L’AI che si auto-elimina: riduci gli strumenti, mantieni i benefici

La corsa all'implementazione dell'AI nella propria impresa si può trasformare in una vera e propria "tassa sull'attenzione" che porta via tempo, energie e risorse. In questo articolo ti spiegheremo perché l'efficienza operativa non nasce dall'accumulo di strumenti basati su AI, ma dalla razionalizzazione della tech stack e perché le aziende tagliano il superfluo per mantenere solo gli strumenti che danno reali benefici.

Intelligenza artificiale, le ragioni del suo successo nell'uso aziendale

L'intelligenza ha ormai smesso di essere una semplice promessa futuristica per diventare una realtà concreta nelle nostre vite di tutti i giorni.

Anche se nelle piccole e medie imprese italiane il suo uso non è ancora capillare come ci si potrebbe aspettare, la crescita dell'adozione è palpabile. Sempre più imprese scelgono l'IA per assistenza clienti, analisi dei dati, supporto nel processo decisionale, soluzioni automatizzate di marketing e molte altre attività.

Il segreto del suo successo è legato alla riduzione dei lavori ripetitivi, alla possibilità di prendere decisioni più rapide e basate sui dati, alla possibilità di un miglioramento dell'esperienza cliente e alle sue applicazioni in campi cruciali come marketing e HR.

Dopo l'entusiasmo iniziale, oggi la vera sfida non è solo adottare nuove IA, ma saper selezionare tecnologie e software che sono davvero utili, rinunciando a quelle che non aggiungono produttività ed efficienza.

Perché la razionalizzazione della tech stack è importante

In questi anni, i progressi della tecnologia hanno generato una corsa all'adozione di nuovi strumenti digitali, compresi quelli basati su intelligenza artificiale.

In molti casi, questo entusiasmo ha portato a creare una "tech stack" (o, in italiano, uno stack tecnologico) molto complessa, composta di software non sempre integrati tra loro. Tale accumulo di tecnologia rischia di trasformarsi presto in un ostacolo per la reale efficienza operativa.

Razionalizzare la tech stack significa liberare l'azienda e i suoi processi produttivi da un peso morto che a volte finisce col rendere più complesso il lavoro invece che più semplice e rapido. In questa attività di razionalizzazione, dovresti mantenere solo gli strumenti che apportano reali benefici ed eliminare i "rami secchi" che stanno rendendo più difficile il tuo lavoro.

Ottimizzazione degli strumenti AI, l'importanza dell'audit

Per compiere questo processo di razionalizzazione ed eliminare gli strumenti necessari, è importante fare un vero e proprio audit periodico. Un processo di audit valuta uno per uno tutti gli strumenti, ne analizza il contributo al lavoro e misura l'effetto che ognuno di essi ha su produttività e ricavi. Questo controllo dovrebbe rispondere a domande come:

• Questo strumento riduce il lavoro manuale dei dipendenti almeno del 20%?
• Incide in modo positivo sulle conversioni, sulla qualità dei dati e sui tempi di lavoro?
• Lo strumento AI si integra bene nel nostro stack tecnologico?

Un audit di questo tipo consente alle aziende di ridurre inefficienze legate a software poco utili o male integrati con il vantaggio aggiuntivo di ottimizzare budget e costi legati ai propri strumenti tecnologici.

Un ausilio utile per questo tipo di audit può essere CoPilot di Bitrix24, che consente di monitorare quali tool, applicazioni e funzioni stanno creando davvero valore. Ad esempio, se un'applicazione non riduce il lavoro manuale almeno del 20% o non aumenta le conversioni almeno del 10%, CoPilot la segnala per la dismissione. Inoltre, CoPilot è in grado di analizzare i flussi di lavoro segnalandoti cali di efficienza e le ragioni alla loro base.

Meno strumenti, più risultati

Riducendo gli strumenti in azienda, non rinuncerai all'innovazione. Si tratta al contrario di un processo che ti consentirà, avendo meno tool, di eliminare la frammentazione dei dati e la duplicazione di alcune attività, oltre a snellire la formazione interna all'azienda.

Un tech stack snello permette anche di sviluppare automazioni più robuste, migliorare trasparenza, efficienza operativa e liberare tempo per i dipendenti del team, che può essere utilizzato per migliorare strategie e creatività.

Alcune imprese hanno deciso di consolidare in un'unica piattaforma strumenti che prima erano sparsi in software differenti, come il CRM, i tool per la gestione dei progetti, le app per la comunicazione interna, il marketing e il social selling automatizzato.

Anche la centralizzazione di analisi delle performance, servizio clienti e lead generation può consentire di ottimizzare le attività riducendo, anche tramite l'automazione, il rischio di errori e i colli di bottiglia.

Standardizza i prompt per reparti e progetti

Standardizzare prompt e istruzioni AI può essere fondamentale per mantenere coerenza tra i vari reparti aziendali e i differenti progetti, ad esempio quando vengono utilizzate nuove automazioni del marketing, strumenti per la generazione dei contenuti sui social media, comunicazioni e analisi dei dati automatizzata. Con la definizione di linee guida condivise per tutti i dipendenti e template per i prompt AI, potrai ottenere vari vantaggi:

• Tutti i dipendenti lavoreranno su linee guida e prompt comuni, uniformando analisi, contenuti prodotti dall'AI e tono di voce.
• Si ridurrà il margine di errore, tramite la condivisione e il testing dei prompt da parte di tutti i dipendenti.
• L'onboarding dei nuovi dipendenti diventerà più rapido perché potranno contare su linee guida e prompt già strutturati.
• Misurazione dei risultati e confronto tra progetti saranno più facili vista l'uniformità garantita dalla standardizzazione.

La standardizzazione dei prompt oggi rappresenta una delle nuove frontiere della curation dell'intelligenza artificiale, un approccio all'AI che si propone di utilizzare questa tecnologia per selezionare, organizzare e presentare contenuti o dati rilevanti superando la scelta manuale degli stessi.

Tuttavia, si fonda sui prompt, sull'intervento dei dipendenti e la condivisione delle esperienze tra i membri del team può renderla più efficiente.

Handoff intelligenti: quando l’AI riconosce i propri limiti

Anche l'automazione più performante ed efficiente oggi non può sostituire l'apporto umano. Quando emergono dati critici o particolarmente delicati, o problemi di sicurezza significativi, è necessario che un supervisore possa intervenire.

Anche nell'attività legata al servizio clienti c'è necessità di un intervento dei membri del team e non può essere totalmente lasciata a meccanismi di automazione. La vera innovazione degli ultimi tempi sta nella capacità dell'AI di riconoscere quando fermarsi e passare la staffetta alle risorse umane.

Ecco come funziona questo meccanismo, ad esempio, nel servizio clienti:

• Gli algoritmi di automazione monitorano costantemente i dati e assegnano un livello di sicurezza (denominato in inglese confidence score).
• Quando il confidence score scende sotto un determinato limite, la risposta non viene proposta all'utente, ma la questione viene girata a un operatore umano o un team di esperti.

Questi passaggi non sono una semplice "via di fuga", ma una strategia progettata dalle organizzazioni per salvaguardare la qualità del servizio clienti e il rapporto con loro. In un sistema evoluto, l'AI poi traccia tutto il contesto e fornisce un log dettagliato dell'esperienza con il cliente in modo che questa possa essere analizzata.

È importante quindi assicurarsi che l'hand-off tra tecnologia e personale umano sia razionalizzato e reso più efficiente.

Digital marketing e ottimizzazione dello stack tecnologico: quali obiettivi per le imprese italiane?

La trasformazione digitale in Italia ha tra gli altri obiettivi anche quello dell'aumento dell'efficienza operativa grazie all'AI. Aziende internazionali come Uber hanno già posto al centro del loro approccio allo stack tecnologico l'obiettivo di ridimensionarlo per avere a disposizione strumenti realmente utili e integrati tra loro.

Anche le aziende italiane dovrebbero andare verso questa direzione, in un settore cruciale come quello del marketing digitale, con questi obiettivi e passaggi:

• Riduzione del numero dei tool utilizzati. Tramite una diminuzione degli strumenti utilizzati dopo un audit, puoi semplificare i flussi di lavoro e i processi produttivi.
• Maggiore velocità nel lancio delle campagne. Tramite l'utilizzo di piattaforme all-in-one puoi diminuire i passaggi manuali nel lancio di nuove campagne e pubblicità grazie a strumenti perfettamente integrati in modo nativo.
• Aumento dei tassi di conversione senza perdita di profitti. La semplificazione dei workflow relativi al digital marketing offre dati più chiari e metriche misurate con più facilità.
• Collaborazione tra reparto vendite, marketing e IT. Uno stack ottimizzato può favorire il dialogo tra i reparti, migliorare la qualità delle attività digitali e offrire più tempo per le iniziative strategiche.
• Maggiore agilità nella gestione delle automazioni. Sistemi di automazione integrata consentono più rapidità nell'adattamento delle strategie digitali, nell'ottimizzazione delle campagne e nella gestione dei lead.

Una riduzione razionale dei software AI può consentire di mantenere solo strumenti davvero utili e ben integrati tra loro, migliorando così anche efficienza e produttività.

Il valore delle metriche condivise: perché possono migliorare collaborazione, coinvolgimento e risultati

Anche se ci troviamo in un momento storico in cui tutti i progetti dovrebbero essere monitorati digitalmente, viene spesso sottovalutata l'importanza di avere metriche condivise. L'ottimizzazione dei software, privilegiando gli strumenti tra loro ben integrati e capaci di scambiarsi informazioni ed eliminando gli altri, può consentire anche di raggiungere questo obiettivo.

Tramite metriche condivise tra marketing e vendite, è più facile trovare soluzioni ed elaborare strategie comuni. I team possono confrontare i loro risultati, fare test su nuove idee e progetti, migliorare i workflow e affinare le automazioni.

Inoltre, le metriche unificate e condivise rendono più facili gli audit, il rispetto delle policy interne e l'analisi della compliance con le normative nazionali ed europee. Inoltre, quando i dati sono chiari e condivisi, è più semplice elaborare le proprie strategie di comunicazione rivolte a clienti e stakeholder.

Le metriche condivise rendono più facile misurare e comunicare ogni obiettivo, come la riduzione del carico manuale, l'aumento delle conversioni, l'accelerazione del lancio di un prodotto o servizio o l'aumento della qualità dell'assistenza clienti.

Guida alla scelta dei software per l'ottimizzazione dello stack tecnologico

La scelta del software per l'ottimizzazione dei software AI e per la razionalizzazione del proprio tech stack può rappresentare un passaggio cruciale per un'azienda. L'obiettivo non dovrebbe essere solo quello di aggiungere nuove funzionalità, ma soprattutto di individuare delle soluzioni che si integrino con l'ecosistema tecnologico già esistente.

Si tratta di un processo non sempre facile, perché quando si deve valutare se introdurre un nuovo software è necessario un controllo accurato rispetto alla compatibilità e alla possibilità di integrazione con quelli già in uso.

Un sistema più semplice e razionale può puntare su una piattaforma all-in-one che metta a disposizione in un unico software la gran parte degli strumenti AI dei quali hai bisogno. Bitrix24 risponde a questa esigenza perché contiene al suo interno un CRM e strumenti per la gestione dei progetti, l'automazione del marketing, la collaborazione interna al team, il social selling, la gestione e la condivisione dei documenti. Un vantaggio aggiuntivo è la presenza dell'assistente virtuale CoPilot, che può, tra le varie funzionalità, essere usato per audit interni, suggerire ottimizzazioni e permettere di standardizzare i prompt per l'IA.

Alcune conclusioni

L'intelligenza artificiale può costituire un ausilio importantissimo per l'aumento dell'efficienza e della produttività delle aziende, ma affinché il suo uso sia davvero efficace è necessario che gli strumenti siano scelti con criterio e integrabili con lo stack tecnologico già esistente. Tramite audit regolari puoi occuparti della riduzione degli strumenti AI superflui e ottimizzare l'uso della tecnologia a disposizione della tua azienda. Puntare su piattaforme integrate e metriche condivise può consentirti di cavalcare la trasformazione digitale ricevendo il meglio e proiettandoti in modo efficace nel futuro.

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