Onboarding remoto, come renderlo efficiente per i team ibridi

Il ricorso al team ibrido, vale a dire un team di dipendenti che lavorano in parte in sede e in parte da remoto, è ormai da qualche anno una realtà sempre più diffusa in Italia. Nel nostro Paese ha sicuramente rappresentato un punto di svolta la crisi pandemica. In quel momento storico si è fatto di necessità virtù, iniziando a ricorrere in modo massivo al lavoro da remoto, per ottemperare agli obblighi di distanziamento sociale.

Finita l'emergenza, molte aziende hanno deciso di non tornare del tutto al passato. In molti casi si è optato per soluzioni ibride, per le quali i dipendenti trascorrono parte del tempo del lavoro in sede e parte nelle loro abitazioni o comunque in luogo diverso dall'ufficio aziendale. Tale tendenza ha inevitabilmente condizionato anche il processo di onboarding dei nuovi dipendenti e in questo articolo discuteremo di come gestire al meglio, nei team ibridi, questa fase così importante nella vita delle aziende.

Cos'è l'onboarding in azienda?

Nell'ambito del settore delle risorse umane (HR) per onboarding (il cui significato letterale in italiano è "salire a bordo") si definisce il processo di inserimento di un nuovo dipendente all'interno di un'azienda. Si tratta di un processo che inizia dal momento in cui viene fatta un'offerta al dipendente e si conclude quando è diventato un membro produttivo dell'azienda.

Durante questa fase, ci sono alcuni passaggi che devono essere compiuti:

• Fornire informazioni ai dipendenti sulle politiche dell'azienda e sui suoi valori
• Illustrare con chiarezza il ruolo e i compiti nel team
• Organizzare la formazione nell'azienda
• Introdurlo nella cultura aziendale
• Aiutarlo a entrare in sintonia con i suoi colleghi di lavoro.

Tutte queste fasi sono importanti affinché il nuovo dipendente possa diventare in breve tempo un membro produttivo del team.

Perché si parla sempre più spesso di onboarding remoto anche in Italia?

Come accennavamo all'inizio di questo articolo, negli ultimi anni sempre più aziende, anche in Italia, stanno facendo ricorso al lavoro ibrido. Si tratta di un'organizzazione del lavoro che in altri Paesi, come gli Stati Uniti, era già stata implementata da un po' di tempo e che prevede che i dipendenti lavorino per una parte del loro orario in ufficio e per un'altra da remoto.

Si tratta di una soluzione che può costituire un win-win. Infatti, da una parte molti dipendenti preferiscono lavorare da casa per una parte del tempo. Si tratta di una soluzione che consente, tra le altre cose, di guadagnare tempo con minore ricorso agli spostamenti in macchina e maggiori spazi per il tempo libero e per la propria famiglia. Anche per le aziende, questo tipo di organizzazione può costituire un risparmio sulle spese (ad esempio, di energia).

Un processo importante e delicato come quello di onboarding, anche in caso di organizzazione di lavoro ibrido, deve essere svolto senza tralasciare nessuna delle fasi precedentemente citate. Queste includono la comunicazione delle politiche aziendali, la definizione dei compiti lavorativi, il training e l'inserimento armonico nel team. Alcuni di questi passaggi verranno necessariamente svolti da remoto; per questo motivo, è cruciale che le tecnologie utilizzate siano adeguate.

Gli strumenti per un onboarding efficiente presuppongono software di qualità e che mettano a disposizione dell'organizzazione le giuste funzionalità. La suite all-in-one aziendale Bitrix24, offre tutti gli strumenti necessari per l'onboarding da remoto. Tra questi, strumenti di messaggistica e videoconferenza per la comunicazione con il nuovo dipendente, strumenti per la collaborazione con il team di lavoro, onboarding automation, insieme a molti altri strumenti utili per la produttività aziendali semplici da usare anche per i nuovi dipendenti, come un CRM integrato, strumenti di automazione, e l'assistente virtuale basato su IA CoPilot.

Preparazione per l’onboarding in un ambiente ibrido

Oltre a disporre delle necessarie tecnologie per le riunioni, anche video, con il nuovo dipendente, è importante accertarsi che il lavoratore abbia a disposizione nella propria abitazione tutto ciò che serve per una comunicazione di qualità. Particolarmente importanti sono la presenza di:

• Un PC o laptop con buone prestazioni
• Cuffie e microfono di qualità
• Una connessione internet stabile.

Sarà poi cura dei dipendenti individuare una zona della propria abitazione nella quale lavorare in modo tranquillo. Il lavoro da casa dà indubbiamente dei vantaggi ma è importante fare in modo di non essere distratti dall'ambiente circostante.

Il processo di digital onboarding

Il processo di onboarding digitale non è molto differente rispetto a quello compiuto nella sede aziendale. I passaggi necessari sono quelli che abbiamo già illustrato mentre ciò che cambia sono le modalità con cui essi avvengono. In un team ibrido e nel caso - che è il più diffuso - in cui il nuovo dipendente passi parte del tempo in ufficio e parte in collegamento da remoto, il responsabile HR dovrà innanzitutto decidere quali fasi sia meglio svolgere in azienda e quali possano essere compiute da remoto.

Anche nel caso di un lavoratore per il quale sia previsto un impiego da remoto per gran parte del tempo, è sicuramente auspicabile almeno un passaggio in sede per fare conoscenza di persona con il responsabile e con il resto del team. Altre fasi del processo di onboarding e di pre-onboarding possono sicuramente essere svolte da remoto. Tra queste, particolarmente importante è quella di training. Sarà possibile inviare al dipendente il materiale per la formazione che si ritiene necessario per l'inserimento nel team.

Il responsabile del team potrà poi predisporre uno o più incontri in videoconferenza con il nuovo dipendente per approfondire il ruolo che avrà all'interno del gruppo di lavoro e i suoi compiti specifici. Non va tralasciato nemmeno un approfondimento su cultura aziendale, i valori dell'azienda e anche su eventuali regole che è importante che il nuovo dipendente conosca.

Best practice per l'onboarding ibrido

Durante il processo cosiddetto di pre-onboarding, vale a dire quello precedente all'inizio effettivo del lavoro e che inizia con la scelta tra i candidati, può essere invitato al dipendente un "pacchetto di benvenuto" che potrebbe comprendere ad esempio un'agenda per il lavoro e dei manuali utili. Altre informazioni che sarebbe importante condividere in questa fase con i neoassunti sono quelle riguardanti la sicurezza digitale. Va infatti ricordato che il lavoratore, seppur da remoto, dovrà spesso accedere a server e/o piattaforme dell'azienda ed è importante che conosca tutte le informazioni per minimizzare il rischio di intrusioni da parte di malintenzionati. Al lavoratore vanno fornite anche tutte le credenziali di cui avrà bisogno per l'accesso ai software aziendali e la procedura che dovrà compiere.

Il primo giorno e quelli successivi

Durante i primi giorni dell'onboarding effettivo, ci si potrà invece dedicare a meeting da remoto che coinvolgano i neoassunti, iniziare a formare i nuovi dipendenti rispetto ai rispettivi compiti aziendali e lasciare spazio anche alle domande e ai dubbi dei dipendenti. In questa prima fase, anche se da remoto, è opportuno dare il giusto spazio alla comunicazione e collaborazione con il nuovo dipendente e far sì che l'armonia con il suo responsabile e il suo team possa svilupparsi rapidamente.

Successivamente, sarà bene promuovere e incoraggiare il senso di appartenenza alla nuova azienda e far sentire il nuovo lavoratore parte fondamentale del progetto dell'impresa. Se la selezione di nuovi talenti da parte di un'azienda è importante, lo è altrettanto far sì che siano stimolati a rimanere nell'impresa il più a lungo possibile.

Il ruolo del nuovo dipendente

Abbiamo parlato finora dei compiti del responsabile durante il processo di onboarding digitale, ma è bene non tralasciare il ruolo del dipendente. Dovrebbe essere proattivo, vale a dire partecipare attivamente al processo di integrazione. Il nuovo assunto dovrebbe essere anche disponibile ad apprendere nuove nozioni e a mettersi in gioco nella nuova avventura lavorativa.

Onboarding e HR, la cultura aziendale

Si definisce cultura aziendale l'insieme di valori, politiche e caratteristiche peculiari relative a un'azienda. Si tratta di un concetto noto da tempo, ma che ha acquistato maggiore importanza negli ultimi anni di trasformazione digitale delle imprese. In particolare, è importante che la cultura aziendale abbia modo di evolversi e di tenere conto di una società mutata, nella quale valori come quelli dell'inclusività, del rispetto dell'ambiente, dei diritti individuali assumono sempre più importanza.

Tale cultura aziendale sarà proficua ed effettiva se tutti i dipendenti sapranno conformarsi a quei valori. Per questo motivo, durante il processo di onboarding, la comunicazione della cultura e dei valori aziendali sarà particolarmente importante. Tuttavia, potrebbe non essere sufficiente la mera comunicazione verbale di una serie di regole e principi.

I nuovi dipendenti dovrebbero essere anche in grado di vivere quotidianamente questi valori. In uno schema di lavoro ibrido, la minore partecipazione dei dipendenti alla vita quotidiana dell'ufficio potrebbe rendere questo compito più arduo. Per questo è importante che anche nel lavoro ibrido venga organizzato un numero sufficiente di meeting da remoto in modo che i lavoratori non possano sentirsi esclusi dalla vita dell'azienda.

Lavoro ibrido, statistiche nel mondo e in Italia

Il ricorso al lavoro ibrido, come già evidenziato, sta diventando sempre più importante per le aziende in Italia e nel mondo. Ecco alcune statistiche in merito:

• Negli Stati Uniti, il 52% del lavoro viene svolto in modo ibrido, mentre il 27% e il 21% rispettivamente solo da remoto e solo in azienda.
• Il 50% dei lavoratori statunitensi preferisce il lavoro ibrido.
• In Italia, secondo una ricerca di Great Place to Work Italia, già il 56% delle aziende hanno scelto il lavoro ibrido.
• Sempre secondo la stessa ricerca, il ricorso al lavoro ibrido contribuisce a migliorare l'esperienza lavorativa.

Molte aziende di successo anche nel nostro Paese, dunque, stanno ricorrendo al lavoro ibrido. Per questo è sempre più importante assicurarsi che il processo di onboarding online di un neoassunto avvenga nel modo appropriato.

Sfide dell’onboarding remoto

Parlando di onboarding da remoto, sarebbe superficiale analizzare solo i vantaggi senza tenere conto di sfide e criticità. Tra queste si possono elencare alcuni esempi:

1. La difficoltà nel creare un senso di connessione da parte dei dipendenti con l'azienda
2. Le problematiche specifiche dei dipendenti che hanno meno familiarità con le innovazioni tecnologiche
3. La necessità di una maggiore attenzione da parte dei responsabili IT al supporto da remoto dei nuovi dipendenti
4. Una maggiore flessibilità e adattabilità da parte del dipendente.

In caso di nuove assunzioni, dovrebbero essere spiegate in modo esauriente ai lavoratori anche le procedure informatiche, come quelle relative al funzionamento di una piattaforma aziendale. Considerati i maggiori rischi in termini di sicurezza che il lavoro da remoto comporta, è opportuno che i responsabili IT si accertino periodicamente che i dipendenti, in particolare quelli nuovi e meno esperti, abbiano aggiornato il software all'ultima versione. Inoltre, dovrebbe essere predisposta una guida tecnica esauriente.

Onboarding in azienda, monitoraggio e valutazione

Il monitoraggio del percorso di onboarding digitale è altrettanto importante rispetto a quello che avviene completamente in azienda. Il responsabile del team si dovrà accertare che il dipendente comprenda tutte le informazioni comunicate e della corretta configurazione dei software che dovrà utilizzare per il lavoro. Inoltre, è necessario accertarsi che il lavoratore si stia ambientando bene e che il rapporto col resto del team sia già buono. Un corretto monitoraggio dell'onboarding online impedirà che possano insorgere problematiche in una fase successiva, facendo sì che tutto vada liscio già dalle prime fasi.

Software per l'onboarding digitale, come scegliere quello giusto

La scelta dei prodotti software da utilizzare quando si ha a che fare con processi di onboarding che si svolgono in ambiente digitale è particolarmente delicata. I responsabili della scelta dei software dovranno accertarsi che siano disponibili strumenti di comunicazione (compresi software per le videoconferenze), di collaborazione con il resto del team, di monitoraggio delle prestazioni dei nuovi dipendenti. Il rischio in questo caso è di dover ricorrere a differenti applicazioni a pagamento per la gestione di ognuno di questi task facendo così lievitare le spese. Inoltre, più software nel caso di lavoro ibrido comportano anche rischi di sicurezza moltiplicati.

Per questo, Bitrix24 può rappresentare una soluzione ideale perché nella sua piattaforma all-in-one sono presenti un software integrato per le videoconferenze, strumenti per la collaborazione e la condivisione di informazione e di documenti con il resto del team, monitoraggio dell'avanzamento dei progetti. Inoltre, nello stesso software saranno disponibili un CRM, strumenti per l'automazione delle campagne di marketing e delle newsletter e molto altro.

Onboarding online, prospettive per il futuro

Come abbiamo visto, negli ultimi anni il sempre maggiore ricorso al lavoro ibrido ha anche fatto aumentare l'attenzione rispetto ai processi di onboarding in caso di nuova assunzione. Un onboarding soddisfacente sarà anche un ottimo viatico per la fidelizzazione dei propri lavoratori ed è importante verificare che, anche nel caso di gestione da remoto di molte delle fasi dell'onboarding, tutto si svolga nel modo giusto. Nel futuro, l'innovazione tecnologica potrà ancora aiutare, basti pensare alla possibilità che parte di queste fasi (come quelle di addestramento e formazione) possano essere curate con l'ausilio dell'intelligenza artificiale.