Come delegare incarichi e responsabilità

Per alcuni manager delegare gli incarichi risulta difficile e, per la maggior parte, il problema non è legato tanto alla delega in sé ma piuttosto al dover rinunciare alle responsabilità. Tuttavia, è importante sapere che delegare gli incarichi non significa necessariamente rinunciare a tutto o scaricare il barile.

In qualità di manager, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di promuovere o trasferire ad altri ruoli tutti i membri del team entro un anno. Non vi è testimonianza più grande circa le tue capacità di leader e talent developer della promozione di un membro del tuo team, anche in caso di una mossa laterale. Per cominciare, puoi affidare loro responsabilità al di fuori delle loro mansioni standard.

Anche se alcuni membri del tuo team non sognano una promozione nel breve periodo o non la desiderano proprio, e sono felici della propria posizione attuale per il resto della loro permanenza in azienda, puoi comunque delegare loro delle responsabilità. Dimostrare fiducia e formarli da questo punto di vista potrebbe incoraggiarli a puntare più in alto e a un futuro migliore.

Un semplice incarico può fare miracoli per quanto riguarda la fiducia del singolo individuo e il risultato potrebbe sorprenderti. Se vuoi iniziare a invitare i membri del tuo team a esplorare quanto possono essere efficaci al di fuori delle loro solite funzioni lavorative, ti consigliamo la lettura di questo articolo.

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Quali incarichi dovresti delegare?

Prima di capire come delegare gli incarichi, è importante determinare quali possono essere delegati e quali no. Gli incarichi che richiedono un accesso speciale a strumenti per valutazione della qualità, emissione di azioni correttive, assunzione e licenziamento generalmente non possono essere delegati. Tuttavia, puoi sempre delegare incarichi ripetitivi, che richiedono tempo o competenze specifiche. Di seguito, qualche esempio:

• Inserimento di dati, come aggiornamento di lead nel CRM
• Organizzazione di riunioni (invio inviti, prenotazione sede e attrezzature, creazione ordine del giorno)
• Manutenzione dei tracker del team e di altri documenti condivisi
• Incarichi che non sono il tuo forte come il design artistico, la codifica minima o la scrittura creativa.

1. Identifica i tuoi punti di forza 

Una delle prime cose che dovresti fare ogni volta che il tuo team si allarga è tenere una sessione di coaching individuale per scoprire quali sono gli obiettivi in azienda di ognuno di essi e capire dove si vedono tra un anno o anche sei mesi. I loro obiettivi diventano quindi i tuoi obiettivi e parte del tuo lavoro sarà sostenere le loro ambizioni e fornire loro una guida per perseguirle. Tutte le informazioni ottenute attraverso questa conversazione saranno utili per capire come delegare loro gli incarichi.

Alla fine, nel corso del loro impiego, potrai individuare personalmente le aree in cui sono più bravi, i loro punti di forza. Questo deve essere preso in considerazione all’interno del piano di delega per identificare, oltre ai punti di forza, i loro talenti e interessi. Valorizza i loro punti di forza affidando loro incarichi che possano portare a termine con successo.

2. Imposta le basi 

Rendi ufficiale il processo di delega stabilendo le regole di base con i membri della tua squadra prima di delegare loro responsabilità. Falli accomodare e spiega loro di cosa si tratta e cosa devono fare esattamente. Fai capire loro che ti fidi e che credi nelle loro capacità tanto da sapere che possano svolgere ciò che stai loro assegnando. In questo incontro devi definire le tue aspettative. 

Chiarisci quali siano gli obiettivi per l’incarico e le responsabilità assegnate e spiega quale sia il risultato desiderato. Documenta questa conversazione e ottieni il loro consenso invitandoli a firmare le note della riunione. Parte dell’efficienza della delega degli incarichi è legata alla creazione di un senso di responsabilità quando si legittima l'incarico.

3. Rimani in contatto

Non si tratta di microgestione, ma di far sapere ai membri del tuo team che, in caso di domande, dubbi o necessità di chiarimenti, possono sempre contattarti. E la stessa cosa avviene quando si vuole verificare lo stato di avanzamento dell’incarico assegnato, la qualità del lavoro svolto e il rispetto della scadenza fissata. Parte del processo prevede comunicare in ogni momento, offrire assistenza, se necessario, e assicurare i dipendenti che la tua porta è sempre aperta.

Alcune persone potrebbero sentirsi isolate con l'assegnazione di un incarico specifico e i tuoi regolari controlli permetteranno di aumentare il senso di inclusione e supporto. Bitrix24 dispone di eccezionali strumenti di comunicazione che puoi utilizzare per colmare le distanze, fornire supporto e incoraggiamento, indipendentemente da dove si trovino i membri del tuo team.

4. Comprendi quando sia meglio intervenire 

Proprio come i manager sono riluttanti a delegare responsabilità, allo stesso modo lo sono i rispettivi dipendenti quando si tratta di ammettere di trovarsi in una situazione difficile e non sapere come uscirne. Il trucco non è farli sentire sotto esame, ma è importante sapere quando dargli una mano non appena diventa evidente che ne abbiano bisogno. Parte di questo processo consiste nell'essere attenti a dettagli come un leggero cambiamento nel comportamento, un silenzio scomodo o una traccia di disagio sul viso.

Gestisci il loro carico di lavoro, soprattutto quando sai che hanno già troppa carne al fuoco, per evitare di sopraffarli. Il burnout può vanificare lo scopo della delega. Sii sensibile nel decidere quando e come intervenire e ricorda che devi offrire aiuto senza offendere.

5. Dimentica il “perfetto”

Non c'è niente di più soddisfacente di riuscire a fare qualcosa bene al primo tentativo. O, almeno, renderlo “perfetto” la prima volta che lo si fa. Delegare gli incarichi è un modo per formare le persone che compongono la tua squadra, per prepararle al prossimo grande step. In generale, aspettarsi la perfezione ogni volta che si assegna loro un incarico non è mai una buona cosa. 

Prendi in considerazione la possibilità che vi siano degli errori e riserva del tempo a revisioni e verifiche. Assicurati di spiegare cosa stai facendo passo per passo e di verificare che il team lo comprenda. Questo permetterà al tuo team di raggiungere ottimi risultati.

6. Preparali per il successo 

Mentre lasci al tuo team tempo e spazio per commettere errori, assicurati che la persona a cui stai delegando gli incarichi ne sia all'altezza. Ciò include fornire coaching e mentoring adeguati, nonché il corretto accesso agli strumenti di cui potrebbero aver bisogno. È possibile che non abbiano familiarità con gli strumenti di cui hanno bisogno per lo svolgimento dell’incarico, quindi fornisci loro anche materiali di riferimento. 

Assicurati che la tua knowledge base sia aggiornata con tutti i suggerimenti e gli how-to. Infine, oltre a garantire la disponibilità di strumenti e risorse, assicurati che dispongano degli accessi necessari.

7. Fornisci istruzioni specifiche

Ti ricordi quel gioco in cui si bendava un compagno di squadra, a cui poi si davano le indicazioni per svolgere delle azioni e la prima squadra che completava l'attività vinceva? Ecco cosa significa delegare le responsabilità. Solo che questa volta non dovrai né urlare né bendare qualcuno. Assicurati di essere chiaro e conciso quando dai le istruzioni, concentrati sui risultati desiderati invece di dire loro come eseguire l’incarico.

A proposito di incarichi, Bitrix24 può aiutarti a mantenere i membri del tuo team allineati con obiettivi e scopi prestabiliti.

8. Esamina i risultati e fornisci dei feedback

Una volta completato l’incarico, assicurati di controllare lo stato del lavoro. Bitrix24 può aiutarti a monitorare l'efficienza del lavoro svolto, così non dovrai preoccuparti. Verifica la qualità, il completamento e la tempestività. Se qualcosa deve essere rivisto o rifatto, puoi mandare indietro il lavoro e chiedere di fare una revisione. Dare la possibilità di rivedere secondo le necessità e apportare le correzioni necessarie rafforza il senso di responsabilità. 

Dopo aver effettuato tutte le revisioni, ricorda che è importante fornire un feedback. Puoi scegliere tra i seguenti metodi per vedere quale ti si addice meglio:

• Sandwich: posiziona la critica tra complimenti ed elogi per concludere la sessione di coaching con una nota positiva.
• Funnel: consiste in 5 fasi che iniziano con la definizione degli obiettivi e terminano con una linea d’azione.
• Fuel: anagramma di Frame the conversation, in italiano ‘inquadrare la conversazione’, Understand the current state, ‘comprendere lo stato attuale’, Explore the desired state, ‘analizza lo stato desiderato’ e Lay out a success plan, ‘crea un piano di successo’.

9. Festeggia i traguardi

Sono poche le cose migliori di una pacca sulla spalla con tanto di "ottimo lavoro". Una volta che l’incarico viene completato e verificato ed è pronto per essere inviato o consegnato, celebra il traguardo raggiunto. Non serve che venga fatto in grande stile, alcune persone apprezzano un semplice elogio, anche in privato. Puoi tuttavia dimostrare il tuo apprezzamento al resto del team, o anche all'azienda, se lo desideri. Puoi mettere in risalto il risultato nella bacheca del team, inviare un kudo per e-mail e puoi tenere a mente quel membro del team per la prossima volta che avrai un incarico simile. Crea e includi nella tua guida su come delegare gli incarichi un elenco di persone affidabili.

10. Metti insieme i pezzi

Una volta conclusi i festeggiamenti, è bene tenere un'altra sessione di coaching individuale per scoprire cosa abbia imparato il dipendente, cosa vorrebbe fare diversamente la prossima volta e cosa pensa dovrebbe cambiare nello sviluppo complessivo dell’incarico. Condividi anche i tuoi pensieri, presenta alcune statistiche, se necessario, per mostrare loro quanto sono stati efficaci ed efficienti. 

Per completare il processo, documenta questo coaching proprio come hai fatto con quello iniziale. Compila la tua guida e archiviala nel drive aziendale in modo che tutti possano accedervi se hanno bisogno di aiuto su come delegare le attività.

Delegare per essere mentore e manager

Delegare gli incarichi può essere un buon modo per testare le capacità, la motivazione e la determinazione del tuo team. Puoi anche mettere alla prova la tua pazienza, la fiducia nei confronti dei tuoi dipendenti e quanto sei disposto a condividere con gli altri in termini di mole di lavoro da svolgere. A volte può essere scoraggiante e frustrante, ma le ricompense superano di gran lunga i mal di testa.

Non solo stai formando futuri leader, istruendoli e incoraggiandoli, ma avrai anche molto più tempo per dedicarti ad attività più importanti come guidare il resto del team verso il successo e formare collaboratori più produttivi nell'azienda. E da lì, il ciclo continua fino a quando non avrai un nuovo team con nuove assunzioni dalla faccia fresca e gli occhi brillanti.

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Perché è importante delegare gli incarichi? 

Essere in grado di delegare gli incarichi offre l'opportunità di guidare il tuo team attraverso momenti di insegnamento e l'unico modo per delegarli è semplicemente farlo.

Non pensare troppo e non microgestire, non importa quanto possa essere difficile, soprattutto all'inizio. Scegli prima gli incarichi più facili da delegare, quelli che non richiedono l'accesso a file e strumenti di gestione. Più eserciterai questa abilità, più il processo diventerà agevole.

Delegare incarichi e responsabilità non significa essere incapaci e non si tratta nemmeno di rinunciare a potere o autorità. Delegare può essere un modo efficace di ottenere risultati ottimali, puntare più in alto e ottenere prestazioni migliori sul posto di lavoro. Quando deleghi le responsabilità, stai dando al tuo team un'idea di cosa possono ottenere e di cosa sono capaci.