OKR trimestrali all’italiana: una guida pratica sprint-ready per le PMI

Il mercato, anche in Italia, sta diventando sempre più competitivo e molte piccole e medie imprese si pongono l'obiettivo di migliorare la propria produttività tramite strumenti che permettano loro di misurare i propri risultati in maniera efficiente. In questo articolo parleremo di come gli OKR trimestrali, adattati alla cultura imprenditoriale italiana e alle specificità delle nostre PMI, possano costituire un fattore di crescita per le nostre imprese, esaminando anche in dettaglio cosa sono e a cosa servono questi strumenti.

OKR per le PMI aziendali: cosa sono e cosa intende John Doerr con "measure what matters"

L'essenza della metodologia OKR è stata sintetizzata da John Doerr nel suo libro "Measure what matters". Il concetto, che si può tradurre in italiano con "misurare ciò che conta davvero", indica l'obiettivo di misurare solo le metriche che riflettono con precisione il progresso verso gli obiettivi e le strategie aziendali.

Il termine OKR è un acronimo delle parole inglesi "Objectives and Key Results", vale a dire obiettivi e risultati chiave. In questo senso, gli obiettivi indicano la direzione verso cui l'azienda vuole andare. Dovrebbero essere ambiziosi e allo stesso tempo chiari e comprensibili per l'intero team di lavoro. I risultati chiave sono invece metriche capaci di misurare i progressi che si stanno compiendo verso il raggiungimento degli obiettivi.

Storicamente, gli OKR trimestrali nascono tra le aziende tecnologiche della Silicon Valley. Tra le prime grandi aziende ad implementarli ci fu Google. Il suggerimento arrivò nei primi anni 2000 dallo stesso John Doerr, che presentò la sua metodologia ai cofondatori di Google Larry Page e Sergey Brin. Google ha adottato quasi subito gli OKR come strumenti per il raggiungimento dei propri target e la metodologia è diventata parte integrante della cultura aziendale.

La definizione degli obiettivi per le aziende italiane

Le piccole e medie imprese italiane operano ormai in un contesto complesso e in continuo mutamento in cui è fondamentale rispondere in modo tempestivo ai cambiamenti del mercato. Gli OKR possono consentire a PMI e startup di ottenere alcuni vantaggi:

• Focalizzazione sugli obiettivi. Aiutano a evitare sprechi di energie e a concentrarsi su priorità strategiche per il trimestre ben definite.
• Allineamento. Consentono ai vari reparti e livelli decisionali di "parlare un linguaggio comune" e di concentrarsi, in sintonia, su obiettivi condivisi.
• Misurabilità. Gli obiettivi vengono trasformati in risultati concreti misurabili con metriche oggettive.
• Flessibilità. Il fatto che i cicli siano trimestrali, permette alle aziende e ai team di adattare rapidamente la propria strategia aziendale ai risultati OKR.

Come discuteremo più avanti, l'adozione degli OKR nelle nostre PMI potrà essere più efficace tenendo conto delle peculiarità italiane.

Manuale OKR e planning trimestrale, a cosa servono?

Un manuale OKR e il planning trimestrale rappresentano la guida fondamentale per integrare questa metodologia in un flusso produttivo aziendale. Applicare la metodologia del manuale OKR consentirà di suddividere il trimestre in fasi strutturate, per pianificare, eseguire e successivamente monitorare gli obiettivi in modo sia efficace che tempestivo.

OKR e azienda, come strutturare il trimestre

La strutturazione del planning trimestrale deve essere articolata in alcuni elementi fondamentali. Nelle prime due settimane del trimestre si procede a definire obiettivi e risultati chiave, stabilendo priorità realistiche e metriche chiare per misurare il raggiungimento degli obiettivi. Successivamente, il trimestre viene diviso in sprint della durata di due settimane ognuno. Gli sprint, nella metodologia agile, sono brevi periodi di tempo in cui il team si concentra su attività ritenute prioritarie.

Nel corso di ogni sprint, il team decide quali attività svolgere, le esegue e successivamente le valuta. Il lavoro riguarda obiettivi che contribuiscono al raggiungimento dei risultati chiave. Durante il trimestre vengono effettuate riunioni periodiche per monitorare i progressi, anche usando strumenti di management come le bacheche Kanban. Le ultime settimane del trimestre sono poi dedicate alla valutazione finale dei risultati raggiunti.

Cosa si intende per pianificazione sprint-ready?

Nell'ambito del lavoro agile, il concetto di pianificazione sprint-ready prevede la preparazione di uno sprint definendo in modo chiaro tutte le attività e i task da compiere in quel periodo di tempo. La parola "ready" si riferisce al fatto che ogni elemento del backlog sia pronto prima dell'inizio dello sprint. Ciò evita che dubbi o mancanza di risorse rallentino lo sprint vanificando gli obiettivi dell'OKR.

L'implementazione di un OKR trimestrale non è pensata per essere compiuta manualmente, ma richiede l'uso di software appropriati. Bitrix24 è una piattaforma all-in-one molto versatile che consente di implementare e gestire gli OKR nelle PMI italiane. Questo è possibile tramite strumenti avanzati per la gestione dei progetti che consentono di definire gli OKR ed effettuare la pianificazione sprint-ready tramite la creazione di task, liste di controllo e suddividere ogni obiettivo in attività assegnabili durante gli sprint. Tramite le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt sarà anche possibile visualizzare l'avanzamento dei progetti.

OKR pronti per lo sprint team: un lavoro coordinato e misurabile

Quando gli OKR sono pronti per lo sprint team, si apre la fase in cui gli obiettivi strategici trimestrali vengono tradotti in attività operative concrete, coordinabili e misurabili. Dunque, ogni risultato chiave risulta essere scomposto in specifici task, che vengono assegnati ai dipendenti e membri del team con deadline e responsabilità chiare. Ogni task viene progettato per dare un contributo tangibile al raggiungimento degli obiettivi delle organizzazioni.

Un esempio pratico di obiettivo inserito nello sprint potrebbe essere il miglioramento della soddisfazione dei clienti. Ad esempio, un risultato chiave potrebbe prevedere di aumentare del 20% le risposte tempestive alle domande di supporto. I task sprint-ready in cui viene scomposto il risultato chiave potrebbero essere migliorare il sistema di ticket entro due settimane, formare il team di assistenza per l'uso del nuovo sistema e fare un report giornaliero di monitoraggio delle richieste di assistenza. Questi task andranno completati entro la fine dello sprint per concorrere al raggiungimento del key result.

OKR trimestrali per l’Italia di oggi: un modello culturale da adattare

L'adozione dell'OKR nelle PMI italiane suggerisce però la necessità di adattare i concetti che ne sono alla base ad alcune peculiarità locali e connesse alla cultura aziendale italiana. In particolare, i team dovrebbero essere coinvolti nella definizione degli obiettivi e andrebbe valorizzato un approccio partecipativo. Gli obiettivi non dovrebbero dunque essere calati dall'alto, ma condivisi consentendo al team di esprimere il proprio feedback, ferma restando la decisione finale di competenza dei responsabili apicali.

Agile project management italiano: fusione di metodo e cultura

Si parla di agile project management italiano per riferirsi a una particolare versione della metodologia agile che viene comunemente applicata in Italia, che intende conciliare il metodo agile con la cultura aziendale italiana e lo fa con queste modalità:

• Un approccio più pragmatico e flessibile. Mentre le metodologie internazionali del lavoro agile si basano su regole rigide, l'approccio italiano prevede una maggiore flessibilità e la capacità di adattarsi anche a piccoli team.
• Focus sulla cultura della relazione. Contatto e comunicazione diretta sono aspetti fondamentali. Riunioni brevi e momenti di confronto diventano un'opportunità sia per l'allineamento operativo che per il rafforzamento dei legami personali.
• Una forte attenzione al territorio. Il metodo agile applicato in Italia integra aspetti peculiari del nostro Paese, come prassi nei rapporti tra fornitori e clienti e leggi italiane ed europee.
• Coinvolgimento e responsabilizzazione del team. Nel modello agile italiano, i responsabili cercano di coinvolgere e responsabilizzare tutti i membri del team, anche coinvolgendoli nei processi decisionali con richieste di feedback e comunicazioni tempestive sui cambiamenti previsti.

Dunque, l'agile project management italiano si caratterizza per una specifica configurazione che ha l'obiettivo di conciliare la metodologia agile con la cultura italiana.

Playbook OKR Trimestrali: template per PMI cadenze e rituali di review per l’Italia

Inserisci il tuo indirizzo e-mail per ricevere una guida completa e dettagliata passo dopo passo

Dichiaro di aver letto e compreso l'Informativa sulla privacy di Bitrix24

Come evitare gli errori più comuni negli OKR

Per ottenere benefici concreti dall'implementazione degli OKR trimestrali è necessario evitare gli errori più comuni. Uno di questi è l'inserimento nel trimestre di troppi obiettivi. Spesso le aziende caricano, in buona fede, un numero eccessivo di obiettivi, ma questo finisce per far perdere il focus e per rallentare il team. È consigliabile limitare il numero di obiettivi per trimestre a un numero compreso tra tre e cinque.

Un altro errore comune è individuare obiettivi vaghi o difficilmente misurabili. Ciò rende difficile misurare il successo e finisce per vanificare la stessa funzione degli OKR di "misurare ciò che conta". Un altro problema da evitare è la mancanza di allineamento tra i vari reparti: la mancanza di comunicazione può rendere più difficile il raggiungimento degli obiettivi. Anche la definizione degli obiettivi senza il coinvolgimento dei collaboratori, soprattutto nel modello aziendale italiano, può portare a incomprensioni e a un minor coinvolgimento ed entusiasmo durante lo sprint.

Misurare l’impatto: report e indicatori

Misurare impatto e risultati chiave degli OKR tramite indicatori e report rappresenta un elemento essenziale per garantire trasparenza e controllo. Misurare l'impatto, in termini concreti, significa monitorare il progresso degli OKR tramite dati quantitativi e qualitativi in grado di rappresentare l'effettivo contributo al raggiungimento degli obiettivi. Alcuni report e indicatori essenziali sono:

• La percentuale di completamento degli obiettivi. Indica quanta parte di un obiettivo e del relativo Key Result è stato raggiunto in quel periodo.
• I KPI (Key Performance indicator) di performance operativa. Indicano risultati concreti come incremento del prodotto, tasso di consegna, percentuale di resi, incremento delle vendite.
• Gli indicatori di soddisfazione interna. Metriche come la "team happiness", il clima all'interno del team e il livello di collaborazione.
• Il ROI dei progetti. Misurano il ritorno economico degli investimenti fatti per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Una misurazione efficace degli OKR con report e indicatori consentirà alle PMI di trasformare obiettivi strategici in risultati concreti.

Strumenti pratici e software per la gestione OKR

Gli strumenti pratici per la gestione OKR rappresentano la base operativa fondamentale per la corretta implementazione di questa metodologia nelle PMI italiane. La gran parte di questi strumenti richiedono l'uso di software che consentano di visualizzare i KPI, report avanzati, utilizzare strumenti di project management, avere a disposizione strumenti di comunicazione interna al team anche quando alcuni dei collaboratori sono in smart working.

Bitrix24 permette di beneficiare di tutti questi strumenti, mettendo a disposizione report avanzati, la possibilità di aprire task accessibili da tutti i membri, di individuare deadline tramite gli strumenti del calendario, di utilizzare bacheche Kanban per la visualizzazione dei progetti, di creare gruppi di lavoro e chat integrate per la collaborazione costante nel completamento dei progetti. Inoltre, è possibile utilizzare l'assistente virtuale basato su intelligenza artificiale CoPilot in tutte le aree della piattaforma, comprese quelle relative alla gestione dei progetti, per avere a disposizione suggerimenti e analisi immediate.

FAQ