Gestire team ibridi: strategie per un’efficace collaborazione ibrida

Il ricorso al lavoro ibrido è da tempo una realtà anche in Italia e sono sempre di più le aziende che lo utilizzano. Un impulso importante, nel nostro Paese, è stato dato nel 2020 dalle norme per contenere la pandemia di Covid 19, che imponevano una distanza sociale per evitare il contagio e che hanno consentito agli italiani di prendere confidenza col lavoro da remoto.

Passata l'emergenza, il lavoro da remoto non è stato del tutto abbandonato, ma si è passati a forme di smart working che prevedono una parte di tempo da trascorrere in azienda e un'altra durante la quale si può lavorare da casa o da altri luoghi differenti dall'ufficio.

Lavoro ibrido, cos'è esattamente

Il lavoro ibrido, conosciuto anche con l'espressione inglese hybrid work, è una forma di organizzazione del lavoro che prevede che i lavoratori trascorrano parte del tempo lavorando a casa e parte invece all'interno dell'ufficio. Il lavoro da casa, chiamato anche lavoro da remoto, può essere solitamente effettuato con pochi strumenti tecnologici a disposizione, come una buona connessione internet, una cam e un microfono.

La strutturazione dell'orario può cambiare di azienda in azienda. Tra i modelli più utilizzati, ci sono:

• Quello in cui è il lavoratore a scegliere autonomamente come ripartire il proprio orario di lavoro.

• Il modello denominato "split-week" che prevede giorni specifici per il lavoro da remoto e per quello in azienda.

• Quello in cui è il manager che sceglie quando il suo team deve essere presente in ufficio.

• Il modello remote-first, che dà priorità alla collaborazione da remoto.

È anche possibile adottare una combinazione di queste opzioni.

Perché i lavoratori apprezzano il modello di lavoro ibrido

Uno dei motivi del successo del lavoro ibrido è collegato al suo alto livello di apprezzamento da parte dei lavoratori. In effetti, aiuta a gestire meglio quello che viene definito "work-life balance", vale a dire l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Nel modello tradizionale, 5 giorni alla settimana chi lavora in un'azienda esce presto la mattina per tornare a casa a pomeriggio inoltrato. In molti casi, rimane poco tempo durante la settimana da dedicare alla famiglia e al tempo libero e questi momenti vanno concentrati nel weekend.

Il lavoro ibrido è un impegno flessibile che consente invece di contemperare meglio vita privata e vita lavorativa. Questo implica anche un minore stress, grazie ai minori spostamenti da effettuare verso il luogo di lavoro, sia che avvengano con la propria automobile che con i mezzi pubblici.

I team di lavoro ibrido hanno vantaggi anche per le aziende

L'aumento del benessere dei lavoratori collegato al lavoro ibrido per i motivi sopra esposti finisce anche per avvantaggiare le aziende, aumentando la produttività dei propri dipendenti. L'aumento della soddisfazione consente anche una maggiore "work retention", vale a dire l'attitudine di un lavoratore a rimanere a lungo nella stessa azienda. In un mercato del lavoro più competitivo, riuscire non solo ad attrarre, ma anche a far rimanere nella propria azienda i migliori talenti rappresenta sicuramente un vantaggio.

Un altro vantaggio da non trascurare riguarda i costi aziendali. Il risparmio può riguardare sia le spese immobiliari, visto che la presenza di un team ridotto può consentire di avere bisogno di minori spazi, che i costi delle bollette riguardanti energia elettrica e riscaldamento.

Sfide e difficoltà nella gestione dei team ibridi

Quando si parla di ricorso al lavoro ibrido da parte delle aziende, va sempre considerato che non è un singolo lavoratore che va gestito, ma spesso un intero team. La gestione può essere complessa e richiede l'adozione di strategie adatte che consentano di gestire il lavoro del team da remoto.

Tra le sfide che un'azienda si trova ad affrontare c'è sicuramente quella che riguarda la coordinazione del lavoro. Soprattutto nel caso in cui la presenza del team in ufficio sia alternata, sarà necessario infatti saper gestire le preferenze dei lavoratori. È necessario poi prevedere frequenti meeting, anche brevi, da remoto e in questo l'app gratuita per le videoconferenze del software Bitrix24 può essere molto utile.

Va anche considerato che alcuni settori non sono adatti al lavoro ibrido. Ad esempio, in campi come quello sanitario, i team ibridi non sono al momento consigliati, anche se il progresso tecnologico potrebbe parzialmente cambiare la situazione.

Vanno poi tenute in conto anche le questioni relative alla sicurezza quando si ha a che fare con team ibridi. È importante considerare che il dispositivo di chi lavora da remoto va tenuto aggiornato e sotto controllo esattamente come i PC aziendali, per evitare intrusioni e perdita di dati. Inoltre, il coordinamento può essere più difficile rispetto a uno scenario tradizionale in cui tutto il team si trova contemporaneamente in ufficio.

Il ruolo del team ibrido e la sua organizzazione

La particolarità del team hybrid è quella di combinare persone che lavorano in ufficio e altre che operano da remoto e, come appena accennato, questo comporta una modalità di organizzazione che tenga conto di questa sfida da affrontare. Come sempre però, le sfide possono essere trasformate in opportunità. Per cominciare, è bene stabilire delle chiare linee guida riguardo alle modalità di lavoro.

I membri del team devono sapere quali software utilizzare, ricevere la giusta formazione sul loro utilizzo, conoscere precisamente le scadenze in modo che, in particolare in una situazione di smart working, possano organizzare il proprio tempo nel migliore dei modi.

Inoltre, anche in caso di lavoro agile in cui i dipendenti hanno libertà di organizzare i propri orari, il responsabile del team dovrebbe comunque verificare la produttività della forza lavoro che sta operando in modalità ibrida.

In un team ibrido inoltre, il senso di appartenenza all'azienda come se fosse una comunità è ancora più importante. Infatti, proprio perché i dipendenti condividono meno tempo insieme negli stessi spazi, il responsabile del team deve fare uno sforzo aggiuntivo perché il rapporto si possa consolidare, anche con attività speciali come incontri ricreativi e altre occasioni conviviali.

Lavoro ibrido, perché bisognerebbe evitare il "proximity bias"

Viene definito "proximity bias" (letteralmente in italiano, pregiudizio di vicinanza) il fenomeno per il quale chi lavora molto tempo da remoto potrebbe godere di minore considerazione rispetto ai colleghi che invece operano nella modalità tradizionale.

Quando si ha a che fare con un team ibrido, soprattutto nel caso che solo alcuni lavoratori trascorrono parte del tempo da remoto, c'è il rischio che un responsabile finisca, anche involontariamente, per dare più attenzioni a chi lavora full time in azienda. Si tratta di un rischio che va evitato, perché potrebbe creare malumori, insoddisfazioni e influire in modo negativo sulla "work retention".

Gestione del lavoro da remoto, il ruolo dell'intelligenza artificiale e delle nuove tecnologie

Non vi è dubbio che la diffusione del lavoro ibrido sia stata facilitata anche dalle nuove tecnologie. Durante l'emergenza pandemica, piattaforme come Zoom hanno fatto sì che i membri dei team di lavoro potessero rimanere in contatto tra loro e con i responsabili dell'azienda.

Anche l'intelligenza artificiale sta aiutando in modo significativo la gestione dei team ibridi, ad esempio con strumenti per il monitoraggio e l'analisi automatica della prestazione dei lavoratori.

Inoltre, la presenza dei software in cloud ha agevolato l'organizzazione dei team ibridi. In questi casi, infatti, i lavoratori non si devono connettere a un software fisicamente installato in azienda, ma possono accedere su un server cloud esterno che consente prestazioni e velocità identiche rispetto a chi sta lavorando in ufficio.

Anche i software di gestione dei progetti costituiscono un importante strumento per l'organizzazione dei team ibridi. Infatti, con un buon software a prescindere da dove si trovi il lavoratore, il team può comunicare, collaborare, condividere file.

Perché comunicazione e collaborazione di un team ibrido possano procedere di pari passo e senza intoppi, può essere molto utile una piattaforma come Bitrix24, che contiene in un unico software in cloud strumenti ibridi per le videoconferenze, la messaggistica istantanea e differita, strumenti per il lavoro collaborativo come quelli per la condivisione di documenti, video e altri file con ben 5 giga di spazio di archiviazione anche nella versione gratuita.

Best practice per la gestione dei team ibridi

La gestione di un team ibrido presuppone strategie mirate e un approccio che tenga conto delle peculiarità di questo metodo di lavoro. Tra queste possiamo indicare:

• Stabilire regole chiare e condivise per tutti i membri del team.

• Una comunicazione aperta e chiara, con brevi meeting da organizzare anche da remoto, sia individuali che di gruppo.

• Una corretta formazione e corsi di aggiornamento costanti.

• Un'attitudine del team manager alla risoluzione di ogni conflitto interno che dovesse insorgere e anche nella prevenzione degli stessi.

• Riconoscere e premiare i risultati dei membri del team, anche per la parte di lavoro svolto da remoto.

Come già accennato, è anche importante effettuare un monitoraggio costante del lavoro del team per intervenire tempestivamente quando necessario.

Cultura del gruppo in un ambiente di lavoro ibrido

La cultura del gruppo è un aspetto fondamentale in un team ibrido, ancora di più che in uno tradizionale, per mantenere un forte senso di appartenenza all'azienda, ai suoi lavori e alla sua mission. Perché si possa sviluppare e rafforzare, è cruciale la presenza di un ambiente di lavoro che sia il più possibile collaborativo e inclusivo.

È bene sottolineare ancora una volta l'importanza della comunicazione, non solo tra tutti i membri del team ma anche tra datori di lavoro, responsabili e dipendenti. La presenza di un cospicuo tempo di lavoro da remoto potrebbe infatti, anche in modo inconscio e involontario, spingere i team manager a trascurare la comunicazione costante e questo potrebbe far sorgere incomprensioni. La cultura del gruppo deve naturalmente adattarsi alla modalità di lavoro ibrido e tenere conto delle sue peculiarità.

Hybrid work e produttività, cosa dicono i dati

Flessibilità e maggiore soddisfazione dei dipendenti possono avere un effetto benefico quando si lavora con un team ibrido. Uno studio del 2024 dell'Università di Stanford sottolinea come un esperimento, effettuato su 1600 lavoratori di una compagnia cinese che lavora nel settore, abbia fatto emergere che la produttività dei dipendenti che lavoravano alcuni giorni da remoto non era stata inferiore rispetto ai colleghi impiegati full time in ufficio.

Ancora più importante il dato secondo il quale i lavoratori passati alla modalità ibrida si fossero dimessi in una percentuale inferiore del 33% rispetto agli altri. Dunque, rispetto ad alcune perplessità sollevate anche da manager autorevoli, come nel caso di Elon Musk, i dati a disposizione sembrano al momento smentire le preoccupazioni riguardo a produttività ed efficienza dei team ibridi.

Il lavoro dei team ibridi in Italia

Il lavoro ibrido sta conquistando sempre più spazio anche in Italia. Già nel 2022, un rapporto di Inapp aveva osservato come il 76,5% dei lavoratori e il 55% delle aziende che avevano sperimentato il lavoro da remoto volessero prolungarlo. Negli ultimi anni, stanno sperimentando team ibridi grandi aziende come Intesa San Paolo, Assicurazioni Generali e Sky. Anche Lavazza e Vodafone hanno operato in questo senso negli ultimi anni.

Per quanto riguarda le PMI, anche se il ricorso al lavoro ibrido può incontrare maggiore resistenza sia per una cultura del lavoro pregressa che per preoccupazioni organizzative, è verosimile che anche grazie all'evoluzione tecnologica aumenteranno gradualmente l'alternanza tra lavoro in ufficio e da remoto.

Strumenti di team working come scegliere il migliore software per il lavoro dei team ibridi

Se un freno per la diffusione più capillare del lavoro ibrido nelle PMI sono spesso le preoccupazioni sulla possibilità di lavorare in modo efficace, è bene sottolineare come ormai siano presenti sul mercato soluzioni all-in-one alla portata del budget anche di imprese medie e piccole.

È il caso di Bitrix24, che prevede anche una versione gratuita (e non una semplice demo) per iniziare senza limiti di utenti e che mette a disposizione strumenti integrati che consentono di non utilizzare nessun altro software esterno. All'interno della piattaforma infatti sono presenti strumenti di gestione del personale, per le videoconferenze e i meeting e per la gestione avanzata dei progetti, ma anche molti altri tool come un CRM, un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale, applicazioni per l'automazione del marketing e persino un website builder per costruire senza codice il proprio sito aziendale.

Gestire team di lavoro ibridi, alcune conclusioni

Come abbiamo visto, se durante la pandemia il lavoro da remoto era stato una necessità, il ritorno alla normalità ha spinto comunque molte aziende e lavoratori a optare per una forma intermedia rispetto al lavoro full time in ufficio e quello totalmente da casa. Questo fenomeno ha fatto crescere l'attenzione, anche in Italia, rispetto alla gestione e organizzazione ottimale dei team ibridi. Con le giuste strategie e tecniche di comunicazione di gruppo e un buon supporto tecnologico, l'esperienza con un team ibrido può essere altrettanto soddisfacente rispetto a un gruppo di lavoro tradizionale.