, che può essere utilizzata come software gestionale per un centro estetico, ma anche come strumento di pianificazione degli appuntamenti e CRM per parrucchieri e barbieri, cliniche mediche e studi di professionisti. Mette a disposizione strumenti per la gestione dei contatti con i clienti, calendari per la gestione degli appuntamenti e tool per l'assegnazione automatica di un determinato cliente a un membro del team, Inoltre, il suo CRM è integrato con strumenti di marketing che permettono di inviare e-mail e promemoria automatici ai clienti e anche di costruire da zero e senza codici il proprio sito web per le prenotazioni online.

Il futuro per la pianificazione degli appuntamenti nel mondo del business

In questo articolo abbiamo visto come software di gestione degli appuntamenti e prenotazioni online per cliniche mediche, strumenti di automazione per saloni di bellezza e applicazioni per la pianificazione dei propri calendari siano ormai utilizzati da moltissime aziende anche in Italia visti i molti vantaggi in termini di migliore organizzazione, riduzione dei costi e maggiore soddisfazione per i propri clienti.

L'agenda di un centro estetico del futuro sarà completamente informatizzata e in cloud e anche prenotazioni e pagamenti dei clienti potranno essere compiuti in automatico. Inoltre, grazie agli strumenti di analisi predittiva delle tecnologie di intelligenza artificiale, si potranno ridurre al minimo o eliminare i tempi morti tra un appuntamento e un altro o evitare che una sovrapposizione faccia aspettare un cliente. Anche la gestione del personale da destinare agli appuntamenti sarà ancora più "smart" e ottimizzata.